淺談質(zhì)量體系認證中的標準化檔案工作

葛玉霞

中圖分類號：F272 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-223-02

摘要 電力企業(yè)通過ISO質(zhì)量體系認證，有助于企業(yè)信譽度的提升，且可進一步保障產(chǎn)品質(zhì)量，不需要在重復檢測上浪費較多的人力物力資源。通過ISO質(zhì)量體系認證代表了企業(yè)具有較高的質(zhì)量管理水平，達到質(zhì)量認證目標，有必要做好檔案管理這一基礎性的管理工作，推動檔案管理工作的標準化發(fā)展。為此，本次研究從ISO質(zhì)量體系的概念介紹入手，對認證過程中的檔案收集與注意事項進行了系統(tǒng)分析，以供參考。

關(guān)鍵詞 質(zhì)量體系 檔案管理 標準化

ISO9000系列標準源于上個世紀美國所發(fā)布的質(zhì)量大綱，當時主要用作軍方采購，后期伴隨著經(jīng)濟的發(fā)展，各國質(zhì)量體系認證也逐漸發(fā)展起來，時至今日，ISO已經(jīng)成為了目前世界范圍內(nèi)應用最為廣泛的標準。在我國加入WTO后，為實現(xiàn)與世界質(zhì)量標準的對接，順應世界經(jīng)濟環(huán)境，有必要加強質(zhì)量體系認證工作。在該背景下，電力企業(yè)也應該推動檔案工作的標準化發(fā)展，以管理質(zhì)量提高自身在市場中的競爭優(yōu)勢，以推動自身的可持續(xù)發(fā)展。

一、ISO質(zhì)量體系概念

ISO質(zhì)量體系是為提高質(zhì)量而建設的綜合體，其認證內(nèi)容針對質(zhì)量管理全過程。質(zhì)量體系認證需要滿足工作流程清晰，文件記錄明確等標準，確保在后期質(zhì)量檢查中有相應的參照依據(jù)。電力企業(yè)在ISO質(zhì)量體系認證中，有必要切實落實標準化的檔案管理工作。國家企業(yè)檔案管理相關(guān)規(guī)定中明確指出，企業(yè)檔案為其在各種生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成全部資料性文件的綜合，是對企業(yè)發(fā)展有一定利用價值的多種記錄。由此可認為，ISO質(zhì)量體系認證也可當做是企業(yè)檔案，要切實保障質(zhì)量體系認證工作的有效開展，就應該貫徹落實檔案工作，要通過質(zhì)量體系與檔案工作兩者間的相互協(xié)同作用，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的資料支持，以實現(xiàn)消除技術(shù)壁壘，推動標準化發(fā)展的目的。

二、ISO質(zhì)量體系認證中的標準化檔案工作

標準化管理是提升檔案管理質(zhì)量的先決條件，ISO質(zhì)量體系認證是質(zhì)量管理的統(tǒng)一標準，對企業(yè)整體管理質(zhì)量的提升有較大的促進作用，兩者間存在緊密聯(lián)系，故在質(zhì)量認證中有必要做好標準化檔案工作，就具體工作的開展來看，主要可從以下幾方面入手。

（一）檔案形成中的標準化管理

檔案的前身是資料性文件，檔案與文件間存在相互依存的關(guān)系。在文件形成檔案的過程中，必須加強標準化管理工作，確保材料的精確性與完整性。檔案的標準化管理，有必要從起點即文件入手，做好材料把關(guān)工作。首先要統(tǒng)一電力企業(yè)各個部門所形成文件的格式與質(zhì)量，一般可按照《國家電網(wǎng)公文處理辦法》形成統(tǒng)一標準，對書寫的材料應該確保字跡清晰，并對使用顏色進行控制，對辦公用紙進行規(guī)范化管理，以制度方式對材料的形成過程進行規(guī)范。同時，需要做好檔案的鑒定工作，在立卷過程中，有必要以統(tǒng)一的標準對檔案的質(zhì)量加以審核，對案卷完整性以及客觀性進行評估，確保其滿足入庫保管標準，以便于后期管理與利用。

（二）檔案分類中的標準化管理

檔案分類工作是檔案管理的核心內(nèi)容之一，是實現(xiàn)整個檔案管理標準化發(fā)展的重要基礎，故在分類歸檔的過程中，有必要嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)則》做好分類工作，確保歸檔文件間存在一定聯(lián)系，并形成可識別編碼，確保檔案分類的整理的系統(tǒng)性。就電力企業(yè)來看，火電廠、水電站以及供電企業(yè)都需要結(jié)合專業(yè)性質(zhì)，對分類原則進行確定，對分類方法與類目加以合理控制，以實現(xiàn)對檔案的集中化管理。分類過程中，應該做到標準、分類、編號、上架以及檢索的統(tǒng)一，確保分類后檔案間具備一定的聯(lián)系。在此基礎上，應該為整理編目、存儲、排架、統(tǒng)計、鑒定以及檢索標準的制定打下基礎，要合理利用信息化設備實現(xiàn)檔案的電子歸檔與自動化管理，要合理利用設定程序完成分類工作，確保分類過程的標準化。

（三）檔案管理軟件的標準化

結(jié)合目前檔案管理工作的發(fā)展需求，有必要推動檔案管理工作的信息化發(fā)展，要利用既有資源，加強對統(tǒng)一化檔案管理軟件的開發(fā)工作，并接入專用檔案管理數(shù)據(jù)庫。應該充分利用既有掃描設備，以更為便捷的方式將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子檔案，并生成對應的二維碼，要充分利用過程管理理念，完成對標準化檔案管理軟件的開發(fā)。應該注意數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的整體效應，確保軟件系統(tǒng)具有較強的兼容性，為檔案歸檔、移交以及保管工作的有效開展給以可靠的基礎保障。在軟件開發(fā)的過程中，要充分吸納檔案收集前端與后期管理人員的意見，進而有目的、有計劃的加強軟件開發(fā)工作。要整合基礎資料管理、技術(shù)文件管理、投產(chǎn)達標文件管理以及綜合檔案管理等功能，促進管理軟件的一體化、標準化發(fā)展，以確保后期檔案的有效利用。

（四）檔案管理程序的標準化

檔案管理程序的標準化并非僅僅指卷宗質(zhì)量，更為重要的是有關(guān)檔案管理全部制度的標準化。電力企業(yè)各部門所形成的檔案文件雖然有著較大區(qū)別，但在管理方面仍然較多共同通點，故建立統(tǒng)一的標準化程序是切實可行的。在管理標準制定的過程中，應該充分參照國家所發(fā)布的相關(guān)條例。就如檔案整理來看，首先應該建立起質(zhì)量標準。而對于歸檔，則需要從歸檔時間、范圍以及程序進行控制。要通過檔案整理、鑒定、保管、檢索以及利用過程的標準化程序建設為基礎，推動檔案管理的標準化發(fā)展。

三、標準化檔案工作中需要注意的問題

（一）加強檔案管理工作體系建設

要推動檔案管理工作的標準化發(fā)展，有必要加強內(nèi)部管理體系建設，要從質(zhì)量標準化控制人手，基于整個管理過程，加強過程化管理。以ISO9000“24過程方法”為基礎，可從檔案管理策劃、實施、監(jiān)測以及改進四個環(huán)節(jié)人手，構(gòu)建標準化的檔案管理流程。在流程建設完畢的基礎上，還需要進一步加強對檔案管理人員責任與權(quán)限的合理分配，確保其能夠嚴格根據(jù)所指定管理辦法落實自身工作，杜絕出現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式下權(quán)責不清，相互推諉的問題。此外，仍然需要以《檔案法》為基礎，做到依法治檔，以此提高檔案管理的標準化水平。

（二）加強對檔案管理人員的培訓

要保障檔案管理質(zhì)量，有必要提高相關(guān)人員的職業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，應該堅持“以人為本”，開展具有針對勝的崗位培訓工作。培訓工作應該從理論與實踐兩方面進行，在提高其檔案管理能力的同時，還需要確保其具有較強的信息技術(shù)應用能力，確保其能夠適應現(xiàn)代化檔案管理的需求。同時，還應該加強價值觀培養(yǎng)工作，確保檔案管理人員能夠形成與企業(yè)文化相符合的意識形態(tài)。此外，有必要將培訓考核結(jié)果與崗位履職考核納入績效管理體系中，以切實調(diào)動檔案管理人員的主管能動性。

（三）加強標準化檔案的開發(fā)與利用

在促進檔案管理標準化發(fā)展的基礎上，還有必要加強標準化檔案的開發(fā)與利用工作，要將標準化管理的檔案合理應用于生產(chǎn)活動及各項決策活動中，盡可能體現(xiàn)出在后期檔案開發(fā)與利用方面標準化管理所體現(xiàn)出的優(yōu)勢，一方面切實發(fā)揮出電力企業(yè)檔案的價值，另一方面驅(qū)動內(nèi)部不斷優(yōu)化檔案管理過程，確保內(nèi)部檔案管理工作能夠緊跟時代步伐，按照各個階段不同的管理規(guī)范，實現(xiàn)可持續(xù)的標準化發(fā)展。

四、結(jié)語

綜上所述，在國內(nèi)社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，電力企業(yè)要利用質(zhì)量體系認證，做好檔案標準化管理工作。電力企業(yè)應該充分參考質(zhì)量管理標準，基于國家檔案管理的原則，促進檔案管理工作全過程的規(guī)范化發(fā)展。另外，在規(guī)范化管理的過程中，有必要加強體系建設，并做好檔案管理人員的培訓工作，同時落實好檔案的開發(fā)與利用，切實調(diào)動企業(yè)內(nèi)部人員參與檔案管理工作的主觀能動性，發(fā)揮出標準化檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的促進作用。