高校網(wǎng)上報(bào)賬的利弊及對(duì)策探析

楊敏

[摘 要] 傳統(tǒng)的報(bào)賬模式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化迅猛的發(fā)展，網(wǎng)上報(bào)賬已成為高校報(bào)賬方式轉(zhuǎn)型升級(jí)的必然趨勢(shì)。網(wǎng)上報(bào)賬具有效率高、控制嚴(yán)、信息快捷等優(yōu)勢(shì)，但也存在著網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)、信息錄入不規(guī)范、原始票據(jù)易丟失等弊端。高校應(yīng)積極采取措施，推進(jìn)網(wǎng)上報(bào)賬，從而更好地服務(wù)廣大師生員工。

[關(guān)鍵詞] 高校；網(wǎng)上報(bào)賬；利弊；對(duì)策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 19. 014

[中圖分類(lèi)號(hào)] F232；G475 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）19- 0032- 03

0 引 言

隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，資金來(lái)源呈多元化趨勢(shì)發(fā)展，教師忙于教學(xué)和科研，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度不熟悉，常常因?yàn)閳?bào)銷(xiāo)手續(xù)不合規(guī)而多次往返財(cái)務(wù)處，浪費(fèi)了大量寶貴時(shí)間，使教師們對(duì)財(cái)務(wù)工作的滿(mǎn)意度不高。為了提高財(cái)務(wù)工作效率，緩解報(bào)賬壓力，高校在推行網(wǎng)上報(bào)賬的過(guò)程中，將秉承“技術(shù)先進(jìn)、安全至上、以人為本、信息共享”的理念，在校園網(wǎng)的環(huán)境下，在遵守新事業(yè)單位會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和高校會(huì)計(jì)制度的前提下，逐步實(shí)現(xiàn)以“業(yè)務(wù)辦理簡(jiǎn)單化、單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范化、業(yè)務(wù)審批流程化、財(cái)務(wù)制單自動(dòng)化、付款方式電子化”為目標(biāo)的新型財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)。

1 高校傳統(tǒng)報(bào)賬模式的現(xiàn)狀分析

1.1 辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)增加

目前，高校招生規(guī)模不斷擴(kuò)大，除全日制高等教育外，還有大量成人繼續(xù)教育、聯(lián)合辦學(xué)和各類(lèi)短期培訓(xùn)班。高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)以財(cái)政撥款為主，還有聯(lián)合辦學(xué)收入、短期培訓(xùn)收入和橫向科研經(jīng)費(fèi)收入等多渠道資金來(lái)源，同時(shí)辦學(xué)成本也大幅增加。從而導(dǎo)致高校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)大量增加，有限的財(cái)務(wù)人員忙于整理票據(jù)、審核制單等簡(jiǎn)單重復(fù)的工作中，無(wú)暇顧及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的分析和清理，暫存暫付款越來(lái)越多，降低了資金的使用效率。

1.2 報(bào)賬流程煩瑣，財(cái)務(wù)工作效率低

高校教師多數(shù)忙于教學(xué)和科研，很少有時(shí)間在校園網(wǎng)上瀏覽相關(guān)的政策，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度不熟悉，提供的報(bào)銷(xiāo)單據(jù)不規(guī)范，簽批手續(xù)不完整，項(xiàng)目使用不合理，報(bào)賬人員可能要往返財(cái)務(wù)處多次才能完成報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，使報(bào)賬流程顯得煩瑣，財(cái)務(wù)工作效率低，“報(bào)賬難”成為不少高校普遍存在的問(wèn)題，影響了教學(xué)和科研事業(yè)的開(kāi)展，這一現(xiàn)狀迫切需要高校盡快優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)管理系統(tǒng)，簡(jiǎn)化報(bào)賬流程，提高財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

2 網(wǎng)上報(bào)賬在高校的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)

2.1 節(jié)約時(shí)間，提高工作效率

高校推行網(wǎng)上報(bào)賬后，報(bào)賬人員不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，可以利用空閑時(shí)間隨時(shí)在網(wǎng)上提交報(bào)賬申請(qǐng)，通過(guò) OA辦公系統(tǒng)完善審批手續(xù)，報(bào)賬人員將打印好的預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單及原始票據(jù)交到指定投放點(diǎn)即可，報(bào)賬人員無(wú)須排隊(duì)等候或多次往返財(cái)務(wù)處，節(jié)約報(bào)賬人員的時(shí)間。這個(gè)過(guò)程中，報(bào)賬人員已將報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)的事由、會(huì)計(jì)科目、經(jīng)濟(jì)科目、支出項(xiàng)目等信息錄入到賬務(wù)系統(tǒng)中，財(cái)務(wù)人員審核無(wú)誤或稍做調(diào)整后即可生成記賬憑證，大大縮短了財(cái)務(wù)人員辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間，提高了工作效率。

2.2 規(guī)范使用項(xiàng)目指標(biāo)，嚴(yán)格控制預(yù)算支出

報(bào)賬人員在網(wǎng)上錄入報(bào)賬申請(qǐng)時(shí)，各項(xiàng)目指標(biāo)的支出范圍都有提示，報(bào)賬人員根據(jù)自己要報(bào)銷(xiāo)的業(yè)務(wù)內(nèi)容填入相應(yīng)的項(xiàng)目指標(biāo)，若報(bào)銷(xiāo)金額或支出范圍超限則禁止支出，這樣既可將各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按項(xiàng)目支出范圍正確歸類(lèi)，又可自動(dòng)控制預(yù)算支出，提高預(yù)算執(zhí)行力度，提升資金使用效率，為各類(lèi)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和領(lǐng)導(dǎo)決策提供了準(zhǔn)確可靠的信息。

2.3 財(cái)務(wù)信息傳遞更及時(shí)

傳統(tǒng)的報(bào)賬模式下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人只管簽字，不關(guān)注項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況，由于簽批范圍不合規(guī)，使報(bào)賬人員不斷往返財(cái)務(wù)處。實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人不得不主動(dòng)關(guān)心自己的項(xiàng)目使用情況，否則報(bào)賬申請(qǐng)無(wú)法錄入或不能審核通過(guò)，尤其對(duì)科研項(xiàng)目較多的負(fù)責(zé)人，通過(guò)及時(shí)查詢(xún)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況，可避免項(xiàng)目結(jié)題滯后或項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用串項(xiàng)，導(dǎo)致有些項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)不夠用，有些項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)結(jié)余又太多。

2.4 提高財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平

實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬后，財(cái)務(wù)人員從大量的信息錄入和查詢(xún)工作中解脫出來(lái)，將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到分析財(cái)務(wù)收支、預(yù)算管理、績(jī)效評(píng)價(jià)等精細(xì)化的管理，確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確、可靠、全面，提高財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平，使財(cái)務(wù)工作從單純的“核算型”向“管理型”轉(zhuǎn)變。

3 網(wǎng)上報(bào)賬在高校存在的弊端

3.1 網(wǎng)絡(luò)信息安全有風(fēng)險(xiǎn)

由于網(wǎng)上報(bào)賬要求將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在網(wǎng)上公開(kāi)，報(bào)賬人員才能通過(guò)財(cái)務(wù)平臺(tái)錄入數(shù)據(jù)，完成網(wǎng)上報(bào)賬流程。在使用網(wǎng)絡(luò)的過(guò)程中，由于大量集中訪問(wèn)數(shù)據(jù)容易導(dǎo)致系統(tǒng)死機(jī)，也有可能由于黑客攻擊或病毒入侵會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，這些情況對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全構(gòu)成了極大的威脅。

3.2 財(cái)務(wù)信息錄入不規(guī)范

報(bào)賬人員不是專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)人員，平時(shí)忙于教學(xué)和科研，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度不熟悉，即使經(jīng)過(guò)培訓(xùn)也很難在短時(shí)間內(nèi)掌握所有財(cái)務(wù)知識(shí)及相關(guān)制度，當(dāng)時(shí)記住，下次又忘了，這就導(dǎo)致報(bào)賬人員在錄入信息時(shí)隨意性大，不按規(guī)定范圍使用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，財(cái)務(wù)人員需要多次與報(bào)賬人員電話(huà)溝通才能通過(guò)審核，這樣會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間。

3.3 原始單據(jù)容易丟失

實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬后，高校一般要求報(bào)賬人員將已申報(bào)成功的預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單投入到指定投遞箱，財(cái)務(wù)人員每天定時(shí)去取，取回來(lái)的報(bào)銷(xiāo)單如果符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定，則直接生成記賬憑證；如果不符合規(guī)定或附件不完整，財(cái)務(wù)人員會(huì)通知報(bào)賬人員取回報(bào)銷(xiāo)單；如果報(bào)賬人員沒(méi)有及時(shí)取回報(bào)銷(xiāo)單，在財(cái)務(wù)處積壓時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，容易出現(xiàn)單據(jù)遺失，而且不好認(rèn)定責(zé)任。

4 如何在高校順利推行網(wǎng)上報(bào)賬

網(wǎng)上報(bào)賬屬新生事物，如何讓教職工接受并使用網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，需要做好以下幾方面工作。

4.1 多方協(xié)作，實(shí)現(xiàn)銀校信息對(duì)接

高校要實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬，前提是銀行與學(xué)校之間信息能及時(shí)對(duì)接，開(kāi)通網(wǎng)銀支付方式，通過(guò)財(cái)政支付平臺(tái)付款的學(xué)校，也要爭(zhēng)取財(cái)政支持，與銀行對(duì)接。只要報(bào)賬人員錄入報(bào)賬申請(qǐng)時(shí)，將轉(zhuǎn)賬信息準(zhǔn)確錄入，財(cái)務(wù)人員審核通過(guò)后生成記賬憑證，同時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)將款項(xiàng)轉(zhuǎn)入收款人賬戶(hù)，并將付款短信發(fā)送給收款人，無(wú)須財(cái)務(wù)人員二次錄入轉(zhuǎn)賬信息，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)工作流程，真正做到“無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬”。

4.2 優(yōu)化財(cái)務(wù)軟件功能，使操作流程簡(jiǎn)單易懂

高校教師雖然文化水平高，但畢竟不是專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)人員，平時(shí)忙于教學(xué)和科研，不關(guān)心財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)規(guī)定，因此，報(bào)賬人員在網(wǎng)上申請(qǐng)報(bào)賬時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)該對(duì)每一步操作有簡(jiǎn)單明了的提示，對(duì)項(xiàng)目支出范圍和經(jīng)濟(jì)科目支出范圍有相關(guān)說(shuō)明，讓報(bào)賬人員根據(jù)提示，能準(zhǔn)確錄入報(bào)賬信息，一次性通過(guò)財(cái)務(wù)審核，減少財(cái)務(wù)人員與報(bào)賬人員反復(fù)溝通的時(shí)間，提高工作效率。

4.3 加強(qiáng)系統(tǒng)維護(hù)，保障信息安全

實(shí)行網(wǎng)上報(bào)賬后，大量信息在網(wǎng)上公布，報(bào)賬人員通過(guò)登錄系統(tǒng)平臺(tái)查詢(xún)、錄入相關(guān)信息，財(cái)務(wù)人員也需要從系統(tǒng)中提取相關(guān)數(shù)據(jù)做分析及填列報(bào)表，因此系統(tǒng)的安全穩(wěn)定十分重要。財(cái)務(wù)處要安排專(zhuān)人定期備份數(shù)據(jù)，及時(shí)更新系統(tǒng)，加強(qiáng)防火墻的設(shè)置，避免病毒入侵或黑客攻擊，造成系統(tǒng)癱瘓，從而保證財(cái)務(wù)信息安全。

4.4 加強(qiáng)宣傳培訓(xùn)，建立健全“財(cái)務(wù)助理”制度

隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，許多高校建立了新校區(qū)，增設(shè)了二級(jí)學(xué)院，科研項(xiàng)目不斷增加，經(jīng)費(fèi)來(lái)源也大量增加，財(cái)務(wù)核算工作日趨繁重，而教師們平時(shí)忙于教學(xué)和科研，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度不熟悉，報(bào)銷(xiāo)一次費(fèi)用往往要反復(fù)多次才能完成，致使廣大教師怨聲載道。如果每個(gè)二級(jí)學(xué)院和每個(gè)科研項(xiàng)目能安排一個(gè)專(zhuān)職或兼職“財(cái)務(wù)助理”，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)和科研項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)報(bào)賬工作，財(cái)務(wù)處只需要對(duì)“財(cái)務(wù)助理”培訓(xùn)相關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)知識(shí)和網(wǎng)上報(bào)賬操作規(guī)則，使其能正確、規(guī)范地使用網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)，各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目使用權(quán)限授權(quán)給“財(cái)務(wù)助理”，由其負(fù)責(zé)本部門(mén)和科研項(xiàng)目的網(wǎng)上報(bào)賬業(yè)務(wù)。“財(cái)務(wù)助理”在接收?qǐng)?bào)銷(xiāo)單時(shí)要進(jìn)行初審，合格后才在網(wǎng)上申報(bào)，經(jīng)常操作此項(xiàng)業(yè)務(wù)，會(huì)越來(lái)越熟練，越來(lái)越節(jié)約時(shí)間，從而將教師和科研人員從煩瑣的財(cái)務(wù)事務(wù)中解放出來(lái)，“讓專(zhuān)業(yè)的人做專(zhuān)業(yè)的事”，財(cái)務(wù)人員的工作壓力也可相對(duì)減少，廣大教師可以安心教學(xué)和科研，財(cái)務(wù)人員可以把更多精力投入到財(cái)務(wù)管理中去。

4.5 建立報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)單物流化管理，避免原始單據(jù)丟失

報(bào)賬人員提交的預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核通過(guò)后生成記賬憑證，然后將款項(xiàng)轉(zhuǎn)入收款單位或收款個(gè)人，但款項(xiàng)是否轉(zhuǎn)賬成功或何時(shí)轉(zhuǎn)入對(duì)方賬上，報(bào)賬人員只能咨詢(xún)財(cái)務(wù)人員或收款人才能得知，這種咨詢(xún)會(huì)增加財(cái)務(wù)人員工作量。如果能在報(bào)賬系統(tǒng)中增設(shè)一個(gè)像淘寶網(wǎng)上的物流查詢(xún)功能，報(bào)賬人員就可以在網(wǎng)上查詢(xún)自己提交的預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單處于哪個(gè)環(huán)節(jié)，是否轉(zhuǎn)賬成功，是否被退票，退票原因是什么，如果退票，報(bào)賬人員可自己前往財(cái)務(wù)處取回預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單，重新完善手續(xù)，不需要財(cái)務(wù)人員反復(fù)通知，減少退單票據(jù)的積壓和丟失。

4.6 實(shí)行網(wǎng)上簽批，減少書(shū)面審批流程

網(wǎng)上報(bào)賬減少了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，但對(duì)于報(bào)賬人員，相關(guān)的簽批手續(xù)更耗費(fèi)時(shí)間和精力，由于領(lǐng)導(dǎo)出差或開(kāi)會(huì)，報(bào)賬人員經(jīng)常不能一次完成簽批手續(xù)，往往要反復(fù)多次或等待較長(zhǎng)時(shí)間才能完成。如果財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)能有效對(duì)接，報(bào)賬人員就可以在網(wǎng)上完成經(jīng)費(fèi)簽字審批手續(xù)，“三重一大”的業(yè)務(wù)可將原始憑證掃描上傳，方便領(lǐng)導(dǎo)審閱，或直接請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)親筆簽批。一般日常性經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，只需報(bào)賬人員在填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)時(shí)，將審批人的姓名選上，則審批人無(wú)論何時(shí)何地，只要能登錄系統(tǒng)，就可以查看有哪些報(bào)銷(xiāo)單需要簽批，同意就通過(guò)，不同意則退回，網(wǎng)上簽批通過(guò)后，報(bào)銷(xiāo)單上將留下簽批人姓名，報(bào)賬人員將簽批后的申請(qǐng)單打印后提交財(cái)務(wù)審核。實(shí)行網(wǎng)上簽批后，報(bào)賬人員不會(huì)因找領(lǐng)導(dǎo)簽批耗費(fèi)時(shí)間，也不會(huì)因簽批手續(xù)不合規(guī)而多次往返財(cái)務(wù)處，從而緩解報(bào)賬人員與財(cái)務(wù)部門(mén)的矛盾，構(gòu)建和諧的工作氛圍，提高工作效率。

高校通過(guò)不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，逐步規(guī)范財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，充分發(fā)揮網(wǎng)上報(bào)賬優(yōu)勢(shì)，使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和報(bào)賬人員能主動(dòng)登錄財(cái)務(wù)報(bào)賬系統(tǒng)，及時(shí)了解相關(guān)項(xiàng)目使用情況， 促使預(yù)算執(zhí)行更合理、合規(guī)，從而提高財(cái)務(wù)精細(xì)化管理水平。

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