加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案管理工作

胡琪琦

武警浙江省總隊(duì)嘉興醫(yī)院 浙江嘉興 314000

我院是一所集醫(yī)、教、研于一體的三級(jí)甲等綜合性醫(yī)院，2012年已被納入體系內(nèi)部研究型醫(yī)院試點(diǎn)單位，為進(jìn)一步提升醫(yī)院的學(xué)術(shù)地位，增強(qiáng)科研實(shí)力，醫(yī)務(wù)人員的科研能力起著舉足輕重的作用。醫(yī)院的科研檔案是醫(yī)務(wù)工作者在長期的醫(yī)療實(shí)踐、衛(wèi)生防病及科研活動(dòng)中形成的多種形式和載體的文件材料，具有極其珍貴的保存價(jià)值和開發(fā)利用價(jià)值。而如何精確評(píng)估醫(yī)務(wù)人員科研水平，對(duì)其科研素質(zhì)進(jìn)行客觀正確評(píng)價(jià)，提升整體科研實(shí)力，醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化管理和有效利用至關(guān)重要。

1 醫(yī)院科研檔案的形成

醫(yī)院科研檔案眾多，為更好地發(fā)揮其作用，就必須挑選其有價(jià)值的材料存檔，根據(jù)科研活動(dòng)實(shí)施過程，大致可以分為：（1）準(zhǔn)備階段：主要包括科研項(xiàng)目的申請書、審批文件、合同書、開題報(bào)告等。（2）研究階段：主要有各種載體的重要原始記錄，如實(shí)驗(yàn)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、專利申請的有關(guān)材料等。（3）總結(jié)階段：主要有工作總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、發(fā)表論文、專著、科研經(jīng)費(fèi)開支報(bào)表等。（4）成果鑒定和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段：主要有技術(shù)鑒定材料，查新報(bào)告，科研成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)及審批材料等。（5）推廣應(yīng)用階段：主要有推廣應(yīng)用方案、總結(jié)、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同，推廣應(yīng)用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益證明材料等。

2 健全醫(yī)院科研檔案管理機(jī)制

醫(yī)院科研管理部門負(fù)責(zé)人須和領(lǐng)導(dǎo)保持良好的溝通，使院領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)醫(yī)院科研檔案管理工作的規(guī)范性、重要性形成共識(shí)，以便在工作中給予足夠的重視。目前，部分醫(yī)院仍沒有相關(guān)的科研檔案管理制度和監(jiān)督機(jī)構(gòu)，重醫(yī)療、輕科研的現(xiàn)象仍普遍存在。而科研檔案的建立需要一整套制度來支持，當(dāng)前醫(yī)院科研檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)和難點(diǎn)在于對(duì)科研活動(dòng)過程資料的監(jiān)督和管理。

部分科研工作者只是對(duì)項(xiàng)目申報(bào)和驗(yàn)收特別熱衷，而對(duì)于科研過程中的細(xì)節(jié)極少關(guān)注，從而錯(cuò)失了研究過程中很多重要原始資料的采集，也有部分科研工作者出于不信任和利用方便的原因，不愿將資料交檔案管理部門處理。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)科研人員科研資料歸檔意識(shí)的宣傳，應(yīng)當(dāng)將具有查考價(jià)值的科研材料毫無保留地及時(shí)歸檔。根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》[1]，科研工作和建檔工作應(yīng)實(shí)行“四同步”管理：（1）下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步；（2）檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研材料形成情況同步；（3）驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定科研材料同步；（4）上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。

此外，還需要建立一系列檔案的保密、備份、安全以及查閱等工作制度。確保醫(yī)院科研檔案的完整和連續(xù)，實(shí)現(xiàn)科研檔案管理朝著制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化等方向發(fā)展。

3 加強(qiáng)醫(yī)院科研檔案的信息化管理及利用

長期以來，大量的手工操作使檔案管理工作陷入“重保管、輕利用”的怪圈。信息技術(shù)的應(yīng)用已成為醫(yī)院各個(gè)領(lǐng)域發(fā)展的關(guān)鍵所在，醫(yī)院科研檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，充分發(fā)揮其利用價(jià)值勢在必行。

3.1 檔案信息化

一家醫(yī)院想要建立完善的檔案管理系統(tǒng)，而缺乏相應(yīng)地投入，是無法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的。具備錄入和查詢功能的檔案信息系統(tǒng)，不僅能方便、及時(shí)地進(jìn)行科研項(xiàng)目有關(guān)信息的錄入，同時(shí)便于全院科研人員查詢科研項(xiàng)目基本信息及科研活動(dòng)進(jìn)展數(shù)據(jù)，也便于科研管理部門及時(shí)統(tǒng)計(jì)、了解科研活動(dòng)實(shí)施情況?？蒲袡n案實(shí)現(xiàn)信息化管理必須具備硬件、軟件兩個(gè)基本條件。硬件條件就是具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)或者掃描儀；所用計(jì)算機(jī)硬盤容量必須要大，若遇特殊資料，如膠片檔案，則借助于負(fù)片掃描儀來進(jìn)行掃描以得到電子化檔案。若為紙質(zhì)文件，且尺寸也比較大，則可借助于高清拍照等方式來獲得相應(yīng)的電子化文檔[2]。軟件條件是指既懂檔案管理專業(yè)知識(shí)又能熟練操作計(jì)算機(jī)和信息處理系統(tǒng)，能將傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案電子化處理，并且進(jìn)行有效管理的科研檔案工作人員群體。

醫(yī)院科研檔案進(jìn)行信息化管理的好處不言而喻：①方便查詢提高工作效率，通過節(jié)省大量手工勞動(dòng)，使檔案管理員可以合理分配精力，更專注于重要的紙質(zhì)文檔的管理和保護(hù)工作；②檔案管理的規(guī)范化，便于通過推廣應(yīng)用提高整個(gè)行業(yè)的管理水平[3]。

3.2 提高利用率

檔案工作的最終目的就是把檔案提供給使用者。傳統(tǒng)介質(zhì)存儲(chǔ)的檔案，易損易潮易蟲蛀，保存和維護(hù)成本高，而且查閱、統(tǒng)計(jì)非常繁瑣，效率低下[4]。目前醫(yī)院科研檔案的電子化采集過程中，基本上以文本文件（TXT.RTF.PDF.SGML等格式）、圖像文件（JGEG.TIFF等格式）、視頻文件（MPEG.AVI等格式）此三種形式為主。通過醫(yī)院內(nèi)部局域網(wǎng)，借助信息化手段，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的科研檔案信息綜合管理平臺(tái)，整合和共享醫(yī)院科研信息資源，科研人員在任何終端就可以方便、快捷地調(diào)閱，實(shí)現(xiàn)了科研檔案信息的實(shí)時(shí)查詢功能，大大提高了利用率。同時(shí)，作為醫(yī)院的科研檔案管理人員，要拓展多種服務(wù)方式，徹底改變過去“等、靠、要”舊的工作模式以及“重藏輕用”、“看檔守檔”的陳舊管理模式。變封閉管理為開放式管理，變被動(dòng)式管理為主動(dòng)式管理，充分發(fā)揮科研檔案的信息資源功能，把檔案工作同醫(yī)院的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合起來，為全體醫(yī)務(wù)人員提供多層次、多方面、有實(shí)效的科研檔案資源[5]。

4 結(jié)語

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，信息化管理系統(tǒng)和現(xiàn)代化管理人才相結(jié)合。醫(yī)院科研檔案信息化管理具有節(jié)省檔案存儲(chǔ)空間、便于檢索、提高利用率、提高檔案工作人員工作效率等優(yōu)勢。而傳統(tǒng)介質(zhì)檔案的原始記錄性以及憑證作用卻是電子文件檔案無法替代的。因此，手工操作與信息化結(jié)合將是檔案管理工作中長期存在的兩個(gè)相得益彰的工作方法。

隨著醫(yī)療體制改革的進(jìn)一步深化，科研檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，醫(yī)院整體科研實(shí)力的提升，是醫(yī)院遂行使命任務(wù)，向研究型醫(yī)院升級(jí)轉(zhuǎn)型發(fā)展的必由之路。