物料主數(shù)據(jù)管理工作中存在的問(wèn)題及措施

文/董維安，中國(guó)石油天然氣股份有限公司撫順石化分公司

中石油的物料主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中MM模塊中最基本的信息單元，它是關(guān)聯(lián)計(jì)劃、生產(chǎn)、庫(kù)存、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、成本等模塊的初始基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，并貫穿在整個(gè)生產(chǎn)、檢維修和項(xiàng)目建設(shè)管理流程中，對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行效率起到關(guān)鍵性作用。為確保采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等清晰準(zhǔn)確，就需要我們進(jìn)一步完善物料主數(shù)據(jù)的管理工作，分析其中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施，調(diào)整基礎(chǔ)管理的思路，進(jìn)一步提升物資管理水平。

1 物料分類與物料主數(shù)據(jù)的原則

1.1 物料分類與物料主數(shù)據(jù)基本情況

中石油現(xiàn)行的物料主數(shù)據(jù)體系是以新版《SY/T5497石油工業(yè)物資分類代碼》分類原則為依據(jù)建立的，通過(guò)專門的物料數(shù)據(jù)管理平臺(tái)MDM平臺(tái)進(jìn)行申請(qǐng)、審核與管理的。

1.2 物料主數(shù)據(jù)的唯一性

唯一性指一條物料主數(shù)據(jù)只能代表一個(gè)指定的物料，即某一個(gè)物料只能找到一條相對(duì)應(yīng)的主數(shù)據(jù)，因此，物料主數(shù)據(jù)的唯一性是主數(shù)據(jù)中最根本的特性和必須嚴(yán)格遵守的基本原則。

1.3 物料主數(shù)據(jù)的可讀性

物料主數(shù)據(jù)的目的是為了便于對(duì)信息進(jìn)行快速的檢索、查詢、分類、匯總等處理操作，物料主數(shù)據(jù)的設(shè)計(jì)應(yīng)力求簡(jiǎn)單明了，容易識(shí)別，方便記憶，減少錯(cuò)誤概率，提高操作的效率。

1.4 物料主數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性

穩(wěn)定性是指物料主數(shù)據(jù)一旦分配、只要信息的基本特征沒(méi)有發(fā)生變化，就應(yīng)保持不變。例如：同一項(xiàng)目的名稱、同一工藝的位號(hào)、同一設(shè)備的名稱、同一材料的型號(hào)規(guī)格都必須采用相同的物料主數(shù)據(jù)并保持穩(wěn)定不變。

2 物料主數(shù)據(jù)管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 物料主數(shù)據(jù)在整個(gè)流程中存在的問(wèn)題

物料主數(shù)據(jù)應(yīng)用于計(jì)劃、采購(gòu)、入庫(kù)、出庫(kù)到結(jié)算的全程。計(jì)劃、入庫(kù)等各業(yè)務(wù)管理要求不同，對(duì)物料主數(shù)據(jù)描述精細(xì)程度也不一致。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)矛盾，這些矛盾體現(xiàn)在主數(shù)據(jù)的使用中，造成工作被動(dòng)。例如：報(bào)計(jì)劃時(shí)要求不能指定廠家，只描述物料性能等參數(shù)，通過(guò)招議標(biāo)工作才能確定品牌，入庫(kù)時(shí)應(yīng)有明確的產(chǎn)品型號(hào)，以上環(huán)節(jié)均使用同一描述，要求描述符合以上所有要求，如果產(chǎn)品沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，就會(huì)出現(xiàn)帶有廠家信息的描述。

2.2 物料主數(shù)據(jù)幾個(gè)常見的問(wèn)題

物料主數(shù)據(jù)的重要性近年來(lái)逐步提高，管理部門與業(yè)務(wù)員如不加強(qiáng)重視就會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。

一物多碼：物料主數(shù)據(jù)必須具有唯一性，一條物料主數(shù)據(jù)只能代表一個(gè)指定的物料，某一物料只能找到一條相對(duì)應(yīng)的物料主數(shù)據(jù)。因此，物料主數(shù)據(jù)的唯一性是主數(shù)據(jù)中最根本的特性和必須嚴(yán)格遵守的基本原則。然而，目前在ERP系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行中，一物多碼情況卻非常普遍，可能在同一品名或不同品名中出現(xiàn)，原因是各廠提報(bào)主數(shù)據(jù)人員對(duì)物料的習(xí)慣稱呼不同，申請(qǐng)主數(shù)據(jù)時(shí)不夠細(xì)致，未使用規(guī)范名稱，或由于業(yè)務(wù)水平和不夠重視等因素在不同的品名下進(jìn)行申請(qǐng)?jiān)斐赏晃镔Y出現(xiàn)不同名稱。再有可能就是同一物資只要描述稍有變化，就會(huì)增加一個(gè)新的物料主數(shù)據(jù)，其結(jié)果是同一種物資的主數(shù)據(jù)有好幾條。

一碼多物：其中描述完全一樣，庫(kù)存物資卻是不同的物料主數(shù)據(jù)，造成采購(gòu)物資不準(zhǔn)確，到的貨物不能使用或質(zhì)量不能保證，既增加了庫(kù)存積壓，而且還有造成生產(chǎn)事故的風(fēng)險(xiǎn)。

物資需用計(jì)劃工作中也存在套碼及對(duì)物料主數(shù)據(jù)描述含義理解不清的問(wèn)題，工作人員對(duì)物資技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)了解不夠全面，而過(guò)分依賴于供應(yīng)商提供的產(chǎn)品屬性及技術(shù)要求，因此管理部門與業(yè)務(wù)人員需要加強(qiáng)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)庫(kù)的建立與學(xué)習(xí)，增強(qiáng)對(duì)實(shí)物的了解，否則不利于供需雙方合作共贏。

2.3 物料主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)應(yīng)用中存在的問(wèn)題

ERP上線初始，部分歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)不規(guī)范但卻急需進(jìn)入系統(tǒng)，因此產(chǎn)生了特批數(shù)據(jù)，這部分?jǐn)?shù)據(jù)影響了業(yè)務(wù)的運(yùn)行并成為不合格數(shù)據(jù)。隨著業(yè)務(wù)需求深化及信息系統(tǒng)功能的完善，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)會(huì)由于不符合新要求成為不合格數(shù)據(jù)。如計(jì)量單位要求使用標(biāo)準(zhǔn)單位，會(huì)造成使用非標(biāo)準(zhǔn)單位的物料主數(shù)據(jù)成為不合格數(shù)據(jù)，這些不合格數(shù)據(jù)被停用需要重新物料主數(shù)據(jù)，并對(duì)已有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。

基礎(chǔ)數(shù)據(jù)停用等需要在各個(gè)信息系統(tǒng)間協(xié)同處理，這對(duì)生產(chǎn)系統(tǒng)應(yīng)用影響很大，造成作停滯等，是影響正常業(yè)務(wù)工作和系統(tǒng)應(yīng)用的重要問(wèn)題。

2.4 物料主數(shù)據(jù)問(wèn)題出現(xiàn)的原因

物料主數(shù)據(jù)出現(xiàn)的問(wèn)題主要有以下幾個(gè)方面：物料主數(shù)據(jù)申請(qǐng)人員為各基層單位材料及設(shè)備管理人員，人員水平參差不齊，更換頻繁，缺乏專業(yè)知識(shí)，對(duì)所需要的物資沒(méi)有正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)相關(guān)物資標(biāo)準(zhǔn)不清楚，不能將需求物資準(zhǔn)確轉(zhuǎn)換成公共數(shù)據(jù)平臺(tái)中的標(biāo)準(zhǔn)描述；不同的人對(duì)同一物資的名稱習(xí)慣叫法不一樣，或以該物資的屬性理解不同；ERP系統(tǒng)的物料主數(shù)據(jù)申請(qǐng)沒(méi)有嚴(yán)格的申請(qǐng)審核指南，物料主數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的規(guī)則等，導(dǎo)致了不斷新增物料主數(shù)據(jù)，造成重碼、多碼、錯(cuò)碼現(xiàn)象，破壞了物料主數(shù)據(jù)使用的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

3 物料主數(shù)據(jù)管理的改進(jìn)措施

3.1 物料主數(shù)據(jù)申請(qǐng)審核實(shí)行專業(yè)化管理，加強(qiáng)物料主數(shù)據(jù)管理要求

跟據(jù)當(dāng)時(shí)管理實(shí)際情況，我們采取了增加專業(yè)級(jí)審核的流程，讓物資采購(gòu)部各專業(yè)采購(gòu)的業(yè)務(wù)人員進(jìn)行線上一級(jí)審核，以確保物料的唯一、準(zhǔn)確性、可用性，充分發(fā)揮一級(jí)審核專業(yè)性、二級(jí)審核的規(guī)則性作用，對(duì)不符合要求的堅(jiān)決給予退回，在問(wèn)題的源頭上把好關(guān)，保證物料主數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與規(guī)范性。

3.2 進(jìn)行統(tǒng)一的物料主數(shù)據(jù)申請(qǐng)、審核培訓(xùn)，并下發(fā)操作手冊(cè)。明確一些通用的規(guī)范要求

物資采購(gòu)部定期組織物資專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，包括申請(qǐng)人員及審核人員，培訓(xùn)結(jié)束后進(jìn)行統(tǒng)一的考試。

3.3 完善制度建設(shè)

為使物料主數(shù)據(jù)管理更加規(guī)范化，做到有章可循。在《物資采購(gòu)計(jì)劃管理規(guī)定》中對(duì)物料主數(shù)據(jù)流程和要求及考核等做了明確的要求。為貫徹落實(shí)新制度，物資采購(gòu)部組織進(jìn)行了公司級(jí)和物資采購(gòu)部?jī)蓚€(gè)層面的制度培訓(xùn)，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考試競(jìng)賽等多種形式，向涉及物料主數(shù)據(jù)管理和業(yè)務(wù)操作的各崗位人員宣講。在制度執(zhí)行一段時(shí)間后，由于MDM系統(tǒng)和業(yè)務(wù)流程的調(diào)整又組織人員對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行了全面梳理評(píng)價(jià)和修訂完善，力爭(zhēng)做到用好的制度約束人，用好的制度來(lái)保護(hù)人，為全面提升物資采購(gòu)管理水平打好基礎(chǔ)。