業(yè)務(wù)流程再造在云南J高校教學(xué)管理中的應(yīng)用

敖小紅

摘 要：本文在簡單介紹了云南J高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造的背景后，對云南J高校教學(xué)管理流程現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，提出了對教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)體系進(jìn)行再造的觀點，并用業(yè)務(wù)流程再造的理念對云南J高校教學(xué)管理流程優(yōu)化進(jìn)行實證分析，得出業(yè)務(wù)流程再造對提高云南J高校教學(xué)管理效率和效益產(chǎn)生了積極影響的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程再造；云南J高校；教學(xué)管理

一、背景分析

高校教學(xué)管理的目的是通過教學(xué)流程來實施教學(xué)，保證各項教學(xué)任務(wù)快速完成。云南J高校雖借助信息技術(shù)實施了信息化建設(shè)，但因缺乏對教學(xué)管理流程的系統(tǒng)設(shè)計而效果不佳，這與傳統(tǒng)職能型教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)、跨部門之間的溝通協(xié)調(diào)不暢、工作銜接性較差、崗位職能僵化加之人為因素的影響有很大關(guān)系。云南J高校傳統(tǒng)的教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程是面向管理部門內(nèi)部需求設(shè)計的，沒有充分考慮師生需求和滿意度。因此，云南J高校急需運用現(xiàn)代管理思想和理念，分析傳統(tǒng)教學(xué)管理流程中存在的問題，并對問題流程進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，從而實現(xiàn)高校教學(xué)管理高效服務(wù)師生和教學(xué)的目的。

二、云南J高校教學(xué)管理現(xiàn)狀及問題分析

云南J高校是一所運用型本科高校，學(xué)校教學(xué)管理實行學(xué)校、學(xué)院的二級管理模式。教學(xué)管理團(tuán)隊由主管教學(xué)的副校長、教務(wù)處處長、教務(wù)處副處長、二級學(xué)院主管教學(xué)副院長、二級學(xué)院教學(xué)秘書組成，教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)是以教務(wù)處為中心而設(shè)置的，下設(shè)五個職能部門，分別負(fù)責(zé)教學(xué)運作、教學(xué)質(zhì)量、教學(xué)研究、教學(xué)實踐和教材。

教務(wù)科：主要負(fù)責(zé)學(xué)生學(xué)籍與學(xué)歷管理；教學(xué)日歷制訂；教學(xué)安排及學(xué)生選課管理；學(xué)生考試安排和成績管理；日常教學(xué)任務(wù)運行和實施管理相關(guān)文件擬定；教師工作量及課酬核定；網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺建設(shè)與管理；教務(wù)網(wǎng)站及教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)等。

教學(xué)研究科：人才培養(yǎng)方案的擬定；教學(xué)大綱制定和審核；教學(xué)課程規(guī)劃與建設(shè)；新專業(yè)申報與檢查；輔修專業(yè)及其管理；教育教學(xué)立項及其項目管理。

教學(xué)質(zhì)量科：組織各類教學(xué)技能大賽；學(xué)生各類職業(yè)技能大賽；教師教育教學(xué)效果評價；教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督、檢查與評價；全校教學(xué)督導(dǎo)專家聯(lián)系、溝通和協(xié)調(diào)；現(xiàn)代化教育教學(xué)手段與教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控；教師教學(xué)成果獎、教學(xué)名師評定工作；教學(xué)團(tuán)隊及精品課程建設(shè)；青年教師培訓(xùn)；本科教學(xué)導(dǎo)師安排及工作跟進(jìn)與評價；教學(xué)督導(dǎo)教學(xué)監(jiān)督評價簡報。

實踐教學(xué)科：實習(xí)、實訓(xùn)規(guī)劃與管理各項文件的擬定；實驗教學(xué)管理；實習(xí)實訓(xùn)基地建設(shè)；實習(xí)實訓(xùn)組織、管理、評價；學(xué)生畢業(yè)論文（設(shè)計）組織與管理、質(zhì)量監(jiān)控；職業(yè)資格證書及各類英語、計算機(jī)等級考試。

教材科：全校各專業(yè)教材規(guī)劃、管理和實施文件的擬定；教材訂購與發(fā)放；教材使用情況檢查和落實；教材庫建設(shè)；教材遴選工作；期末考試試卷及教學(xué)資料復(fù)印、保管和保密工作。

通過對教務(wù)處下設(shè)職能部門職責(zé)的分析不難發(fā)現(xiàn)，云南J高校傳統(tǒng)教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)體系中存在以下問題。

第一，結(jié)構(gòu)體系中各層級的管理人員僅對自己所負(fù)責(zé)的任務(wù)、自己的上司、自己所在部門負(fù)責(zé)，而不對整個教學(xué)管理流程負(fù)責(zé)，沒有顧及整體教學(xué)管理目標(biāo)的實現(xiàn)、沒有對教師和學(xué)生負(fù)責(zé)。

第二，整個管理組織體系中管理層次相對較多，導(dǎo)致信息在傳遞過程中容易出現(xiàn)失真現(xiàn)象，教學(xué)管理工作執(zhí)行緩慢。

第三，教學(xué)管理體系結(jié)構(gòu)中因管理層次較多，導(dǎo)致對外接觸的部門增多，不能較好較快地為師生提供服務(wù)。

第四，組織體系中跨橫向部門間缺乏有效的溝通與協(xié)調(diào)，常導(dǎo)致很多無效工作的產(chǎn)生。

最后，此組織體系中較多環(huán)節(jié)的設(shè)計只是為教學(xué)管理部門服務(wù)的，只能滿足他們自身的要求，但無法滿足師生的需求。

三、云南J高校教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)體系再造

利用企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造的思想和理念，可以對云南J高校傳統(tǒng)的教學(xué)組織體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行徹底的改造，以期建立起以優(yōu)化流程為中心的流程型教學(xué)管理組織體系。教學(xué)管理組織結(jié)構(gòu)體系再造后，教學(xué)管理層次相對減少，組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)扁平化趨勢，使得教學(xué)管理信息在各層級間得到有效的傳遞，教學(xué)相關(guān)物流傳遞速度和準(zhǔn)確性提高，滿足高校師生要求。同時，整個組織結(jié)構(gòu)體系是面向全校師生的，而不再像以往一樣獨自為政，避免了因橫向跨部門之間的溝通協(xié)調(diào)不暢而帶來的工作不便。

在教學(xué)管理流程型團(tuán)隊的再造中，云南J高校取消了不能帶來價值增值的教學(xué)管理層次；以主要教學(xué)管理核心流程來對各職能部門進(jìn)行有效的重組和整合，設(shè)置了流程團(tuán)隊負(fù)責(zé)人；在每一個核心流程中設(shè)置一個團(tuán)隊負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人及其團(tuán)隊成員充分利用信息技術(shù)對團(tuán)隊所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的過程性管理，提高各團(tuán)隊的責(zé)任意識和責(zé)任感，加大對實現(xiàn)教學(xué)目標(biāo)的責(zé)任力度。同時，組建了由教學(xué)副校長、教務(wù)處處長以及各二級學(xué)院主管教學(xué)副院長組成的戰(zhàn)略智囊團(tuán)，主要對學(xué)校未來教育教學(xué)發(fā)展提供戰(zhàn)略性思考、對學(xué)校教育教學(xué)流程及體系進(jìn)行設(shè)計和調(diào)整、指導(dǎo)和協(xié)調(diào)。最后，繼續(xù)保留了各二級學(xué)院教學(xué)秘書，主要配合和輔助各教學(xué)管理團(tuán)隊開展流程性工作，使得學(xué)校教學(xué)管理流程性團(tuán)隊和教學(xué)業(yè)務(wù)流程能夠有效發(fā)揮作用。

四、云南J高校教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

（一）教學(xué)計劃制定與執(zhí)行優(yōu)化

傳統(tǒng)的教學(xué)計劃制定與執(zhí)行因中間環(huán)節(jié)較多，需等待和檢查的時間較長，致使教學(xué)計劃制定周期長，降低了教學(xué)管理工作的效率；第二，傳統(tǒng)教學(xué)計劃制定流程中，各開課學(xué)院與各課程歸口教研室之間沒有較好溝通和協(xié)調(diào)，致使教學(xué)計劃隨意性較大、安排不合理等各種問題發(fā)生，降低教師和學(xué)生滿意度；第三，所有教學(xué)計劃制定好后需紙質(zhì)版文件存檔，不但沒有帶來任何價值增值，反而增加了教學(xué)管理成本。

教學(xué)計劃制定和執(zhí)行在實施教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造后，不但組建了以實現(xiàn)教學(xué)計劃為目的流程團(tuán)隊，同時建立了以教學(xué)計劃數(shù)據(jù)和信息為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，各學(xué)院各教研室借助數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與其它學(xué)院各教研室或本學(xué)院各教研室之間進(jìn)行有效地溝通與交流，就課程開設(shè)、學(xué)時、學(xué)分等事項進(jìn)行雙向交流，避免課程設(shè)置錯誤，出現(xiàn)返工重排、大量修改的現(xiàn)象，使教學(xué)計劃執(zhí)行更加符合各學(xué)院各專業(yè)人才培養(yǎng)目標(biāo)，提高教學(xué)管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）等級證書及職業(yè)資格證書報名流程優(yōu)化

云南J高校等級證書考試包括大學(xué)英語四、六級、國家計算機(jī)一二三級、省級英語A/B級、省級計算機(jī)二級等，職業(yè)資格證書則包括各學(xué)院各專業(yè)的專業(yè)資格證書。原等級證書及職業(yè)資格證書報名流程中等待、檢查的時間較長，降低了工作效率；同時，大量信息都是人工輸入，容易造成信息出錯；最后，報名后需保存大量單據(jù)和表格，造成額外成本支出，不經(jīng)濟(jì)。

等級證書及職業(yè)資格證書報名流程在實施教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程再造后，在報名流程中建立了數(shù)據(jù)庫，各部門可通過信息網(wǎng)絡(luò)直接訪問數(shù)據(jù)庫，同時在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行辦公，實現(xiàn)了無紙化辦公，節(jié)約了辦公時間和成本；同時，借助計算機(jī)自動生成報名信息，避免了人工操作失誤；最后，學(xué)生通過校園“一卡通”即可刷卡繳費，避免了現(xiàn)金收取給學(xué)生和財務(wù)管理人員帶來的不便，提高了學(xué)生及財務(wù)工作人員的滿意度。

業(yè)務(wù)流程再造對云南J高校教學(xué)管理產(chǎn)生了極大影響，很大程度上提高了學(xué)校教學(xué)管理的效率和效益。首先，以學(xué)校師生為中心，提高學(xué)校師生的滿意度；其次，著力縮短整個教學(xué)管理過程中信息溝通的時間和成本，且遵循整體流程最優(yōu)原則，重新對教學(xué)管理各流程進(jìn)行設(shè)計，減少無效或非增值活動，提高工作效率；再次，注重每個人的作用，提倡團(tuán)隊合作，讓人們不僅為自己的職責(zé)負(fù)責(zé)，同時對整個流程。最后，為學(xué)校節(jié)約了大量人工物資成本，提高了教學(xué)管理工作的效益。

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（作者單位：云南經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院）