面向知識管理的企業(yè)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

姚一民

摘要：檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理的重要組成部分，是促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保障，企業(yè)檔案作為基礎(chǔ)信息資源，記錄著生產(chǎn)、科研、經(jīng)營、人力資源等多方內(nèi)容，體現(xiàn)著每個發(fā)展階段的具體情況。本文主要闡述面向知識管理的發(fā)展趨勢，企業(yè)應(yīng)如何創(chuàng)新檔案管理，希望能夠為企業(yè)提高管理水平提供切實可行性建議。

關(guān)鍵詞：知識管理；企業(yè)檔案管理；創(chuàng)新發(fā)展

前言：

隨著經(jīng)濟(jì)一體化和文化全球化發(fā)展，我國各方企業(yè)對檔案管理的重視程度越來越高。知識管理是指企業(yè)在充分肯定知識價值的基礎(chǔ)上，利用信息技術(shù)為員工創(chuàng)造能夠獲取、共享內(nèi)外部知識信息環(huán)境的管理方式，將其應(yīng)用于企業(yè)檔案管理能夠有效提高企業(yè)的創(chuàng)新能力和信息管理水平，從而推動檔案管理工作發(fā)展。

一、知識管理的內(nèi)涵

知識管理的內(nèi)涵為：企業(yè)以當(dāng)代先進(jìn)技術(shù)為支持，對企業(yè)的內(nèi)外知識進(jìn)行程序化挖掘、儲存、共享和使用，從而提升自身整體競爭力和生存發(fā)展能力的管理方式[1]。知識管理目標(biāo)通常與企業(yè)的經(jīng)營活動目標(biāo)保持一致，由于知識處于不斷更新狀態(tài)，所以知識管理具有動態(tài)性。

二、創(chuàng)新檔案管理的途徑

（一）創(chuàng)新檔案管理模式

1.構(gòu)建管理目標(biāo)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快以及文化傳播程度加深，我國信息化發(fā)展趨勢越來越強大，對國內(nèi)企業(yè)的管理模式和思想觀念帶來巨大影響，利用知識管理實現(xiàn)檔案信息的資源化、信息化和現(xiàn)代化，是我國當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)進(jìn)行檔案管理建設(shè)的主要目標(biāo)。企業(yè)根據(jù)知識管理理論，建立知識型文檔，采用不同方式對不同檔案信息進(jìn)行分類和保存，不僅為提高搜索、查詢檔案信息工作效率奠定了基礎(chǔ)，還為設(shè)計、構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)提供了理論支持，有利于為企業(yè)決策提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，保證決策的科學(xué)性和合理性。

2.創(chuàng)新管理方式

企業(yè)想要在知識管理背景下，創(chuàng)新檔案管理模式和方式，就應(yīng)當(dāng)將知識管理與檔案管理相結(jié)合，制定科學(xué)的知識資源檔案信息管理方案，堅持知識管理是檔案管理工作的核心內(nèi)容，建立知識資源管理隊伍。對企業(yè)的技術(shù)知識、管理制度、硬件設(shè)施、人力資源等信息進(jìn)行調(diào)查，并對其進(jìn)行分類處理，鼓勵管理隊伍發(fā)揮自身作用，令檔案信息管理方案的實施目標(biāo)、實施要素與企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀保持一致，從而保障檔案管理系統(tǒng)具有高效性。

（二）完善檔案分類管理體系

我國大多數(shù)企業(yè)目前仍采用傳統(tǒng)的檔案管理分類方式，根據(jù)信息來源、以卷或件為單位進(jìn)行分類儲存，盡管能夠保證檔案之間的聯(lián)系，但因為忽視檔案內(nèi)容而降低后期搜索、查詢檔案的效率。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)完善檔案分類管理體系，提高檔案檢索效率。工作人員在查詢檔案時，通常根據(jù)檔案的主題和內(nèi)容進(jìn)行檢索，比較重視信息內(nèi)容的查找，面對傳統(tǒng)的檔案分類方式，極大程度上會延長搜索時間，既影響自身工作質(zhì)量，又限制其他部門員工的工作效率。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)將知識單元作為檔案分類基礎(chǔ)，先對檔案信息進(jìn)行分類，隨后對每一類中的檔案進(jìn)行主題標(biāo)號，令其滿足檔案搜索者的實際需求，保證搜索者能夠在最短的時間內(nèi)確定檔案條目，從而降低檢索時間，提高工作效率[2]。另外，在完善檔案分類管理體系之前，企業(yè)應(yīng)當(dāng)先對檔案室、用檔需求等信息進(jìn)行調(diào)查研究，先利用知識管理理論建立檔案模塊，整合企業(yè)檔案信息，然后再以檔案內(nèi)容為對象建立虛擬分類體系，并將其作為實體檔案分類體系的補充，從而大幅度提高企業(yè)檔案管理效率。

（三）提高檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)想要快速實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，提升自身競爭力和生存能力，就必須提高檔案管理人員的職業(yè)能力和綜合素質(zhì)，管理人員只有具備較高的接受能力和學(xué)習(xí)能力，才能利用知識管理相關(guān)理論對檔案管理進(jìn)行革新。對此，企業(yè)首先要改變檔案管理人員“輕利用、重保管”的傳統(tǒng)思想觀念，定期對其進(jìn)行知識管理相關(guān)教育，提升其職業(yè)素質(zhì)和工作能力，保證新型檔案管理模式能夠為企業(yè)提供高效知識服務(wù)。其次，檔案管理人員自身也應(yīng)革新工作觀，對自己進(jìn)行重新定位，努力向“知識提供者”轉(zhuǎn)變，加強對檔案室內(nèi)所有檔案信息的了解，熟悉檔案信息內(nèi)容，實現(xiàn)專題性信息開發(fā)。再者，企業(yè)要堅持檔案知識服務(wù)是科學(xué)開展檔案管理工作的指導(dǎo)，根據(jù)實際工作需求對檔案信息進(jìn)行收集、分析、整理、儲存，從而實現(xiàn)提高檔案管理效率的目的。最后，檔案管理人員要與其他部門員工開展合作，擴(kuò)大知識服務(wù)開發(fā)渠道，降低檔案管理人員的工作壓力，增加檔案知識的影響強度，通過整合多方人員的思想建議來實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。

（四）提高檔案管理服務(wù)水平

企業(yè)在開展檔案服務(wù)工作時，一般情況下是以借閱為主，但是隨著信息技術(shù)的普及發(fā)展，傳統(tǒng)的借閱形式已經(jīng)無法滿足企業(yè)員工的需要，因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高自身檔案管理服務(wù)水平，對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新。首先，企業(yè)要將知識管理服務(wù)理念與檔案管理工作有機融合，將傳統(tǒng)檔案管理被動式服務(wù)轉(zhuǎn)變成自動化服務(wù)，加強檔案管理人員與企業(yè)各部門之間的交流溝通，令其明確企業(yè)經(jīng)營重點，及時向企業(yè)提供信息準(zhǔn)確的檔案，保證企業(yè)決策的科學(xué)性。其次，企業(yè)應(yīng)以“知識服務(wù)”方式開展檔案管理，對開展對象進(jìn)行重新定義，將傳統(tǒng)檔案管理中的原始記錄更改為檔案內(nèi)容和條目，以此提高搜索檔案信息的效率[3]。除此之外，企業(yè)可以結(jié)合計算機技術(shù)、智能技術(shù)等信息技術(shù)開發(fā)自動式檔案管理服務(wù)，通過整合檔案信息建立知識數(shù)據(jù)庫，針對不同部門設(shè)置不同權(quán)限，員工完全可以自行搜索查閱所需信息，有利于提高檔案管理和其他部門的工作效率。

結(jié)束語：

綜上所述，知識管理是當(dāng)今社會持續(xù)發(fā)展的必然趨勢，為了提升企業(yè)檔案管理能力和水平，企業(yè)必須結(jié)合知識管理理論對傳統(tǒng)檔案管理模式和方式進(jìn)行革新。通過建立知識體系，將內(nèi)部知識與外部知識相結(jié)合，實現(xiàn)檔案信息管理的科學(xué)規(guī)劃，保證檔案管理具有合理性、高效性和準(zhǔn)確性，從而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]金利希.知識管理背景下企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)研究[J].人力資源管理，2017（12）：319-320.

[2]蔡錦軒.知識管理視角下的企業(yè)戰(zhàn)略管理創(chuàng)新發(fā)展策略探討[J].中外企業(yè)家，2016（14）：7.

[3]劉義龍，顧潔.以知識管理為導(dǎo)向的企業(yè)戰(zhàn)略管理創(chuàng)新發(fā)展研究[J].河北企業(yè)，2016（01）：11-12.