新經(jīng)濟(jì)形勢下檔案管理工作的新思考

白如雲(yún)

摘 要：近些年，我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展十分迅速，檔案管理工作發(fā)展的越來越完善。檔案管理工作不僅僅是資料的簡單保管，而且是提高工作效率和工作質(zhì)量的不可或缺的組成部分。報社出版、發(fā)行報紙過程中，產(chǎn)生了大量信息和工作檔案、資料，如何保存好、利用好這些信息檔案、資料，服務(wù)本單位、服務(wù)社會、服務(wù)黨和國家以及人民群眾，是當(dāng)前報社檔案工作的一個新的重要課題。

關(guān)鍵詞：新經(jīng)濟(jì)形勢；檔案管理；工作；新思考

由于檔案部門認(rèn)真履行了職能，各單位認(rèn)真貫徹推行了《檔案法》和《檔案法實施辦法》，檔案工作呈現(xiàn)了良好的發(fā)展勢頭，機(jī)關(guān)檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)有了明顯增強(qiáng)，各部門領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作更加重視，機(jī)關(guān)檔案管理中一大批單位達(dá)到了省級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，很多單位達(dá)到了省一級檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，形成了常抓不懈的管理體制，基本達(dá)到檔案管理工作制度化、規(guī)范化的要求。但縱觀檔案管理工作，成績并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現(xiàn)象，有的部門檔案管理意識相當(dāng)?shù)。率箼C(jī)關(guān)檔案工作還存在各種問題。要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，必須提高檔案人員的素質(zhì)，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展；要加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施投入，改善檔案保管條件等工作。

1 全新認(rèn)識檔案管理工作的重要意義

作為一個有責(zé)任心的檔案管理者，首先要面對的問題是為什么要做好檔案管理工作？如何更好的做好檔案管理工作？這對每一個檔案管理工作人員來說都是必須嚴(yán)肅面前的問題，要認(rèn)真思考并加以解決。做好檔案管理工作不僅是本職工作的需要，也是單位發(fā)展和進(jìn)步的需要。檔案管理工作是整個單位和部門工作的一部分，是衡量人員工作質(zhì)量和工作效率，維護(hù)歷史真實面貌，見證歷史足跡不可缺少的，也是評價一個人的基本素質(zhì)和工作業(yè)績必不可少的?？茖W(xué)規(guī)范的管理檔案也不僅是檔案工作發(fā)展的需要，更重要的是可以為單位的決策者提供工作業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料，進(jìn)行科學(xué)分析制定長遠(yuǎn)規(guī)劃發(fā)展前景的重要依據(jù)。同時根據(jù)檔案資料，可以充分了解本單位的工作現(xiàn)狀，存在問題，揚(yáng)長避短，改進(jìn)工作，對發(fā)展規(guī)劃適當(dāng)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。特別是對企業(yè)里來說，可以為管理者和經(jīng)營者的決策提供準(zhǔn)確資料，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)，為企業(yè)與各有關(guān)方面進(jìn)行有益合作奠定堅實基礎(chǔ)。在當(dāng)前經(jīng)營形勢十分嚴(yán)峻的條件下，充分發(fā)現(xiàn)發(fā)揮檔案管理工作的功能效應(yīng)，擴(kuò)大它的社會價值和效能，更新觀念，創(chuàng)新意識，創(chuàng)新思維，勇敢探索，提高檔案管理手段，全面、真實地反映單位整體發(fā)展?fàn)顩r則顯得尤為重要。因此，做好檔案管理工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的全面發(fā)展、不斷提升單位整體形象、促使企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮更大的競爭力具有重要意義。

2 新經(jīng)濟(jì)形勢下檔案管理工作措施

2.1 依法管理，建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，也是實現(xiàn)檔案管理工作科學(xué)規(guī)范化的保證，要做好檔案管理工作，就必須嚴(yán)格以依法治檔，實現(xiàn)檔案管理制度化。為了有效地保護(hù)和利用檔案，更好的為經(jīng)濟(jì)和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，1987年9月5日第六屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，有力的保障了檔案工作的順利進(jìn)行，為檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)，在檔案的管理、收集、整理和甄別等工作中發(fā)揮了極其重要的作用。但是，隨著社會的發(fā)展，檔案工作也在不斷進(jìn)步，尤其是隨著檔案管理設(shè)備的提高，設(shè)施的進(jìn)一步優(yōu)化，檔案種類載體的多樣化等特點(diǎn)，要求檔案管理方法必須不斷改革，與時俱進(jìn)，全面創(chuàng)新。每個檔案工作者必須要有高度的憂患意識，樹立緊迫感，在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高，順應(yīng)形勢需要，堅持走依法治檔的道路，建立一整套行之有效的檔案法律法規(guī)，建立健全檔案管理規(guī)章制度，只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，最大限度的發(fā)揮其應(yīng)有的社會作用。

2.2 科學(xué)規(guī)范，提高效能

合理有效的檔案運(yùn)用對把握經(jīng)濟(jì)活動的基本規(guī)律和發(fā)展方向具有很強(qiáng)的借鑒意義，加強(qiáng)檔案管理工作的根本目的在于為社會和國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。檔案利用是檔案自身價值得以實現(xiàn)的直接手段，做好檔案的開發(fā)和利用又是檔案管理者自身價值的重要體現(xiàn)，檔案開發(fā)利用已經(jīng)成為全社會發(fā)展的重要信息資源，而且檔案信息資源的共享顯得更加重要。作為檔案管理人員既要加強(qiáng)檔案收集、整理、鑒定、保管等工作，重點(diǎn)應(yīng)做好檔案的編目、檢索、編研工作，結(jié)合本單位特點(diǎn)和實際需要，編制出切合實際方便快捷的檢索工具，建立健全檢索體系，以滿足檔案利用工作的需要。并要加強(qiáng)對檔案的保管工作，為利用者提供需要。在檔案利用過程中，對一些重要的珍貴檔案資料要妥善保管，一般只把微縮或復(fù)制件提供利用，原始的資料不予查看外借，確實需要的要在保證資料安全的情況下，由管理人員親自監(jiān)督，以保證檔案資料的安全完整性。對檔案庫房的設(shè)施建設(shè)，要不斷進(jìn)行加強(qiáng)，盡量減少外界條件對檔案造成不必要的損害。隨著社會的發(fā)展，還要積極尋求檔案管理服務(wù)的新途徑，提高檔案利用質(zhì)量和水平，更好地發(fā)揮檔案的作用，在創(chuàng)造社會效益的同時，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 求實創(chuàng)新，與時俱進(jìn)

隨著信息時代的來臨，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，做好檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)。如何實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，使檔案管理工作逐步走上良性發(fā)展的軌道？這要求檔案管理人員準(zhǔn)確把握檔案管理工作的特點(diǎn)，想方設(shè)法，提高檔案管理者的服務(wù)意識，掌握豐富的業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代化管理技能，充分發(fā)揮檔案的信息資源優(yōu)勢，更好的服務(wù)于社會。俗話說，前途是美好的，道路是曲折的，落實到檔案管理的具體工作上，還是腳踏實際，從頭做起，從繁瑣枯燥、重復(fù)機(jī)械的工作做起，把最原始、最基本的資料收集、整理、甄別、歸類，利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段科學(xué)分類，整理檔案，提高效率，做到事半功倍。設(shè)法降低人為因素，發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少手工操作，提高工作效率。尤其是在檔案的查找檢索中發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢，提高庫藏資源的利用率。凡事有利必有弊，在信息化帶來方便快捷的同時，也伴隨著安全隱患。為了保證檔案的安全性，必須制定嚴(yán)格的電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉(zhuǎn)跟蹤登錄制度，建立有效的操作權(quán)限管理體系，對電子文件管理系統(tǒng)的操作權(quán)限進(jìn)行合理劃分，在軟件功能上周密設(shè)計，加強(qiáng)電子簽章、口令管理、活體指紋識別等技術(shù)，提高身份認(rèn)定的精度，其中重點(diǎn)應(yīng)對最常用的口令方式進(jìn)行嚴(yán)格管理。同時，為了以防萬一，還必須設(shè)置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進(jìn)行安全查考或真實性鑒定時作為依據(jù)。

3 結(jié)語

綜上所述，科學(xué)規(guī)范的檔案管理不僅可以提升管理部門的自身水平，合理開發(fā)利用檔案，還提升檔案管理工作者的自身價值，為社會進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出新的貢獻(xiàn)?，F(xiàn)在，我們必須搶抓機(jī)遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發(fā)揮我國社會制度特有的管理優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化，與時俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，創(chuàng)造檔案管理工作的新局面。

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