醫(yī)院庫存管理“零庫存”模式的應(yīng)用

伍雅雯

摘 要：通過對“零庫存”模式的探討，結(jié)合醫(yī)院的傳統(tǒng)庫存管理方式，對比其現(xiàn)實(shí)意義與得出更能適應(yīng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的，先進(jìn)、高效的庫存管理模式，希望達(dá)到降低醫(yī)院運(yùn)營成本，確保醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和醫(yī)療安全，提升醫(yī)院的核心競爭力的目的。

關(guān)鍵詞：零庫存；醫(yī)院；庫存管理

一、“零庫存”模式發(fā)展背景

“零庫存”這一概念最早可以追溯到20世紀(jì)60年代，日本豐田汽車公司實(shí)施的全新的生產(chǎn)模式——“JIT” 生產(chǎn)制（Just In Time，即準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)），具體的管理手段則包括：看板管理、單元化生產(chǎn)等技術(shù)，最終在生產(chǎn)過程中，實(shí)現(xiàn)原材料和半成品的“零”積壓，使得生產(chǎn)效率得到大大地提高，其基本思想是“只在需要的時(shí)候，按照需要的量，生產(chǎn)所需的產(chǎn)品”。

在醫(yī)院環(huán)境下，為了保障醫(yī)療救助活動(dòng)的正常進(jìn)行，醫(yī)療藥品與耗材的庫存管理必不可少。但是在保障基本醫(yī)療活動(dòng)的同時(shí)，過多的庫存則會(huì)占用大量資金以及造成人力、物力的浪費(fèi)，從而增加醫(yī)院的營運(yùn)成本。對此，只有科學(xué)得對庫存進(jìn)行管理，才可以有效地避免資金占用以及資源浪費(fèi)，降低醫(yī)院的成本和風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。

二、醫(yī)院傳統(tǒng)庫存管理方式及其優(yōu)缺點(diǎn)

（一）傳統(tǒng)庫存管理方式

絕大多數(shù)醫(yī)院使用傳統(tǒng)的庫存管理方法，多為“采購-入庫-存儲(chǔ)-領(lǐng)用出庫”模式，一般涉及到藥劑科、設(shè)備科等科室，這些科室有相應(yīng)人員定期清點(diǎn)物資數(shù)量，將需要補(bǔ)充的物資，依照使用頻率、使用量及有效期等指標(biāo)，有計(jì)劃的擬定清單報(bào)給采購人員進(jìn)行采購，然后由庫管進(jìn)行入庫檢查辦理相關(guān)入庫手續(xù)，并分門別類保存。待售物資通過銷售系統(tǒng)直接進(jìn)行出庫，耗材等則由使用人填寫領(lǐng)用單，庫管審批、檢查，最后領(lǐng)用出庫。這種方式需要將各種類別、品牌、規(guī)格的藥品及耗材都囤積在倉庫，以保障臨床科室在有需求的時(shí)候能夠及時(shí)為其提供相應(yīng)的物資。

（二）優(yōu)勢與不足

1.傳統(tǒng)庫存管理方式的優(yōu)勢

倉庫通常會(huì)定期檢查物資余量，對于余量不足或已領(lǐng)用完的物資會(huì)擬定計(jì)劃采購補(bǔ)貨，這樣能有效保證倉庫里各類藥品與醫(yī)療器械的品類齊全，能夠滿足領(lǐng)用部門的需求。

倉庫一般設(shè)在醫(yī)院大樓內(nèi)部，藥品和醫(yī)療器械分門別類保存，領(lǐng)用部門有需求時(shí)只需填寫相應(yīng)的領(lǐng)用單，將計(jì)劃報(bào)給倉庫，經(jīng)過出庫流程最終由專人送達(dá)使用科室。其過程只需簡單的審批與庫管領(lǐng)取、配送，距離近，耗時(shí)短，配送迅速。

2.傳統(tǒng)庫存管理方式的不足

管理人員專業(yè)知識(shí)相對缺乏，規(guī)章制度未落實(shí)。目前大多數(shù)倉庫管理人員對現(xiàn)代化倉庫管理知識(shí)、規(guī)章制度缺乏必要了解。工作中只是進(jìn)行了基礎(chǔ)的記載，對于物資管理中的突發(fā)狀況不能以專業(yè)的方式應(yīng)對，工作隨意性大，難以進(jìn)行切實(shí)有效的管理，嚴(yán)重會(huì)導(dǎo)致物資的不合理消耗增大，造成經(jīng)濟(jì)損失。

信息更新不夠及時(shí)，存在滯后性。信息系統(tǒng)雖然在存貨管理中得到了一定范圍的應(yīng)用，但大多數(shù)僅僅能夠查詢貨物的品種、規(guī)格、庫存量等信息；對物資消耗的時(shí)間、空間信息難以及時(shí)反饋，現(xiàn)代醫(yī)院對物資信息化管理已然有更高的需求。

盤存管理意識(shí)薄弱。按照規(guī)定，醫(yī)院物資應(yīng)進(jìn)行定期盤查，一般于每月末進(jìn)行。對于發(fā)生盤盈、盤虧的物資，應(yīng)及時(shí)查明原因，并根據(jù)庫存物資管理規(guī)定，對物資或相應(yīng)責(zé)任人做出適當(dāng)處理。傳統(tǒng)意識(shí)中，大多數(shù)負(fù)責(zé)人認(rèn)為盤存只是財(cái)務(wù)部門的職責(zé)，其他部門幾乎不參與。實(shí)際上盤存需有出入庫管理人員、財(cái)務(wù)人員、部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員的參與，才能更加準(zhǔn)確、細(xì)致得反映庫存物資實(shí)際情況。

三、“零庫存”模式在醫(yī)院庫存中的實(shí)際應(yīng)用

1.掌握醫(yī)院物資最低儲(chǔ)備量與供求信息。醫(yī)院并非所有物資都具備成熟的市場條件來實(shí)施“零庫存”管理，因此，需要將物資依據(jù)緊急程度、供貨難度、需求量等因素，參考以往情形計(jì)算權(quán)數(shù)按序分類排列，不適合使用“零庫存”模式的物資不應(yīng)盲目加入“零庫存”模式管理體系。

2.建立科學(xué)、合理的“零庫存”模式管理系統(tǒng)。借助互聯(lián)網(wǎng)等手段，盡可能將所有物資的品牌、名稱、規(guī)格、供應(yīng)商等相關(guān)信息詳盡錄入系統(tǒng)并定期更新維護(hù)。同時(shí)對供應(yīng)商的反饋時(shí)長、送貨速度、驗(yàn)收合格率等指標(biāo)也應(yīng)進(jìn)行記載。對于不能滿足臨床需求的物資進(jìn)行重點(diǎn)分析，重新決定該類產(chǎn)品是否繼續(xù)采用這種模式，對于不能達(dá)到采購需求的供應(yīng)商提出整改或適當(dāng)舍棄。

3.資質(zhì)好的供應(yīng)商是“零庫存”模式實(shí)施的重要前提。這一模式的實(shí)質(zhì)是將庫存物資的存貨壓力轉(zhuǎn)嫁給供應(yīng)商，對供應(yīng)商的選擇除了要考慮配送物資的質(zhì)量是否合格，是否能保證充足的供貨，還要考慮其配送是否能滿足對供貨時(shí)間的需求。一旦符合要求，下一步就是就“零庫存”模式需求與供應(yīng)商充分溝通并形成書面合同，提供法律層面的保障。在能力范圍內(nèi)盡可能擴(kuò)大供應(yīng)商的選擇數(shù)量，可供選擇的供應(yīng)商越多，市場競爭越激烈，服務(wù)水平就會(huì)越成熟，遇到突發(fā)狀況時(shí)也能有更多的選擇。

4.“零庫存”模式運(yùn)行需要各部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作。采購人員的采購時(shí)間將變?yōu)椴欢〞r(shí)、有需求時(shí)采購，采購頻率會(huì)大大降低，工作量會(huì)隨著具體醫(yī)療環(huán)境的變化而變化；過去使用人直接在庫房領(lǐng)用或醫(yī)院配送人員配送，中間運(yùn)輸環(huán)節(jié)省時(shí)，轉(zhuǎn)嫁給供貨商送貨，使用部門不可避免需經(jīng)歷更長的等待時(shí)間；庫管人員需要去各使用部門進(jìn)行現(xiàn)場驗(yàn)收，辦理相關(guān)入庫出庫手續(xù)，改變了工作流程。因而，各環(huán)節(jié)的人員要適應(yīng)新的庫存管理模式的變化，全力配合，充分估計(jì)新的管理體系帶來的影響，做出科學(xué)、合理的人員培訓(xùn)與調(diào)整。

四、“零庫存”模式的現(xiàn)實(shí)意義與不足

“零庫存”模式是個(gè)相對的概念，并不是指完全沒有庫存，而是通過對庫存進(jìn)行控制與管理，使庫存數(shù)量趨近于“零”，并非絕對為零。其中，用于急救的藥品，市場供應(yīng)緊張的物資，或是政策上有要求的物資等，仍舊需要適量儲(chǔ)備。這一概念建立在能完全保障臨床需求之上，是通過各種現(xiàn)代化管理途徑將供貨商物資信息與醫(yī)院實(shí)時(shí)需求相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院庫存合理、科學(xué)管理的一種模式。

（一）“零庫存”模式的優(yōu)越性

1.減少庫存，降低存貨資金的占用量。傳統(tǒng)的存貨管理方法容易導(dǎo)致大部分流動(dòng)資金被物資占用。而在“零庫存”模式下，物資種類、庫存量大幅度減少，節(jié)省空間，其占用的資金也降到了最低，有效降低了采購與存儲(chǔ)成本，節(jié)約了資金，可以將資金應(yīng)用到其他項(xiàng)目，增加使用率，提高經(jīng)濟(jì)效益。

2.能夠降低物資的存儲(chǔ)成本與管理費(fèi)用。依據(jù)傳統(tǒng)管理藥品及耗材的方法，倉庫中需留有相當(dāng)數(shù)量的存貨以備不時(shí)之需，此時(shí)需要耗費(fèi)水電等倉庫成本、日常消耗及人員成本。在“零庫存”模式下，存貨占用空間大大減少，管理人員也能相應(yīng)減少，極大降低了庫存管理成本。

3.物資損耗情況得到極大改善。傳統(tǒng)庫存管理方法中庫存物資需要專人專業(yè)保管，由于不同物資所需存放環(huán)境不同，部分物資存在易碎易燃等特殊情況，物資周轉(zhuǎn)慢的情況下容易發(fā)生物資過期、變質(zhì)或跌價(jià)損失，此時(shí)需要耗時(shí)耗力對其進(jìn)行退換、作減值準(zhǔn)備等相應(yīng)處理。在“零庫存”模式下，由于庫存物資減少，發(fā)生此類情況的頻率也大大降低，對為數(shù)不多的物資進(jìn)行管理，能極大提高管理的精準(zhǔn)性，降低事故率。

4.更好管理物資質(zhì)量，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。由于“零庫存”模式下庫存物資數(shù)量極少，其保管過程更加精細(xì)化，更好保證了質(zhì)量；且藥品與耗材品種、有效期等周轉(zhuǎn)速度快，能夠及時(shí)更新，一定程度上避免了因市場變化帶來的風(fēng)險(xiǎn)，物資質(zhì)量得到極大的保障。

（二）“零庫存”模式可能存在的不足

1.對信息系統(tǒng)要求高。考慮到藥品與醫(yī)用耗材的特殊性，實(shí)施“零庫存”模式必須確保物資能及時(shí)、安全的供應(yīng)。物資的采購及出入庫需要計(jì)算機(jī)進(jìn)行科學(xué)的整理，物資名稱品類需條理清晰，能依照市場變動(dòng)第一時(shí)間更新所有物資情況，隨時(shí)提供最新信息。同時(shí)需要讓臨床科室、物資管理部門與供應(yīng)商之間保持溝通的順暢與高效，不因信息系統(tǒng)的漏洞或故障而延誤患者的病情。

2.要求各部門配合默契。“零庫存”模式下，供應(yīng)商、倉庫、臨床科室任一環(huán)節(jié)對接失誤，都會(huì)造成藥品缺乏、醫(yī)療耗材缺乏的情況，為倉庫管理工作造成了負(fù)面影響，更為臨床工作帶來了巨大隱患。此時(shí)要求各方人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，合理、有序地溝通協(xié)作，保障供應(yīng)鏈不斷裂，不對患者造成影響。

3.存在信息共享風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院環(huán)境下大多使用內(nèi)網(wǎng)，部分環(huán)境下的部分場合才會(huì)使用外網(wǎng)，主要是為了保證醫(yī)院內(nèi)部信息的安全性。大數(shù)據(jù)時(shí)代催生的“信息共享”，一方面有助于人能根據(jù)突發(fā)狀況臨時(shí)調(diào)整計(jì)劃，提高供應(yīng)鏈管理的效率；另一方面，在人們享受其便利的同時(shí)，受到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)被攻擊，內(nèi)部信息被竊取的威脅。這種信息風(fēng)險(xiǎn)在醫(yī)院環(huán)境下尤為致命。

結(jié)論

“零庫存”模式屬于一種特殊的管理學(xué)概念，該模式的運(yùn)用需要具體考察醫(yī)院的實(shí)際情況，不能盲目全盤變動(dòng)。只有在研究過后，各方面條件成熟的情況下，由點(diǎn)及面逐步推行，有效提升醫(yī)院庫存管理水平，整合資源，促進(jìn)醫(yī)院合理、科學(xué)、健康發(fā)展，通過內(nèi)部管理水平的提升，完善工作，更好服務(wù)患者。

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