大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的思考

劉婷婷

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674—1145（2018）3—193—01

摘要 本文首先從缺乏完善化建設(shè)體系、相關(guān)人員重視不足、信息資源安全能力薄弱三個(gè)方面入手，簡(jiǎn)要分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代下企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中存在的問(wèn)題；其后，圍繞做好體系優(yōu)化工作、提高人員專業(yè)素養(yǎng)、強(qiáng)化信息管理安全性三個(gè)角度，重點(diǎn)研究了大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的可行發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 信息化建設(shè) 企業(yè)檔案信息資源

隨著社會(huì)水平和科技水平的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案信息資源的閱讀方式和管理方式在數(shù)量、速度、空間等多個(gè)方面均發(fā)生了巨大變化，并仍呈現(xiàn)出不斷完善、成熟的積極趨勢(shì)。在這樣的形勢(shì)之下，我們有必要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代下的企業(yè)檔案信息資源建設(shè)進(jìn)行分析研究。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)中存在的問(wèn)題

第一，缺乏完善化的建設(shè)體系相支持。從當(dāng)前來(lái)看，雖然大部分企業(yè)已經(jīng)進(jìn)行了一定程度上的信息化檔案管理建設(shè)，但仍在體系上存在些許的缺陷問(wèn)題，使得最終的建設(shè)效果并不盡如人意。其主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面上：首先，信息化檔案的館藏門(mén)類較為單一、片面，企業(yè)現(xiàn)有的檔案無(wú)法全面、立體地反映出某一資料內(nèi)容；其次，信息化檔案服務(wù)的實(shí)際性和時(shí)代性不強(qiáng)。當(dāng)前人們查閱檔案的方式仍以檔案室手動(dòng)查閱為主，與當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化、線上化、交互化的時(shí)代發(fā)展和應(yīng)用需求有所背離；第二，檔案信息資源的安全能力較為薄弱。在當(dāng)前大多數(shù)已經(jīng)采取數(shù)據(jù)化、信息化發(fā)展措施的企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中，相關(guān)人員更加傾向于檔案的采集、整理和保存，而并未對(duì)數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)保護(hù)加以重視，這在無(wú)形中增添了很大的信息泄露和損壞風(fēng)險(xiǎn)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的可行發(fā)展策略

（一）做好企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的體系優(yōu)化工作

第一，從檔案信息資源的數(shù)量和質(zhì)量入手實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。為了解決企業(yè)信息化檔案館中館藏門(mén)類少、檔案“含金量”低的問(wèn)題，相關(guān)人員首先要將檔案信息資源體系建設(shè)建立在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，對(duì)企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)發(fā)展中產(chǎn)生的所有信息進(jìn)行分類化、細(xì)致化的集約管理。例如，在某采油廠的信息化檔案建設(shè)工作中，人員首先對(duì)當(dāng)前的企業(yè)館藏情況進(jìn)行了核實(shí)清查，并建立起專門(mén)的檔案采集團(tuán)隊(duì)，對(duì)廠內(nèi)18個(gè)基層單位、6個(gè)檔案門(mén)類進(jìn)行了集約整理，最終獲取到52萬(wàn)件、10萬(wàn)卷圖片、文字、視頻等多種形式的檔案資料，并據(jù)此應(yīng)用了云數(shù)據(jù)庫(kù)上傳、異地備份等大數(shù)據(jù)信息管理技術(shù)，在很大程度上消除了檔案資源時(shí)效性低、涉及范圍狹窄的劣勢(shì)情況；其次，在保證企業(yè)原有館藏資源完整全面的前提下，相關(guān)人員還應(yīng)加大面向社會(huì)的檔案征集力度，借助網(wǎng)絡(luò)上可用的大數(shù)據(jù)資源和信息化資源交流平臺(tái)，進(jìn)一步豐富檔案信息的采集渠道，并提高企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的社會(huì)影響力。

第二，從檔案信息資源服務(wù)的先進(jìn)性人手實(shí)現(xiàn)優(yōu)化。檔案信息資源體系建設(shè)具有較強(qiáng)的綜合性和全面性，企業(yè)不僅需要構(gòu)架出基本的數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，還應(yīng)實(shí)現(xiàn)辦公、通信、資源計(jì)劃等多種配套系統(tǒng)以及手機(jī)APP、云端數(shù)據(jù)庫(kù)等多種網(wǎng)絡(luò)工具相支持。同時(shí)，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)代背景下，數(shù)字化、電子化檔案信息已經(jīng)成為了企業(yè)檔案管理工作的必要發(fā)展方向，相關(guān)人員在工作過(guò)程中必須要積極、實(shí)時(shí)地了解分析現(xiàn)代人們的信息瀏覽方式，及時(shí)發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理工作與信息時(shí)代發(fā)展之間存在的沖突問(wèn)題，從而創(chuàng)新化地推出微信公眾號(hào)、QQ部落、官方微博平臺(tái)等人們常用的檔案查看和利用方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源建設(shè)的創(chuàng)新化發(fā)展。

（二）積極提高相關(guān)人員的綜合專業(yè)素養(yǎng)

首先，相關(guān)人員的工作意識(shí)、服務(wù)思維、專業(yè)素養(yǎng)將直接影響到檔案信息資源建設(shè)與利用的整體水平。所以，作為大數(shù)據(jù)背景下的信息服務(wù)工作者，檔案信息資源管理人員在積極提升檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備、調(diào)查檔案市場(chǎng)整體情況的前提下，要積極融入到“信息時(shí)代”當(dāng)中，對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)等崗位相關(guān)技術(shù)實(shí)施靈活有效的學(xué)習(xí)和掌握，進(jìn)而保證自身工作素質(zhì)與現(xiàn)代化檔案信息資源建設(shè)之間的匹配性。此外，企業(yè)管理者還應(yīng)重視到當(dāng)前檔案管理團(tuán)隊(duì)中存在的老齡化問(wèn)題，加快引入或培養(yǎng)檔案學(xué)、情報(bào)學(xué)、信息管理學(xué)等專業(yè)出身的年輕工作人員，使其成為團(tuán)隊(duì)發(fā)展的骨干型后備力量，以保障信息服務(wù)團(tuán)隊(duì)的活力。

（三）切實(shí)強(qiáng)化檔案信息資源的管理安全性

與檔案信息資源數(shù)據(jù)化相伴而來(lái)的，便是相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)和設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)此，相關(guān)人員應(yīng)建立起“軟硬兼施”的檔案安全保障體系，具體來(lái)講：首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)備的保護(hù)，定期進(jìn)行設(shè)備及其線路的檢查維修工作，及時(shí)更換存在故障、老化、卡頓等問(wèn)題的設(shè)備設(shè)施，為檔案信息數(shù)據(jù)化管理的運(yùn)行穩(wěn)定性做出保障；其后，為了防止重要檔案的損壞或泄露，企業(yè)還應(yīng)建立起先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安保團(tuán)隊(duì)，并采取出檔案中心網(wǎng)關(guān)加密、啟用防火墻模塊等措施，以此提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全等級(jí)，從而有效抵御黑客攻擊、木馬病毒等外部侵害。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)技術(shù)的時(shí)代背景下，企業(yè)檔案信息資源管理工作只有積極做好現(xiàn)代化的創(chuàng)新優(yōu)化，才能更好地實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展。由本文分析可知，數(shù)字化、電子化的檔案信息資源在為企業(yè)帶來(lái)新機(jī)遇的同時(shí)，也存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)和管理體系需求。對(duì)此，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)性，完善檔案信息資源體系建設(shè)的系統(tǒng)支持，能有效使企業(yè)的檔案信息資源管理建設(shè)與大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)高水平契合。