人事制度改革下的中職院校人事檔案管理探討

李芬

摘 要：近些年，我國(guó)人事改制制度改革進(jìn)程不斷深入，出現(xiàn)全新的變化，為各個(gè)企業(yè)和高校等單位的人事檔案管理工作帶來(lái)影響。本文把中職院校作為研究對(duì)象，對(duì)其在人事改革制度下人事檔案管理進(jìn)行探討，為了確保研究的深入性和全面性設(shè)計(jì)入選研究框架。首先：分析人事改革制度帶來(lái)的影響，了解其對(duì)中職院校帶來(lái)的利弊影響。其次：分析現(xiàn)階段中職院校人事檔案管理存在的不足，利于了解現(xiàn)狀。最后：在了解中職院校人事管理不足基礎(chǔ)上，分析其人事管理良好開展的建議。

關(guān)鍵詞：人事制度改革；中職院校；人事檔案管理；探討

在人事制度改革背景下，中職院校人事檔案管理面對(duì)較大挑戰(zhàn)，增加管理難度。對(duì)于此，中職院校必須改變以往管理模式和理念，引進(jìn)新型科學(xué)技術(shù)，把先進(jìn)的信息化管理理念和人事檔案管理工作融合，做好人力資源建設(shè)和管理工作，提高工作人員的責(zé)任感和工作藝術(shù)，把人事檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理理念落到實(shí)處，以此來(lái)保證中職院校人事檔案管理工作效果和質(zhì)量。

1 人事改革制度帶來(lái)的影響分析

人事制度改革，對(duì)中職院校的人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，具有雙方面的影響。首先：其增加了中職院校人事檔案管理的難度，習(xí)慣利用傳統(tǒng)管理方法的中職院校面臨的挑戰(zhàn)較大。其次：利益是把雙刃劍，人事制度改革在為中職院校帶來(lái)沖擊的同時(shí)，對(duì)于其也是一個(gè)機(jī)會(huì)，只要中職院校改革創(chuàng)新，依據(jù)人事制度的內(nèi)容，設(shè)計(jì)全新的發(fā)展思路，注重對(duì)人才進(jìn)行重新的規(guī)劃，學(xué)習(xí)新理念和新技術(shù)，定會(huì)為中職院校帶來(lái)積極影響。中職院可在不斷的實(shí)踐中，探索出一條滿足自身發(fā)展的道路，在做好人事檔案管理的同時(shí)，為自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2 人事制度改革下的中職院校人事檔案管理存在不足

2.1 檔案資料數(shù)量和人員數(shù)量存在誤差，內(nèi)容不夠完善

對(duì)于中職院校來(lái)說(shuō)，在其人事檔案的管理期間，普遍性存在一個(gè)較為嚴(yán)重的問(wèn)題，就是檔案資料缺失完整性問(wèn)題。導(dǎo)致這一問(wèn)題出現(xiàn)的主要原因?yàn)椋盒７皆谶M(jìn)行人力資源招聘時(shí)，忽略對(duì)檔案資料的詳細(xì)查閱，在不了解檔案資料前提下，就把教職工的檔案資料全部放到檔案中，導(dǎo)致一些教職工的檔案資料缺失，內(nèi)容不夠完整的檔案沒(méi)有被及時(shí)的發(fā)現(xiàn)。如：教職工的工作閱歷、教育經(jīng)理、職稱資料等。其次，也有部分工作人員在進(jìn)修了博士和碩士后，忽略對(duì)檔案資料的合檔，因此，其學(xué)習(xí)資料缺失，導(dǎo)致人事檔案資料的不健全，增加檔案資料的管理難度。

2.2 沒(méi)有建設(shè)健全管理制度，檔案管理缺失規(guī)范性

中職院校人事檔案資料的管理工作，應(yīng)依據(jù)相關(guān)要求和制度進(jìn)行，在出現(xiàn)人事變化（人事調(diào)動(dòng)和辭職）等情況時(shí)，更應(yīng)該去依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，盡快的記錄檔案信息，進(jìn)行入檔和出檔的管理。但是受到工作人員經(jīng)驗(yàn)缺失的影響，受到缺失標(biāo)準(zhǔn)化管理制度沒(méi)有及時(shí)建立等影響，致使檔案管理工作混亂，檔案無(wú)法及時(shí)的收寄，入檔和出檔的程序較為混亂等，導(dǎo)致出現(xiàn)管理缺失規(guī)范性問(wèn)題。

2.3 忽略人才的培養(yǎng)，管理效果差

我國(guó)科學(xué)技術(shù)日漸成熟，各個(gè)企業(yè)單位均增加對(duì)新型技術(shù)的關(guān)注，選擇信息技術(shù)去進(jìn)行檔案的管理工作。對(duì)于中職院校來(lái)說(shuō)，也逐漸嘗試?yán)眯畔⒓夹g(shù)開展檔案管理工作，但是受到工作人員能力以及技能等影響，導(dǎo)致中職院校人事檔案管理效率得不到保障。如：一些工作人員工作時(shí)間長(zhǎng)，習(xí)慣利用傳統(tǒng)思維和方法去進(jìn)行管理，對(duì)信息技術(shù)等先進(jìn)管理理念不了解，無(wú)法靈活應(yīng)用影響檔案管理質(zhì)量。此外，工作人員自身素質(zhì)、知識(shí)儲(chǔ)備量、工作責(zé)任心等，也會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量與效率帶來(lái)相應(yīng)影響，如果工作人員不具備這些素質(zhì)，管理質(zhì)量可想而知。

2.4 人員檔案管理的技術(shù)落后

中職院校信息化技術(shù)的應(yīng)用較為表面化，盡管已經(jīng)貫徹信息化這一管理理念，但在實(shí)際管理中，受到以往管理模式影響，仍舊選擇紙質(zhì)的方法去進(jìn)行檔案管理，影響管理效率和質(zhì)量，在新入職貫徹人員和在職人員離職時(shí)，需要不斷和檔案管理的工作人員進(jìn)行交流，查詢檔案的調(diào)動(dòng)實(shí)際進(jìn)展。

3 人事制度改革下的中職院校人事檔案管理良好開展建議

3.1 整理好人事檔案，確保檔案資料內(nèi)容的全面性

參與人事管理的工作人員，應(yīng)樹立良好的工作態(tài)度，不斷端正態(tài)度，認(rèn)真、細(xì)心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜ミM(jìn)行檔案的管理和查閱等工作，在發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容缺失、資料內(nèi)容不健全等問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)的去填補(bǔ)。此外，在人事檔案管理期間，管理工作人員可以實(shí)施動(dòng)態(tài)化管理方案，依據(jù)學(xué)校人事變動(dòng)情況，只要發(fā)現(xiàn)人事變動(dòng)，就去相應(yīng)的調(diào)整人事資料，對(duì)工作人員的離職和入職等，進(jìn)行調(diào)檔和歸檔的處理，這樣才能避免內(nèi)容的丟失，確保檔案資料內(nèi)容的全面性。

3.2 樹立標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)，建設(shè)健全管理制度

以往中職院校人事檔案管理缺失規(guī)范性，管理混淆，管理效果差。因此，在人事檔案管理期間，學(xué)校方要樹立標(biāo)準(zhǔn)化的管理理念和目標(biāo)，保證檔案資料的入檔、不同信息的載入的準(zhǔn)確和有序性，這樣才能實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理工作。因?yàn)槿耸聶n案的改革帶來(lái)的影響較大，因此，中職院校必須注意到這一點(diǎn)，及時(shí)建立完善的任職檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和制度，規(guī)劃好人事檔案的調(diào)檔和歸檔流程，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和制度要求，進(jìn)行檔案資料的登記與整理工作，并在不斷的工作中，完善管理制度中的缺陷，優(yōu)化管理的流程等，只有這樣才能保證檔案管理的有序開展。

3.3 注重人才建設(shè)，發(fā)揮人力資源最大作用

對(duì)于人事檔案管理工作來(lái)說(shuō)，人才也發(fā)揮著較大影響，所以，校方要注重人才建設(shè)工作，樹立教育培訓(xùn)目標(biāo)，制定教育培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高管理工作者的服務(wù)意識(shí)，提高管理工作者的責(zé)任感，積極的投入到工作中，主動(dòng)去回應(yīng)檔案咨詢者的不同問(wèn)題。其次，校方也要明確檔案管理工作的重要位置，引導(dǎo)其了解人事管理的作用和重要性，讓管理人員明確自身的工作職責(zé)，使其具有崗位意識(shí)，這樣才能全身心的投入到管理工作中，科學(xué)和有效的開展管理工作，在做好工作的同時(shí)獲得成就感。

3.4 引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，倡導(dǎo)信息化管理理念

中職院校人事檔案管理工作，要想良好的開展，必須增加對(duì)新技術(shù)的關(guān)注，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，緊隨時(shí)代發(fā)展步伐，這樣才能提高管理效率，保證管理質(zhì)量，才能緊隨時(shí)代的步伐，不被社會(huì)所淘汰。由此可見，社會(huì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的日漸成熟，信息化管理理念和信息技術(shù)管理方法在中職院校人事檔案管理的應(yīng)用是必然的。在人事管理期間，利用信息技術(shù)，可以節(jié)省人事檔案館的管理時(shí)間，提高工作效率，保證了工作質(zhì)量。解決以往繁瑣和復(fù)雜的檔案管理工中的審閱和修改等工作。與此同時(shí)，利用信息化管理方法進(jìn)行認(rèn)識(shí)管理，也利于教職人員利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)搜索到每個(gè)個(gè)體的檔案和信息，提高工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述我們可以看出，人事制度的改革，對(duì)中職院校人事檔案管理工作帶來(lái)較大影響，增加管理難度，對(duì)管理工作要求更加嚴(yán)格。面對(duì)這一發(fā)展形勢(shì)，中職院校必須貼合實(shí)際，分析自身在檔案管理中不足，選擇滿足自身發(fā)展的人力資源管理方法，創(chuàng)新管理理念。只有這樣，中職院校才能在人事制度改革中，突破以往發(fā)展局限，朝向全新的方向發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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