基于業(yè)務(wù)流程再造理論的公立醫(yī)院科研試劑耗材管理信息平臺研究

張 毅 劉宇平 陳梁華 劉遠捷 楊偉紅

廣州醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院科研科，廣東廣州 510000

新醫(yī)改政策下，公立醫(yī)院在推進信息化進程中面臨著各種阻礙。為保證現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立，推進科研項目管理權(quán)責統(tǒng)一、管辦分離，應(yīng)推廣應(yīng)用現(xiàn)代物流管理與技術(shù)，深化藥品與醫(yī)療器械流通體制改革[1]。公立醫(yī)院科研試劑耗材管理信息平臺建設(shè)是數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分?？蒲性噭┖牟男畔⑵脚_不僅要遵循系統(tǒng)科學的耗材管理方式，而且要有先進的技術(shù)支撐。當信息技術(shù)的發(fā)揮融入經(jīng)過改進的耗材采購管理流程，醫(yī)院方能規(guī)范科研試劑耗材采購競爭秩序，加強科研試劑耗材質(zhì)量安全監(jiān)督，控制試劑耗材的不合理使用，完善科研試劑耗材采購信息公開制度。但長期以來，大部分醫(yī)院以及醫(yī)療機構(gòu)偏重于集中采購的高值醫(yī)用耗材信息管理，而低值試劑耗材信息化管理工作并不到位。本文側(cè)重分析醫(yī)院科研機構(gòu)試劑耗材采購管理現(xiàn)狀，指出國內(nèi)醫(yī)院在低值試劑耗材管理方面存在的不足，探索低值科研試劑耗材采購流程的重建，研究符合廣州醫(yī)科大學附屬第一醫(yī)院（以下簡稱“我院”）科研試劑耗材管理信息系統(tǒng)實施策略，以期完善科研耗材信息可溯機制，強化短缺科研耗材供應(yīng)保障，提高科研管理人員監(jiān)督意識，預(yù)防和遏制腐敗行為，為國內(nèi)各級醫(yī)院以及醫(yī)療機構(gòu)建立科研試劑耗材管理信息平臺提供借鑒。

1 醫(yī)院科研試劑耗材信息管理現(xiàn)狀

醫(yī)院科研試劑耗材管理是醫(yī)院科研工作者或科研課題組團隊為了開展科研項目，對科研實驗中需要的試劑耗材進行采購、驗收、保管、領(lǐng)用一系列活動進行管理的一項措施。醫(yī)院科研耗材采購流程是以醫(yī)療科研活動需求為起點，經(jīng)過貫穿科研項目的申報、實施、物資采購、配送，最終以科研活動結(jié)題或完成科研項目成果轉(zhuǎn)化為終點的全過程。傳統(tǒng)意義上的科研試劑耗材是指價值在500元以下，預(yù)計使用期在1年以內(nèi)的各種不屬于材料范圍的用具和易于損耗的低值科研耗材。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，科研試劑耗材的種類和價格都發(fā)生了較大的變化，如一些試劑盒和試劑單價可達幾千元，遠遠超出傳統(tǒng)意義上定義的低值耗材價格，但由于其屬于一次性使用的物品，且大多數(shù)為試劑耗材，所以也定義為科研試劑耗材[2]。

我國公立醫(yī)院管理體制存在著管理主體不明確、管理職能缺乏明確劃分、投入責任主體不明確的現(xiàn)象[3]。國內(nèi)各級醫(yī)院以及醫(yī)療機構(gòu)在科研試劑耗材管理的采購流程規(guī)范、質(zhì)量安全管理、人員管理監(jiān)督意識強化等方面還存在嚴重不足，目前其信息化建設(shè)力度還遠遠不夠。很多醫(yī)院科研管理部門對試劑耗材信息化管理的關(guān)注度不高，缺乏規(guī)范的實驗室試劑耗材領(lǐng)用和出入庫管理制度。醫(yī)院科研團隊對試劑耗材的出入庫管理、領(lǐng)用登記制度執(zhí)行的寬嚴尺度、規(guī)范完善程度不一，普遍存在試劑耗材采購、驗收、保管、使用環(huán)節(jié)之間管理混亂的現(xiàn)象。

各級醫(yī)院及醫(yī)療機構(gòu)存在醫(yī)用耗材采購與管理部門缺失的現(xiàn)象?？蒲性噭┖牟墓芾黼x不開耗材采購的物流、資金流、信息流的三流合一，不僅應(yīng)該包括物流支付信息管理，要保障耗材追蹤溯源，而且應(yīng)該引入大數(shù)據(jù)，形成供應(yīng)商的征信體系[4]。然而，目前部分公立醫(yī)院科研耗材采購部門，甚至仍存在默許各個臨床科室自行私下向供應(yīng)商采購的暗箱操作，將以科研試劑耗材為主的低值科研耗材信息管理，擺在法律的邊緣上試探。不僅如此，一部分的醫(yī)院管理層領(lǐng)導具有“重立項，輕管理”的思維定式[5]，忽略醫(yī)院科研耗材采購管理信息的重要性，也忽略科研耗材采購信息對科研效率提高、質(zhì)量提升、監(jiān)督管理透明的醫(yī)院管理帶來的潛在影響。

科研信息管理在戰(zhàn)略上的不重視導致了戰(zhàn)術(shù)上的失誤。目前我國大部分公立醫(yī)院各部門都已經(jīng)建好部門內(nèi)部信息系統(tǒng)，如財務(wù)信息系統(tǒng)、設(shè)備信息系統(tǒng)、科研信息系統(tǒng)等，但仍局限于解決部門內(nèi)業(yè)務(wù)，部門之間存在“信息孤島”，無法形成信息閉環(huán)。因此，信息共享程度差、數(shù)據(jù)標準化程度低、沒有建立統(tǒng)一的科研耗材信息管理平臺是當前大部分醫(yī)院科研耗材信息管理的現(xiàn)狀。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+醫(yī)療健康”的政策落實，信息技術(shù)在醫(yī)院管理工作中的應(yīng)用是空前的、具體的。但大部分醫(yī)院科研耗材采購的情況是自行采購、自行管理與使用，彼此之間缺乏信息共享，科研資源布局分散，存在重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象[6]。

2 醫(yī)院科研試劑耗材信息管理存在的問題

2.1 科研試劑耗材專業(yè)性強，單一耗材價值不大，易受管理人員忽視

國內(nèi)絕大多數(shù)醫(yī)院還在使用人工管理的方式，工作量大且管理不到位。低值科研耗材采購未納入大部分醫(yī)院科研耗材管理信息系統(tǒng)監(jiān)測，管理信息平臺仍然局限于高值科研耗材管理的初級階段，如何對醫(yī)用高值耗材進行科學的管理是目前醫(yī)院醫(yī)用耗材管理部門關(guān)心的問題[7]?？蒲性噭┖牟淖陨砭邆涞牟町愋?、專業(yè)性極強的特點，決定了其具有不同于高值耗材招標要求的采購流程、審批制度與出入庫管理制度。雖然大部分醫(yī)院對低值耗材管理制訂了一些常規(guī)的流程標準，但醫(yī)院管理層面重視不足，使得如試劑等低值耗材使用效率較低，科研腐敗現(xiàn)象屢禁不止[8]。

2.2 科研試劑耗材涉及范圍廣，質(zhì)量把控難度大，價格差異大

公立醫(yī)院采購的科研試劑耗材具有批次多、數(shù)量大、品種繁、價格高、包裝規(guī)格不一、質(zhì)量級別繁雜且無規(guī)范統(tǒng)一分類方法等特點[9]。目前醫(yī)用耗材目錄包括十幾萬條記錄，醫(yī)院在用的低值科研耗材也有近萬種[10]。實現(xiàn)科研活動開展的同種試劑耗材質(zhì)量，受到不同生產(chǎn)商的影響；同種試劑耗材價格受到不同供應(yīng)商、不同采購渠道的影響，與高值耗材招標采購政策銜接不緊密。由于同一醫(yī)院內(nèi)部具有多個科研團隊，團隊之間研究方向甚至學科領(lǐng)域也各有差異。即使身處同一醫(yī)院，團隊之間實驗所需要的試劑耗材品類需求也呈多元化現(xiàn)象。

2.3 試劑耗材采購渠道供應(yīng)多元化，醫(yī)院管理層對供應(yīng)商缺乏管理

通過文獻與問卷調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)，線下廣告、廣告推銷、熟人推薦、線上采購等營銷方式在一定程度上影響著科研人員對低值科研耗材的采購意愿。一旦科研人員與試劑耗材供應(yīng)商存在信息不對稱現(xiàn)象，供應(yīng)商提供的試劑耗材就可能存在使用風險?？蒲胁少弳T與供應(yīng)商串通向供應(yīng)商收受或索取回扣，這是采購中最普遍、最易發(fā)生的人為欺詐，而這在很大程度上取決于采購人員的職業(yè)道德、誠信敬業(yè)和行為操守[11]。因此選擇耗材供應(yīng)商應(yīng)遵循公平、全面、嚴格、動態(tài)的基本原則[12]。由此可見，對醫(yī)院相關(guān)科研人員應(yīng)該進行充分的法律法規(guī)與新醫(yī)改政策的教育與培訓，并利用信息技術(shù)進一步加強科研耗材管理研究的覺悟。

2.4 醫(yī)院科研試劑耗材信息管理發(fā)展不平衡、不充分

醫(yī)院科研信息管理系統(tǒng)主要需要對科研項目、科研經(jīng)費、科研物資、科研成果、科研績效、科研信息等方面進行管理?？蒲行畔⒐芾砟芸陀^有效地反映醫(yī)院科研水平，這正是衡量醫(yī)院競爭力與發(fā)展?jié)摿Φ囊粋€重要指標。國內(nèi)大部分醫(yī)院尤其是高校附屬醫(yī)院已經(jīng)建立了醫(yī)院科研信息管理系統(tǒng)，部分信息化程度高的公立醫(yī)院在實踐中規(guī)范了科研信息管理規(guī)則，將科研信息標準化、一體化、立體化。由于醫(yī)院信息化建設(shè)起步時準備不充分，缺乏信息管理的頂層設(shè)計，缺乏部門協(xié)同溝通，一部分集成度低、信息化程度低的醫(yī)院以及醫(yī)療機構(gòu)并不能充分利用科研信息，協(xié)助管理者進行實時監(jiān)控，一定程度的信息滯后、信息不一致等問題難以避免。醫(yī)院各部門之間尚未有統(tǒng)一的信息化體系標準，信息化程度發(fā)展不平衡，科研信息無法流動，從而形成信息孤島與溝通壁壘，不利于醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

3 對策

3.1 構(gòu)建科研試劑耗材類目，完善醫(yī)院科研管理系統(tǒng)

根據(jù)功能定位、科研活動標準和醫(yī)院科研管理要求，我院按照科研試劑耗材類目，引導醫(yī)院科研管理系統(tǒng)與第三方采購平臺實現(xiàn)互聯(lián)互通，實現(xiàn)了低值科研試劑耗材信息監(jiān)督與共享，并按照科研試劑耗材分類體系，將低值科研耗材具體分為實驗耗材、細胞外基質(zhì)及生長因子、化學試劑類、核酸類、蛋白相關(guān)及抗體類、基因功能研究產(chǎn)品、細胞和組織分析、動物實驗類、儀器相關(guān)制品及其他、服務(wù)類等。

3.2 提高供應(yīng)商準入門檻，完善科研活動質(zhì)量標準

我院科研試劑耗材管理工作小組，經(jīng)過多次專家咨詢后就供應(yīng)商準入步驟達成一致：根據(jù)科研試劑耗材管理信息平臺提供的“供應(yīng)商入駐規(guī)范”，對初次請求進駐平臺的供應(yīng)商進行篩選審查。在平臺篩選后，醫(yī)院科研試劑耗材采購管理小組進行再次篩選，最終通過兩次篩選的供應(yīng)商獲得入駐資格。對于特殊定制的科研試劑耗材采購，需走線下分散采購的，要提交申請進行特批審核，科研試劑管理工作小組定期審核，審核通過的可走特批流程。其中我院需要的供應(yīng)商資質(zhì)證件為：企業(yè)供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)組織機構(gòu)代碼證；自有品牌《商標注冊證》或《商標注冊申請受理通知書》；非自有品牌《商標注冊證》或《商標注冊申請受理通知書》和《授權(quán)書》及其他相關(guān)證明材料；供應(yīng)商資料介紹包括供應(yīng)商簡介及基本信息情況，主要銷售產(chǎn)品種類介紹等[13]。

3.3 健全醫(yī)院采購機制，加強科研部門協(xié)同監(jiān)管

經(jīng)濟管理數(shù)據(jù)平臺建設(shè)對大部分醫(yī)院來說是一項新課題，在建設(shè)過程中要解決不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)整合、數(shù)據(jù)標準化、分析指標體系、評價模型建立、報告分析應(yīng)用等諸多問題[14]。為了符合系統(tǒng)科學的管理體系要求，我院管理層從科研科、財務(wù)科、審計科、紀檢科、信息科、總務(wù)科等組織人才隊伍成立科研試劑耗材管理小組，整合醫(yī)院線上線下資源，規(guī)范科研試劑耗材管理流程，嚴格落實《中華人民共和國政府采購法》規(guī)定[15]?？蒲袌F隊負責人線上公開制訂耗材采購計劃，科研秘書線上嚴格控制出入庫驗收，各環(huán)節(jié)分級監(jiān)督，提升科研耗材信息化管理水平，增加采購審批透明度。

4 實踐過程

不同的醫(yī)院以及醫(yī)療機構(gòu)在建立科研耗材管理信息平臺并實施應(yīng)用過程中，應(yīng)該結(jié)合醫(yī)院科研活動的學科特點和科研部門行政要求采用實事求是的改造策略[16]。我院科研試劑耗材管理的業(yè)務(wù)流程再造過程，強調(diào)以業(yè)務(wù)流程為改造對象與中心，以提高科研活動的效率為目標，對現(xiàn)有的試劑耗材采購流程進行根本再思考和徹底再設(shè)計，利用先進的信息技術(shù)以及貼合新醫(yī)改的管理制度，最大限度地實現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成[17]，從而建立科研試劑耗材采購信息共享和反饋追溯機制，實現(xiàn)醫(yī)院在成本、質(zhì)量、監(jiān)督等方面的實質(zhì)性的改善。具體的采購流程中有五大角色：供應(yīng)商、采購人、驗收人（使用人）、出入庫人員以及財務(wù)人員，供應(yīng)商負責提供報價信息以及獲得訂單后負責供貨，采購人則在網(wǎng)上發(fā)布商品需求，根據(jù)不同的購買金額分成需要競價和非競價流程，驗收人即使用人在收到供貨商發(fā)出的貨品后需要拍照驗收，接下來由出入庫人員對采購物品進行核實和簽名，使用人即可在科研管理經(jīng)費系統(tǒng)中進行申請報銷，財務(wù)核對所有單據(jù)無誤后支付款項，流程結(jié)束。實現(xiàn)的業(yè)務(wù)流程再設(shè)計模型如圖1所示[18]。

4.1 采購申請管理

應(yīng)該就科研試劑耗材采購的申請進行審核，監(jiān)督全流程耗材采購，實時跟蹤耗材采購進度，發(fā)出采購動態(tài)。監(jiān)控申請單信息管理方面，應(yīng)從全部采購申請單中劃分成3種狀態(tài)，包括待審批、審批通過、審批駁回。

圖1 科研試劑耗材管理業(yè)務(wù)流程模型

4.2 訂單管理

應(yīng)該經(jīng)由科研秘書對采購人、采購內(nèi)容、所屬項目進行確認；監(jiān)控訂單信息管理層面，應(yīng)控制經(jīng)審批后，訂單狀態(tài)自動劃分為3種狀態(tài)，包括待結(jié)算、結(jié)算中、已完成。

4.3 結(jié)算管理

應(yīng)制訂單號、課題組、供應(yīng)商、結(jié)算清單等結(jié)算步驟審核策略，對結(jié)算單號，采購的課題組以及供應(yīng)商的詳細信息等數(shù)據(jù)進行實時查詢。監(jiān)控結(jié)算信息管理層面，應(yīng)經(jīng)由醫(yī)院財務(wù)部結(jié)算后，結(jié)算單狀態(tài)，自動劃分為6種狀態(tài)，包括待提交驗收單、待提交供應(yīng)商、待審核、待付款、已完成、駁回。

4.4 供應(yīng)商管理

要針對不同科研試劑耗材的供應(yīng)商制訂相應(yīng)的管理策略，以保證耗材及時穩(wěn)定地參與科研實驗。供應(yīng)商信息化管理的重要性不容忽視，需要專門技術(shù)人員利用管理信息平臺，按管理要求對供應(yīng)商進行評估與優(yōu)化。應(yīng)該有效管理進駐我院科研耗材采購平臺的供應(yīng)商，將其自動劃分為3種狀態(tài)，包括已入駐、審核中、未通過，通過審核的耗材供應(yīng)商標記一一對應(yīng)的供應(yīng)商編號。

4.5 成員管理

醫(yī)院內(nèi)部應(yīng)該對管理信息平臺的用戶訪問、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)更新等動態(tài)流程進行管理，其管理核心為控制各用戶角色的訪問權(quán)限。角色管理可根據(jù)權(quán)限分配對供應(yīng)商、課題組科研人員、科研秘書進行管理：信息平臺專業(yè)管理人員應(yīng)對供應(yīng)商進行充分的資質(zhì)審核，稽查過往交易記錄，然后經(jīng)由審批通過入駐平臺，公開發(fā)布試劑耗材價格信息；課題組科研人員經(jīng)過平臺使用培訓，明確權(quán)責義務(wù)等，申請注冊平臺賬號并使用密碼登錄，搜索、對比所需試劑耗材價格，提出下單采購申請。特殊情況下，遇到管理信息平臺沒有提供所需耗材突發(fā)狀況時，可通過專業(yè)管理人員發(fā)布求購信息；科研秘書及時查驗、處理發(fā)票與入庫實物，履行入庫驗收的監(jiān)督職責。

4.6 統(tǒng)計管理

統(tǒng)計管理可根據(jù)涉及主體數(shù)據(jù)耗材信息、課題組科研人員信息、供應(yīng)商信息進行管理。應(yīng)該掌握課題組所采用耗材的采購交易明細、分類與控制、供應(yīng)商交易明細、訂單完成質(zhì)量評價[19-20]?？蒲性噭┖牟墓芾砣脚_通常支持PC桌面、各種平板電腦和手機進行選擇，供應(yīng)商、課題組科研人員、科研秘書可全面、快捷、清晰地關(guān)注耗材采購的動態(tài)業(yè)務(wù)流程，獲得可視化的統(tǒng)計圖表進行預(yù)測與決策[21-22]。

總而言之，各級醫(yī)院以及醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)將低值科研耗材管理信息平臺研究作為醫(yī)療衛(wèi)生信息平臺建設(shè)必不可少的一部分，推動科研活動建立綜合監(jiān)管、科學決策、精細服務(wù)的新型管理模型。低值科研耗材管理信息平臺建設(shè)可參考國際國內(nèi)相關(guān)數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)標桿開展，一旦落實，平臺管理人員應(yīng)該保持平臺運作的有效性與安全性，以強化對科研活動的績效考核和質(zhì)量監(jiān)管。

5 結(jié)論

科研試劑耗材管理信息平臺的穩(wěn)定運營，離不開醫(yī)院強化科研活動信息管理的決心?；跇I(yè)務(wù)流程再造的科研耗材管理信息平臺的研究，為優(yōu)化科研活動流程、提高科研服務(wù)效率提供了硬性條件，必將推動全體科研人員的管理意識的深刻轉(zhuǎn)變。在醫(yī)院時間跨度大、產(chǎn)出不確定的科研活動中，保證科研試劑耗材管理平臺的建立與運行，維持科研活動質(zhì)量，促進科研活動效率提高，有效監(jiān)管引起科研腐敗發(fā)生的薄弱環(huán)節(jié)，更好地服務(wù)于科研人員與科研機構(gòu)。本文基于業(yè)務(wù)流程再造理論，從現(xiàn)狀調(diào)研、文獻梳理、管理流程探索、平臺實踐應(yīng)用等多層面展示低值科研耗材管理信息平臺的框架，為各級醫(yī)院及科研機構(gòu)科研耗材管理信息化規(guī)范體系的建立提供了一定的借鑒作用。