關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理工作重要性及面臨挑戰(zhàn)的思考

孫明璐

中國(guó)地質(zhì)調(diào)查局沈陽(yáng)地質(zhì)調(diào)查中心 遼寧沈陽(yáng) 110000

1 人事檔案管理工作的重要意義

1.1 人事檔案準(zhǔn)確反映個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷

人事檔案記錄著一個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中所必經(jīng)的重要階段，無(wú)論任何方面任何階段的材料，均按時(shí)間順序分門(mén)別類(lèi)被一一記錄在案。同時(shí)，由于人事檔案隨著升學(xué)、工作而不斷轉(zhuǎn)遞、補(bǔ)充，文件材料經(jīng)常更新，因此它不僅具有其他材料所不具備的全面性，還有著極強(qiáng)的連續(xù)性?？梢哉f(shuō)，人事檔案是一部不帶主觀情緒的回憶錄，準(zhǔn)確反映個(gè)人成長(zhǎng)的歷程。

1.2 人事檔案客觀評(píng)價(jià)職工基本狀況

檔案作為重要輔助工具，在人事部門(mén)日常工作中起著不可忽視的重要作用。由于其記載內(nèi)容真實(shí)客觀，往往能夠展現(xiàn)出職工在工作學(xué)習(xí)中的全貌，有助于人事部門(mén)對(duì)其進(jìn)行進(jìn)一步的考察和綜合性判斷。在制定人才發(fā)展戰(zhàn)略過(guò)程中，檔案記載內(nèi)容也是職工任免、定級(jí)的重要參考依據(jù)。總之，人事檔案客觀評(píng)價(jià)職工基本狀況，為用人部門(mén)提供了有效的借鑒。

1.3 人事檔案為制定人才培養(yǎng)戰(zhàn)略提供保障

正因?yàn)槿耸聶n案對(duì)職工和用人部門(mén)都意義重大，所以無(wú)論在人才招聘還是人才培養(yǎng) 上，都作為重要憑證發(fā)揮著不可忽視的作用。了解擬錄用人員的教育背景、工作經(jīng)歷和政治面貌，需要到對(duì)方單位查閱人事檔案；開(kāi)展干部的定崗、任免、調(diào)動(dòng)，更需要通過(guò)檔案對(duì)其人品、能力進(jìn)行大致了解。在對(duì)整個(gè)單位職工的大致經(jīng)歷有所掌握后，人事部門(mén)才會(huì)根據(jù)信息制定人才隊(duì)伍建設(shè)戰(zhàn)略方案，以此使得職工個(gè)人能力得到最大化提升，保證人才能夠在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

2 人事檔案管理工作中面臨的挑戰(zhàn)

2.1 檔案管理工作創(chuàng)新性不夠

目前，大部分單位檔案管理人員能夠按照科學(xué)分類(lèi)方法對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)歸檔，并嚴(yán)格按照保密條例對(duì)檔案室進(jìn)行日常管理。但隨著工作細(xì)化，傳統(tǒng)的查檔方法已滿(mǎn)足不了日益增加的查閱需求，手動(dòng)查檔效率低下、易于出錯(cuò)，耽誤大量其他工作時(shí)間。有些單位檔案保管環(huán)境狹窄潮濕，未配備滅火器材，歸檔分類(lèi)如不及時(shí)，則造成一定的安全隱患。陳舊的思想制度和管理模式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足當(dāng)下檔案管理工作的要求，亟需單位相關(guān)部門(mén)轉(zhuǎn)變思想，創(chuàng)新方式方法，利用新技術(shù)、新手段開(kāi)展檔案工作。

2.2 檔案管理人員能力有限

隨著單位職工需求量增加、流動(dòng)量增大，人事檔案轉(zhuǎn)遞次數(shù)增多，工作量也隨之加大。但檔案管理人員的數(shù)量有限，導(dǎo)致無(wú)法提升工作效率和水平。部分單位不注重檔案管理，將缺乏檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員調(diào)動(dòng)到檔案崗位，使得檔案工作缺失專(zhuān)業(yè)性和連續(xù)性，也有單位將檔案管理工作交由部分人員兼職管理，由于身兼他職，也影響了檔案管理工作的價(jià)值和質(zhì)量。

2.3 人事檔案管理工作的信息化水平不高

信息化雖然是檔案管理工作的新趨勢(shì)，但是部分單位的制度、管理方法及專(zhuān)業(yè)技能依然停留在過(guò)去。有些單位認(rèn)為檔案信息化建設(shè)耗時(shí)耗力，并沒(méi)有太大意義和效果；有些單位單純認(rèn)為檔案信息化僅僅是數(shù)字化、電子化的過(guò)程，忽視數(shù)據(jù)庫(kù)和信息平臺(tái)的建設(shè)；有些單位意識(shí)到信息化的重要意義，卻缺乏專(zhuān)業(yè)化的管理人員作為信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量來(lái)進(jìn)行基礎(chǔ)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料和手工分類(lèi)管理的方法降低了人事檔案工作的效率，同時(shí)也影響了對(duì)整個(gè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)情況的分析考量。

3 人事檔案管理工作應(yīng)采取的積極措施

3.1 樹(shù)立人事檔案管理的重要意義

人事檔案是國(guó)家、集體和個(gè)人合法利益的書(shū)面材料，是每一個(gè)人一生功過(guò)經(jīng)歷的紀(jì)實(shí)。人事檔案的真實(shí)性和連續(xù)性，決定了其在人事管理工作上的重要價(jià)值；因此，樹(shù)立人事檔案管理的重要意義，利用先進(jìn)手段，提高工作效率，保證工作質(zhì)量，維護(hù)人事檔案的準(zhǔn)確性、連貫性、完整性，保證人事檔案的客觀性、秘密性、嚴(yán)肅性，是作為人事檔案工作者應(yīng)當(dāng)擔(dān)負(fù)的責(zé)任。管理人員作為檔案這本書(shū)的記錄者，應(yīng)該嚴(yán)肅面對(duì)歷史的每一道痕跡，客觀公正、毫無(wú)保留地記錄在冊(cè)并供后人借鑒參考。

3.2 積極培養(yǎng)檔案專(zhuān)業(yè)化人才

僅僅依靠傳統(tǒng)手段和技能在新形勢(shì)下進(jìn)行檔案管理工作已并不能滿(mǎn)足工作要求，除硬件設(shè)施需要建設(shè)改造，人才培養(yǎng)更成為了創(chuàng)新檔案工作的重要基礎(chǔ)。先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)備和前沿的技術(shù)理論已經(jīng)為檔案工作指明了未來(lái)的道路，急需緊缺的檔案專(zhuān)技人才成為一個(gè)單位人才隊(duì)伍建設(shè)中不可缺失的分子。單位應(yīng)積極組織檔案工作人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)，更新專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理手段，掌握最新的檔案管理技能。不斷開(kāi)闊視野，提升水平，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，將檔案管理工作從陳舊思維中解放出來(lái)，從純手工操作中脫離出來(lái)，與科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)關(guān)聯(lián)到一起，讓檔案工作充滿(mǎn)科學(xué)性和靈活性，提高標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化水平，不斷為職工的成長(zhǎng)進(jìn)步和單位發(fā)展服務(wù)。

3.3 加強(qiáng)信息化建設(shè)管理手段

信息化建設(shè)是人事檔案管理工作的必經(jīng)之路和必然要求，人事檔案管理應(yīng)積極應(yīng)用信息化手段，根據(jù)單位自身需求進(jìn)行適當(dāng)變革創(chuàng)新。檔案信息資料的電子化、數(shù)字化有助于信息查閱，提高工作效率；建立健全人事數(shù)據(jù)庫(kù)則對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)、全員基本情況有積極影響和全面掌握；建設(shè)數(shù)據(jù)信息平臺(tái)則有助于互通有無(wú)，資源共享?？傊?，檔案電子信息化有利于人事部門(mén)對(duì)檔案信息進(jìn)行整合分析、形成一體化、動(dòng)態(tài)式、專(zhuān)業(yè)化的管理模式。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)形態(tài)發(fā)展變動(dòng)，人員流動(dòng)性不斷增強(qiáng)，人事檔案的專(zhuān)業(yè)性也在逐漸凸顯。提高對(duì)檔案工作的重視程度，完善檔案整理過(guò)程中的細(xì)枝末節(jié)，制定行之有效的措施方案，保障人事檔案的安全秘密，是檔案管理人員應(yīng)盡的義務(wù)和責(zé)任。在人事檔案工作過(guò)程中，應(yīng)盡可能多學(xué)習(xí)前沿檔案管理知識(shí)，掌握相關(guān)政策規(guī)定及技能，將檔案信息資料妥善保管、合理運(yùn)用，保證檔案作為人事工作的“指向標(biāo)”和單位人才隊(duì)伍建設(shè)的“助力器”，能夠發(fā)揮出更大的價(jià)值，積極為單位發(fā)展服務(wù)。