完善電子檔案歸檔工作 提高檔案信息化建設(shè)水平

摘要：檔案信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然，可以對檔案歸檔及后期管理工作等方面提供較大的便利，具體體現(xiàn)在能夠最大程度的減少歸檔過程中存在的問題，保證電子檔案較高的真實性和可靠性，并且管理人員能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上對電子檔案進行管控，規(guī)避檔案丟失和隨意更改等情況，從而使電子檔案歸檔和管理工作的效果有所提升。

關(guān)鍵詞：電子檔案歸檔；存在問題；提高效率；加快速度

中圖分類號： G270 文獻標(biāo)識碼： A DOI編號： 10.14025/j.cnki.jlny.2018.22.080

1 電子檔案歸檔存在的主要問題

1.1電子檔案獨立性較差

當(dāng)前多數(shù)企業(yè)的電子檔案均由紙質(zhì)檔案生成，獨立性較差，并且多數(shù)企業(yè)對電子檔案管理工作的重視程度不夠，隨意更改和丟失等情況時有發(fā)生，導(dǎo)致電子檔案的真實性和完整性明顯降低。

1.2電子檔案歸檔流程不正確

電子檔案歸檔主要指工作人員對整理完成的電子文件的屬性進行判斷，之后對其進行拷貝，進而實現(xiàn)長期存儲的目標(biāo)，但是當(dāng)前一些企業(yè)在電子檔案歸檔過程中不能嚴(yán)格按照相關(guān)流程進行，例如：未對電子檔案真實性和屬性等進行判斷便直接進行歸檔處理，這種情況導(dǎo)致歸檔工作雜亂無章，工作效率和效果較差。

1.3檔案管理人員專業(yè)水平有限

電子檔案歸檔工作對工作人員的專業(yè)知識和技術(shù)有較高的要求，但是當(dāng)前工作人員的專業(yè)水平有待提升，在實際工作過程中會出現(xiàn)一些人為失誤，導(dǎo)致電子檔案歸檔工作無法取得預(yù)期效果。

2 提高電子檔案歸檔水平的措施

2.1構(gòu)建合理的電子檔案歸檔管理體系

為了提升電子檔案歸檔的合理性，檔案管理部門需要根據(jù)實際情況對歸檔管理體系進行構(gòu)建，主要包括如下內(nèi)容：所有待歸檔的文件不能分散保存，需要及時進行歸檔；制定科學(xué)、統(tǒng)一的整理方法，在正式歸檔前工作人員需要做好電子文件整理、鑒定及監(jiān)測工作，此工作由文件形成部門負責(zé)；對電子文件載體質(zhì)量，格式以及規(guī)格等進行明確規(guī)定，讓各部門對待歸檔文件按照規(guī)定要求進行調(diào)整；制定責(zé)任制度，保證電子檔案歸檔中每一項工作均有直接負責(zé)人，保證每項工作可以落實到實處，從而使電子檔案歸檔工作保質(zhì)保量的完成。

2.2嚴(yán)格檢查電子檔案的真實性和完整性

在電子檔案歸檔前工作人員需要對其真實性及完整性進行嚴(yán)格的檢查，檢查內(nèi)容主要包括：對其同紙質(zhì)文件內(nèi)容是否相同及文件載體、格式和規(guī)格是否符合規(guī)定要求等進行判斷，進而為其真實性提供更多保障。為了實現(xiàn)上述目標(biāo)，工作人員可以從如下幾點著手：在收集電子檔案時需要對一些重要文件的原本進行保留，如果后期需要修改，必須在保留原本的情況下進行，此種做法可以保留多種不同版本的電子檔案，可以為后期真實性檢查工作提供便利條件；對一些新型設(shè)備和軟件進行合理應(yīng)用，使用其對電子檔案中數(shù)據(jù)計算是否準(zhǔn)確進行檢驗，在發(fā)現(xiàn)問題后可以及時進行調(diào)整，從而提高其準(zhǔn)確性。

2.3對電子檔案歸檔方法進行合理選擇

現(xiàn)階段電子檔案歸檔方法主要有物理歸檔、邏輯歸檔和雙套制歸檔三種，下面分別進行說明：物理歸檔。物理歸檔方法又分為介質(zhì)歸檔和網(wǎng)絡(luò)歸檔，前者主要指文書部門將整理完成的電子文件儲存在相應(yīng)的介質(zhì)后上交至檔案管理部門，后者主要指在網(wǎng)絡(luò)平臺上將電子文件傳送至檔案管理部門相應(yīng)的設(shè)備上；邏輯歸檔。邏輯歸檔主要指文書部門將電子文件相對應(yīng)的邏輯地址發(fā)送給檔案管理部門，使其在網(wǎng)絡(luò)上對電子檔案進行管控，此種歸檔方法能夠保存電子檔案原有的物理存在位置，并且不能隨意進行更改，電子檔案完整性較好；雙套制歸檔。雙套制歸檔主要將上述兩種方法進行聯(lián)合使用，并且需要將相應(yīng)的電子檔案制成紙質(zhì)版同時進行歸檔，此種方法能夠規(guī)避電子檔案丟失后造成的影響，可以根據(jù)紙質(zhì)版再次生成電子文件。在實際歸檔過程中檔案管理部門需要根據(jù)電子檔案的類型對歸檔方法進行合理選擇，從而保證歸檔工作的質(zhì)量和效果。

3 加快檔案信息化建設(shè)的措施

3.1構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)

為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構(gòu)建電子檔案管理記錄系統(tǒng)工作產(chǎn)生足夠的重視，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現(xiàn)的可能，同時可以為檔案信息化建設(shè)工作提供更多的數(shù)據(jù)支持，加快檔案信息化建設(shè)速度。檔案管理部門還要建立專門的電子檔案數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究提供更多的便利條件。

3.2提升檔案信息化技術(shù)水平

通過提高信息化技術(shù)水平可以為檔案信息化建設(shè)工作奠定堅實的基礎(chǔ)，檔案管理部門可以從如下幾方面進行：一是加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，為電子檔案歸檔及后期管理提供更多的便利；二是在電子檔案數(shù)字信息錄入工作產(chǎn)生更多重視，使用雙套制的方法進行歸檔，在保證歸檔效果的同時最大程度的減少工作量；三是檔案管理部門首先需要對密級標(biāo)準(zhǔn)進行合理制定，在制定完成后嚴(yán)格按照其要求對歸檔的電子檔案進行分類，從而保證電子檔案的安全性，減少丟失或者篡改等現(xiàn)象出現(xiàn)的可能。

3.3對電子檔案工作人員進行培訓(xùn)

通過培訓(xùn)讓工作人員對電子檔案管理工作產(chǎn)生更多的了解和認識，并且能夠豐富自身知識和技術(shù)，為后期實際工作奠定基礎(chǔ)。與此同時，在引進先進的設(shè)備或者技術(shù)后也需要對工作人員進行培訓(xùn)，讓其掌握設(shè)備和技術(shù)的使用技巧，能夠?qū)⑵湔_的應(yīng)用于工作中，從而推動檔案信息化建設(shè)步伐。

作者簡介：劉百玲，本科學(xué)歷，助理館員，研究方向：檔案管理。