軍工單位要規(guī)范化建立保密管理工作檔案

劉 堯

保密工作與保密管理檔案聯(lián)系緊密，隨著新《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格認(rèn)定辦法》和《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資格標(biāo)準(zhǔn)》的發(fā)布，保密管理工作檔案顯得更為重要。

作為軍工單位，保密管理工作檔案是開展保密管理工作的“全貌”，是“保守國家秘密慎之又慎”的重要體現(xiàn)。規(guī)范化建立保密管理工作檔案，對(duì)軍工企業(yè)發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。

建立保密管理工作檔案存在的問題

保密管理工作檔案，廣義上是軍工單位行政管理工作檔案的一部分，狹義上是從事國家秘密事項(xiàng)而產(chǎn)生的保密工作業(yè)務(wù)的真實(shí)反映，是軍工單位保密資質(zhì)認(rèn)證所需的原始記錄材料和依據(jù)，是企業(yè)發(fā)展建設(shè)過程中不可或缺的重要保障。規(guī)范化建立保密管理工作檔案，對(duì)單位發(fā)展顯得尤為重要。隨著保密工作地位和戰(zhàn)略價(jià)值凸顯，保密管理制度已滲透到單位管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，保密管理不斷完善和加強(qiáng)，保密工作檔案的完整、準(zhǔn)確、無誤，也成為科研管理過程中的重要保障。但在規(guī)范建立保密工作檔案上目前還存在不少問題。

檔案記錄重視不夠。對(duì)保密工作檔案意識(shí)較弱，有人認(rèn)為只要不影響開展軍工業(yè)務(wù)，檔案可以不需要保留。他們對(duì)需經(jīng)手的各種保密管理記錄不以為然，常常忽視辦理各類保密管理審批事項(xiàng)或登記保密管理臺(tái)賬。這必然給涉密事項(xiàng)帶來隱患，可能給企業(yè)發(fā)展帶來很大風(fēng)險(xiǎn)。

檔案分類雜亂無章。保密管理包括保密責(zé)任、歸口管理、保密組織機(jī)構(gòu)、保密制度、保密監(jiān)督管理和保密條件保障六大方面，這些工作將產(chǎn)生大量的保密工作文字材料，在對(duì)這些材料進(jìn)行歸檔分類時(shí)，難免會(huì)遇到檔案分類次序、材料存放順序等問題。如果沒有系統(tǒng)性、規(guī)范化的分類檔案，勢(shì)必會(huì)造成前期收集、整理檔案工作的功虧一簣。

檔案材料殘缺不全。保密管理要求，保密工作檔案要能全面反映保密工作開展情況，應(yīng)完整、真實(shí)、詳實(shí)。實(shí)際上，有些單位在保密管理審批方面存在未審、漏審、錯(cuò)審等現(xiàn)象，很多人在收集、整理保密工作檔案時(shí)，未嚴(yán)格對(duì)照保密管理各個(gè)方面要求進(jìn)行把關(guān)，這往往造成檔案記錄的流失，嚴(yán)重逃避了保密管理責(zé)任。

加強(qiáng)保密管理工作檔案的對(duì)策

為確保保密工作檔案完整、詳實(shí)、無誤，給開展保密工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，需要建立規(guī)范化的保密管理工作檔案。

提高工作人員的素質(zhì)和技能。保密管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，有一套非常完善、嚴(yán)格的制度要求，建立保密工作檔案同樣如此。檔案的規(guī)范與否直接關(guān)系到單位工作是否順利開展，而建檔人員的工作效率、工作質(zhì)量、工作技能和工作態(tài)度等，又直接影響到保密工作檔案的好壞。因此，要提高工作人員的技能和素質(zhì)，使其有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，積極發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，變被動(dòng)收集材料為主動(dòng)收集材料，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地建立保密工作檔案，確保每份材料記錄都做到手續(xù)清楚、符合流程。

對(duì)“標(biāo)”分類。要圍繞“一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”，實(shí)現(xiàn)“三層分類”，也就是緊密結(jié)合軍工單位開展保密工作的特點(diǎn)，按照《武器裝備科研生產(chǎn)單位保密資質(zhì)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》的要求，參考《檔案法》，對(duì)保密管理檔案進(jìn)行分類，對(duì)檔案外部目錄和檔案卷內(nèi)信息進(jìn)行編號(hào)、貼標(biāo)。我們提出用“六分法”對(duì)保密管理檔案進(jìn)行歸類，即6個(gè)大類、28個(gè)中類和58個(gè)小類，就是將《標(biāo)準(zhǔn)》的要求，徹底融入檔案，使檔案精細(xì)化、規(guī)范化、具體化，形成完整的檔案系統(tǒng)。第一層次：“6個(gè)大類”，即《標(biāo)準(zhǔn)》的六大方面。第二層次：“28個(gè)中類”，是《標(biāo)準(zhǔn)》根據(jù)六大方面內(nèi)容，初步分解后的項(xiàng)目。第三層次：“58個(gè)小類”，是檔案最詳細(xì)記錄材料的體現(xiàn)，是規(guī)范檔案的重要內(nèi)容，單位可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行取舍。這樣分類的好處在于，確保檔案的全面詳實(shí)、編排有序、使用方便，也利于單位查漏補(bǔ)缺，不斷完善和加強(qiáng)保密管理。

嚴(yán)格梳理。保密管理檔案的基礎(chǔ)在于“58個(gè)小類”的材料，在于日常保密工作記錄的積累。梳理的目的就是對(duì)最終收集匯總的“58個(gè)小類”的材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。每個(gè)單位都會(huì)對(duì)保密管理各方面工作確定相應(yīng)的制度，規(guī)定相應(yīng)的審批手續(xù)，使保密工作有章可循。但再好的制度都要人去執(zhí)行遵守，要開展好保密工作，建立好保密工作檔案，更重要的一條就是要核查，要防微杜漸。特別是涉密文件資料材料歸檔，要按照《保密法》的要求，對(duì)制作、收發(fā)、借閱、傳遞、使用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的保密管理措施，進(jìn)行核查，保障各項(xiàng)制度和措施落實(shí)，充分發(fā)揮保密工作檔案作用。

用信息化手段提供安全保障。保密工作與信息化的融合逐步得到加強(qiáng)，將保密工作檔案信息化是管理的趨勢(shì)，但信息化也存在一定的弊端。一方面要求信息極度安全可控，另一方面要保障計(jì)算機(jī)終端運(yùn)行速度快、程序有效。而我國信息產(chǎn)業(yè)起步較晚，防范能力較弱，在很大程度上依賴于國外的產(chǎn)品和核心技術(shù)，使我們的信息安全處于被動(dòng)狀態(tài)。因此建議采用電子化和紙質(zhì)化相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)雙向建檔方法。可以有效提高保密工作檔案的安全程度，有利于長(zhǎng)久保存。

做好保密工作檔案的幾點(diǎn)想法

保密工作是事關(guān)單位、國家大局的一項(xiàng)工作，來不得半點(diǎn)馬虎。建立保密工作檔案是保密工作的重要內(nèi)容之一，在做好保密工作的同時(shí)，更要加強(qiáng)保密工作檔案的保存，要充分發(fā)揮檔案的作用，使檔案工作促進(jìn)保密工作，達(dá)到“雙贏”。

一方面，仍需加強(qiáng)保密工作檔案的交流。保密工作人員在檔案方面的培訓(xùn)較少，大多數(shù)屬于“半路出家”、邊做邊學(xué)，應(yīng)該多開拓視野，促進(jìn)知識(shí)更新，學(xué)習(xí)新的技能和手段，這樣才能避免建檔時(shí)浪費(fèi)人力、物力，達(dá)不到效果。

另一方面，要加強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。仁者見仁，智者見智，對(duì)于保密工作檔案，同樣會(huì)有差異化、多樣化的特點(diǎn)，這就需要有一個(gè)完善的、既定的標(biāo)準(zhǔn)要求。標(biāo)準(zhǔn)化是規(guī)范化的關(guān)鍵因素，是做好保密工作檔案的重要保證。

最后，要充分利用信息化。用專業(yè)服務(wù)器代替普通計(jì)算機(jī)，不僅擴(kuò)大了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間，也能在一定程度上保障信息安全。如果保密工作檔案也能在服務(wù)器中以電子化手段來實(shí)現(xiàn)收集、歸檔，將大大提高工作效率。（中國電子科技集團(tuán)三十四所）