檔案信息化建設(shè)工作淺析

李雅覃

摘要文化產(chǎn)業(yè)是國民經(jīng)濟(jì)支柱性產(chǎn)業(yè)，作為這一支柱產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，檔案是人們認(rèn)識和把握規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，更好地了解過去，把握現(xiàn)在，預(yù)見未來。檔案事業(yè)的發(fā)展與國家各項事業(yè)的發(fā)展緊密相連。

關(guān)鍵詞檔案管理 信息化建設(shè) 企業(yè)管理

檔案是人們在社會活動中形成的，具有保存價值的文件資料，是伴隨著人類的實踐活動產(chǎn)生的，具有極強(qiáng)的社會實踐性。面對信息化時代日新月異的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著不斷的挑戰(zhàn)，在信息化環(huán)境下，檔案管理模式的變革是刻不容緩。

一、檔案室信息建設(shè)工作必要性

電子文件是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、電子設(shè)備的廣泛使用應(yīng)運而生，電子信息是人工不可識讀的記錄符號一數(shù)字代碼，需要通過計算機(jī)特定程序使之還原為輸入前狀態(tài)，人工才能識讀，信息的非人工識讀性要求檔案管理的方式必須作出相應(yīng)的改革，重新定位管理模式，建立數(shù)字化的檔案管理體系是面臨的主要問題。

檔案的信息化建設(shè)是一項綜合性信息工程。國家“十五計劃”至“十一五計劃”，檔案網(wǎng)站建設(shè)如雨后春筍地發(fā)展起來。建立檔案網(wǎng)站可以充分發(fā)揮知識信息資源的整體優(yōu)勢是信息數(shù)字時代的要求。檔案館網(wǎng)站間可相互提供縱向橫向交錯查閱信息功能又有效地提高了館藏資源的利用率，資源互補(bǔ)。發(fā)揮信息應(yīng)有的作用是信息化建設(shè)的目的，也是信息服務(wù)方式的變革，從而實現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，進(jìn)一步發(fā)揮和提高檔案工作在信息社會中的作用和地位。

二、基層企業(yè)檔案室信息建設(shè)工作對策

1.積極爭取，提升領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視程度。檔案設(shè)備一次性投人大、不能產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益等給檔案工作打上了“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的標(biāo)簽，造成目前檔案管理工作在企業(yè)的地位普遍較低。作為一項需長期建設(shè)與發(fā)展的“記憶工程”，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是企業(yè)檔案工作良性運行的關(guān)鍵。

2.轉(zhuǎn)變管理機(jī)制。時效性是數(shù)字化信息時代最顯著的特征。檔案管理人員必須注入“時間就是效益”思想意識。信息爆炸時代，如何讓檔案工作盡可能快速地由靜態(tài)管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理，改變現(xiàn)有傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制需要投入大量時間和精力。

3.加強(qiáng)企業(yè)檔案人員隊伍建設(shè)。在一定區(qū)域范圍內(nèi)統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息傳輸工作在摸索中進(jìn)行，檔案信息化建設(shè)意識在企業(yè)中不斷加深。同時也面臨一些問題，一是由于小專業(yè)受限，領(lǐng)導(dǎo)重視不足，企業(yè)檔案人員以兼職為主，檔案管理門類眾多，檔案人員的業(yè)務(wù)曉而不精，檔案管理形同虛設(shè)。二是由于崗位設(shè)置等諸多因素，檔案人員接受繼續(xù)教育受限，檔案信息化管理水平薄弱。三是為適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，檔案管理人員不僅需要做好檔案實體工作，在計算機(jī)科學(xué)網(wǎng)絡(luò)適用方面也需要做不同程度的了解，檔案人員必須向復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變?！耙匀藶楸尽奔哟髾n案人員各項培訓(xùn)力度、增進(jìn)技術(shù)交流，是改善檔案管理工作的根本舉措。

4.處理好檔案信息利用與服務(wù)的矛盾。檔案的歸宿在于利用。隨著科技的發(fā)展，檔案工作改變了重保輕用管理機(jī)制，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，最大范圍的提供利用，最小范圍的保密將是必然的。要本著“誰公布，誰負(fù)責(zé)”原則，在信息利用與公布的過程中，把握原則，嚴(yán)格審核。強(qiáng)調(diào)檔案工作的政策性與必要的開放性的有機(jī)結(jié)合。要適應(yīng)信息數(shù)字時代的要求，轉(zhuǎn)換視角，改革檔案管理方式，建立現(xiàn)代化的檔案利用模式。

三、建立檔案信息化建設(shè)的保障體系

檔案的信息化建設(shè)是一項長期性的信息工程，它是我國檔案工作的一項重大舉措。要保證這一建設(shè)的順利進(jìn)行與開展，需建立有力的保障體系來保障檔案信息建設(shè)工程的有序性、健康發(fā)展。

1.完善檔案信息建設(shè)相關(guān)法律、法規(guī)。檔案信息數(shù)字化是知識經(jīng)濟(jì)社會的技術(shù)發(fā)展的必然產(chǎn)物。信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)信息交換和資源共享的根本保證。由于檔案載體和檔案提供利用的方式發(fā)生了變化，檔案管理工作必須在符合實際需要的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步定完善法律、法規(guī)及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。

同時，網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)也是信息領(lǐng)域要面對的難點。由于檔案的特殊性質(zhì)，對于公開與不公開的檔案如何設(shè)置防護(hù)措施，是保障檔案信息安全的關(guān)鍵。在目前的工作與技術(shù)條件下，提前預(yù)防、定期備份是重要的保障措施。

2.加大對檔案信息建設(shè)工作的資金投入。檔案信息化建設(shè)的基本保障與實現(xiàn)的先決條件是必要的資金保障。在信息數(shù)字時代，軟硬件環(huán)境的不斷更新?lián)Q代，技術(shù)手段對設(shè)備依賴等因素決定了要改變檔案工作現(xiàn)狀必要的管理資金的投入是必不可少的。

就當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作來看，實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的整體推進(jìn)和穩(wěn)定發(fā)展需要秩序漸進(jìn)，合理利用資源，發(fā)揮整體優(yōu)勢，秉承現(xiàn)實而積極的態(tài)度，建立適應(yīng)企業(yè)特點的信息化工作新體系。