探討新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題及相應(yīng)對(duì)策

魏曉英

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）10-268-01

摘要 檔案管理是開發(fā)和利用檔案價(jià)值的基礎(chǔ)，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在社會(huì)主義現(xiàn)代化醫(yī)療事業(yè)中發(fā)揮重要作用。醫(yī)療改革趨勢(shì)下醫(yī)院檔案的分類和管理要求更加復(fù)雜，日益增長(zhǎng)的檔案管理需求和不完善的檔案管理體制間出現(xiàn)諸多矛盾，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化是建設(shè)信息化醫(yī)院的有效途徑。本文在論述檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上分析當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題，提出提高檔案管理水平的對(duì)應(yīng)措施，為醫(yī)院檔案管理向優(yōu)質(zhì)高效邁進(jìn)提供清晰借鑒。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院 檔案管理 現(xiàn)代化 改進(jìn)對(duì)策

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵和價(jià)值

檔案的收集、整理和管理工作是制定科學(xué)對(duì)策，推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)健康發(fā)展的前提條件，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性和長(zhǎng)期性的服務(wù)工作，建立現(xiàn)代化的檔案管理體制是醫(yī)療改革的重要任務(wù)?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度以便于對(duì)檔案的利用，配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全，采用先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化”，從法律層面提出檔案管理現(xiàn)代化的要求。醫(yī)院檔案中包含醫(yī)護(hù)人員的人事資料、病患病案、醫(yī)院歷史發(fā)展脈絡(luò)等信息，與醫(yī)療科學(xué)發(fā)展和當(dāng)?shù)孛癖姷纳】迪⑾⑾嚓P(guān)，具有巨大的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。利用高速發(fā)展的信息技術(shù)挖掘醫(yī)院檔案中的隱藏價(jià)值，全面開發(fā)信息資源，提高檔案利用率，深化檔案與醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生改革的融合，是檔案管理現(xiàn)代化的基本內(nèi)涵。醫(yī)院檔案工作要適應(yīng)醫(yī)療服務(wù)需求，通過(guò)檔案管理現(xiàn)代化提高檔案智能化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平，有助于促進(jìn)醫(yī)療領(lǐng)域檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）對(duì)檔案管理工作缺乏準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)

我國(guó)醫(yī)院將管理重心置于醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療科研方面，普遍忽視檔案管理在醫(yī)院工作中的重要性，對(duì)檔案管理的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)缺乏準(zhǔn)確認(rèn)知，檔案管理人員的素養(yǎng)有待提高。檔案中蘊(yùn)藏豐富的數(shù)據(jù)信息，醫(yī)院規(guī)劃發(fā)展目標(biāo)，提升服務(wù)水平需要以完整的檔案為基礎(chǔ)，作為在大量實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的可供直接參考利用的經(jīng)驗(yàn)，檔案影響著醫(yī)院未來(lái)發(fā)展方向。由于醫(yī)院日常管理任務(wù)繁重，長(zhǎng)期以來(lái)忽視檔案管理績(jī)效的考核和評(píng)估，導(dǎo)致基層醫(yī)務(wù)人員的檔案意識(shí)淡薄，甚至出現(xiàn)“檔案可有可無(wú)”的無(wú)用論。醫(yī)院病員流動(dòng)率高，部分管理事項(xiàng)時(shí)常遇阻，加之管理層輕視檔案工作，相關(guān)人才和經(jīng)費(fèi)不足，檔案管理效率和質(zhì)量堪憂，檔案資源沒有發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

（二）檔案管理體制不健全

檔案室是統(tǒng)一儲(chǔ)存醫(yī)院檔案的部門，管理科室、職能科室和使用科室共同利用檔案創(chuàng)造效益?，F(xiàn)階段醫(yī)院內(nèi)部檔案相關(guān)科室在權(quán)責(zé)劃分上不夠明確，各科室缺乏有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，導(dǎo)致檔案管理零散低效，部門相互推諉的現(xiàn)象頻繁發(fā)生。以信息技術(shù)為核心的科技能夠顯著優(yōu)化檔案管理過(guò)程，推動(dòng)檔案管理工作有序改革、提質(zhì)增效，但就當(dāng)前醫(yī)院檔案管理狀況來(lái)看，我國(guó)醫(yī)院在檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中進(jìn)展緩慢，沒有嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)技術(shù)更新措施，使得傳統(tǒng)的手工檔案管理仍是醫(yī)院檔案管理主流方法。不完整的組織結(jié)構(gòu)和有限的現(xiàn)代化檔案管理水平無(wú)形中增加醫(yī)院檔案管理的難度，一方面加重檔案人員的工作負(fù)擔(dān)，容易出現(xiàn)檔案信息遺漏或失真，一方面降低醫(yī)院日常檔案管理政策執(zhí)行效率，影響醫(yī)院整體發(fā)展格局。檔案管理體制不健全是各類檔案管理問(wèn)題的根源，對(duì)檔案安全性和完整性產(chǎn)生負(fù)面影響，可能誘發(fā)醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策

（一）強(qiáng)化管理意識(shí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)

醫(yī)院?jiǎn)T工對(duì)檔案的重視度直接影響檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，醫(yī)改新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理需要在手段和流程方面加快創(chuàng)新，改變?cè)袡n案管理模式，搭建以計(jì)算機(jī)技術(shù)為支撐的智能電子檔案。推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的首要任務(wù)是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，建議醫(yī)院與當(dāng)?shù)貓D書館、檔案館等資訊機(jī)構(gòu)開展合作，邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員到醫(yī)院進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，幫助工作人員樹立正確的工作觀念和工作態(tài)度。醫(yī)院檔案管理具有特殊性，可以在醫(yī)療行業(yè)內(nèi)組織檔案科研組，定期到各院進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，相互發(fā)布檔案管理工作取得進(jìn)展和創(chuàng)新舉措，由檔案科研組整理成冊(cè)并鼓勵(lì)醫(yī)院內(nèi)部開展學(xué)習(xí)。醫(yī)院檔案資料類型多樣、來(lái)源復(fù)雜，在收集和整理中容易出現(xiàn)不必要的麻煩，醫(yī)院應(yīng)自上而下開展檔案管理的宣講工作，在醫(yī)院內(nèi)部改善檔案管理工作實(shí)施環(huán)境，讓員工理解和認(rèn)可檔案管理現(xiàn)代化的意義。

（二）健全管理體制，發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)

醫(yī)院應(yīng)結(jié)合自身管理模式制定完整的檔案管理體制，一是重新厘清檔案科室的權(quán)力范圍和責(zé)任界限，完善內(nèi)部檔案管理的規(guī)章制度，防止扯皮推諉現(xiàn)象，提高各檔案科室的工作積極性。二是建立高水平的檔案管理隊(duì)伍，根據(jù)人崗匹配原則調(diào)整檔案科室內(nèi)部人事安排。醫(yī)院可與高校圖書管理、檔案管理等專業(yè)簽訂委培協(xié)議，吸引高學(xué)歷高素質(zhì)的專業(yè)人員，同時(shí)需要工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工指導(dǎo)和帶領(lǐng)新員工，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素養(yǎng)和工作能力。計(jì)算機(jī)是檔案管理現(xiàn)代化不可或缺的工具，醫(yī)院應(yīng)增加對(duì)檔案管理的?？顚Ｓ?，配置與現(xiàn)代化需求相匹配的軟硬件，確定全用電子計(jì)算機(jī)管理工具的年限，大力推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理。

四、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化是適應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展要求，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)。針對(duì)現(xiàn)有檔案管理中的不足和漏洞，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化管理意識(shí)，主動(dòng)借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，加快計(jì)算機(jī)技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，以全面創(chuàng)新的體制實(shí)現(xiàn)檔案管理自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。