對企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化的思考研究

摘 要：在當(dāng)前日益激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)要想讓自身展現(xiàn)出更強(qiáng)的競爭力，必須在各方面的管理工作中都越來越規(guī)范。而檔案管理工作作為企業(yè)管理中十分重要的組成部分，更加應(yīng)當(dāng)重視規(guī)范化管理。本文首先對當(dāng)前企業(yè)管理工作中存在的常見問題展開分析，然后針對這些問題提出規(guī)劃化策略。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；規(guī)范化；問題；策略

現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中會產(chǎn)生較多的檔案資料，為了更好的保存和利用這些檔案資料，將檔案資料進(jìn)行分類保存變得十分的重要，企業(yè)檔案管理工作也因此得到較高的重視。為了讓其在實(shí)際的工作中取得較好的效果，還需要對相關(guān)管理工作流程展開優(yōu)化，更加規(guī)范的開展檔案管理工作。

1 企業(yè)檔案管理工作存在的常見問題分析

雖然當(dāng)前許多企業(yè)已經(jīng)意識到檔案管理的重要性，并對此采取了一些改進(jìn)優(yōu)化措施，但是從整體上來看，其中仍舊存在著較多的問題。其中較為常見的問題主要有以下幾方面：（1）管理方法較為落后。在進(jìn)行檔案管理時，沒有根據(jù)檔案的特征做出科學(xué)的分類，使得檔案管理顯得十分的混亂。同時，對于檔案信息沒有采取必要的備份措施，較為容易造成檔案信息的丟失；（2）檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理經(jīng)驗(yàn)。當(dāng)前我國許多中小企業(yè)為了縮減開支，降低運(yùn)營成本，通常都沒有專門設(shè)置檔案管理人員，常常由會計人員或前臺工作人員兼職處理，這也造成檔案管理工作缺乏專業(yè)性，在實(shí)際管理工作中顯得不夠規(guī)范；（3）設(shè)置檔案管理制度缺乏實(shí)際意義。一些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的檔案管理制度，但是其中的制度條款并沒有太大的應(yīng)用價值，過于形式化，這也在很大程度上影響到企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化。

2 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化策略

為了有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，還需要企業(yè)重視當(dāng)前存在的問題，并采取積極有效的改進(jìn)策略。

2.1 加強(qiáng)管理制度的建設(shè)與完善

科學(xué)的檔案管理制度是促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)，因此當(dāng)前企業(yè)在實(shí)際的建設(shè)過程中首先需要對管理制度建設(shè)與完善工作給予高度的重視。首先，需要對檔案管理工作開展的工作流程和工作內(nèi)容做出明確，嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員按照此開展工作；其次，需要對責(zé)任進(jìn)行明確的落實(shí)，建立完善的懲處制度。如：在實(shí)際的檔案管理工作中，因?yàn)楣芾砣藛T的疏忽，造成檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，需要對該管理人員做出相應(yīng)的懲罰，以此來規(guī)范管理人員的工作行為。

2.2 采用先進(jìn)檔案管理方法

在當(dāng)前信息化時代中，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量大幅度上升，以往采用的紙質(zhì)檔案管理方式已逐漸無法適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的需要，還需要采取更為有效的檔案管理方法。因此在當(dāng)前的檔案管理中應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用當(dāng)前先進(jìn)的信息化管理方式，對企業(yè)內(nèi)部的檔案信息進(jìn)行高效的分類，將一些重要檔案信息進(jìn)行備份和加密，提升檔案管理的效率和安全性。

2.3 加強(qiáng)檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)給予檔案管理工作足夠高的重視，安排專門的人員從事檔案管理工作；

其次，需要定期對檔案管理工作人員展開培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，以便其能夠在實(shí)際的工作中更加規(guī)范的開展工作。再次，加強(qiáng)檔案管理人員的篩選工作，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理人才招聘時，需要對應(yīng)聘人員進(jìn)行嚴(yán)格的篩選，選取更加專業(yè)的人員擔(dān)任該崗位的工作。

3 結(jié)語

綜上所述，對于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展來講，檔案管理工作有著非常高的重要性，企業(yè)需要對其引起較高的重視，在管理工作中不斷總結(jié)分析其中存在的不足，然后采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。通過這樣的方式逐漸讓企業(yè)檔案管理工作變得規(guī)范化，使其為企業(yè)的發(fā)展帶來積極性

作用。

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作者簡介

任曉怡（1983-），女，漢，陜西省韓城縣，陜西黃河礦業(yè)（集團(tuán)）有限責(zé)任公司，研究方向：企業(yè)檔案的發(fā)展方向和存在問題。