城建檔案管理的難點問題及解決對策

文/袁雪連

城建檔案管理的難點問題及解決對策

文/袁雪連

中山市民眾鎮(zhèn)人民政府辦公室

現(xiàn)如今，我國的經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，社會在不斷的進(jìn)步，檔案管理工作將逐漸成為城市建設(shè)工程管理的一項至關(guān)重要的領(lǐng)域。城建檔案管理工作就其性質(zhì)來說，是通過管理、利用檔案信息資源直接為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供科學(xué)決策依據(jù)，為城市經(jīng)濟、社會、文化提供有效服務(wù)的工作?；诖?，本文就城建檔案管理中存在的難點問題進(jìn)行了分析，并提出了解決對策。

城建檔案；管理；難點問題；對策

1 城建檔案管理工作存在的難點問題

1.1 相關(guān)部門缺乏重視

作為城建檔案管理部門應(yīng)該有責(zé)任與義務(wù)時刻監(jiān)督與負(fù)責(zé)城建檔案的收集、整理、歸檔、保存、完善工作，需要相關(guān)管理部門能夠始終堅持做好管理工作。但這僅僅依靠城建檔案管理部門本身是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要相關(guān)部門的配合和合作才能夠順利完成工作。但在實際工作中往往存在相關(guān)人員只是簡單地進(jìn)行檔案收集，并且可能敷衍了事，并沒有按照國家相關(guān)部門的管理規(guī)定完善城建檔案的情況。

1.2 城建檔案工作人員業(yè)務(wù)水平不高

在城市建設(shè)中，檔案管理工作者一般都是沒有經(jīng)過特殊訓(xùn)練或培訓(xùn)的，在崗位匹配上存在很大的問題，一些人員對于檔案管理工作沒有任何的相關(guān)基礎(chǔ)知識，與此工作是格格不入的，但是仍然在做著相關(guān)的工作。而且隨著城建檔案管理工作的發(fā)展，一些人員的相關(guān)技能和知識比較落后，又沒有及時的進(jìn)行知識補充，導(dǎo)致了城建檔案管理工作隊伍的素質(zhì)低下，從而制約了城建檔案管理工作的發(fā)展。

1.3 管理方式、技術(shù)陳舊落后，缺乏系統(tǒng)性

現(xiàn)在許多城市的城建檔案管理部門還都是一些陳舊的管理模式，雖然也開始使用計算機管理膽管理的模式依然還是傳統(tǒng)的，對知識的占有、信息的轉(zhuǎn)化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎(chǔ)上不適應(yīng)信息化建設(shè)的發(fā)展及社會對其新的需求。本來就沒有系統(tǒng)的管理模式，再加上技術(shù)的落后導(dǎo)致在城建檔案管理十分混亂。

1.4 檔案監(jiān)管機制不健全

城建檔案管理期間，因缺乏健全的監(jiān)管機制，使得管理期間各個單位各自為政，無法形成一個系統(tǒng)的監(jiān)管體制。此外，由于監(jiān)管信息無法統(tǒng)一，也造成了管理模式無法規(guī)范和統(tǒng)一的現(xiàn)狀，阻礙了檔案信息資源整體優(yōu)勢的發(fā)揮，并增加了檔案信息統(tǒng)一的難度。

1.5 城市建設(shè)檔案管理人員的工作難度大

隨著城市化建設(shè)的快速發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理的工作量也越來越大，而且由于城建檔案管理工作比較瑣碎，這就導(dǎo)致城建檔案管理人員的工作難度加大。城建檔案管理工作主要就是收集相關(guān)數(shù)據(jù)信息，并將這些信息進(jìn)行記錄形成檔案進(jìn)行保存，因而這就需要大量的工作人員來進(jìn)行相關(guān)工作。在形成檔案時需要從各處收集信息，并且要從大量的消息中篩選真正所需要的信息，這就會使工作人員的工作難度加大。

2 城市建設(shè)檔案管理問題產(chǎn)生的原因

2.1 內(nèi)部原因

由于城市建設(shè)檔案管理部門需要對城建檔案進(jìn)行信息收集及其整理歸檔，因而需要大量的工作人員，但是由于人手不足以及工作人員缺乏專業(yè)技術(shù)，將會導(dǎo)致檔案管理工作只能應(yīng)付門面而不能真正起到檔案管理的作用。

2.2 外部原因

目前，許多的建設(shè)單位、施工單位并沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，因而沒有將檔案管理列入日常工作中，這將會導(dǎo)致不能形成有效的城建檔案信息。而且這種現(xiàn)象的存在是非常普遍的，嚴(yán)重影響著城市建設(shè)檔案管理工作的進(jìn)行。

3 完善城市檔案管理工作的具體措施

3.1 強化城建檔案管理意識

隨著城市化建設(shè)的快速發(fā)展，必須認(rèn)識到城市建設(shè)檔案管理工作的重要性。因而就必須要強化城建檔案管理意識，并且還要向工作人員宣傳城建檔案管理工作的重要性，只有讓他們真正了解檔案管理的重要性，才能有助于促進(jìn)他們積極認(rèn)真的工作。此外，還要加大城建檔案管理的宣傳力度，使人們了解這項工作，而且在城建檔案管理工作中必須緊跟時代發(fā)展的步伐，唯有如此才能夠切實做好城建檔案管理工作。

3.2 全面應(yīng)用新技術(shù)，實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新

信息時代已經(jīng)來臨，因而在城建檔案管理工作中可以應(yīng)用一些信息技術(shù)，這樣將可以大大提高檔案管理工作的效率以及檔案信息的準(zhǔn)確性。城建檔案管理工作可以進(jìn)行一定的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，應(yīng)用新技術(shù)來進(jìn)行城建檔案管理工作，以提升檔案管理工作效率。

3.3 推進(jìn)城建檔案管理隊伍建設(shè)，提升團(tuán)隊技能

城建檔案管理工作不僅要讓個人加強對檔案管理重要性的認(rèn)識，還要提高檔案管理的團(tuán)隊技能。通過提升檔案管理隊伍建設(shè)，可以提升整個團(tuán)隊的技能，有助于推動城建檔案管理工作。在推進(jìn)檔案管理隊伍建設(shè)時，可以制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，并且要聘請具有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員來教授知識，這樣可以使團(tuán)隊在較短的時間內(nèi)得到很大的提升。

3.4 定期維護(hù)更新，積極開發(fā)利用

隨著城市化建設(shè)的發(fā)展，城建檔案管理在城市建設(shè)中的地位越來越重要，因而建設(shè)單位或施工單位都要積極配合以完成檔案管理工作。在城建檔案管理完成后，還要定期維護(hù)更新，避免因為誤差而使檔案內(nèi)容出現(xiàn)錯誤或者是檔案內(nèi)容未能更新而不能適應(yīng)社會的變化。在進(jìn)行城建檔案管理工作時，各個單位都要積極響應(yīng)，將資料共享以幫助快速獲得檔案信息，使城建檔案資源可以積極地開發(fā)利用。

3.5 建立健全城建檔案管理法律法規(guī)

由于城市建設(shè)的快速發(fā)展，我國城建檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)比較落后，不適應(yīng)當(dāng)下城建檔案管理的要求，為了加強城建檔案管理就必須建立健全城建檔案管理法律法規(guī)。只有這樣，才能使各部門有規(guī)律地開展工作，并且可以約束部門及工作人員認(rèn)真工作。

3.6 嚴(yán)格監(jiān)督城建檔案管理工作

想要城建檔案能夠真正有價值，就必須保證信息資料的準(zhǔn)確性，因而必須嚴(yán)格監(jiān)督城建檔案管理工作。只有確保在這一過程中沒有出現(xiàn)差錯，才能發(fā)揮城建檔案應(yīng)有的價值。

4 結(jié)語

總之，隨著城市化建設(shè)的快速發(fā)展，城建檔案管理也成為城市建設(shè)中重要的一個環(huán)節(jié)，為了保證城建檔案能夠真正有價值，必須清楚認(rèn)識到城建檔案管理中容易出現(xiàn)的問題以及一些難點問題，并要采取針對性的策略來解決這些問題。只有這樣，才能保證檔案資料的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)城建檔案的有效管理。

[1]李麗.分析城建檔案管理的難點問題及解決對策[J].江西建材，2014（3）：295.

[2]董薇.城建檔案管理的難點問題及解決對策[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2013.