檢務(wù)公眾號(hào)檔案化保存的必要性與方法探析

摘 要 在大數(shù)據(jù)背景下，微信公眾號(hào)已發(fā)展成為檢察機(jī)關(guān)的“標(biāo)配”，越來越多的檢察院加入到使用微信公眾號(hào)的隊(duì)伍中去。用公眾號(hào)這種方式向廣大人民群眾展現(xiàn)檢察風(fēng)采并及時(shí)傳播案件信息和普法信息，一些對(duì)公眾和辦案人員有憑證價(jià)值和借鑒意義的公眾號(hào)信息隨之產(chǎn)生。由于這些信息具有載體形式不穩(wěn)定性，隨時(shí)面臨丟失的風(fēng)險(xiǎn)，所以對(duì)這些信息進(jìn)行保管并利用好這些信息，具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞 檢察 媒體 檔案

作者簡介：楊濱瑜，天津市武清區(qū)人民檢察院。

中圖分類號(hào)：D926.3 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2018.11.368

一、檢務(wù)公眾號(hào)檔案化的含義

檢務(wù)公眾號(hào)檔案化是隨著電子文件的產(chǎn)生而出現(xiàn)的。微信公眾號(hào)作為社交媒體的一種形式，具有信息量大、互動(dòng)性強(qiáng)、及時(shí)性強(qiáng)等特點(diǎn)。檢察機(jī)關(guān)使用微信公眾號(hào)及時(shí)發(fā)布信息不僅方便快捷，而且大大降低了傳播信息的成本，受眾群體也更為廣泛，取得良好效果。檢務(wù)公眾號(hào)與紙質(zhì)文件雖然在載體形式和表現(xiàn)形式方面不同，但是同樣具有原始記錄性和社會(huì)歷史性等檔案特性，具備電子文件的三要素。因此，檢務(wù)公眾號(hào)發(fā)布的信息具有檔案屬性，應(yīng)該作為檔案進(jìn)行保存。

二、檢務(wù)公眾號(hào)檔案化保存的必要性與可行性

檢務(wù)公眾號(hào)有海量的、零散的、極富價(jià)值的信息，由于是電子形式構(gòu)成，且目前沒有對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理，所以極容易丟失。如果檔案部門能將其中有價(jià)值的信息進(jìn)行價(jià)值選擇并主動(dòng)接收，既能豐富室藏，又能夠方便查找利用。

（一）檢務(wù)公眾號(hào)檔案化保存的必要性

1.檢務(wù)公眾號(hào)為檔案收集工作開辟新道路。首先，檢務(wù)公眾號(hào)中發(fā)布的信息是檢察人員在辦理案件或者進(jìn)行法制宣講等活動(dòng)中形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。在其被制作時(shí)并不是“檔案”，其制作者也沒有或少有檔案意識(shí)，這種情況下制作的檔案，其形成過程較為復(fù)雜，且需要必要的技術(shù)處理程序，才能成為檔案并發(fā)揮作用。檢務(wù)公眾號(hào)信息作為檔案保管，不僅可以檢察機(jī)關(guān)檔案室的室藏種類，而且可以促進(jìn)檔案管理水平的提高。

2.檢務(wù)公眾號(hào)在收集過程中提供了穩(wěn)定的信息源。李克強(qiáng)總理曾指出微博的強(qiáng)大影響力促使政府要主動(dòng)開辟公眾識(shí)政問政的道路。隨著我國微信用戶的指數(shù)增長，檢務(wù)公眾號(hào)發(fā)揮的作用將越來越大，為豐富室藏提供了穩(wěn)定的信息源。

3.檢務(wù)公眾號(hào)的內(nèi)容新穎且方便保存。檢務(wù)公眾號(hào)發(fā)布的信息多采用圖片或視頻加文字的形式，排版布局經(jīng)過發(fā)布者的精心設(shè)計(jì)，內(nèi)容通俗易懂，面向所有網(wǎng)友，活動(dòng)結(jié)束后仍可隨時(shí)查看保存，為其作為檔案保管提供了極大便利。

4.檢務(wù)公眾號(hào)信息可記錄事件的完整過程。檢務(wù)公眾號(hào)將具有重大意義的信息及時(shí)發(fā)布，使廣大網(wǎng)友第一時(shí)間就能夠了解事件的發(fā)展情況。尤其是涉及廣大人民群眾利益的案例，網(wǎng)友不僅想要知道判決處理結(jié)果，更多的是想要案件的起因和審理程序。

（二）檢務(wù)公眾號(hào)檔案化保存的可行性

1.電子文件作為檔案保存的經(jīng)驗(yàn)成熟，理論豐富。澳大利亞學(xué)者弗蘭克·阿普沃德早在20世紀(jì)90年代就提出了文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論構(gòu)建了多維坐標(biāo)體系來描述文件的運(yùn)動(dòng)過程。此外檔案前端控制原則，檔案后保管模式，電子文件生命周期理論也為檢務(wù)公眾號(hào)保管提供了理論基礎(chǔ)。目前，國外也已經(jīng)有社交媒體檔案化保管的經(jīng)驗(yàn)可以參考學(xué)習(xí)。

2.網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的進(jìn)步提供了強(qiáng)有力的保障。應(yīng)用軟件微信為檢務(wù)公眾號(hào)信息提供了平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)也取得了長足發(fā)展，為信息捕獲、鑒定、保管、利用提供了強(qiáng)大的技術(shù)保障。同時(shí)數(shù)據(jù)的處理更加便捷低廉，使得海量信息檔案化保管成為可能。

3.《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提供了政策支持?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提出“到2020年初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”，并提出“要加快電子文件管理水平……研究制定重要網(wǎng)頁資源的采集和社交媒體文件的歸檔管理辦法”。由此可見，社交媒體在當(dāng)今社會(huì)的巨大作用正在凸顯，檢察機(jī)關(guān)作為政法機(jī)關(guān)更要利用好社交媒體，履行好為國家留存珍貴原始信息資源的職責(zé)。

三、檢務(wù)公眾號(hào)檔案化保管

檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作主要包括訴訟案卷、各類文件材料、基建材料、會(huì)計(jì)材料的收集，檔案的立卷歸檔，檔案的保管和開發(fā)利用等流程。因此檢務(wù)公眾號(hào)也應(yīng)該按照收集、鑒定、分類、確定保管期限、保存的流程進(jìn)行檔案化保管。

（一）檢務(wù)公眾號(hào)收集方法

檔案部門要堅(jiān)持完整性、系統(tǒng)性、價(jià)值性、特色性原則，制定本院檔案室收藏標(biāo)準(zhǔn)與收藏范圍，及時(shí)收集并進(jìn)行歸檔保管，才不會(huì)導(dǎo)致重要信息的遺失。

1.主動(dòng)收集。一方面檔案部門要重視檢務(wù)公眾號(hào)信息的管理，制定支撐保障機(jī)制，對(duì)各部門內(nèi)兼職檔案員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，不僅要了解內(nèi)容還要掌握網(wǎng)絡(luò)傳播和公眾號(hào)使用的技巧。另一方面檔案部門要制定檢務(wù)公眾號(hào)歸檔制度并嚴(yán)格執(zhí)行，包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間，歸檔方式，歸檔質(zhì)量等。

2.被動(dòng)收集。檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員自愿將有價(jià)值的、或者能作為經(jīng)典案列供以后辦案參考借鑒的公眾號(hào)信息上交檔案部門，由檔案部門對(duì)其鑒定后妥善保管。這種收集方式收集的信息較為零散瑣碎，管理上存在一定難度，稍有不慎，信息價(jià)值就將會(huì)難以發(fā)揮。

（二）檢務(wù)公眾號(hào)分類方法

和紙質(zhì)檔案一樣，檢務(wù)公眾號(hào)信息的分類也需要遵循來源原則、文件生命周期理論，便于保管和利用。根據(jù)檢務(wù)公眾號(hào)信息的特點(diǎn)，適合使用年度-組織機(jī)構(gòu)分類法。

年度-組織機(jī)構(gòu)分類法是指按照不同年份對(duì)信息進(jìn)行分類，然后再在每個(gè)年份下按照不同科室進(jìn)行分類。由于檢察機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)分工明確，比較穩(wěn)定，而且每年通過公眾號(hào)發(fā)布的信息量較大，有逐年增多的趨勢，采用這種方式進(jìn)行歸檔簡便易行，每年只要將新的檔案按照固定的方式進(jìn)行保存，不需要太大的變動(dòng)。

（三）保管形式

1.截圖保管。截圖保管是指利用電腦、手機(jī)、或者QQ聊天工具的截圖功能，將需要保存的信息進(jìn)行截取。使用這種方式不僅快捷，而且可以直接將原貌留存，事后不會(huì)有再被修改的風(fēng)險(xiǎn)，但靈活性較差。

2.保存在專用微信賬號(hào)中。保存在專用微信賬號(hào)中指利用微信軟件中的收藏功能，將有價(jià)值的信息進(jìn)行收藏。采用這種方式更為便捷，而且銷毀方便。缺點(diǎn)是會(huì)對(duì)微信軟件產(chǎn)生依賴，一旦微信軟件出現(xiàn)故障或者停用，會(huì)給利用帶來諸多不便。

3.保管方法。由于信息量大，形式多樣，檔案員在對(duì)其進(jìn)行保管時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況定期進(jìn)行總結(jié)。根據(jù)“雙套制”的原則，應(yīng)將題目或者是關(guān)鍵字做出一份紙質(zhì)版進(jìn)行保存，將圖片和小視頻進(jìn)行電子版保存，兩者之間要相互注明參見號(hào)，以便查找利用。

四、檢務(wù)公眾號(hào)檔案化保管的展望

1.國家出臺(tái)法律政策支持。由于檢務(wù)公眾號(hào)載體形式的特殊性、受眾的廣泛性，如果不嚴(yán)加管理，不僅給日后利用帶來諸多不便，而且一旦遭受網(wǎng)絡(luò)破壞，對(duì)檢察機(jī)關(guān)造成的影響難以估量。所以從國家層面應(yīng)該出臺(tái)相關(guān)的法律政策支持，對(duì)于惡意破壞社交媒體秩序的人依法處置。

2.檢察機(jī)關(guān)做好帶頭者。各級(jí)檢察機(jī)關(guān)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檢務(wù)公眾號(hào)在信息傳播、普法宣傳、檢務(wù)公開等方面的作用，做好“互聯(lián)網(wǎng)+檢務(wù)”的帶頭者，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+檢務(wù)”在加強(qiáng)司法管理、提升司法效能方面的作用。

3.檔案人員做好收集保管工作。檔案人員要扮演好收集者、保管者的角色，保證原有信息的完整性及相關(guān)信息的關(guān)聯(lián)性。隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，檢務(wù)公眾號(hào)信息的采集與保管不僅需要責(zé)任心強(qiáng)、熟練掌握檔案收集技巧的專業(yè)型人才，更需要具有熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的技術(shù)型人才。國家、檢察機(jī)關(guān)、檔案員三者相互協(xié)作，做好檔案收集、分類、保管的每一項(xiàng)環(huán)節(jié)，檢務(wù)公眾號(hào)的優(yōu)勢必能發(fā)揮到最大。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲、張哲.檔案學(xué)概論.北京：中國人民大學(xué)出版社.2006.

[2]國家檔案局.國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》.[2016-04-07].http：//www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.