關(guān)于公共管理檔案數(shù)字化建設(shè)和服務(wù)的研究

酈俊成

摘要：隨著社會(huì)發(fā)展，各類信息傳遞與變化，檔案管理在其中起到了越來(lái)越重要的作用，并且，在公共管理改革及服務(wù)發(fā)展的大環(huán)境下，檔案用戶也對(duì)檔案的查找、使用等各方面服務(wù)提出更高要求，如何加強(qiáng)公共管理數(shù)字化建設(shè)，提高其服務(wù)效率與水平，也成為檔案領(lǐng)域工作人員需不斷探索的課題。本文從公共管理和檔案建設(shè)、服務(wù)之間的關(guān)系出發(fā)，分析其現(xiàn)狀，并試圖提出相應(yīng)措施。

關(guān)鍵詞：公共管理；檔案數(shù)字化建設(shè)；服務(wù)

在單位中，人事檔案是事關(guān)工作業(yè)績(jī)、個(gè)人升遷的憑證，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)，在公共管理領(lǐng)域，檔案是一個(gè)地域歷史面貌的還原，因此，不管對(duì)于公眾還是個(gè)人，檔案管理工作都至關(guān)重要。為公眾提供檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的社會(huì)化，提高服務(wù)水平，能讓人們更了解城市文化底蘊(yùn)，有利于城市發(fā)展與建設(shè)。

1公共管理和檔案的關(guān)系

公共管理的服務(wù)對(duì)象是社會(huì)大眾，通過(guò)優(yōu)秀的服務(wù)質(zhì)量，盡可能滿足大眾需求。檔案管理，則是管理部門為滿足檔案用戶的需要，將各類檔案信息進(jìn)行整理，方便查找，以便于檔案用戶的使用。隨著檔案管理意識(shí)的不斷提高，城市公共管理檔案的工具、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)價(jià)值越來(lái)越引起人們的重視。人們?cè)趯?duì)以往公共檔案的查詢、利用中，逐漸認(rèn)識(shí)城市文化、熟悉城市資源、找尋城市記憶，不斷讓自己的認(rèn)知得以提高，需求得以滿足。

檔案服務(wù)的范圍和效能，又隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而不斷提高，可以說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為公共管理檔案服務(wù)帶來(lái)了巨大的革新，數(shù)字化建設(shè)也成為了各檔案館的必備建設(shè)。一方面，各種新技術(shù)、新設(shè)備的使用，能極大的打破時(shí)空限制，加大檔案內(nèi)容的容量，加快檔案查詢速度；另一方面，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，也可以充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，開(kāi)拓新型服務(wù)，促進(jìn)檔案的多元化利用，為檔案用戶帶來(lái)進(jìn)一步的便利。

因此，公共管理與檔案的管理建設(shè)有著密不可分的聯(lián)系，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，能提高服務(wù)效能，拓展服務(wù)項(xiàng)目，進(jìn)一步促進(jìn)公共管理檔案發(fā)揮自身價(jià)值，提高服務(wù)水平。

2公共管理檔案服務(wù)現(xiàn)狀

就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)的公共管理檔案服務(wù)由于其公益性與權(quán)威性，多為各省市、區(qū)政府相關(guān)部門建立，有其不可替代性，缺乏競(jìng)爭(zhēng)，或者可以說(shuō)基本處于壟斷地位。多數(shù)檔案服務(wù)缺乏一定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致許多管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，服務(wù)態(tài)度不佳，工作效率低下，管理部門內(nèi)部的資源浪費(fèi)等。同時(shí)，人們獲得的檔案管理信息并不對(duì)等，也就導(dǎo)致無(wú)法對(duì)檔案管理服務(wù)進(jìn)行有效監(jiān)督。檔案服務(wù)在缺乏內(nèi)部的激勵(lì)機(jī)制，又缺乏外部的監(jiān)督、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制的情況下，便容易變得缺乏創(chuàng)新、服務(wù)質(zhì)量受限，并最終限制了該項(xiàng)服務(wù)事業(yè)的發(fā)展。

雖然近年來(lái)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，各行各業(yè)，包括公共管理檔案服務(wù)，都看到了網(wǎng)絡(luò)科技帶來(lái)的效益，紛紛將網(wǎng)絡(luò)引入服務(wù)建設(shè)中，但仍存在發(fā)展不平衡的情況，特別是一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，信息化水平不高，檔案管理資金投入有限，導(dǎo)致檔案公共服務(wù)數(shù)字化建設(shè)不足，管理手段仍較為落后。也有不少機(jī)構(gòu)，雖然用了較為先進(jìn)的管理系統(tǒng)，卻并不適用于檔案管理，不能及時(shí)將各類信息歸檔，對(duì)檔案的意義、作用認(rèn)識(shí)不足，并且，相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)不足，也限制了檔案管理信息化的發(fā)展。

3加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)及提高服務(wù)水平的措施

3.1引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

檔案館內(nèi)部需引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，設(shè)立有效的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)工作人員的工作進(jìn)行分類并設(shè)置一定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，納入績(jī)效考核，與人員的晉升、待遇等掛鉤，推動(dòng)內(nèi)部工作人員之間的競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)個(gè)人通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，提高自身專業(yè)素質(zhì)，掌握先進(jìn)的管理理念與知識(shí)。在同等級(jí)別以及不同等級(jí)的檔案部門，也需展開(kāi)爭(zhēng)先評(píng)優(yōu)的競(jìng)爭(zhēng)，促進(jìn)不同檔案部門之間相互學(xué)習(xí)，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，并能不斷發(fā)掘自身特色，借鑒其他部門的經(jīng)驗(yàn)，讓本部門不斷獲得發(fā)展。

3.2加強(qiáng)社會(huì)監(jiān)督

檔案部門需立足于為公民服務(wù)的角度，努力讓自身服務(wù)能滿足社會(huì)大眾的需求，并需關(guān)注本部門人員成長(zhǎng)，培養(yǎng)高素質(zhì)員工隊(duì)伍，以提高核心競(jìng)爭(zhēng)力，提升工作效率。同時(shí)，需加強(qiáng)社會(huì)公眾的外部監(jiān)督，加強(qiáng)相關(guān)法規(guī)建設(shè)，發(fā)揮輿論監(jiān)督的作用，讓檔案用戶能參與到服務(wù)監(jiān)管中，以最終改善服務(wù)質(zhì)量。

3.3加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和網(wǎng)站維護(hù)

不少檔案部門在引進(jìn)信息化系統(tǒng)后，紛紛展開(kāi)了數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，但對(duì)于平時(shí)不斷產(chǎn)生的新的信息還不能做到及時(shí)有效的整理、收錄。因此，仍需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和開(kāi)發(fā)，由專人負(fù)責(zé)接收、整理、鑒別各類信息，并及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行分門別類的收錄，便于用戶查詢。并需對(duì)網(wǎng)站定期維護(hù)和其中重要資料的必要備份，以保證網(wǎng)站的順暢運(yùn)行，保證部分?jǐn)?shù)據(jù)的私密性，以及網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性，避免病毒攻擊，防止部分機(jī)密檔案的流失、泄密，并能保護(hù)檔案資源的永久、真實(shí)的存在。

4小結(jié)

總之，公共管理檔案對(duì)城市建設(shè)、社會(huì)發(fā)展均起到重要作用，能通過(guò)讓用戶們有效的查找、利用而充分發(fā)揮檔案本身的價(jià)值。各地檔案管理部門均需要認(rèn)真分析本部門服務(wù)現(xiàn)狀，結(jié)合最新的信息化技術(shù)，在引進(jìn)先進(jìn)管理服務(wù)系統(tǒng)的同時(shí)，還需要配備相應(yīng)的技術(shù)人員，提高信息化建設(shè)，加強(qiáng)外部監(jiān)督，努力為公眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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