公司NC與CRM系統(tǒng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化研究及應(yīng)用成果初探

萬 利

（天地源股份有限公司，陜西 西安710075）

近年來，公司規(guī)模不斷擴(kuò)張，銷售現(xiàn)場數(shù)據(jù)量持續(xù)增長，在新形勢的競爭環(huán)境下，公司對業(yè)務(wù)端口的數(shù)據(jù)需求呈現(xiàn)多樣化、深層次的特點(diǎn)；而財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是公司經(jīng)營成果的綜合體現(xiàn)，財(cái)務(wù)部門的數(shù)據(jù)分析資料對公司管理決策的導(dǎo)向作用也越發(fā)重要。因此，為解決公司高效運(yùn)營目標(biāo)下更高層次管理需求與使用的較早版本銷售資源管理系統(tǒng)及財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相對獨(dú)立工作提供財(cái)務(wù)結(jié)果的單一性、及時(shí)性之間的矛盾，我們試圖借助于財(cái)務(wù)綜合管理地位以及信息化向業(yè)務(wù)管理領(lǐng)域的深化拓展，來實(shí)現(xiàn)企業(yè)統(tǒng)一信息平臺的建設(shè)。

首先，我們對系統(tǒng)應(yīng)用現(xiàn)狀及目前存在的問題進(jìn)行了全面梳理，其次與專業(yè)技術(shù)人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員全方位、多角度進(jìn)行了解決方案可行性的論證，在論證通過之后正式實(shí)施，以下將逐步分解研究探索思路。

一、應(yīng)用現(xiàn)狀及存在問題

目前公司財(cái)務(wù)軟件使用的是用友NC 5.6系統(tǒng)，前端銷售現(xiàn)場使用的是明源1.0C RM銷售系統(tǒng)，這兩個(gè)系統(tǒng)是不同的數(shù)據(jù)庫，相互獨(dú)立運(yùn)行。業(yè)務(wù)端口數(shù)據(jù)如何傳遞到財(cái)務(wù)端口，從而滿足財(cái)務(wù)核算需要？公司通過手工錄入方式來連接二者。隨著公司項(xiàng)目數(shù)量不斷增加，目前使用的手工錄入方式諸多弊端逐漸顯現(xiàn)，系統(tǒng)反應(yīng)緩慢，故障頻出。傳統(tǒng)人工錄入方式面臨著考驗(yàn)。

NC系統(tǒng)中應(yīng)收模塊是將業(yè)務(wù)信息生成的數(shù)據(jù)錄入到NC系統(tǒng)的平臺，在NC系統(tǒng)中起到數(shù)據(jù)源的作用。某一項(xiàng)目在取得預(yù)測報(bào)告后，營銷中心銷售主管需要在C RM銷售系統(tǒng)中建立到單戶的資源模型，同時(shí)，財(cái)務(wù)部銷售會計(jì)需在NC賬套中錄入到單戶的資源檔案；向客戶收款時(shí)，收款員在NC應(yīng)收系統(tǒng)分戶錄入收款單，同時(shí)在C RM銷售系統(tǒng)錄入每戶收款金額。房款收訖，銷售會計(jì)需在NC系統(tǒng)應(yīng)收模塊錄入應(yīng)收單，應(yīng)收單自動生成結(jié)轉(zhuǎn)收入憑證。通過上述流程，將業(yè)務(wù)端口的數(shù)據(jù)錄入到財(cái)務(wù)系統(tǒng)。目前C RM銷售系統(tǒng)與NC核算系統(tǒng)應(yīng)收模塊業(yè)務(wù)同時(shí)并行，應(yīng)收模塊起到橋梁和轉(zhuǎn)換的作用。

每月末，銷售會計(jì)從C RM銷售系統(tǒng)中導(dǎo)出各項(xiàng)目單戶業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，在NC系統(tǒng)中導(dǎo)出單戶結(jié)轉(zhuǎn)收入數(shù)據(jù)，在excel中進(jìn)行加工、核對以后形成各項(xiàng)目月度相關(guān)報(bào)表。從整個(gè)流程來看，將C RM銷售端口導(dǎo)出數(shù)據(jù)進(jìn)行手工加工過程中，易出錯且不能滿足及時(shí)性的管理要求。

二、解決方案設(shè)計(jì)思路

在對NC財(cái)務(wù)系統(tǒng)與C RM銷售管理系統(tǒng)各節(jié)點(diǎn)處理方式詳細(xì)分析后，提出如下解決方案：

（一）統(tǒng)一銷售檔案設(shè)置，實(shí)現(xiàn)兩個(gè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)連接

制定統(tǒng)一項(xiàng)目檔案、客商檔案編碼規(guī)則。在項(xiàng)目取得預(yù)測報(bào)告后，營銷部門在C RM系統(tǒng)中增加相應(yīng)到項(xiàng)目資源檔案經(jīng)審核后自動傳輸?shù)絅C財(cái)務(wù)系統(tǒng)的項(xiàng)目單戶資源管理檔案中?？蛻舻浆F(xiàn)場認(rèn)籌繳納誠意金后，在C RM系統(tǒng)中增加客商檔案之后該檔案經(jīng)審核之后可即時(shí)傳輸至NC系統(tǒng)客商檔案中。

（二）實(shí)現(xiàn)相關(guān)報(bào)表在CRM系統(tǒng)中自動生成

目前，相關(guān)報(bào)表手工錄入EXCEL表格，表格中的內(nèi)容具體到每個(gè)項(xiàng)目，每一棟樓，每位客戶，每套房子，每一個(gè)合同等詳細(xì)的基礎(chǔ)信息。系統(tǒng)升級后，可以在C RM系統(tǒng)中自動生成相關(guān)報(bào)表，首先可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，其次營銷、財(cái)務(wù)共用一個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，真正達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的，也避免了反復(fù)錄入同樣信息的工作量，提高工作效率。

（三）實(shí)現(xiàn)增值稅稅收環(huán)境下CRM系統(tǒng)收款和收入結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)

營改增功能，成為大部分企業(yè)C RM系統(tǒng)升級的剛需，目前的版本不支持營改增，不支持價(jià)稅分離。但因營改增后，準(zhǔn)確的經(jīng)營測算需要價(jià)稅分離，系統(tǒng)升級后，可以解決相應(yīng)的問題?？梢栽谙到y(tǒng)中自動判斷收入結(jié)轉(zhuǎn)條件，實(shí)現(xiàn)自動結(jié)轉(zhuǎn)收入在NC中生成憑證，有效提高工作效率。

（四）實(shí)現(xiàn)與增值稅發(fā)票的連接

增值稅發(fā)票相對營業(yè)稅發(fā)票而言，需填制的信息更多，要求更高。目前，開票都是要手工錄入每一張發(fā)票的基礎(chǔ)信息，例如：客戶名稱，身份證號，面積、單價(jià)等。新C RM版本可以實(shí)現(xiàn)與開票系統(tǒng)的連接，直接在開票系統(tǒng)中自動生成開票信息，并增加了發(fā)票信息統(tǒng)計(jì)的功能，為公司開發(fā)票業(yè)務(wù)提供了更好的服務(wù)。

三、方案實(shí)施應(yīng)用成果初探

經(jīng)過前期細(xì)致、深入的方案設(shè)計(jì)及論證之后，我們正式進(jìn)入了系統(tǒng)升級及接口開發(fā)階段，根據(jù)“整體規(guī)劃、分步實(shí)施”的原則因地制宜逐步推進(jìn)。

在升級銷售系統(tǒng)的同時(shí)，用友、明源技術(shù)人員的接口開發(fā)任務(wù)也正式開始。接口的設(shè)置結(jié)合了公司的財(cái)務(wù)管控要求，創(chuàng)新性地實(shí)現(xiàn)了單據(jù)到單據(jù)的傳輸形式，總體傳輸架構(gòu)為：從C RM中錄入業(yè)務(wù)單據(jù)，業(yè)務(wù)單據(jù)通過接口傳輸至NC應(yīng)收模塊，再從應(yīng)收模塊生成憑證。一方面實(shí)現(xiàn)了兩個(gè)系統(tǒng)的有效銜接，另一方面保證了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高了數(shù)據(jù)的時(shí)效性。在經(jīng)過測試驗(yàn)收之后將在公司整體正式上線實(shí)施。

在經(jīng)過測試驗(yàn)收之后將在公司整體正式上線實(shí)施。在信息化時(shí)代下，公司這種數(shù)據(jù)共享的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化水平將展現(xiàn)出更多、更高的優(yōu)勢，更好地助力公司高效運(yùn)營戰(zhàn)略。

四、實(shí)施過程中幾個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的提示與思考

在方案實(shí)施過程中遇到了許多問題，大多數(shù)問題解決了，剩下的部分有效規(guī)避了，部分我們認(rèn)為基本在可控范圍以內(nèi)，此處所指的風(fēng)險(xiǎn)著重從財(cái)務(wù)角度考慮?？偨Y(jié)起來，將我們認(rèn)為有代表性問題及預(yù)計(jì)未來會出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)在此提示，僅提供在出現(xiàn)該類問題時(shí)的一種解決思路，以供參考或借鑒：

（一）財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的落地應(yīng)用

傳統(tǒng)企業(yè)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)是相互獨(dú)立的模塊，業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)現(xiàn)場業(yè)務(wù)情況錄入企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)信息，提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行審核并形成相關(guān)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。人為將財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)分開會出現(xiàn)信息延誤、失真，或者兩個(gè)系統(tǒng)信息不一致，造成企業(yè)整體決策部對外部市場反應(yīng)靈敏度降低，直接影響到企業(yè)經(jīng)營發(fā)展。因此，在公司財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化建設(shè)過程中，要全面調(diào)動員工積極性，使員工真正接受這種管理模式，同時(shí)要進(jìn)行全面專業(yè)培訓(xùn)，使相關(guān)崗位清晰掌握變化后的模式，知曉哪些方面需要作出調(diào)整，并積極參與到其中，避免流于形式，企業(yè)花費(fèi)高額成本卻不能真正將其應(yīng)用發(fā)揮應(yīng)有的作用。

眾所周知財(cái)務(wù)職能的轉(zhuǎn)型對財(cái)務(wù)工作人員提出了更高的要求，這是因?yàn)樨?cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化對信息技術(shù)的應(yīng)用及與業(yè)務(wù)聯(lián)合的復(fù)雜性對財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)提出了更高的要求。財(cái)務(wù)人員僅有理論知識是不夠的，還需將專業(yè)知識應(yīng)用好。

（二）部門之間的溝通、配合與監(jiān)督

公司財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)剛進(jìn)入實(shí)施會出現(xiàn)許多問題，需要部門之間的相互協(xié)調(diào)和監(jiān)督。部門之間的監(jiān)督包括：業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)之間的相互監(jiān)督，保證對一體化系統(tǒng)軟件中所有業(yè)務(wù)信息的真實(shí)性、時(shí)效性；另外監(jiān)督部門對業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督，使財(cái)務(wù)管理工作與業(yè)務(wù)工作能良好運(yùn)行。

（三）傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員向管理職能的轉(zhuǎn)型

在信息化大背景下，在企業(yè)領(lǐng)域傳統(tǒng)意義上幾乎涇渭分明的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)，通過網(wǎng)絡(luò)信息化平臺，實(shí)現(xiàn)了越來越多的融合，財(cái)務(wù)共享、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化模式凸顯。如此，財(cái)務(wù)職能實(shí)踐的重新定位是每個(gè)企業(yè)都在面臨的問題，面對財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化這一當(dāng)今財(cái)務(wù)管理嶄新工作環(huán)境，已成為當(dāng)前財(cái)務(wù)領(lǐng)域必須予以研究的重要課題任務(wù)。

專業(yè)軟件僅作為我們實(shí)現(xiàn)目的的手段，通過軟件實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的無縫對接，通過統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的一次采集，全程共享，避免產(chǎn)生信息孤島，使財(cái)會人員工作的理念、作風(fēng)和內(nèi)容， 自然而然地發(fā)生著變化，最終實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人員向管理會計(jì)職能的轉(zhuǎn)變。

綜上所述，在搭建公司信息化體系過程中，我們充分考慮了管理需求并注重新背景下工作職能的導(dǎo)向，而不是僅滿足于傳統(tǒng)工作任務(wù)的完成。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，我們借助軟件工具力求將數(shù)據(jù)變成有用信息，從中發(fā)現(xiàn)問題、提出問題并探尋解決方案，助力公司規(guī)模發(fā)展和質(zhì)量效益高周轉(zhuǎn)運(yùn)營，提升公司核心競爭力。

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