企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化存在的問題及對(duì)策

陳楠

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）10-229-01

摘要 隨著時(shí)代的飛速發(fā)展，各行各業(yè)都開始探索新型的管理方式，使得企業(yè)能夠適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。文書檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)單位所面臨的重要問題，文書檔案的整理工作是對(duì)經(jīng)營工作的梳理，能夠方便內(nèi)部的管理，對(duì)企業(yè)單位的發(fā)展具有十分重要的意義。本文首先分析了當(dāng)下企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題，然后就現(xiàn)存的問題進(jìn)行反思，探索新的符合時(shí)代發(fā)展要求的新型管理工作，以供相關(guān)工作人員參考。

關(guān)鍵詞 現(xiàn)代化 文書檔案管理 問題與對(duì)策

信息化社會(huì)的到來使得各行各業(yè)都在進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)型。使得文書檔案的作用不能夠徹底發(fā)揮，因此企業(yè)要就現(xiàn)存的問題采取一些改進(jìn)辦法，加快文書檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，從而更好為企業(yè)服務(wù)，為社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

一、企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

（一）管理力度不足

企業(yè)在日常經(jīng)營管理工作中對(duì)文書檔案的管理工作認(rèn)識(shí)不充分，管理力度不足。但是從長遠(yuǎn)的角度來看，文書檔案的管理對(duì)企業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展是十分重要的。因此，忽視文書檔案管理的企業(yè)，管理制度的實(shí)施受到了很大的限制，這對(duì)企業(yè)的發(fā)展極其不利。出現(xiàn)此問題的原因有兩點(diǎn)：1.文書檔案管理者的工作意識(shí)十分淺薄，工作效率低下，時(shí)常出現(xiàn)管理方面的錯(cuò)誤；2.企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只追求利益的最大化，對(duì)檔案管理不重視，忽視檔案管理工作的升級(jí)改造，使得檔案管理工作跟不上企業(yè)的發(fā)展速度。

（二）數(shù)字檔案館利用率低

從目前情況看來，各個(gè)企業(yè)的數(shù)字檔案館已經(jīng)初具規(guī)模，各個(gè)企業(yè)的數(shù)字檔案館的完善程度也是參差不齊，并且人們對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)同率較低，大部分職工對(duì)數(shù)字檔案館的了解程度也僅僅停留在“聽說”上面，并不清楚其有哪些功能優(yōu)勢(shì)，在日常的工作中也不會(huì)利用數(shù)字檔案館查閱檔案信息，使得企業(yè)的數(shù)字檔案館并沒有發(fā)揮其真正的作用，降低了企業(yè)的整體管理水平。因此，企業(yè)應(yīng)加大數(shù)字檔案館的宣傳力度，提高數(shù)字檔案館的利用率，使其能夠充分發(fā)揮自身的價(jià)值。

（三）涉密檔案數(shù)字化存在安全風(fēng)險(xiǎn)

與紙質(zhì)檔案不同的是，電子檔案不具備原始性特征，即電子檔案以計(jì)算機(jī)為依托，其檔案被篡改時(shí)毫無痕跡，這就造成了檔案信息的存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，電子檔案還具有易復(fù)制性和傳播j生，這可能造成涉密信息泄露，被其他人利用。因此為了保證電子檔案的真實(shí)可靠，必須采取—定的手段和措施。

二、提升企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）建立健全文書檔案管理理制度

企業(yè)要根據(jù)是國家檔案專業(yè)部門頒布的檔案管理規(guī)范化指導(dǎo)文件建立健全本企業(yè)的文書檔案管理制度，可以從以下幾點(diǎn)開展：1.構(gòu)建文書檔案管理機(jī)構(gòu)，確定文書檔案的管理方向，落實(shí)相關(guān)管理人員職責(zé)，統(tǒng)籌文書檔案建設(shè)工作，協(xié)調(diào)文書檔案管理部門與企業(yè)各部門之間運(yùn)作的溝通；2.制定現(xiàn)代化的員工績(jī)效考評(píng)機(jī)制，激發(fā)員工工作積極性、創(chuàng)造性以及工作熱情，從而全身心的投入到檔案管理工作中來，使得檔案管理工作的效率和質(zhì)量都能夠得到保證。

（二）加大數(shù)字檔案館宣傳力度

數(shù)字檔案館是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志。數(shù)字檔案館的服務(wù)活動(dòng)是以用戶為中心，能夠及時(shí)幫助用戶尋找所需要的資源和信息，解決用戶的實(shí)際需要，能夠很大程度上提升檔案資源的利用率。因此，企業(yè)應(yīng)加大數(shù)字檔案館的宣傳力度，培養(yǎng)員工的數(shù)字化意識(shí)，改善員工的查詢檔案的方式，提高網(wǎng)絡(luò)查詢、借閱率，使得數(shù)字檔案館能夠充分的發(fā)揮其效用，更好的為企業(yè)服務(wù)，從而整體提升企業(yè)文書檔案管理水平，為企業(yè)現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。

（三）做好文書檔案安全保密措施

要切實(shí)做好企業(yè)單位的檔案安全保密工作，避免信息泄露造成不必要的損失。存有企業(yè)重要檔案的機(jī)房要設(shè)立門禁系統(tǒng)，并對(duì)其實(shí)時(shí)監(jiān)控，只有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及負(fù)責(zé)機(jī)房管理負(fù)責(zé)人有權(quán)進(jìn)入，其余人員必須經(jīng)過批準(zhǔn)后方能進(jìn)入，從而有效的控制電子檔案貯存場(chǎng)所的接觸人數(shù)，一旦發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露，能夠更容易追查可能的外泄人員。并且檔案管理人員要將電子檔案定期的進(jìn)行異地備份，即當(dāng)電子檔案貯存場(chǎng)所及貯存媒體被火災(zāi)、地震等外力破壞，造成檔案信息內(nèi)容無法讀取或者辨識(shí)時(shí)，可以從第二替代地點(diǎn)取得備份資料，以恢復(fù)正常的工作。因此企業(yè)在進(jìn)行文書檔案管理現(xiàn)代化過程要切實(shí)做好安全保密措施，防止信息丟失泄露為企業(yè)帶來嚴(yán)重的后果。

三、結(jié)語

在信息、科技高速發(fā)展的今天，信息資源的競(jìng)爭(zhēng)是企業(yè)之間的核心競(jìng)爭(zhēng)，加強(qiáng)文書檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，這是提升自身競(jìng)爭(zhēng)力的必要手段。從目前情況來看，企業(yè)在實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中還存在很多的問題，應(yīng)就現(xiàn)存的問題進(jìn)行反思，探索新的符合時(shí)代發(fā)展要求的新型管理模式，不斷優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的信息資源，促進(jìn)企業(yè)管理能力的提高，從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。