信息化時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理策略的探討

摘要：近年來，很多國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變成電子儲(chǔ)存形式，使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理已經(jīng)成為主要工作形式。本文對(duì)信息化時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理工作重要性進(jìn)行論述，重點(diǎn)闡述管理策略，主要有：提升硬件設(shè)施的安全、更新管理理念、提升管理人員素質(zhì)和完善管理體系，僅供大家參考。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代；國(guó)有企業(yè)；檔案管理策略

引言：

現(xiàn)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，企業(yè)要想在市場(chǎng)中有長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就要提升自身發(fā)展水平，其中檔案管理具有重要的作用，和傳統(tǒng)檔案管理工作相比，信息化管理更加便捷和安全，能夠減輕管理人員工作量。檔案管理人員要重視信息化時(shí)代下檔案管理的建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。

一.信息化時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要性

首先，我國(guó)信息化建設(shè)快速發(fā)展，電腦和智能手機(jī)等設(shè)備的普及和辦公軟件的運(yùn)用，使人們的生活和工作形式有了很大的改變。如今各種自動(dòng)軟件技術(shù)的提升，桌面辦公和電子文件的產(chǎn)生，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的辦公模式。國(guó)有企業(yè)要想跟上時(shí)代的腳步，就要實(shí)行檔案的信息化建設(shè)，包含檔案信息化管理機(jī)制的建立和管理流程的確定。因此，檔案信息化建設(shè)是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。其次，很多大型企業(yè)都有一套完整的管理機(jī)制，整個(gè)企業(yè)的運(yùn)行也是依賴管理系統(tǒng)進(jìn)行工作，其中對(duì)檔案的信息化管理也很重要。根據(jù)我國(guó)對(duì)檔案的規(guī)定，企業(yè)中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要妥善管理。這一規(guī)定的推出提升了國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，辦公自動(dòng)化的運(yùn)用是檔案管理的主要手段[1]。最后，檔案管理的信息化建設(shè)促使國(guó)有企業(yè)提高檔案管理工作效率。眾所周知，國(guó)有企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的支柱產(chǎn)業(yè)，檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展具有重要作用。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，只有將信息化技術(shù)融入到整體建設(shè)中，才能更好的為企業(yè)解決各種問題。

二.信息化時(shí)代國(guó)有企業(yè)檔案管理策略的探討

（一）提升管理人員素質(zhì)

受信息技術(shù)發(fā)展的影響，我國(guó)各大院校相繼開設(shè)檔案管理專業(yè)，由此可知，國(guó)家和企業(yè)對(duì)檔案管理工作逐漸重視，對(duì)檔案管理專業(yè)人才需求增多。檔案管理工作是指為企業(yè)重要信息建立完善的服務(wù)體系。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理工作人員工作形式有了更高的要求，不但要熟悉使用網(wǎng)絡(luò)，要要具備較高的工作素養(yǎng)，可以快速的從眾多資料中找到需要的信息，并按照一定規(guī)律進(jìn)行整合。另外，信息化時(shí)代下的管理人員，不但有服務(wù)意識(shí)，還要有一定學(xué)習(xí)能力，可以在網(wǎng)絡(luò)中不斷提升自己的專業(yè)技能，保證專業(yè)技能和科學(xué)技術(shù)發(fā)展相符，更好的為企業(yè)服務(wù)。因此國(guó)有企業(yè)要想實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代信息化檔案管理工作，要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的同時(shí)，對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使之有最新服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，廣泛招聘信息化檔案管理人才，做好人才儲(chǔ)備，提升國(guó)有企業(yè)檔案管理工作效率。

（二）保證硬件設(shè)施的安全

檔案是國(guó)有企業(yè)發(fā)展的重要資源，信息化檔案管理的過程中，要重視信息化系統(tǒng)的安全，其中包括信息安全、工作環(huán)境安全和設(shè)備安全，保證發(fā)生意外情況或者不可控的災(zāi)難時(shí)，檔案信息不丟失。維護(hù)人員要對(duì)硬件設(shè)施進(jìn)行定期的維護(hù)和養(yǎng)護(hù)，巡查設(shè)備運(yùn)行情況，對(duì)設(shè)備運(yùn)行情況進(jìn)行詳細(xì)的記錄，對(duì)即將出現(xiàn)問題的設(shè)備或者零件進(jìn)行更換或者維修，保證硬件的安全運(yùn)行。對(duì)主要服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)察，保證及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，做好機(jī)房周邊環(huán)境的監(jiān)控和控制，嚴(yán)禁外部人員隨意進(jìn)入，避免有不懷好意的人進(jìn)入機(jī)房竊取企業(yè)重要信息。隨時(shí)監(jiān)測(cè)機(jī)房?jī)?nèi)部溫度和濕度的變化，控制溫度和濕度在一定范圍內(nèi)。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作觀念

我國(guó)逐漸重視企業(yè)檔案管理工作，對(duì)一些國(guó)有企業(yè)檔案管理工作不積極的情況，也在積極采取措施改變。如今，國(guó)有企業(yè)對(duì)檔案管理的重要性有充分的認(rèn)識(shí)，摒棄傳統(tǒng)檔案管理工作觀念，繼承優(yōu)點(diǎn)，并使用信息化技術(shù)進(jìn)行傳力，和時(shí)代發(fā)展接軌，主動(dòng)的學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，使用信息化管理手段加強(qiáng)檔案管理。例如，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的發(fā)展，國(guó)有企業(yè)和其他企業(yè)的檔案管理數(shù)據(jù)聯(lián)合起來管理，建立一個(gè)大型數(shù)據(jù)信息平臺(tái)，企業(yè)可以在平臺(tái)中進(jìn)行檔案管理工作，還可以進(jìn)行企業(yè)之間的溝通，查詢資料也更加便捷，并方便檔案管理。雖然國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，短時(shí)間內(nèi)改變管理觀念也難，但是在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，只有跟上時(shí)代潮流思想的企業(yè)，才能有快速的發(fā)展，所以，企業(yè)要有創(chuàng)新思維，來迎接更大的挑戰(zhàn)，長(zhǎng)久發(fā)展下去。

（四）完善管理體系

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作時(shí)要按照一定的規(guī)章制度進(jìn)行，不能隨意工作，對(duì)于檔案管理工作制度的制定，國(guó)有企業(yè)要參照其他大型企業(yè)或者國(guó)外優(yōu)秀先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，完善和創(chuàng)新管理標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，如果不能按照規(guī)章制度工作，不能充分發(fā)揮檔案管理的效果，并且工作程序會(huì)變得混亂，容易出現(xiàn)問題。另外，制定制度的時(shí)候不但要借鑒其他企業(yè)經(jīng)驗(yàn)，還要按照自身企業(yè)的情況，例如企業(yè)文化和發(fā)展方向等，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的資源進(jìn)行整合，建立完整的管理體系，這種形式不但便于日常工作的管理，還便于企業(yè)內(nèi)部其他部門資料的檢索，提升工作效率。因此現(xiàn)在國(guó)有企業(yè)在信息化時(shí)代下要重視檔案管理體系的建立，促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)久進(jìn)行[2]。

結(jié)論：

國(guó)有企業(yè)檔案管理工作，要從源頭上進(jìn)行改變，引進(jìn)信息化技術(shù)手段，建立實(shí)用的信息化檔案管理體系，提升檔案管理服務(wù)水平，方便企業(yè)員工查詢和使用文件。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)管理對(duì)電子檔案的管理產(chǎn)生重要的影響。所以，國(guó)有企業(yè)要提升信息檔案管理的使用率，推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]滕麗.關(guān)于我國(guó)國(guó)有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視與解決路徑探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：67-68.

[2]袁紅.新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)電子光盤管理的相關(guān)問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（20）：186.

作者簡(jiǎn)介：姜文蘭（1980.04）女，民族：漢，籍貫：吉林省，研究方向：檔案管理，單位：吉林省琿春市供水公司。