信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用研究

文/張養(yǎng)民

信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用研究

文/張養(yǎng)民

鄒城市學(xué)生資助管理中心

學(xué)校檔案是對學(xué)校教務(wù)教學(xué)活動、黨政部門管理與運(yùn)行、各專業(yè)科研成果等各個方面活動的真實(shí)記錄，更是對學(xué)校發(fā)展歷史的忠實(shí)再現(xiàn)。在當(dāng)前信息化技術(shù)快速發(fā)展的背景下，學(xué)校檔案管理工作逐步趨于數(shù)字化和智能化，管理質(zhì)量及工作效率不斷提高，學(xué)校檔案的記載更為完整和便捷，對于學(xué)校立足自身，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有極為重要的意義。

信息技術(shù)；學(xué)校檔案管理；應(yīng)用

隨著信息技術(shù)和科學(xué)技術(shù)的不斷應(yīng)用，各行各業(yè)都大量應(yīng)用了信息技術(shù)，經(jīng)濟(jì)效益和工作效率得到了很大提升。目前，信息技術(shù)不僅應(yīng)用到了我國商業(yè)發(fā)展區(qū)域當(dāng)中，還應(yīng)用到了我國學(xué)校檔案管理當(dāng)中，在應(yīng)用計算機(jī)設(shè)備之后，檔案信息繁瑣性問題得到了有效解決，減少了工作流程，節(jié)省了人力和物資，更重要的一點(diǎn)是，這一應(yīng)用從根本上提升了檔案資料保管效率。因此，進(jìn)行學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀和信息技術(shù)應(yīng)用情況研究，對于學(xué)校的發(fā)展是十分有利的，也是十分必要的。

1 學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)的意義

作為人才培養(yǎng)的重要一環(huán)，學(xué)校檔案既包括了學(xué)生檔案，也包括教師檔案和學(xué)校各種教育、管理活動檔案。就當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作來看，大都依然在采用傳統(tǒng)的檔案管理方式，檔案保密性差，檔案材料容易丟失，檔案調(diào)用時也需要花費(fèi)較長時間，不利于學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。而信息技術(shù)的出現(xiàn)有效克服了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在學(xué)校檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，具有著重大意義。首先，可以節(jié)省人力資源，傳統(tǒng)學(xué)校檔案管理需要花費(fèi)較大的人力去完成，而在信息技術(shù)的依托下，學(xué)校檔案管理所有工作都可以由一個人完成，大大減少人力資源的浪費(fèi)，從長期來看，也有效降低了學(xué)校檔案管理成本；其次，可以提高檔案管理工作效率。傳統(tǒng)檔案管理模式大多是人工完成，效率比較低，而以信息技術(shù)為依托的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)具有儲存量大、處理迅速、查閱便利等優(yōu)點(diǎn)，同時可以利用各類處理軟件，利用表格、圖形等方式將檔案分門別類管理，后期查詢、更新、修改等都十分便捷，在方便管理人員的同時，也方便學(xué)校隨時調(diào)用檔案。另外，信息技術(shù)的應(yīng)用也大大提高了學(xué)校檔案的安全性。通過信息技術(shù)，學(xué)校檔案管理人員可以對學(xué)校重要檔案信息進(jìn)行加密處理，并進(jìn)行備份，從而大大提高檔案安全性。

2 當(dāng)前學(xué)校檔案管理存在弊端

2.1 檔案查找效率低

據(jù)調(diào)查，目前學(xué)校檔案大多是紙質(zhì)版形式，隨著時間的累積，檔案會越積越多，在這種形式下，如果需要提取某份具體檔案的難度會很大，需要工作人員消耗大量時間查找。

2.2 檔案管理意識淡薄

目前，大多數(shù)學(xué)校都只關(guān)注教學(xué)成績，很大程度上忽視了教學(xué)事務(wù)管理的重要性。要知道，學(xué)校檔案處管理著全校師生的全部信息資料，也是對學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，對于學(xué)校發(fā)展具有重要影響，必須引起充分重視。

2.3 工作人員素質(zhì)普遍較低

目前，很多學(xué)校的檔案管理工作人員只是通過簡單招聘方式引入到學(xué)校的，并沒有經(jīng)過嚴(yán)格考察和選拔，因此相關(guān)人員存在專業(yè)素質(zhì)和道德素養(yǎng)不高等問題。而且，很多工作人員并沒有樹立正確的職業(yè)道德觀，而職業(yè)道德是促使工作人員愛崗敬業(yè)的重要保證，尤其學(xué)校檔案管理是一門重要工作，需要工作人員嚴(yán)守職業(yè)操守，保證信息資源不外泄、不流失。

3 學(xué)校檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用策略

3.1 樹立正確電子檔案管理理念

就當(dāng)前而言，學(xué)校應(yīng)積極樹立正確的檔案管理理念，管理層要認(rèn)識到實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的重要性，加大對此項工作進(jìn)展情況的關(guān)注力度，加強(qiáng)對相關(guān)人員檔案管理重要性的宣傳力度，采取會議等方式落實(shí)檔案管理精神，明確電子檔案管理工作的側(cè)重點(diǎn)，探究合適的電子檔案管理模式和方法。同時，學(xué)校還應(yīng)對自身電子檔案管理提出一定要求，督促檔案管理人員積極開展工作調(diào)動其工作積極性，確保電子檔案管理工作順利開展。

3.2 規(guī)范檔案信息收錄與整理

在信息化檔案管理模式下，學(xué)校檔案管理工作表現(xiàn)出了整體性以及可持續(xù)性的特點(diǎn)，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊畔⒓夹g(shù)管理具有重要意義。具體而言，首先，管理人員可整理重要紙質(zhì)檔案并保存歸檔，然后通過網(wǎng)絡(luò)擬定、審查以及核對傳閱檔案資料，最終予以歸檔處理。通過一系列操作，檔案信息收錄也會更加趨于完整；其次，應(yīng)建立校園信息數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)并加以完善，通過校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)將標(biāo)準(zhǔn)化檔案信息上傳至管理收錄部門，從根本上提高檔案收錄與整理工作質(zhì)量以及工作效率；第三，要進(jìn)行辦公智能化建設(shè)，在應(yīng)用信息技術(shù)之后，檔案管理工作和計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)的關(guān)系更加密切，只有實(shí)現(xiàn)辦公智能化建設(shè)，才能完善立卷方法，提升檔案管理準(zhǔn)確高效性，才能提升遺漏數(shù)據(jù)補(bǔ)充效率，避免文件變質(zhì)問題出現(xiàn)，利于后期數(shù)據(jù)檢索和查詢；第四，要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。雖然在應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理后，管理人員的專業(yè)水平都得到了提升，但必須定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，不斷拓展檔案管理人員的專業(yè)知識面，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，提升其業(yè)務(wù)能力。

3.3 加大對電子檔案管理監(jiān)督力度

首先，學(xué)校應(yīng)安排相關(guān)人員定期或不定期檢查檔案管理工作人員業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，監(jiān)督相關(guān)檔案信息是否及時進(jìn)行錄入、分類和歸檔，并將其業(yè)務(wù)進(jìn)行情況與績效相掛鉤，提高工作人員的主觀能動性，確保學(xué)校電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、安全性和共享性，使電子檔案的價值得以充分發(fā)揮；其次，學(xué)校還應(yīng)針對電子檔案管理工作制定相應(yīng)獎懲措施，對于工作完成出色的人員要給予其一定的精神和物質(zhì)獎勵，樹立典型，對于工作拖拉人員要予以嚴(yán)懲，從根本上杜絕工作態(tài)度不認(rèn)真情況的發(fā)生，切實(shí)提升電子檔案管理效率。

4 結(jié)語

從社會的整體進(jìn)步到一個學(xué)校的全面發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用都具有極為重要的意義。學(xué)校管理層應(yīng)從思想上重視檔案管理信息化建設(shè)工作，對檔案信息管理工作的固有內(nèi)涵擁有良好把握，并對現(xiàn)代化技術(shù)加以充分利用，推動傳統(tǒng)檔案管理模式逐步過渡到信息自動化管理，確保檔案的時效價值得到充分發(fā)揮，從而創(chuàng)造出更多的社會與經(jīng)濟(jì)效益。

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