住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

方芳

摘要：切實(shí)有效的運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)，可以在最大程度上有效提升住房公積金檔案管理的辦公效率，使紙質(zhì)檔案保存的工作壓力有效降低，從根本上真正意義上方便后續(xù)的檔案查詢工作。針對(duì)這樣的情況，本文著重從兩個(gè)方面來討論住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，分別是對(duì)于住房公積金檔案的分析和實(shí)施，希望為相關(guān)從業(yè)者提供有益的借鑒和啟示。

關(guān)鍵詞：住房公積金；電子檔案；管理系統(tǒng)

0引言

針對(duì)住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)來說，它能夠從根本上切實(shí)有效的解決十分繁重的紙質(zhì)化信息保存壓力，有針對(duì)性的把相關(guān)的紙質(zhì)檔案科學(xué)合理的轉(zhuǎn)化為電子檔案，能夠在最大程度上有效提升后續(xù)的檔案查詢效率。因此，可以說，住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建是十分重要而且必要的。

1 構(gòu)建住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的重要意義

當(dāng)前，住房公積金檔案管理的工作壓力十分巨大，受很多方面的因素影響，特別是檔案室的內(nèi)部環(huán)境和空間、時(shí)間等一系列相關(guān)因素的限制，檔案室內(nèi)部的濕度、光照等自然條件的影響，也會(huì)在很大程度上使紙質(zhì)檔案極其容易變質(zhì)或者發(fā)黃，這樣對(duì)于用戶的查閱就變得十分不利。所保留的紙質(zhì)檔案，其數(shù)量日益增長，規(guī)模異常龐大，十分不方便用戶的檔案查閱，使相關(guān)信息資料的調(diào)取工作受到嚴(yán)重阻礙，特別是用戶如果在外地，相關(guān)的查閱和調(diào)取工作就變得更加復(fù)雜。針對(duì)這種情況，相關(guān)的公積金檔案管理中心都在盡最大努力投入巨量的人力、物力和精力，來有效建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，這樣能夠在很大程度上有效化解紙質(zhì)檔案數(shù)量的膨脹和劇增，讓庫房檔案調(diào)閱更加便利和快捷。

2 住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的資源建設(shè)和運(yùn)行模式

從根本上確保住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)能夠切實(shí)有效的實(shí)施，這是一項(xiàng)十分龐雜的系統(tǒng)性工程，涉及很多方面的因素，對(duì)它的投資特別巨大，影響范圍也十分廣泛，綜合性特別強(qiáng)，這項(xiàng)工程還需要進(jìn)行很多資源的配置，例如，計(jì)算機(jī)設(shè)備的安裝，其中包括軟件與硬件設(shè)備，還有數(shù)字化設(shè)備，例如掃描儀和高拍儀等等。

在電子檔案管理系統(tǒng)方面，要著重完善好相關(guān)的硬件基礎(chǔ)建設(shè)，對(duì)于無紙化的辦公水平要從根本上有效提升，對(duì)于紙質(zhì)檔案的掃描要追求質(zhì)量的不斷提升和準(zhǔn)確無誤，同時(shí)要進(jìn)行一個(gè)相對(duì)應(yīng)的必要的歸集、歸檔和審查工作，要在最大程度上有效確?？截惖拇鎯?chǔ)介質(zhì)無病毒、無損傷和無污染檢查，以根本上保證進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)之后的影像資料，具有最大程度的可讀性和完整性。與此同時(shí)，針對(duì)軟件功能方面，也要進(jìn)一步加以有效完善，切實(shí)有效的提升軟件的研發(fā)能力和實(shí)用能力，從根本上著重強(qiáng)化與相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的優(yōu)化配置，改進(jìn)信息系統(tǒng)的可操作性，強(qiáng)化電子檔案服務(wù)器的存儲(chǔ)保護(hù)和數(shù)據(jù)圖像的及時(shí)備份，更合理的建設(shè)和保護(hù)好檔案數(shù)據(jù)庫。

以此為基礎(chǔ)，在最大程度上有效確保網(wǎng)絡(luò)的安全性和嚴(yán)密性，切實(shí)有效的提升防火墻的安全等級(jí)，在根本上有效規(guī)避黑客的網(wǎng)絡(luò)襲擊和木馬病毒的破壞，同時(shí)要對(duì)于權(quán)限的設(shè)置進(jìn)一步有效明確，更加嚴(yán)格的劃分管理等級(jí)，有效避免低端的用戶直接訪問相應(yīng)的影像資料庫，這樣能夠從根本上有效保證電子檔案的安全性和絕密性。針對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行模式而言，要根據(jù)具體的情況，切實(shí)有效的選用B/S 模式，把管理員的權(quán)限進(jìn)一步有效劃分，并把用戶逐一分類，有針對(duì)性的具體細(xì)化分為檔案掃描操作員、檔案補(bǔ)掃操作員、檔案歸檔操作員等一系列相關(guān)內(nèi)容，然后有針對(duì)性的結(jié)合差異很大的應(yīng)用需求，在不同的模塊下設(shè)置出與之相對(duì)應(yīng)的權(quán)限，這樣能夠在最大程度上有效確保材料審核的精準(zhǔn)性，與此同時(shí)，也可以在最大程度上利于檔案管理。值得一提的是，切實(shí)有效的選用 B/S 模式，能夠突破時(shí)間和空間的限制，在任何地點(diǎn)和任何時(shí)間，只要能夠切實(shí)有效的進(jìn)入到局域網(wǎng)中，就可以展開隨時(shí)隨地的電子檔案資料查詢工作，這樣能夠有效減少程序維護(hù)的成本，最大程度上為用戶提供更安全可靠而又效率很高的服務(wù)。

3 住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的功能應(yīng)用分析

從根本上來講，住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)大體上可以分為以下幾個(gè)模塊 ：電子檔案的編輯掃描模塊、電子檔案的審核歸檔模塊、電子檔案的統(tǒng)計(jì)分析模塊、系統(tǒng)管理模塊等。

電子檔案編輯掃描模塊：該模塊的主要功能是在最大程度上有效轉(zhuǎn)換紙質(zhì)原始資料，切實(shí)有效的借助業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的“檔案掃描”按鈕掃描上傳到管理中心的電子檔案服務(wù)器的預(yù)定目錄中進(jìn)行存儲(chǔ)，當(dāng)掃描完成之后時(shí)，可以展開電子資料查詢，并且根據(jù)具體的情況進(jìn)行漏掃資料的補(bǔ)充錄入。電子檔案審核歸檔模塊 ：這個(gè)模塊的功能主要是有針對(duì)性的對(duì)于提交的材料展開相對(duì)應(yīng)的審核和歸檔，通常情況下是由中心檔案管理人員來主要負(fù)責(zé)的。這個(gè)模塊又可以具體劃分為兩個(gè)類別，分別是業(yè)務(wù)檔案歸檔和非業(yè)務(wù)檔案歸檔。電子檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊 ：這個(gè)模塊的主要作用是為了在最大程度上有效確保達(dá)成對(duì)電子檔案管理的統(tǒng)計(jì)分析，然后可以針對(duì)性的統(tǒng)計(jì)分析，打印出相應(yīng)的表格，其中所涉及的主要內(nèi)容有信息的變更、檔案的銷毀、借閱、歸檔等，并可以有針對(duì)性的對(duì)于特定的選型展開多項(xiàng)式的報(bào)表顯示，這樣能夠在最大程度上切實(shí)有效的方便檔案分析人員展開具體的量化統(tǒng)計(jì)分析。

4結(jié)語

綜上所述，針對(duì)住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，從技術(shù)層面來看，需要從根本上切實(shí)有效的確保網(wǎng)絡(luò)安全和存儲(chǔ)介質(zhì)。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全控制，要盡最大努力充分利用風(fēng)險(xiǎn)的控制系統(tǒng)和殺毒軟件的有效使用，有效規(guī)避黑客的侵入，使信息檔案資料造成損失和損毀，特別是在最大程度上有效預(yù)防帶有病毒的存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)的破壞。針對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)而言，要進(jìn)行定期的檢查，對(duì)于相關(guān)的數(shù)據(jù)做好備份和恢復(fù)。從根本上切實(shí)有效的做好住房公積金電子檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，可以在最大程度上有效降低紙質(zhì)辦公的壓力，使紙質(zhì)材料保存的難題有效解決，促進(jìn)工作效率極大提升，方便檔案實(shí)時(shí)調(diào)閱。

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