淺談新時(shí)期檔案的保密性與共享性

文/陳會友，河北省承德市興隆縣信訪局

一般來講，檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，此外還具有知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價(jià)值性等特點(diǎn)，因?yàn)闅v史再現(xiàn)性是我們公認(rèn)的檔案的本質(zhì)屬性，而其它特點(diǎn)則為其一般屬性，因此，從本質(zhì)上說，檔案就是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)。也正是因?yàn)槿绱?，無論任何時(shí)代、任何形式的檔案都始終具有著比較嚴(yán)格的保密性。然而，隨著人類社會文明程度的進(jìn)步，特別是現(xiàn)代化社會文明、和諧、合作、共享等特點(diǎn)的凸顯，從前比較保密的檔案也要與時(shí)俱進(jìn)，在繼續(xù)強(qiáng)化自身保密性的同時(shí)也要主動適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，比如在保證個(gè)人隱私與國家機(jī)密的前提下走共享之路。那么，實(shí)際的檔案管理工作中，到底應(yīng)該怎樣處理二者之間的關(guān)系呢？

1 整體上來講，必須嚴(yán)格貫徹落實(shí)《保密法》以及19 91年國家保密局、國家檔案局聯(lián)合制發(fā)的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神

在廣泛宣傳、提高認(rèn)識、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，積極配合有關(guān)部門搞好檔案涉密文件的清查鑒定。具體工作中，嚴(yán)格劃清密與非密的界限，科學(xué)確定檔案開放制度、標(biāo)準(zhǔn)、范圍，尤其是嚴(yán)格落實(shí)崗位負(fù)責(zé)制與責(zé)任追究制度，還要加強(qiáng)各種監(jiān)督體系與制度的建設(shè)，確保重要隱私和重大機(jī)密的保密性。

2 切實(shí)依法依規(guī)建立適應(yīng)各類檔案保密管理的國家標(biāo)準(zhǔn)，確保保密與解密工作依法依規(guī)進(jìn)行。

實(shí)際工作中，我們對涉密檔案的變化調(diào)整，既要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于未來的可持續(xù)發(fā)展。那么，建立健全相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)與制度就顯得至關(guān)重要了。例如科學(xué)建立劃定密期標(biāo)準(zhǔn)與制度，科學(xué)建立調(diào)密通知單制度，建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度等，用制度的籠子管理、約束檔案的管理行為，以遏制一切玩忽職守行為。

3 切實(shí)加強(qiáng)新時(shí)期檔案的科學(xué)管理與高效管理工作。

傳統(tǒng)的檔案管理很神秘，但也容易形成上級或者相關(guān)部門監(jiān)管的真空，前些年的人事檔案管理過程中的履歷作假、學(xué)歷作假現(xiàn)象就時(shí)有發(fā)生。因此，在國家標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，加強(qiáng)檔案的科學(xué)管理、有序管理、人性化管理，就不僅是檔案管理工作本身的職業(yè)要求，更是關(guān)乎社會的穩(wěn)定與和諧發(fā)展的戰(zhàn)略問題。

1.科學(xué)管理，首先是嚴(yán)格遵照并認(rèn)真執(zhí)行國家標(biāo)準(zhǔn)。需要強(qiáng)調(diào)指出的是，這樣的標(biāo)準(zhǔn)不僅是檔案管理人員應(yīng)該非常熟悉的，而且應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳，使全社會知道相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，在全社會形成尊重標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的良好風(fēng)氣。

2.科學(xué)管理，就是在標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)之下嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)。盡管不同行業(yè)、不同部門、不同性質(zhì)的檔案管理起來有著各種實(shí)際特點(diǎn)，但是，加強(qiáng)檔案本身真實(shí)性進(jìn)而發(fā)揮檔案歷史再現(xiàn)性作用都是必須堅(jiān)決強(qiáng)化的。所以說，嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)，確保各類各級檔案的真實(shí)性，當(dāng)是檔案科學(xué)管理的首要任務(wù)。與此同時(shí)，加強(qiáng)管理過程的有序性也是科學(xué)管理的重要工作?，F(xiàn)代社會高速發(fā)展、高度發(fā)達(dá)，時(shí)間就是效率，時(shí)間就是金錢，科學(xué)而有序的管理不僅能夠?yàn)橄嚓P(guān)主管部門調(diào)閱、審查提供便利，而且能夠?yàn)樗行枨笳叩谝粫r(shí)間提供高效便捷的服務(wù)。

3.科學(xué)管理還包括充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等技術(shù)手段強(qiáng)化檔案的科學(xué)管理。與傳統(tǒng)的檔案管理，現(xiàn)代社會要求所有管理手段都必須科學(xué)化，因?yàn)楣芾淼慕K極目的是確保被管理者科學(xué)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展，尤其是為人類社會的和諧發(fā)展提供便捷而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此說，我們在借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)同時(shí)還要與時(shí)俱進(jìn)，積極主動適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，加大管理成本的投入，包括管理人員成本、管理硬件成本等，用現(xiàn)代技術(shù)管理新時(shí)期的檔案。

4 在強(qiáng)化檔案自身的保密性基礎(chǔ)上凸顯檔案的共享性

人所共知，歷史再現(xiàn)性是檔案的生命線，但是，我們?nèi)祟惿鐣呀?jīng)進(jìn)入到了合作共享的時(shí)代。盡管現(xiàn)實(shí)生活中并非任何東西都是可以用來共享的，但是，作為個(gè)體、團(tuán)隊(duì)、單位、國家發(fā)展過程中已經(jīng)發(fā)生了的事實(shí)，其中有相當(dāng)一部分內(nèi)容是可以拿出來公開或者是共享的。這不僅是“以人為本”而尊重知情權(quán)的需要，更是“制度公開”“政務(wù)公開”“管理公開”“主動接受監(jiān)督”等文明社會開放性的體現(xiàn)，或者說是社會進(jìn)步、民族胸襟的體現(xiàn)。

1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)保密級別而共享?？梢怨蚕淼?，在實(shí)際管理工作中就不要以保密為借口“神秘”。人事檔案中的履歷、學(xué)歷等明示信息，不僅允許個(gè)人查閱，還要定期公示、公開，主動接受社會的監(jiān)督，以此杜絕造假現(xiàn)象。社保檔案中，所有用來公示的信息都應(yīng)該定期地予以公開，主動接受社會的審查與監(jiān)督。所有政務(wù)工作中，凡是事關(guān)百姓利益而且百姓有權(quán)知曉的信息，都應(yīng)該允許百姓查閱，主動接受百姓的監(jiān)督。

2.積極正視共享時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，主動更新管理理念，加強(qiáng)共享技術(shù)應(yīng)用，強(qiáng)化共享手段。在國際統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制度之下的檔案管理，除了認(rèn)真履職負(fù)責(zé)之外，還要牢固樹立責(zé)任意識、監(jiān)督意識，對共享信息認(rèn)真負(fù)責(zé)。這里的認(rèn)真負(fù)責(zé)包括管理成本的投入、新技術(shù)的引用，如為了強(qiáng)化共享信息的共享性，我們不僅要確保這部分信息的真正共享，還要主動拓寬渠道主動接受社會的監(jiān)督，如利用電視廣播、微信公眾號、QQ公眾號，甚至是公報(bào)、公示等手段加強(qiáng)宣傳，從而保證檔案信息的公正性、公平性和公開性。

3.堅(jiān)持共享與監(jiān)督相結(jié)合的原則。并非檔案信息可以共享就能夠?yàn)樗麨?，而是在法律監(jiān)督機(jī)制基礎(chǔ)上的共享。任何時(shí)代里，人類的物質(zhì)文明與科學(xué)技術(shù)在發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)都存在著人類的思想道德水準(zhǔn)不能配位的現(xiàn)象，當(dāng)今社會也是如此，因此各種網(wǎng)絡(luò)詐騙、電信詐騙而非法使用他人信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。但是，隨著我們相應(yīng)法律與制度的建設(shè)與實(shí)施，如是現(xiàn)象與行為將會越來少，直至被徹底遏止。因此說，可以共享的檔案信息在提供共享服務(wù)的同時(shí)還要嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督制度，以切實(shí)維護(hù)公民的合法權(quán)益以及國家利益。