辦公室工作精細(xì)化管理路徑探析

劉新鄉(xiāng) 李紅付

摘 要：辦公室是一個(gè)單位的中樞機(jī)構(gòu)，起到“承上啟下、內(nèi)外聯(lián)接、保障運(yùn)轉(zhuǎn)”的重要作用，履行“辦文、辦會(huì)、辦事”的重要職責(zé)。細(xì)節(jié)決定成敗，職責(zé)要求嚴(yán)謹(jǐn)，現(xiàn)結(jié)合工作中發(fā)現(xiàn)的問題和總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)，就“精細(xì)化管理”的理念、方法，嘗試做一些研究。

關(guān)鍵詞：辦公室；工作；精細(xì)化管理

一、精細(xì)化管理的主要內(nèi)涵

精細(xì)化管理，乃精密管控、細(xì)致打理之意，是將常規(guī)管理引向深入、指向細(xì)節(jié)的基本理念和管理模式。精細(xì)化管理亦是提升工作質(zhì)量的必然要求，能夠最大限度地減少工作誤差，降低人力物力資源浪費(fèi)，疏通工作運(yùn)轉(zhuǎn)的腸梗阻。同時(shí)也是提升工作效能的必要途徑。精細(xì)化程度越高，對(duì)員工的要求就越高，只有在工作中主動(dòng)找準(zhǔn)方向、用對(duì)辦法、掌握技能、敢于擔(dān)當(dāng)、熱情飽滿，才能夠適應(yīng)和勝任崗位工作。

二、精細(xì)化管理的內(nèi)在要求

（一）立足本職，胸懷大局。大局意識(shí)是精細(xì)化管理的核心。關(guān)注大局、研究大局、服務(wù)大局是辦公室工作的一項(xiàng)基本功?！安恢\全局者，不足謀一域”，辦公室工作是“一域”，報(bào)社工作就是全局。要從全局中心工作出發(fā)考慮問題，找準(zhǔn)定位，工作才會(huì)有方向、有章法。

（二）規(guī)范行為，尊崇政策。政策意識(shí)是精細(xì)化管理的關(guān)鍵。政策是工作指南，也是行為規(guī)范。良好的政策素養(yǎng)，是當(dāng)好參謀助手，合規(guī)合紀(jì)辦事的有力保障。要學(xué)懂弄通政策，尤其是規(guī)范性、指導(dǎo)性、紀(jì)律性、事務(wù)性的政策，做到政策名稱、要點(diǎn)了然于胸，以提高依據(jù)政策的敏感性、采用政策的準(zhǔn)確性、查核政策的及時(shí)性。要做到敬畏紀(jì)律更要堅(jiān)持原則，尤其在落實(shí)重大決策部署、推進(jìn)重大改革事項(xiàng)時(shí)，敢于“唱黑臉”“動(dòng)真格”“硬碰硬”。

（三）敢于擔(dān)當(dāng)，善于履責(zé)。責(zé)任意識(shí)是精細(xì)化管理的本質(zhì)。責(zé)任心是做事的根本動(dòng)力。責(zé)任不是高大上，體現(xiàn)每一件細(xì)小事情中，比如是應(yīng)付工作還是用心工作，今天的事今天辦還是等明天辦，是找借口推諉還是想辦法解決問題。“能力不等于能耐，盡力不等于盡心”，“有責(zé)才有為、有為才有位”，精細(xì)化管理就是把責(zé)任扎根心間，對(duì)承擔(dān)的工作、職責(zé)范圍的事情，盯緊盯死，抓住不放，做到在其位、謀其政，司其職、求其效。

（四）用心盡力，打造精品。精品意識(shí)是精細(xì)化管理的目標(biāo)。精品來自于高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、爭(zhēng)一流的理念。一項(xiàng)工作要么不干，要干就要干到最好，不能差不多就行，馬馬虎虎過關(guān)。工作推進(jìn)中，要理清工作的思路，分析存在的問題，思考解決的辦法，提出可行的措施，反饋真實(shí)的結(jié)果。要對(duì)自己有高的定位和目標(biāo)，做就要做成精品，在部門中作出表率。

（五）創(chuàng)新方法，提高效率。效率意識(shí)是精細(xì)化管理的保障。效率是工作質(zhì)量的有機(jī)組成部分，只有又好又快才能稱得上“精品”。效率的關(guān)鍵是“最快速度進(jìn)入狀態(tài)，想方設(shè)法抓好落實(shí)，遇到難題不找借口”，堅(jiān)持第一時(shí)間安排，第一時(shí)間執(zhí)行，絕不能左推右擋、推諉扯皮、行動(dòng)遲緩，確保各項(xiàng)工作最快速度執(zhí)行。提升效率，“干什么、怎么干”的思路要清晰，行動(dòng)節(jié)奏要快，工作技能要熟練，處理技巧要?jiǎng)?chuàng)新，要善于借力使力，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)新手段、新載體等。

（六）勤于學(xué)習(xí)，提升素養(yǎng)。學(xué)習(xí)意識(shí)是精細(xì)化管理的基礎(chǔ)。只有勤于學(xué)習(xí)，才能不斷提高工作能力和綜合素質(zhì)，為更好地履職盡責(zé)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。具體可以從四方面著手：一學(xué)習(xí)相關(guān)政策理論法規(guī)及業(yè)務(wù)知識(shí)；二帶著問題學(xué)，找到解決困惑或問題的方法或答案；三注重學(xué)習(xí)成效；四拓展學(xué)習(xí)渠道；進(jìn)而全面提高能力素質(zhì)，做好本職工作，更好服務(wù)全局。

三、精細(xì)化管理的基本途徑

（一）完善規(guī)章制度。制度建設(shè)是抓好工作的根本保證。通過完善崗位職責(zé)、工作制度、內(nèi)控制度、紀(jì)律制度、責(zé)任制度等規(guī)章制度建設(shè)，規(guī)范工作行為，優(yōu)化工作流程，明確工作責(zé)任，提升工作效率，減少主觀因素介入和工作隨意性，避免工作在忙亂中出差錯(cuò)、出現(xiàn)相互推諉扯皮等現(xiàn)象。

（二）優(yōu)化工作作風(fēng)。優(yōu)良的工作作風(fēng)是實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理目標(biāo)的“精氣神”。辦公室作為“參謀部、作戰(zhàn)部、后勤部”，必須以“細(xì)之又細(xì) 慎之又慎 嚴(yán)之又嚴(yán)”的工作作風(fēng)，全面提升工作執(zhí)行力。

要擺正工作態(tài)度。把“細(xì) 慎 嚴(yán)”作為一種素質(zhì)、一種修養(yǎng)、一種工作態(tài)度，從細(xì)微之處見精神、見水平、見成效。要善于總結(jié)提高。善于研究、總結(jié)、掌握每項(xiàng)工作的關(guān)鍵要素，任務(wù)執(zhí)行時(shí)根據(jù)要素一個(gè)一個(gè)推進(jìn)、一個(gè)一個(gè)落實(shí)，則可確保流程順暢、事不漏項(xiàng)、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。要規(guī)范工作運(yùn)轉(zhuǎn)。規(guī)范工作程序、細(xì)化工作流程、嚴(yán)密各種手續(xù)，有效地推進(jìn)程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，力爭(zhēng)每一項(xiàng)工作都在陽光下運(yùn)行，保證辦公室工作高效順暢、合規(guī)合紀(jì)。

（三）健全考評(píng)機(jī)制。積極推進(jìn)績(jī)效考核，完善考核評(píng)議機(jī)制?？荚u(píng)的目的是激發(fā)工作積極性主動(dòng)性，增強(qiáng)責(zé)任感使命感，營造奮發(fā)向上的工作氛圍，以保障崗位工作的精細(xì)化運(yùn)行；考核的原則堅(jiān)持公平、公開、客觀、可操作；考評(píng)辦法堅(jiān)持定量考評(píng)與綜合考評(píng)相結(jié)合的形式。量化考評(píng)分解到個(gè)人各項(xiàng)工作職責(zé)中，根據(jù)每項(xiàng)工作的責(zé)任、工作量、難度的大小，定出量分和扣分標(biāo)準(zhǔn)；綜合考評(píng)采取領(lǐng)導(dǎo)評(píng)價(jià)與群眾評(píng)價(jià)、內(nèi)部評(píng)價(jià)和外部評(píng)價(jià)；考評(píng)結(jié)果與年度評(píng)先評(píng)優(yōu)有機(jī)結(jié)合起來。評(píng)分中采取量分、扣分、加分辦法，業(yè)務(wù)工作正常完成按考評(píng)分值計(jì)分；發(fā)生差錯(cuò)按照對(duì)應(yīng)分值扣分，嚴(yán)重差錯(cuò)一票否決；獲得表彰表揚(yáng)的，按照一定層次加分。綜合評(píng)議按照領(lǐng)導(dǎo)、群眾、內(nèi)部三個(gè)范圍，采取比例分配分值。

（四）建立責(zé)任體系。按照定崗、定職、定責(zé)的要求，建立“首問責(zé)任制”“限時(shí)辦結(jié)制” “責(zé)任追究制”，形成完整的責(zé)任鏈條。辦公室人員要有高度的責(zé)任感，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，要盡心盡力地辦好，做到事事講質(zhì)量，項(xiàng)項(xiàng)能落實(shí)，件件有回音，讓單位放心，讓領(lǐng)導(dǎo)放心。這就要求我們辦公室工作人員要善做事，敢管事，敢擔(dān)事，強(qiáng)化責(zé)任擔(dān)當(dāng)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，確保工作萬無一失。

綜上所述，辦公室工作無小事，一言一行都關(guān)系工作成效，關(guān)乎單位形象。辦公室人員要堅(jiān)持絕對(duì)忠誠的政治品格，堅(jiān)持高度自覺的大局意識(shí)，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，堅(jiān)持無怨無悔的奉獻(xiàn)精神，堅(jiān)持廉潔自律的道德操守；辦公室工作要持續(xù)精細(xì)化管理，堅(jiān)守“細(xì)、慎、嚴(yán)”的工作準(zhǔn)則，才能更好發(fā)揮“中樞”作用，當(dāng)好參謀助手，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 韓兵，黃軼.關(guān)于辦公室工作中的精細(xì)化管理的研究[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018（24）：133-134.

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（作者單位：滁州日?qǐng)?bào)社）