數(shù)字時代檔案管理的變革與創(chuàng)新探究

郭潤琪

摘 要：數(shù)字時代是社會進步的體現(xiàn)，也是社會科技發(fā)展的必然結(jié)果。本文分析了數(shù)字時代檔案工作的變化及其變革與創(chuàng)新的意義，并對當(dāng)前檔案管理中存在的問題進行了分析，重點就數(shù)字時代背景下檔案工作的變革與轉(zhuǎn)變措施進行了探討。希望能夠為我國的數(shù)字時代的檔案管理工作的進步提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時代；檔案管理；變革與創(chuàng)新；問題與對策

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和爆炸式增長的普及，徹底改變了人們信息交流的手段和環(huán)境，將人類帶入了數(shù)字時代，數(shù)字時代下的檔案管理工作的變化隨之而來。在這變化的浪潮中，依然存在一些無法跟隨時代變化而進步的觀念以及行為方式，這些因素都影響著檔案管理工作的數(shù)字化進程的發(fā)展。

1 數(shù)字時代檔案工作的變化

隨著信息技術(shù)在社會生活的深入，檔案管理隨之進入數(shù)字時代。首先將檔案管理工作從紙質(zhì)記錄向電子化記錄的重大轉(zhuǎn)變，檔案管理從傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊瘷n案，通過數(shù)字化的形式被記錄、儲存和傳遞。從空間的概念的突破來說，數(shù)字時代檔案工作的變化可以歸納為兩個方面，一是檔案資源的儲存空間的變化，二是檔案工作者活動空間的變化。從功能性角度來說，檔案管理突破了傳統(tǒng)的館庫形態(tài)，可以突破地域的限制為用戶提供服務(wù)，獲取館藏資源的方式也發(fā)生了變化，獲取館藏資源的形式更為豐富，也更為便捷。數(shù)字化的檔案管理，其物理空間、功能定位以及記錄、保存和傳遞方式都面臨著全面的創(chuàng)新與變革。

2 數(shù)字時代檔案管理變革與創(chuàng)新的必要性

2.1 這是數(shù)字時代發(fā)展的必然形態(tài)

在當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展下，數(shù)字化檔案體系建設(shè)已經(jīng)成為可能，再加上數(shù)字信息平臺的普及，使得各類數(shù)字化檔案信息能夠及時歸檔，通過接收、復(fù)制、分類以及存盤等整理后，可以第一時間將其集成，并添加目錄、摘要或以全文形式反饋給用戶，進而實現(xiàn)對資源的歸檔整理和共享。在數(shù)字信息平臺體系中，可以實現(xiàn)無紙化的檔案數(shù)據(jù)錄入辦公和查閱，可以減少很多的人工環(huán)節(jié)，為用戶提供更為便捷的檔案服務(wù)。進而加快檔案管理工作的工作效率，減少大量繁雜工作導(dǎo)致的檔案管理工作失誤。此外，通過電子化的檔案備份，也能夠降低檔案丟失和損壞的風(fēng)險，進一步保障檔案管理的安全性和可靠性，這也是新時代對檔案管理工作提出的新要求。

2.2 這是檔案數(shù)字化發(fā)展的要求

隨著社會事業(yè)的發(fā)展，檔案工作出現(xiàn)了一種新的發(fā)展態(tài)勢。檔案的內(nèi)容不斷增加和豐富，這就要求檔案管理者能夠及時收集檔案，并提供有效、準確的技術(shù)手段做好檔案的內(nèi)容新增工作。隨著辦公自動化的發(fā)展，辦公檔案的載體也發(fā)生了變化，以圖片、音像和磁盤等多種檔案載體為主的記錄、儲存和傳遞方式并存的檔案管理方法取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，檔案儲存的體積及所需要的資源降低，能夠儲存的信息量擴大。現(xiàn)代人對檔案儲存數(shù)量的要求以及載體形式的變化，都推動了檔案管理工作數(shù)字化的進程。

3 當(dāng)前檔案管理中存在的問題

在當(dāng)前的檔案管理中，存在的問題主要有四點：一是觀念落后，存在認識上的誤區(qū)；二是手段落后，存在管理上的缺陷；三是檔案更新落后，投入力度不足；四是檔案管理隊伍松散，人才建設(shè)不暢。這些問題都是由當(dāng)前的現(xiàn)狀決定的，一部分檔案管理人員未跟上時代的步伐，依舊采用陳舊的檔案管理方法，而很多單位由于擔(dān)心新建檔案數(shù)字化管理體系會花費大量的人力物力而仍然沿用陳舊的檔案管理方式。此外，采用數(shù)字化的檔案管理方法，對檔案管理人員提出了新的要求。這些因素都阻礙了當(dāng)前檔案管理的數(shù)字化進程的發(fā)展。因此，要想在數(shù)字時代中為檔案管理謀求發(fā)展，更好的開展檔案管理工作，必須有針對性地解決這些問題，逐一擊破。

4 數(shù)字時代檔案管理的變革與創(chuàng)新方法

4.1 更新檔案管理的理念

首先，要將檔案管理者的觀念由傳統(tǒng)、保守轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放創(chuàng)新、開拓進取，將檔案工作業(yè)務(wù)觀轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案工作服務(wù)觀，培養(yǎng)主動創(chuàng)造條件解決問題的觀念。其次，必須緊跟時代，了解檔案工作數(shù)字化是當(dāng)前社會的發(fā)展必然結(jié)果，從觀念上轉(zhuǎn)變對數(shù)字化的認識，了解數(shù)字時代檔案管理工作的變化及內(nèi)涵。最后，自身的行為也必須跟上數(shù)字時代的步伐，明確數(shù)字時代檔案管理工作的職責(zé)已不再是單純的管理，而是要做出風(fēng)采，令用戶滿意。

4.2 信息化檔案管理要注重資源共享

我國事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理過程中，紙質(zhì)版的檔案信息為企業(yè)內(nèi)部人員查找資料、應(yīng)用資料、討論資料造成極大的困難，因此，為了解決這一問題，事業(yè)單位要在實現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的同時要將檔案信息同步到專門的網(wǎng)頁上，以此來便利企業(yè)內(nèi)部人員查閱瀏覽資源，并且將檔案資料同步到網(wǎng)絡(luò)上面也能避免信息化檔案管理發(fā)生故障后檔案的遺失。檔案管理中網(wǎng)絡(luò)信息的共享也從根本上體現(xiàn)了現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息的便捷性，也使得現(xiàn)代化的先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到高效利用。

4.3 與時俱進，創(chuàng)新檔案管理方法

檔案工作掌握著虛度豐富的信息資源，是推動社會發(fā)展的基礎(chǔ)動力，又是見證社會發(fā)展的歷史依據(jù)。數(shù)字時代為檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化帶來了很多豐富的管理理念，轉(zhuǎn)變了檔案管理的創(chuàng)新方式，轉(zhuǎn)變的重點內(nèi)容有由實體檔案為主向以數(shù)字化管理為主、由資源管理為主向以技術(shù)應(yīng)用管理為主、由以區(qū)域為主向全方位、網(wǎng)絡(luò)化創(chuàng)新管理轉(zhuǎn)變。檔案管理工作者的知識儲量也應(yīng)跟上時代的步伐，不能停滯不前，除了觀念上的轉(zhuǎn)變，工作方式也應(yīng)隨著時代要求的變化而變化，不斷豐富自身的數(shù)字化知識和現(xiàn)代化管理知識，才能從容應(yīng)對檔案管理的數(shù)字化進程，不至于在接觸新方法、新手段時不知所措。

4.4 實現(xiàn)檔案管理的技術(shù)升級

首先，必須通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化。通過當(dāng)前的技術(shù)，增加以音像、磁盤等載體存儲和傳播的信息存儲方式，加快檔案數(shù)字化的轉(zhuǎn)變進程。其次，通過技術(shù)手段實現(xiàn)檔案工作的網(wǎng)絡(luò)化。檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需要相關(guān)部門的網(wǎng)絡(luò)信息制度和法規(guī)作為支撐，因為不同的檔案具有不同的密級，某些檔案具備一定的機密性，需要進行權(quán)限分級，僅供擁有權(quán)限的人查看和使用，在傳播、使用和保存的過程中需要做好相關(guān)的保密工作。因此，為了保障檔案不同程度的機密性，需要不斷完善管理軟件的功能，研發(fā)出更加完善的計算機管理軟硬件。最后，實現(xiàn)檔案管理技術(shù)的智能化。實現(xiàn)檔案管理的智能化，就是需要盡快完善和實施文檔一體化和可控化管理。檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以企業(yè)或單位的檔案信息資源需求為基礎(chǔ)，制定長遠的自動化規(guī)劃計劃和切實可行的實施方案，通過多方比較，根據(jù)企業(yè)或單位的實際情況選擇先進、可靠、實用的檔案信息管理系統(tǒng)，逐步推進檔案管理技術(shù)的智能化進程。

5 結(jié)語

數(shù)字時代的檔案管理是傳統(tǒng)服務(wù)模式上的一種創(chuàng)新與拓展，檔案管理工作者無法抗拒新技術(shù)帶來的變革，同時也不能放棄傳統(tǒng)的檔案管理理論和方法，我們必須做好紙質(zhì)檔案時代與數(shù)字時代檔案管理在管理理念、管理方式以及工作觀念上的融合與銜接，不斷探索新時代檔案管理的發(fā)展空間。秉著服務(wù)社會、緊跟時代、提高檔案管理有效性和可靠性的初衷，從觀念和方法上創(chuàng)新數(shù)字時代的檔案管理工作，為檔案管理的發(fā)展開拓更為廣闊的空間。

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