當(dāng)前經(jīng)濟形勢下新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與對策研究

摘 要：當(dāng)前經(jīng)濟形勢下，高校投入資金越來越多，新媒體環(huán)境已逐漸取代傳統(tǒng)媒體環(huán)境，高校檔案管理已經(jīng)不能再按照原來的“老路子”走下去，需要不斷開拓創(chuàng)新，才能始終與時俱進，提升高校的現(xiàn)代化管理水平。近年來，高校大力加強檔案信息化建設(shè)，在不少方面均取得了長足進步。新時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理過程需要借助新媒體環(huán)境的優(yōu)勢進一步優(yōu)化檔案管理流程，以創(chuàng)新思維和手段開創(chuàng)新的檔案管理局面。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟形勢；新媒體環(huán)境；高校檔案管理；影響；對策

新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作的創(chuàng)新途徑實則是開創(chuàng)現(xiàn)代化的信息化建設(shè)之路。本文從新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響以及高校檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑兩個方面進行分析，以研究新媒體環(huán)境下的檔案管理新思路、方式、手段為核心，探究新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新發(fā)展之路，具體如下。

一、新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響

1.高校檔案管理工作的重要性

第一點，從個人角度看，高校檔案管理工作保存教育人員、學(xué)生的信息，因此對保障其信息安全非常重要，一旦發(fā)生需要信息核實，各類公證等，這些重要的檔案資料就成為了重要的法律依憑；第二點，從高校角度看，檔案管理工作屬于高校整體管理工作的重要組成部分，其工作水平的提升也在很大程度上推動高校整體管理水平的提升。

2.從重要性分析新媒體環(huán)境對高校檔案管理工作的積極影響

首先，檔案歸檔過程愈發(fā)細致，資料種類齊全、分類明晰，這為后續(xù)的資料查找、檢查、借閱等工作奠定了優(yōu)良基礎(chǔ)；第二，紙質(zhì)檔案保存管理情況有所改善，主要表現(xiàn)在許多重要的紙質(zhì)檔案都有相對應(yīng)的電子檔案做備份，從而為了許多重要資料加了“第二道鎖”，尤其對重要的印章、簽名來說，這樣的防護措施往往是非常有效的；第三，對于非常重要的檔案（例如重要領(lǐng)導(dǎo)人員信息資料、重要的教學(xué)資料等等），保密和利用機制往往是非常重要的，新媒體環(huán)境下，高校檔案的保密、利用機制愈發(fā)完善，重要資料的安全性提升，檔案的利用率提升。

二、新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作策略分析

1.優(yōu)化檔案歸檔過程

優(yōu)化檔案歸檔過程共分為以下幾點：第一，歸檔工作交由專門的信息化團隊負責(zé)，尤其是對大型高校來說，要選擇“檔案團隊+信息化團隊”的團隊式歸檔管理方式；第二，歸檔過程中做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份檔案的歸檔過程都有最原始的證據(jù)留存，而至于這些掃描的圖片資料，則由專門的信息掃描人員專管。

2.優(yōu)化檔案管理過程

優(yōu)化檔案管理過程共分為以下幾點：第一，檔案要做好分類管理，這里所說的分類并不單純的指將資料按類別放好，而是要通過專業(yè)的信息分類軟件，按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)對不同資料進行二次整理；第二，利用流程監(jiān)管軟件監(jiān)管檔案管理流程，使每一環(huán)節(jié)都實現(xiàn)“高效保質(zhì)、專人專責(zé)、分流有序”。

3.優(yōu)化檔案的保密、利用機制

優(yōu)化檔案的保密、利用機制共分為以下幾點：第一，對于不同檔案資料設(shè)定不同的保密級別，與之對應(yīng)的設(shè)置不同的管理密鑰，尤其對高級別的檔案資料來說，管理密鑰不僅要定期更新，還要有專人負責(zé)；第二，檔案利用機制旨在提升檔案的利用率，因此最好的方法是結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)打造“數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)更新”的新型檔案利用機制。

4.優(yōu)化檔案管理工具

優(yōu)化檔案管理工具共分為以下幾點：第一，管理工具的選擇必須要用心，選擇質(zhì)量好、使用方便的管理工具，這樣可以有效提升檔案管理效率和管理質(zhì)量，例如專業(yè)軟件公司的檔案軟件或是由高校牽頭開發(fā)自己的檔案管理軟件；第二，檔案管理軟件需入網(wǎng)，所以要求其具有較強的穩(wěn)定性和安全性，同時還要有專業(yè)的軟件維護團隊。

5.優(yōu)化人才培養(yǎng)策略和制度化建設(shè)工作

5.1加強檔案管理信息化人才建設(shè)，為信息化建設(shè)提供新思路

21世紀(jì)最重要的是人才，而高水平的信息化人才隊伍是推動高校檔案管理信息化建設(shè)的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善信息化人才隊伍建設(shè)制度，發(fā)揮人才優(yōu)勢，為檔案管理信息化建設(shè)提供新思路、新想法。

5.2加強檔案管理制度建設(shè)，為信息化建設(shè)保駕護航

完善的檔案管理制度是保障高校檔案管理信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和前提，因此，各大高校要積極研究現(xiàn)有的檔案管理制度中的不足，認真聽取各方建議和意見，落實檔案管理制度改革辦法，從而推動檔案信息化建設(shè)進程。

結(jié)束語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理工作也迎來了前所未有的發(fā)展機遇，鑒于現(xiàn)代科技的發(fā)展對各行各業(yè)的影響越來越深。檔案管理流程也需不斷優(yōu)化和完善，從歸檔、管理、保密和利用、管理等多個方面入手不斷創(chuàng)新工作方式，同時加強信息化人才建設(shè)和管理制度建設(shè)，開創(chuàng)檔案管理工作新局面，開拓新媒體環(huán)境下檔案管理工作新方式。

參考文獻：

[1] 劉麗.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略[J]. 環(huán)球市場信息導(dǎo)報， 2017（34）：113-113.

[2] 韓孝祖.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略[J]. 經(jīng)濟管理：文摘版， 2016（10）：00104-00104.

[3] 譚偉貞，邱圣暉，曾智華.新媒體環(huán)境對高校檔案管理的影響與應(yīng)對策略[J]. 湖南人文科技學(xué)院學(xué)報， 2016， 33（3）：122-125.

[4] 陳均，梁爽.新媒體環(huán)境下高校檔案工作的挑戰(zhàn)與應(yīng)對——以學(xué)生檔案為主[J]. 科教導(dǎo)刊， 2013（4）：234-235.

作者簡介：

黃仁彥（1982.4- ），男，漢族，籍貫：上海，學(xué)歷：碩士，職稱：中級，研究方向：檔案管理