物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的分析及運用探討

摘 要：伴隨著近年來高等學(xué)校的不斷擴招，使得高校檔案越來越多，這些檔案包含學(xué)生的基本信息、獎懲情況和政治面貌等各方面信息，涵蓋內(nèi)容多。如果使用傳統(tǒng)的人為管理方式，會給管理人員帶來較大的工作壓力，而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以很好的解決這方面的問題。本文主要分析了物聯(lián)網(wǎng)在高校檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；高校檔案管理；應(yīng)用

在高校學(xué)生檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主要是利用信息傳感設(shè)備，在一定條件下，加強檔案和信息互聯(lián)網(wǎng)的聯(lián)系。并在設(shè)備通信和信息交換中，對檔案的智能化管理、自動化定位和動態(tài)追蹤監(jiān)督，進而實現(xiàn)了“物物對話”的新型建設(shè)管理目標，因此，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在現(xiàn)代化檔案室管理建設(shè)的過程中必不可少。

1 在高校檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的必要性

1.1 有助于實現(xiàn)學(xué)生檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化

在高校學(xué)生檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主要是利用網(wǎng)絡(luò)將檔案以信息化數(shù)據(jù)的形式存儲在系統(tǒng)中，這種信息管理方式便于相關(guān)人員進行信息查詢。同時，在全部的檔案卷宗上貼標簽，保證其與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)信息相對應(yīng)，可以為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的提供支持，并為高校檔案管理奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.2 有利于實現(xiàn)檔案管理的智能化

高校在進行檔案管理時，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以建立相應(yīng)的智能化檔案管理平臺，這樣可以實現(xiàn)自動化檔案查詢與檔案歸檔，既可以減少檔案管理人員的工作量，又可以提高管理的效率，減少檔案管理的人為失誤，確保管理的安全有效性。比如：在對檔案室進入者進行身份判斷時，利用系統(tǒng)中存儲的各種數(shù)據(jù)信息可以及時對于其身份實行自動識別，并做出權(quán)限判斷，提高了人為識別速度和效率。

1.3 可以實現(xiàn)人性化檔案管理

在時代發(fā)展的現(xiàn)今社會，人們在各個領(lǐng)域都更加重視以人為本的思想理念。因此，在進行高校檔案管理時，為了保證管理符合人性化的管理理念，就需要加強對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用，通過網(wǎng)絡(luò)化和智能化的管理手段，提高檔案管理的人性化服務(wù)水平。在人們需要日漸多元化的今天，全面、個性化的服務(wù)更加符合檔案查詢者的信息查詢需求。

2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的運用思路

2.1 循序漸進引進各項設(shè)備

高校在進行檔案管理時，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案室中，可以在很大程度上提高對管理人員的管理效率，還更加有利于對檔案進行查詢。但同時引進物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備，也意味著需要更換、淘汰大量舊設(shè)備和落后設(shè)備，并用新設(shè)備來提高管理的效率，這樣就會導(dǎo)致高校面臨著資產(chǎn)浪費和資金超支問題。因此，為了解決這一問題，高校檔案室需要循序漸進地引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，適當淘汰、更換老舊和損壞設(shè)備，保留利用價值較高的設(shè)備[1]。

由于在引進物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時，管理工作人員和檔案使用者都需要經(jīng)歷一個習(xí)慣的過程。而更換部分設(shè)備，使新舊設(shè)備同時存在，可以使檔案使用者和工作管理人員從原有的使用習(xí)慣逐漸向新的使用方式中過渡，進而逐漸實現(xiàn)對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用。在進行循序漸進的設(shè)備更換過程中，首先，可以在檔案室尚未引進物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)前，進行局部物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用。其次，檔案室可以先建立試點基地，讓高校檔案室的工作人員進行參觀，通過試點基地與傳統(tǒng)檔案間的對比，增強了對高校物聯(lián)網(wǎng)檔案管理模式的認可。

2.2 加強對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)管理維修的重視

在檔案室檔案管理中使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以在一定程度上實現(xiàn)管理的智能化，將檔案管理工作人員由繁重的管理工作解放出來，增強了管理的服務(wù)化水平，同時還提高了管理的智能化水平。由此可見，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案室管理帶來極大的便利，還在很大程度上提高了管理的效率。但同時使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進行高校檔案管理，也會存在一定的弊端。物聯(lián)網(wǎng)檔案管理技術(shù)，是一種對人工管理方式的模擬，缺乏人工管理靈活性；物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備在使用時，具有一定的使用期限，一旦超過既定的使用期限，就會發(fā)生設(shè)備老化、損毀等現(xiàn)象，一旦物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)設(shè)備出現(xiàn)問題就容易導(dǎo)致難以進行有效管理，為檔案查詢者和使用者帶來極大不便；并且在使用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時一般會連接網(wǎng)絡(luò)，而網(wǎng)路中存在的病毒、木馬等，會在一定程度上導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失、損毀，難以保障檔案信息管理的安全性。這些問題都會在不同程度上對檔案管理造成不便，影響了管理的效率。對此就需要高校加強對檔案室應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的重視，合理的進行管理維修。

在實際進行管理維修過程中，首先，需要檔案室工作人員，做好對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運行狀況的監(jiān)督管理工作，確?？梢栽诎l(fā)生問題時，及時進行解決，這樣有助于降低管理失誤；其次，需要加強對物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備的監(jiān)督管理，定期檢查相關(guān)的硬件設(shè)施，適時對設(shè)備進行更換，減小因設(shè)備故障帶來的失誤；最后，檔案室還需要配備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人員，及時利用先進的技術(shù)，提高設(shè)備的使用性能，增強設(shè)備使用的靈活性。

3 物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用前景

3.1 檔案自動入庫

現(xiàn)階段，高校在進行檔案管理時，通常都是使用人工活條碼識別入庫方式，這樣方法具有一定的使用缺陷，自動化程度較低，比較依賴于人工管理。而物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，改變了原有的管理方式。并通過智能化技術(shù)，實現(xiàn)了檔案管理的自動入庫。在使用的過程中，檔案室的管理人員可以在計算機物聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案電子標簽的唯一標志碼，實現(xiàn)與檔案隨時隨地交流。同時也可以在進行檔案入庫時，通過檔案原始信息，自動形成入庫清單。可見物聯(lián)網(wǎng)射頻技術(shù)的使用，有助于加強檔案的信息自動化識別和采集，實現(xiàn)了檔案自動入庫，并進一步提高了檔案入庫管理的自動化程度。

3.2 追蹤管理智能化

在進行檔案管理時，對即將入庫的電子檔案貼電子標簽，使物聯(lián)網(wǎng)設(shè)備可以智能識別檔案存儲的內(nèi)容、類型、入庫時間、形成時間、擺放位置和來源等信息，有助于實現(xiàn)對檔案的移動管理和全程智能化追蹤。在實際管理過程中，主要是通過利用物聯(lián)網(wǎng)感應(yīng)器，獲得檔案室中相應(yīng)檔案當前存在的位置和存放狀況，并進相關(guān)信息通過讀寫器自動編碼存儲在檔案管理系統(tǒng)中，以供查閱。在檔案被借閱時，感應(yīng)器通過對電子標簽的實時跟蹤與監(jiān)控，可以將檔案的具體情況及時反饋給案管理人員，這樣就實現(xiàn)了對出庫的檔案的全程智能化追蹤管理[2]。

使用這種方式進行檔案管理，可以在檔案被破壞或者是發(fā)生涂改現(xiàn)象時，及時發(fā)出警報，并進信息自動輸送給工作人員，并將檔案遭到損毀的時間、地點、和原因等信息記錄并存儲在電子標簽中，或者是直接發(fā)送到管理系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)了對檔案全程智能化移動管理。比如美國的RFID檔案跟蹤系統(tǒng)，這一系統(tǒng)在使用時，會對每一份檔案都嵌入專屬編碼電子標簽，然后利用電子標簽與讀寫器的信息通信，可以及時跟蹤、記錄流動檔案所在位置和發(fā)生的事件等，在很大程度上提高的管理的工作效率。

4 結(jié)論

總而言之，將物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，已經(jīng)成為現(xiàn)代化檔案管理的新趨勢，對提高高校檔案管理的效率，有著重要的推動作用。在進行管理的規(guī)程中，為了保障管理人員和檔案查詢?nèi)藛T對物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的認可和應(yīng)用，需要注意循序漸進的實施，并注意對技術(shù)設(shè)備進行維護，同時還需要注意技術(shù)的應(yīng)用前景。

參考文獻

[1]解學(xué)香.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探究[J].中國高新區(qū)，2018（07）：74.

[2]畢大鵬.高校檔案管理中物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用的必要性[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（19）：20.

作者簡介

彭偉（1977-），男，四川邛崍人，中級，研究方向：項目管理。