收集決定成敗

金潔

摘 要：人事檔案工作只有與時俱進，采取措施，立足實際，切實抓好人事檔案管理以提高檔案質(zhì)量，才能更高效地為人事工作服務。而檔案材料的收集與整理工作是否齊全規(guī)范，將直接影響著人事檔案的質(zhì)量。因此，做好收集與整理工作是人事檔案工作中的重中之重。本文根據(jù)筆者多年工作經(jīng)驗，闡述了在實際工作中基礎材料收集方面的工作方法及注意事項，以供參考。

關鍵詞：人事檔案管理；基礎材料；收集；存在問題；注意事項；重要性

人事檔案材料是人事檔案的基本構成要素，是人事檔案的核心內(nèi)容。每個階段的每一份材料都濃縮了這一時期的人生經(jīng)歷，反映著個人在社會活動中的成長過程，是一個人成長的原始記錄，具有重要的憑證和參考作用。然而，隨著人事檔案目標管理工作的深入開展，通過對人事檔案審核，暴露出這樣或那樣的問題，而究其產(chǎn)生的原因，無外乎兩個方面：收集不齊全與材料內(nèi)容填寫不規(guī)范。這當中，收集工作是基礎中的基礎，沒有收集齊全的基礎材料，也就無從談起制作的規(guī)范與否了。

在市場格局不斷變化的新形勢下，集團公司機構改革調(diào)整的頻率也相應增多，有許多單位所管理的人事檔案都經(jīng)歷了多次分離、歸并、接收，有部分檔案甚至是經(jīng)過二次、三次移交；同時，人事檔案管理組織機構和人員也隨著改革而發(fā)生變化，致使現(xiàn)職檔案管理人員在隨后的日常檔案提供利用的工作中，出現(xiàn)查而無據(jù)，又無法說明情況事情發(fā)生，而那些缺少的檔案材料也無從查找，無處補齊，使得人事檔案材料不能全面反映一個受控個體的真實情況，影響到組織勞資部門以及個人各方面工作需求，也直接影響到人事檔案的利用價值。

產(chǎn)生這種問題的原因，其根源有以下幾個方面：一是整個社會和普通職工的檔案意識淡薄，給收集工作帶來困難；二是材料的“舊、空、缺”現(xiàn)象，給收集工作帶來困難；三是形成材料不及時、不規(guī)范，歸檔制度不嚴格執(zhí)行給收集工作帶來困難；四是材料形成部門的分散性、人事檔案主體的流動性，給收集工作帶來困難；五是檔案材料最初生產(chǎn)者的整體業(yè)務水平不高，給收集工作帶來困難等等。實際上，徹底解決這種問題，并非是一件無法做到的事情，每個與人事檔案材料產(chǎn)生息息相關部門和人員，盡到本職責任，杜絕源頭問題發(fā)生，就能保證檔案材料的完整和準確，著手方向應有幾下幾點：

1 加強人事檔案材料收集工作的宣傳，明確收集工作的重要性

人事檔案工作長期處于封閉和半封閉狀態(tài)，外界很少了解。只有通過廣泛宣傳收集工作的重要意義和作用，提高基層領導、勞動人事工作人員和職工本人對人事檔案管理工作的認識，取得他們的重視、獲取他們的支持是做好人事檔案管理工作的基本保障。

由于人事檔案材料的產(chǎn)生和形成涉及許多部門和單位。又因為種種原因往往形成積壓，未能及時向人事檔案的管理部門轉(zhuǎn)遞，造成了檔案內(nèi)容的失真。因此，必須把人事檔案管理的宣傳工作深入到基層單位、深入到每個人的頭腦中去?？梢圆扇∫韵聨追N方法：一是聯(lián)合組織和勞資部門加強培訓。重點講授一些普遍存在的、大家經(jīng)常遇到的有關技術性和業(yè)務性的知識，對業(yè)務工作進行有效指導，增強各層次人事工作主管領導和具體操作人員的認識。二是通過與檔案材料產(chǎn)生部門人事工作人員加強業(yè)務往來，建立聯(lián)系點，多與他們進行業(yè)務交流，研究工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，從而為人事檔案管理工作起到積極的促進作用。三是開展業(yè)務自學活動。近年來，由于檔案管理員流動比較快，且有些并非專職檔案員，都身兼多職，有些檔案員甚至不知道哪些材料需要存檔，哪些材料不需要存檔，給材料收集工作帶來不便。因此需要邊工作、邊學習，根據(jù)工作人員的實際情況出發(fā)，采取需要什么學什么，缺什么補什么的原則，以盡快縮小實際能力與工作要求的差距。

2 積極收集、多方積累

人事檔案材料產(chǎn)生于不同的部門，渠道繁多，涉及面廣。研究和探討人事檔案材料的形成規(guī)律和特點是提高收集工作質(zhì)量的關鍵。只要我們檔案管理工作人員勤于思考和善于觀察，認真調(diào)查研究，摸清檔案材料的來源，知道從什么地方去獲取，才能保證人事檔案材料收集工作的預見性和計劃性，爭取收集工作的主動權，減少被動性。

一是做好經(jīng)常性的收集工作。收集工作經(jīng)常化，既是檔案工作自身發(fā)展的要求，也是保持人事檔案內(nèi)容真實的有效手段，應采取一切措施盡快地將所形成的、新發(fā)現(xiàn)的人事檔案材料收集起來，及時歸入本人檔案。為做好經(jīng)常性的收集工作，首先要使檔案管理工作人員充分認識檔案材料收集工作的長期性和艱巨性。人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性決定了收集工作不可能一勞永逸，不是一次、兩次突擊便可以了事的，而是一項經(jīng)常性的收集工作任務。其次是結合本部門的實際情況，必須與材料形成部門密切配合，疏通渠道，提出切實可行的具體要求，使收集工作長期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。二是主動上門、重點收集。人事檔案材料收集的重點應根據(jù)各個時期的現(xiàn)狀來確定。所以，檔案工作人員要主動加強與各有關單位的聯(lián)系，積極主動、踏實細致，做到手勤、嘴勤、腿勤，及時發(fā)現(xiàn)收集線索，及時登門去收集。主要是通過黨、團組織，重點收集在職工職工黨團方面入黨、入團、退黨、退團等有關材料；通過與學歷、資歷管理部門聯(lián)系，掌握每個職工繼續(xù)學習深造等方面的信息，通過多方渠道，督促其將學校學習期間形成的材料和表現(xiàn)，以及知識和學歷的變化，收集起來歸入本人檔案；通過紀檢監(jiān)察部門構建信息交流網(wǎng)絡，重點收集干部違法亂紀等有關方面的材料，為人事管理工作提供正確可靠的依據(jù)。三是建立健全收集工作制度。1）遞交制度，人事檔案管理部門應建立健全移交和轉(zhuǎn)遞制度，保證檔案材料能及時地、源源不斷的從形成單位獲得職工檔案的歸檔材料，人事檔案管理部門在總結實踐經(jīng)驗的基礎上，制定具體的人事檔案材料歸檔范圍、時間、質(zhì)量要求和應履行的有關手續(xù)，并發(fā)至相關各部門執(zhí)行，任何組織與個人都不得以任何理由積壓、滯留應歸檔材料。2）索要制度，建立檔案材料索要函，對于未能按時遞交到人事檔案管理部門的人事檔案材料，要及時向檔案產(chǎn)生部門發(fā)索要歸檔材料函，限定時間，或是主動上門索要歸檔材料，從根本上杜絕漏收檔案材料現(xiàn)象的發(fā)生。3）登記制度。為了便于了解收集工作的情況，還必須對已收集的歸檔材料按照收到的時間順序逐份進行登記，對已經(jīng)整理完畢，放入個人檔案中的，要在《職工檔案材料轉(zhuǎn)入登記簿》相應記錄后，注明已歸檔表識，避免檔案材料遺失或散落。4）檢查核對制度。檢查核對制度應與缺少材料補充制度相結合。以單位為序，檢查收集情況，發(fā)現(xiàn)漏交單位，及時填寫《職工檔案缺少材料登記表》，同時向相關部門催要歸檔材料。四是方便利用，促進收集。人事檔案和人事檔案管理工作能否繼續(xù)存在和發(fā)展，取決于人事檔案的利用能否滿足本單位人事管理工作的需求。人事檔案材料收集工作的最終目的是為本公司發(fā)展服務、為職工個人服務、為經(jīng)濟建設服務，有效的開發(fā)和利用檔案資源是人事檔案管理工作的生命所在。

3 人事檔案材料收集工作應注意的問題

一是人事檔案在現(xiàn)實生活中具有現(xiàn)實效力和作用，要力求反映每一名職工的現(xiàn)實面貌，這就要求人事檔案管理部門更應該注意新材料的收集工作，所以，人事檔案管理部門不能等待各部門把材料堆積如山時才去收集，也不能坐在辦公室等材料報上來，要克服消極等待的思想，講究工作效率，增加工作的主動性，及時迅速地收集應歸檔的人事檔案材料。二是把深入細致的工作態(tài)度和工作作風貫徹始終。要做到不能只滿足于發(fā)文件、打電話、一般詢問和等別人把材料送上門，應當深入到有關部門進行調(diào)查研究，廣泛進行宣傳動員，疏通材料來源渠道，摸清檔案材料形成的規(guī)律，在具體工作中不允許馬馬虎虎，粗枝大葉，否則一方面影響收集工作效率，增加鑒別的工作量；另一方面也直接影響人事檔案作用的發(fā)揮， 只有把握住收集工作的主動性，做到有的放矢，才能收到事半功倍之效。三是要處理好數(shù)量與質(zhì)量的關系，力求數(shù)量與質(zhì)量統(tǒng)一。不能因為急于收集檔案材料，而忽視在歸檔與接收前的審核與鑒別，重蹈歷史覆轍。因此，收集應是有選擇的，既要防止“有文必歸”的片面做法，又要防止“應歸不歸”的錯誤傾向。對于有價值的歸檔材料絕不遺漏，沒有保存價值的也不亂收歸檔。

收集工作是檔案管理工作的起點。及時、準確、完整地收集歸檔材料，是人事檔案管理部門取得和積累檔案的一種手段，在人事檔案管理工作中處于特殊的地位。收集是人事檔案管理工作的基礎。只有將檔案材料完整齊全的收集起來，科學的整理和鑒別，人事檔案的信息資源才能得到充分的開發(fā)和利用。因此，收集工作的質(zhì)量，直接制約著各項業(yè)務工作的開展和管理水平的提高，檔案管理工作人員必須下大力氣做好歸檔材料的收集工作，占有豐富而齊全的檔案材料，才能為檔案管理打下堅實的基礎。

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