檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)性思考

張鳳霞

摘 要：隨著近年來我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在快速進(jìn)步，如何使檔案資源能更好、更快的服務(wù)社會，是當(dāng)前檔案管理者最關(guān)心的重點課題。只有根據(jù)現(xiàn)代檔案管理的特點，引入信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式才能推進(jìn)新形勢下檔案管理信息化建設(shè)，提升檔案管理工作效率。鑒于此，本文闡述了檔案信息化的概念和意義，分析當(dāng)前檔案信息化存在的問題，并找到相應(yīng)的解決思路，以全面推進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；主要問題；控制策略

1 檔案信息化概念

檔案信息化建設(shè)是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)引領(lǐng)下檔案管理模式的創(chuàng)新方式，是計算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用為基礎(chǔ)，使傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源轉(zhuǎn)換為數(shù)字資源，以提高電子檔案資源管理效率為核心，實現(xiàn)檔案信息資源高度共享和有效利用，推動檔案管理工作全面發(fā)展。一方面，檔案管理信息化建設(shè)是檔案管理事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果，檔案信息化建設(shè)的作用影響社會各個領(lǐng)域，另一方面，檔案管理信息化建設(shè)是自身不斷發(fā)展完善的過程，在這一過程中涉及到信息技術(shù)的應(yīng)用和計算機(jī)設(shè)備的建設(shè)，以全面推動檔案管理信息化發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)不僅是提升當(dāng)前我國檔案管理效率的重要方法，更是實現(xiàn)檔案管理事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的重要途徑，檔案信息化建設(shè)已成為社會信息化建設(shè)的重要組成部分。檔案工作者信息化管理意識的提升，促進(jìn)檔案資源在社會各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，為檔案信息化建設(shè)奠定了重要基礎(chǔ)。人們越來越認(rèn)識到檔案信息化成為了社會管理體系不可分割的一部分，是推動社會生產(chǎn)經(jīng)營的重要途徑。檔案信息化建設(shè)對現(xiàn)代檔案管理事業(yè)發(fā)展有著重要意義[1]。

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化可以為檔案管理人員工作創(chuàng)造有利條件，使檔案管理工作更加簡潔有效。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是在檔案管理方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式以手工為主，工作人員手工收集、整理、管理、利用檔案信息，不僅面臨較大的工作壓力，同時效率較低，工作周期較長。檔案信息化建設(shè)可以使檔案管理更多體現(xiàn)在檔案信息的數(shù)字化存儲、數(shù)字化利用、數(shù)字化共享，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息資源共享化。二是在檔案信息資源檢索方面，傳統(tǒng)檢索方式是檔案管理人員從紙質(zhì)目錄上所記錄的信息到庫房查詢，不僅費時費力，而且效率極低，檔案管理信息化建設(shè)可以使檔案的檢索和查詢利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，可以利用不同的檢索方式實現(xiàn)精確檢索，使檔案信息最大化利用。

檔案管理信息化建設(shè)的過程并不是一帆風(fēng)順的。對于檔案管理事業(yè)而言，檔案管理工作既面臨著機(jī)遇，也面臨著挑戰(zhàn)。檔案管理信息化建設(shè)不僅是信息時代發(fā)展的要求，也是推動我國檔案管理事業(yè)進(jìn)行現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的重要方法。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)和信息文化已成為衡量國家軟實力的重要標(biāo)準(zhǔn)，全面推動檔案管理信息化，使檔案管理事業(yè)與信息化建設(shè)有效的融合在一起，使其全方面融合科學(xué)技術(shù)和文化內(nèi)涵，能提高我國的文化軟實力?？梢哉f檔案管理信息化建設(shè)是推動檔案管理轉(zhuǎn)型的重要方法，對提升我國現(xiàn)代化建設(shè)水平有著重要意義。檔案管理信息化建設(shè)是完整系統(tǒng)的信息平臺，是最具現(xiàn)實意義的信息管理平臺。檔案管理信息化建設(shè)蘊含眾多學(xué)科的知識內(nèi)容，其中包括現(xiàn)代化信息技術(shù)、計算機(jī)管理技術(shù)、一體化數(shù)據(jù)集成技術(shù)、信息檢索技術(shù)等內(nèi)容。不僅要全面延長紙質(zhì)文獻(xiàn)資源的使用壽命，還要利用信息技術(shù)全面挖掘檔案資源，使各類檔案信息資源得到有效開發(fā)和綜合利用，滿足人們的使用需求。

3 檔案信息化建設(shè)中存在的主要問題

3.1 信息檢索模式固化

隨著我國科學(xué)技術(shù)快速進(jìn)步，我國檔案管理事業(yè)也在快速發(fā)展，眾多智能設(shè)備和移動信息檢索工具，也全面應(yīng)用到檔案信息管理中，大部分用戶可借助線上移動終端直接檢索信息數(shù)據(jù)，及時查詢自己需要的檔案信息。但從目前我國檔案管理發(fā)展情況來看，很多單位仍在沿用傳統(tǒng)的手工檔案信息檢索方法，在檢索之前，需要制作帶有目錄的條目卡片，使后續(xù)檢索更加便捷。還有一些單位在沿用傳統(tǒng)的機(jī)械式信息檢索方法，采用打孔機(jī)、分類機(jī)等設(shè)備，對信息資源有效檢索。信息時代，很多單位沿用傳統(tǒng)的信息檢索方法，導(dǎo)致信息檢索效率較低，無法滿足用戶高效獲取需要[2]。

3.2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)較為落后

在信息技術(shù)的引領(lǐng)下，信息化檔案管理體系的建設(shè)，使用檔案信息資源的人數(shù)日益增多，而且每個人由于文化背景和個人成長經(jīng)歷的不同，對于信息資源有著不同的需求，其思維方式和信息資源使用方式也有著不同。就生活中大部分的用戶而言，他們對檔案的記憶是非常模糊的，甚至頭腦中只是保留相應(yīng)的檔案信息片段，檔案信息查詢意圖也不夠明顯，在查詢和檢索時以一種試探性的方式進(jìn)行。如何滿足用戶檔案信息資源使用的需求，提供更為精準(zhǔn)便捷的檔案服務(wù)成為檔案管理者關(guān)心的問題。

3.3 檔案信息管理中檢索目標(biāo)不夠明確

檔案信息管理系統(tǒng)是一項綜合多種子系統(tǒng)和功能的綜合性系統(tǒng)，在構(gòu)建和使用過程中需要確定使用目標(biāo)。但是在目前檔案信息管理系統(tǒng)現(xiàn)代化建設(shè)中，檔案管理人員和用戶對于檔案信息檢索目標(biāo)不夠明確，有時是基于實際需求檢索檔案信息，有時是出于好奇和思維方式盲目的用檢索系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這不僅在一定程度上造成了檔案信息資源的浪費，而且也會給其他有實際需求的用戶進(jìn)行檔案信息檢索帶來不利影響。

4 針對檔案信息化建設(shè)中存在問題的應(yīng)對策略

4.1 構(gòu)建科學(xué)化的檔案信息檢索體系

檔案信息檢索是實現(xiàn)檔案信息資源有效利用的前提和基礎(chǔ)，在檔案信息化建設(shè)中，必須全面重視檔案信息檢索體系的建設(shè)，利用多種工具和技術(shù)，面向用戶建立科學(xué)合理的檔案檢索體系。一方面，在檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中，要注重延長紙質(zhì)文獻(xiàn)和實體資源的使用壽命，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，給紙質(zhì)文獻(xiàn)及實體資源提供專業(yè)的存儲空間；另一方面，要對紙質(zhì)文獻(xiàn)資源進(jìn)行數(shù)字化編碼處理，使各種具有較高保存價值的紙質(zhì)文獻(xiàn)資源保存到相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，建立科學(xué)合理的信息檢索系統(tǒng)，以滿足用戶精確查詢的需要。

4.2 利用信息技術(shù)構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理信息系統(tǒng)是保障檔案信息資源有效利用的前提，也是檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分。為了促使檔案信息資源得到有效利用，檔案管理部門要積極引入先進(jìn)的信息化管理方法，利用計算機(jī)技術(shù)對各類檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分類、歸檔，以保障對各種檔案信息有效存儲，使各種檔案信息有效地存儲到相關(guān)數(shù)據(jù)庫中，結(jié)合用戶的使用需求，建立操作便捷且科學(xué)合理的檢索系統(tǒng)，使用戶能及時便捷的查詢檔案信息。

4.3 確定檔案信息檢索目標(biāo)

在檔案信息化建設(shè)中，為保證檔案信息資源高效利用，要全面重視檔案信息檢索體系建設(shè)，根據(jù)用戶需求和檔案管理目標(biāo)確定檔案信息資源檢索目標(biāo)，從檔案信息資源利用角度合理規(guī)劃信息檢索流程，可采用圖片檢索方法、文字檢索方法、電子文獻(xiàn)查詢等方法，科學(xué)化檢索有較高利用價值的檔案資源，這樣能使檔案信息資源得到全面利用，提高檔案資源利用效率。

5 結(jié)語

檔案信息化建設(shè)是一項長期性的任務(wù)，不僅需要檔案管理人員樹立信息化管理意識，還需要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，強化檔案管理人員信息化素養(yǎng)，確定檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，構(gòu)建科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)，保障檔案信息資源最大程度上得到利用，實現(xiàn)高度共享，滿足用戶個性化使用需求。

參考文獻(xiàn)

[1]朱瑜，王冉，程喜.“互聯(lián)網(wǎng)+”下檔案信息化安全建設(shè)研究[J].檔案學(xué)研究，2017（01）：73-76.

[2]田偉，韓海濤.“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下檔案信息化建設(shè)的四重境界[J].中國檔案，2017（10）：70-73.