企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的重要作用及發(fā)展策略

蒲明桂

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674—1145（2018）3—197—01

摘要 過去的企業(yè)辦公室，在實(shí)際工作中的地位相當(dāng)于咨詢室，主要負(fù)責(zé)的是企業(yè)內(nèi)的各種文件的整理、外部人員對于信息的咨詢還有上級決策的傳達(dá)。但隨著現(xiàn)代企業(yè)新模式的建立，企業(yè)辦公室也要進(jìn)行相應(yīng)的改變。本文將對企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的重要作用、當(dāng)前企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)存在的問題，以及應(yīng)對企業(yè)轉(zhuǎn)型企業(yè)辦公室應(yīng)該進(jìn)行的發(fā)展策略等方面進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞 企業(yè)辦公室 發(fā)展策略 企業(yè)文化

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)不斷進(jìn)行著現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的同時(shí)，也對企業(yè)辦公室有了更多的要求，企業(yè)辦公室不但要承擔(dān)更多的責(zé)任，其重要性也得到了很大的提升。就目前而言，企業(yè)辦公室更多是作為一個(gè)綜合性部門，起到對企業(yè)的發(fā)展方向進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，企業(yè)內(nèi)部上下級溝通、企業(yè)內(nèi)外溝通還有企業(yè)形象管理等作用。

一、企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的重要作用

（一）全局作用

企業(yè)辦公室在實(shí)際工作中發(fā)揮著統(tǒng)籌全局的作用，以青海油田供水供電公司為例，企業(yè)辦公室需要做的工作包括有：對各地區(qū)的用電用水進(jìn)行預(yù)算評估，通過預(yù)算評估來進(jìn)行電力和水的合理分配，協(xié)調(diào)好各部門之間的工作，保證企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行等等。在現(xiàn)代企業(yè)中，辦公室業(yè)務(wù)可以說是企業(yè)良好平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)工作。

（二）協(xié)調(diào)作用

企業(yè)辦公室最常見的功能是發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)工作，它的協(xié)調(diào)作用體現(xiàn)在對內(nèi)部的各部門的協(xié)調(diào)。例如企業(yè)的產(chǎn)能供能問題，如果企業(yè)某一季度的產(chǎn)能工作出現(xiàn)問題，而供能部門又需要很多的電能供應(yīng)，這時(shí)對于企業(yè)辦公室來說，要做的就是協(xié)調(diào)好兩方面的工作，制定加大產(chǎn)能或者控制供能的策略，來保證公司內(nèi)部工作平穩(wěn)運(yùn)行。

（三）服務(wù)作用

企業(yè)辦公室的服務(wù)作用是與協(xié)調(diào)作用相適應(yīng)的，對于企業(yè)內(nèi)部的其他部門來說，如果在工作中遇到與其他部門發(fā)生沖突的事件，可以及時(shí)地與企業(yè)辦公室進(jìn)行溝通，保證問題妥善的解決。同時(shí)企業(yè)辦公室的服務(wù)作用還體現(xiàn)在對外部的服務(wù)工作上，例如在進(jìn)行外來人員接待、商務(wù)關(guān)系洽談等事件時(shí)，企業(yè)辦公室也能夠發(fā)揮自身的作用。

二、目前企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)存在的問題

（一）管理僵化

目前企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)最大的問題在于管理體制僵化。大多數(shù)的企業(yè)在實(shí)際工作中，還是處于上級下發(fā)命令，管理人員進(jìn)行實(shí)施，監(jiān)督人員負(fù)責(zé)監(jiān)督。對于企業(yè)辦公室來說，其工作權(quán)利以及工作自主性并沒有得到提高。

（二）地位較低

現(xiàn)代企業(yè)辦公室最大的作用是作為管理部門，統(tǒng)籌全局，在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該處于低位較高的一層，但實(shí)際上并不是如此。大多數(shù)企業(yè)并沒有真切的認(rèn)識到企業(yè)辦公室在公司運(yùn)行中的重要作用，仍然將之定位于一個(gè)服務(wù)部門，沒有給予企業(yè)辦公室足夠的權(quán)力。

（三）服務(wù)能力不足

服務(wù)能力不足主要是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的企業(yè)辦公室管理模式?jīng)Q定的，傳統(tǒng)的企業(yè)辦公室在實(shí)際工作中，主要作為上級命令的傳達(dá)者，并不負(fù)責(zé)下級與上級之間的溝通工作。這就導(dǎo)致企業(yè)辦公室在實(shí)際工作中產(chǎn)生了一種惰性，只是被動的接受命令，而不是自主的處理相關(guān)的工作。

三、企業(yè)辦公室業(yè)務(wù)的發(fā)展策略

（一）轉(zhuǎn)變自身定位

對于企業(yè)辦公室工作人員來說，首先是要轉(zhuǎn)變自身定位，不能再將自己看作是一個(gè)服務(wù)人員，而應(yīng)該充分認(rèn)識到企業(yè)辦公室在企業(yè)運(yùn)行中的工作重要性，將自己定位成一個(gè)決策輔助人員。辦公室員工應(yīng)該積極地與各部門進(jìn)行溝通，熟悉各部門的工作情況，將這些信息進(jìn)行匯總，來為管理層的決策制定提供大量的信息支持，提高決策制定的合理性。

（二）規(guī)范管理制度

規(guī)范管理制度主要是指在進(jìn)行企業(yè)的管理時(shí)，必須要進(jìn)行相關(guān)管理制度的建設(shè)，一個(gè)良好的制度管理是企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)行的最好保證。例如在青海油田供水供電公司運(yùn)行過程中，可能會出現(xiàn)與其他企業(yè)進(jìn)行合作洽談的情況，這時(shí)企業(yè)辦公室就需要對這項(xiàng)工作進(jìn)行計(jì)劃制定，包括前期的聯(lián)系、人員的接待還有后期的處理等等。提前做好計(jì)劃，才能保證工作的高效平穩(wěn)完成。

（三）提高服務(wù)功能

提高服務(wù)功能主要體現(xiàn)在兩方面，一是對內(nèi)部的協(xié)調(diào)工作，主要處理的各部門之間的工作糾紛問題，及時(shí)地對各部門在實(shí)際工作中遇到的問題進(jìn)行處理，確保公司各部門之間的和諧配合。二是上下級的溝通工作，充當(dāng)上層命令傳遞者的同時(shí)也要做好對下層意見的反映。保持上下級之間的溝通工作，確保上級的決策能夠得到有效的實(shí)施，增強(qiáng)員工對于上層決策的理解。

（四）營造良好形象

企業(yè)辦公室要做好營造良好企業(yè)形象的工作，企業(yè)在運(yùn)行過程中，可能會遇到各種各樣的事件，其中不乏一些會對企業(yè)的形象產(chǎn)生不良影響的因素。對于企業(yè)辦公室來說，要做好后期的善后工作，確保不良影響降到最低。同時(shí)企業(yè)辦公室還要做好樹立企業(yè)良好形象的工作，加大對企業(yè)形象的宣傳工作。

四、結(jié)語

目前中國已經(jīng)正處于社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，隨著現(xiàn)代化建設(shè)的不斷發(fā)展，企業(yè)也在尋求著自己的轉(zhuǎn)型之路。對于企業(yè)辦公室來說，要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，也必須要進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)變，才能更好的發(fā)揮自己在新模式企業(yè)中的作用。對于企業(yè)辦公室工作人員來說，必須要調(diào)整自己的定位，加強(qiáng)自身的能力，承擔(dān)更多的責(zé)任，這樣才能更好地做好企業(yè)辦公室的工作業(yè)務(wù)。