事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)與問題研究

崔花

摘要：事業(yè)單位人事檔案管理效果與本單位的人事調(diào)動(dòng)和職工管理工作質(zhì)量密切相關(guān)，創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高檔案管理水平也成為加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)。當(dāng)前在事業(yè)單位人事檔案管理過程中尚且存在三種問題，分別是檔案管理意識(shí)偏低、管理手段落后和管理制度須待健全等，本文將簡析這三種問題，并在此基礎(chǔ)上分層論述應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理；特點(diǎn)；問題研究

隨著事業(yè)單位的改革與發(fā)展，人事檔案管理工作在本單位的日常工作中發(fā)揮的作用愈加重要，簡而言之，事業(yè)單位人事檔案管理效果與本單位的人事調(diào)動(dòng)和職工管理工作質(zhì)量密切相關(guān)。在信息時(shí)代，創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高檔案管理水平也成為加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)。然而，當(dāng)前在事業(yè)單位人事檔案管理過程中尚且存在三種問題，分別是檔案管理意識(shí)偏低、管理手段落后和管理制度須待健全等，本文將簡析這三種問題，并在此基礎(chǔ)上分層論述應(yīng)對(duì)措施。

一、事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

從總體視角來看，事業(yè)單位人事檔案管理工作具有四大特征，即獨(dú)立性、政治性、服務(wù)性、保密性。所謂的獨(dú)立性特指人事檔案管理屬于一種專項(xiàng)工作，該項(xiàng)工作有一套專業(yè)理論體系、法規(guī)與管理方法，具有獨(dú)立的程序、范圍和人物，并由專業(yè)管理部門和專業(yè)人員進(jìn)行管理。政治性則是指人事檔案管理和當(dāng)代政治工作密切相關(guān)，關(guān)系著事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)和干部的晉升，通常，在人事調(diào)動(dòng)和單位職業(yè)晉升中，必須全面查閱相應(yīng)的人事檔案，發(fā)揮檔案的參考價(jià)值，從而使人事檔案管理服務(wù)于政治工作。服務(wù)性與保密性具有相輔相成的關(guān)系，簡而言之，人事檔案管理工作服務(wù)于整個(gè)事業(yè)單位人事管理工作，而人事檔案資源屬于單位機(jī)密，因此，這種服務(wù)必須建立在保密的基礎(chǔ)上。

二、事業(yè)單位人事檔案管理問題

（一）人事檔案管理意識(shí)淡薄

部分事業(yè)單位沒有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，檔案管理人員也沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性，其職業(yè)技能并不能滿足檔案管理工作的要求，保密意識(shí)也有待加強(qiáng)。此外，檔案管理人員對(duì)于檔案查閱審核工作執(zhí)行的不是非常嚴(yán)格，難免會(huì)出現(xiàn)漏洞。

（二）檔案管理手段相對(duì)落后

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用十分廣泛，事業(yè)單位管理工作也融合了信息技術(shù)，但是，當(dāng)前的人事檔案管理手段還相對(duì)落后，信息化保密軟硬件質(zhì)量偏低，尚未完全實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)。此外，事業(yè)單位對(duì)檔案的分類編制工作沒有做到位，檔案會(huì)存在各種各樣的形式，在實(shí)際應(yīng)用過程中，不能提供更好地服務(wù)。

（三）檔案管理制度有待健全

目前，事業(yè)單位的人事檔案管理制度并不完善，部分檔案管理人員雖然非常重視檔案的保密工作卻忽視了人事檔案資源的開發(fā)與利用，“重藏輕用”問題極為普遍，他們對(duì)檔案資源的潛在發(fā)展價(jià)值均缺乏科學(xué)、全面地認(rèn)知，尚未立足于人事檔案管理的最終目標(biāo)，削弱了檔案保密管理工作的職能。

三、解決對(duì)策

（一）提高工作人員的保密意識(shí)

加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)保密意識(shí)，創(chuàng)新人事檔案管理模式，首先要從檔案管理細(xì)節(jié)做起，引導(dǎo)檔案管理人員全面優(yōu)化人事檔案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識(shí)。某事業(yè)單位就配合內(nèi)部保密辦進(jìn)行了涉密信息排查工作，逐臺(tái)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢查，確保上網(wǎng)計(jì)算機(jī)上沒有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平臺(tái)宣貫了信息安全的重要性，提高了全員的安全保密意識(shí)。

其次，要全面做好人事檔案立卷歸檔工作，一般情況下，立卷歸檔管理工作的第一步是全面重審檔案卷宗，查看人事檔案文件是否齊全，保持檔案文件之間的聯(lián)系，確保每份文件的位置相對(duì)固定。第二步要做好案卷軟封面的編制工作，調(diào)整好案卷之后，要重新編制封面。第三步，要優(yōu)化人事檔案檢索工具以提升后期的檢索效率。對(duì)于基本完成立卷步驟的案卷，檔案管理人員應(yīng)通過編制并利用檢索工具，使得整個(gè)歸檔管理工作有序而高效，一般可通過設(shè)計(jì)索引目錄，建立標(biāo)準(zhǔn)圖、檔、卡、冊、表并利用計(jì)算機(jī)等多種途徑進(jìn)行檢索。第四步，要將立卷后的人事檔案資料排列上架，并維持調(diào)整、組合后的系統(tǒng)性和相互聯(lián)系性。與此同時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)人事檔案的特點(diǎn)，在排列過程中采用分級(jí)排列法使檔案案卷能夠排列有序。

最后，要做好檔案資源的入庫保管工作，在檔案文件接收入庫后，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一保管。如果保管不善，不僅會(huì)損毀檔案，而且會(huì)影響檔案的利用，給本單位造成無法彌補(bǔ)的損失。

（二）加強(qiáng)檔案信息化動(dòng)態(tài)管理工作

從微觀視角來分析，檔案入庫保管之后并不意味著人事檔案管理活動(dòng)就此結(jié)束，在事業(yè)單位日常工作中，時(shí)常需要調(diào)閱和利用已經(jīng)入庫的檔案資料，這就要對(duì)檔案資源實(shí)施應(yīng)有的管理。人事檔案管理人員應(yīng)盡量避免無關(guān)人員任意進(jìn)出，保管好鑰匙和電子檔案的密碼，同時(shí)，要注重對(duì)檔案內(nèi)容的保密防護(hù)，保證檔案信息網(wǎng)站的安全，完善檔案信息管理的系統(tǒng)。

另外，要做好人事檔案資源的動(dòng)態(tài)管理工作，明確動(dòng)態(tài)管理包含隨時(shí)動(dòng)態(tài)管理和定期動(dòng)態(tài)管理。其中，隨時(shí)動(dòng)態(tài)管理就是結(jié)合日常管理工作的隨時(shí)進(jìn)行而發(fā)生的動(dòng)態(tài)注記和相應(yīng)管理工作。

（三）完善事業(yè)單位檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度是創(chuàng)新檔案管理模式以及提升人事檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)保障，檔案管理人員應(yīng)協(xié)助本單位制定符合信息時(shí)代創(chuàng)新需求的檔案管理制度，創(chuàng)新內(nèi)容應(yīng)包括人事檔案內(nèi)容和適用范圍、總則、檔案的管理體制、職責(zé)、檔案的收集與歸檔、檔案的整理和歸檔、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的保密和安全、檔案的鑒定和銷毀、檔案的開發(fā)和使用、檔案管理的經(jīng)費(fèi)、檔案管理工作的獎(jiǎng)勵(lì)和處罰等。