信息化在合同檔案管理中應(yīng)用探討

褚鳳華

摘 要：本文主要對信息化在合同檔案管理中應(yīng)用進(jìn)行了研究探討。文章先介紹了研究背景和研究意義，接著對合同檔案進(jìn)行了概述，然后介紹了合同檔案管理中應(yīng)用信息化的重要意義，最后從四個方面分析了信息化在合同檔案管理中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：合同檔案管理；信息化；應(yīng)用

引言

合同是企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營的重要保障與條件，還是記錄企業(yè)和其它客戶或合作伙伴權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的一種書面憑證，同時還是現(xiàn)代企業(yè)日常業(yè)務(wù)收支的重要載體?？梢哉f，合同檔案管理質(zhì)量的高低將會對企業(yè)實現(xiàn)業(yè)務(wù)收入以及防范經(jīng)營風(fēng)險產(chǎn)生非常重要的影響。應(yīng)用信息化方式對合同檔案進(jìn)行科學(xué)的管理，有效實現(xiàn)合同檔案管理的流程化與規(guī)范化，持續(xù)提升合同檔案管理的質(zhì)量，不僅是滿足新形勢對企業(yè)檔案管理工作提出的新要求，也是為企業(yè)持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展提供扎實的檔案支撐。

一、合同檔案概述

合同檔案主要是對合同發(fā)起、審核、簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止等所有環(huán)節(jié)和階段進(jìn)行全面詳細(xì)記錄、真實客觀反映的一種文書材料。合同檔案是企業(yè)進(jìn)行日常經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)和參考，對于企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)經(jīng)營具有非常重要的作用。

二、在合同檔案管理中應(yīng)用信息化的重要意義

合同檔案屬于法律文書的范疇，主要是對企業(yè)日常經(jīng)營行為的記錄，其收集、保管以及利用，在防范企業(yè)出現(xiàn)合同風(fēng)險以及維護(hù)企業(yè)經(jīng)營權(quán)益方面發(fā)揮了非常重要的作用。在合同檔案管理過程中應(yīng)用信息化，能確保采集合同檔案數(shù)據(jù)的自動化以及整個管理工作的流程化與規(guī)范化，能對過去檔案管理中存在的諸多難點問題，像紙質(zhì)合同檔案收集不完整、不及時歸檔等，予以有效地解決。同時還能有效解決過去合同檔案利用需求和管理模式之間的沖突問題，從而持續(xù)提升合同檔案管理的整體效能，為企業(yè)在防控合同檔案風(fēng)險方面提供扎實的基礎(chǔ)和支撐。總而言之，在合同檔案管理中應(yīng)用信息化具有諸多的好處和優(yōu)勢，也是未來合同檔案管理的一個重要趨勢。

三、信息化在合同檔案管理中應(yīng)用分析

（一）信息化應(yīng)用改變了合同檔案管理的模式

我們單位過去合同檔案管理工作主要是對勘察、設(shè)計類合同、總承包、分包等合同檔案各部門分散管理，紙質(zhì)版存檔，這樣一來合同檔案管理處于一種分散化的管理模式，沒有將合同檔案當(dāng)作獨立的門類統(tǒng)一管理。當(dāng)合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，在日常經(jīng)營過程中產(chǎn)生的各種合同都要通過系統(tǒng)觸發(fā)，簽約完畢的電子合同相關(guān)信息數(shù)據(jù)自動進(jìn)入到管理系統(tǒng)，將同一份合同分成了紙質(zhì)與電子兩個版本，實現(xiàn)了集中統(tǒng)一分類和管理，從根本轉(zhuǎn)變了過去的管理模式。具體就我們單位合同信息化而言：單位合同一般都涉及排水、道路、燃?xì)?、隧道、橋梁、公路、勘察等專業(yè)。合同簽訂的前期，需要將甲方信息錄入，例如甲方的營業(yè)執(zhí)照，資信證明等。合同簽訂后，將合同序號、合同名稱、簽訂時間、專業(yè)方向、服務(wù)階段、工程規(guī)模、工程投資、合同額、本項目的項目負(fù)責(zé)人、合同承接部門、合同所屬區(qū)域、付款單位結(jié)清狀況等，這些合同基本信息錄入。另外還包括本合同的項目分包情況、項目完成情況、發(fā)票開出情況、收費(fèi)情況等。這些信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)互聯(lián)，加速各部門及人員間共享，隨時隨地可以在合同信息系統(tǒng)中調(diào)取所需信息進(jìn)行查閱，確保信息準(zhǔn)確及時送達(dá)。

（二）信息化應(yīng)用保證了合同檔案內(nèi)容的完整性

在合同檔案管理沒有應(yīng)用信息化之前，負(fù)責(zé)合同經(jīng)辦的人員僅僅是將合同原件歸檔，對能夠證明甲方資信狀況的證明材料卻經(jīng)常忽略，合同的很多內(nèi)容都不是很完整。當(dāng)合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，該系統(tǒng)能夠?qū)贤?jīng)辦人員的職責(zé)進(jìn)行較清晰地界定，對合同經(jīng)辦人起草的合同文本進(jìn)行審核，確保合同內(nèi)容規(guī)范、準(zhǔn)確、真實、完整，使電子合同數(shù)據(jù)得到完善，確保合同檔案管理系統(tǒng)里面合同正文、附件等一系列數(shù)據(jù)材料完整，有效克服了過去合同檔案不完整的問題。

（三）信息化應(yīng)用保證了合同檔案能夠在第一時間歸檔

就過去的合同檔案管理來講，因為檔案管理員沒有辦法對企業(yè)合同檔案的具體情況進(jìn)行了解，通常是合同經(jīng)辦人員向檔案管理員移交多少就接受多少。部分合同經(jīng)辦人員出于各種目的的考慮，有些時候沒有將相關(guān)合同向檔案管理員進(jìn)行移交，從而導(dǎo)致有些合同檔案沒有在第一時間里面完成歸檔，沒辦法保證其安全性。合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，電子合同數(shù)據(jù)的采集實現(xiàn)了自動化，檔案管理員能夠依靠合同檔案信息化系統(tǒng)對合同檔案入庫信息進(jìn)行了解，并且跟蹤處理合同檔案信息化系統(tǒng)采集的各種數(shù)據(jù)，同時借助合同檔案流程和財務(wù)報賬流程之間的綁定，將紙質(zhì)合同歸檔設(shè)定為發(fā)起合同報賬的約束性前提條件，使得紙質(zhì)合同檔案都能夠在第一時間里面完成歸檔。

（四）信息化應(yīng)用可以共享合同檔案信息資源

合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，為利用與查詢相關(guān)合同檔案信息數(shù)據(jù)提供了極大的便捷。合同經(jīng)辦人通過相關(guān)權(quán)限能夠直接進(jìn)入合同檔案信息化系統(tǒng)，查看自己所需要的合同檔案信息數(shù)據(jù)，從而在很大程度上降低了合同檔案管理中人力成本、時間成本和空間成本。合同檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用之后，實現(xiàn)了檔案管理流程、合同管理流程以及財務(wù)報賬流程彼此之間的高效整合，保證利用電子合同檔案不再單一地停留于系統(tǒng)用戶查詢合同電子信息數(shù)據(jù)方面，而是真正實現(xiàn)了所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的資源共享與關(guān)聯(lián)應(yīng)用。從而有效提升了合同檔案綜合管理利用的即時響應(yīng)能力，在一定程度上使得合同檔案管理工作對于企業(yè)整體工作的支撐作用進(jìn)一步增強(qiáng)。

結(jié)束語

信息化應(yīng)用于合同檔案管理，不僅提升了企業(yè)信息化建設(shè)的整體水平，給企業(yè)合同檔案管理工作帶來了很多全新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，怎樣保存好企業(yè)合同檔案資料，怎樣更好地利用企業(yè)合同檔案資料，有效的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，是每一位企業(yè)管理人員應(yīng)關(guān)注和思考的問題。企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)和深化信息化在合同檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷開創(chuàng)自身合同檔案管理工作的新局面。在此文章中通過對信息化在合同檔案管理中應(yīng)用進(jìn)行探討分析，希望能夠為企業(yè)管理人員以及合同檔案管理部門提供一些借鑒和參考。

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（作者單位：中國市政工程中南設(shè)計研究總院有限公司）