電力設(shè)計(jì)工程檔案信息化管理與應(yīng)用

郭進(jìn)

廣東天聯(lián)電力設(shè)計(jì)有限公司 廣東廣州 510670

在過(guò)去的發(fā)展中，電力設(shè)計(jì)工程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)由網(wǎng)絡(luò)化、計(jì)算機(jī)設(shè)計(jì)作業(yè)，并且設(shè)計(jì)成果不斷積累，產(chǎn)生了大量的信息化文件，然而，在自動(dòng)化收集檔案、借助網(wǎng)絡(luò)化以及管理自動(dòng)化等反面，無(wú)法滿足電力企業(yè)的管理需求，現(xiàn)實(shí)工作需求與檔案管理相關(guān)規(guī)定存在很大的差異。電力設(shè)計(jì)工程正朝著集成化、網(wǎng)絡(luò)化以及協(xié)同化方向發(fā)展，因此檔案管理得到越來(lái)越多的重視，而檔案信息化管理的重要部分是自動(dòng)收集信息、整理信息、管理信息。

1 電力工程檔案信息化管理中的問(wèn)題

1.1 檔案信息利用率比較低

對(duì)于電力工程設(shè)計(jì)院所有部門，雖然將檔案信息保存下來(lái)，然而對(duì)于數(shù)據(jù)信息的利用還處于發(fā)展階段，主要是提供一些目錄信息等被動(dòng)服務(wù)。這些數(shù)據(jù)信息在管理過(guò)程中，并沒(méi)有得到充分的整合，在管理方面部門之間無(wú)法建立便于搜索的信息共享數(shù)據(jù)庫(kù)。除此之外，部分電力公司在管理方面缺少信息化的管理手段，電力公司彼此之間缺少有效的溝通、交流，因此，難以實(shí)現(xiàn)資源共享，使得電力工程檔案信息化管理的水平比較低，處于反復(fù)建設(shè)的狀態(tài)。

1.2 電子檔案取缺少網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)

在電力設(shè)計(jì)工程檔案部門，需要在網(wǎng)絡(luò)安全方面為檔案提供保障，為保護(hù)電力公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)提供數(shù)據(jù)保障。當(dāng)前，電力設(shè)計(jì)部門對(duì)于檔案信息管理依然存在著很多的安全隱患，為了強(qiáng)化檔案信息化管理，重點(diǎn)應(yīng)該處理網(wǎng)絡(luò)安全方面的問(wèn)題。然而，在實(shí)際信息化建設(shè)過(guò)程中，還有一些技術(shù)問(wèn)題有待解決，在實(shí)際的虛擬網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電腦病毒日益增多，黑客也會(huì)肆無(wú)忌憚的攻擊網(wǎng)絡(luò)，對(duì)信息化檔案構(gòu)成極大的威脅，無(wú)法保證檔案的機(jī)密性。同時(shí)也存在個(gè)人影響，檔案最大的特征就是比較容易操作，在運(yùn)用、傳輸檔案過(guò)程中，很可能會(huì)對(duì)其修改、刪除，無(wú)法保證檔案信息的真實(shí)性。同時(shí)，存貯檔案數(shù)據(jù)的設(shè)備也會(huì)出現(xiàn)故障，如果不能及時(shí)修復(fù)網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件以設(shè)備自身的故障，就會(huì)造成數(shù)據(jù)信息丟失、泄密等嚴(yán)重的問(wèn)題[1]。

1.3 檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)

當(dāng)前，部分檔案管理工作人員，對(duì)于自身的缺乏創(chuàng)新能力與意識(shí)，設(shè)計(jì)院缺少對(duì)檔案管理的時(shí)間投入以及資金投入，導(dǎo)致在檔案管理過(guò)程中缺少完備的設(shè)備，應(yīng)該優(yōu)化管理環(huán)境，創(chuàng)新管理辦法。雖然部分設(shè)計(jì)院，對(duì)于檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)比較強(qiáng)，然而，在實(shí)際工作中卻把檔案管理作為后勤工作的一部分，使得相關(guān)工作人員，在長(zhǎng)期的工作中形成了固定思維，因此需要提升其創(chuàng)新意識(shí)，提高管理能力。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的有效途徑

2.1 構(gòu)建企業(yè)知識(shí)資源管理

為了保證設(shè)計(jì)院能夠?qū)崿F(xiàn)信息化管理，需要科學(xué)配置信息資源能，完善信息收集流程、整理流程，提高資源的應(yīng)用效率，建設(shè)具有自身特色的信息資源機(jī)制，促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)工作。檔案管理工作人員應(yīng)該科學(xué)歸納、總結(jié)相關(guān)信息，進(jìn)行科學(xué)分類，分析其中有關(guān)聯(lián)的地方，在信息資源中進(jìn)行知識(shí)點(diǎn)的挖掘，促使設(shè)計(jì)院能夠傳由統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向知識(shí)檔案管理。未來(lái)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)應(yīng)該知識(shí)管理。因此，檔案管理部門應(yīng)該打破傳統(tǒng)管理模式，加強(qiáng)知識(shí)管理的理念，強(qiáng)化知識(shí)資源管理，科學(xué)開(kāi)發(fā)、利用信息資源，構(gòu)建知識(shí)共享、溝通的渠道，進(jìn)而有效利用信息資源。

2.2 提高檔案管理信息化管理水平

電力設(shè)計(jì)院應(yīng)該為檔案管理配置完善的設(shè)備，做好研發(fā)系統(tǒng)軟件工作，各個(gè)部門每年都需要進(jìn)行檔案移交工作，需要科學(xué)整理與輸入，重點(diǎn)把握檔案信息源頭。除此之外，需要完善備份制度，建立數(shù)字檔案。電子文件的備份機(jī)制，在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件以及圖紙文件進(jìn)行積極的備份，能夠有效防治由于檔案丟失、失真帶來(lái)的問(wèn)題。同時(shí)需要完善領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，制定可操作性、可行性的措施，積極探索多元化的存貯方式與應(yīng)有方法，進(jìn)而為檔案信息的完整性與真實(shí)性提供保障[2]。

2.3 強(qiáng)化設(shè)計(jì)院檔案管理信息化創(chuàng)新

在社會(huì)信息化建設(shè)快速發(fā)展的環(huán)境下，企業(yè)需要強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)、優(yōu)化管理模式、創(chuàng)新管理手段。需要做好企業(yè)圖檔編研工作，根據(jù)設(shè)計(jì)院的實(shí)際需要，將圖書(shū)、情報(bào)以及檔案進(jìn)行有機(jī)的融合，以滿足自身的發(fā)展需求。除此之外，需要對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行豐富，對(duì)原始檔案信息進(jìn)行科學(xué)的管理、保存。加強(qiáng)建設(shè)檔案信息化的力度，根據(jù)設(shè)計(jì)院自身的設(shè)計(jì)成果，將效益顯著、技術(shù)先進(jìn)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目作為核心，完成推廣與編輯工作，促進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展。

2.4 構(gòu)建滿足工程設(shè)計(jì)需求的檔案管理平臺(tái)

設(shè)計(jì)院在建設(shè)信息化檔案過(guò)程中，十分重視設(shè)計(jì)檔案管理系統(tǒng)以及選擇、應(yīng)用管理軟件，堅(jiān)持選用具有良好的可維護(hù)性、可拓展性的應(yīng)用平臺(tái)，根據(jù)國(guó)內(nèi)外的支撐平臺(tái)，可以選擇系統(tǒng)集成和業(yè)務(wù)架構(gòu)平臺(tái)作為檔案建設(shè)支撐平臺(tái)，促使企業(yè)能夠?qū)n案管理機(jī)制與其他管理機(jī)制進(jìn)行良好的銜接。并且此種平臺(tái)滿足多種格式的存貯需求、滿足實(shí)時(shí)瀏覽需求，具備互聯(lián)網(wǎng)以及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)的檢索功能，能夠滿足自動(dòng)收集、檢索瀏覽以及權(quán)限控制等檔案一體化以及業(yè)務(wù)流程管理需求。

2.5 電子文件歸檔規(guī)范化

隨著信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用，促使檔案管理朝著數(shù)字信息化方向發(fā)展，電子文件管理的規(guī)范化，能夠有效促進(jìn)檔案信息的準(zhǔn)確性，保證搜索便捷，為檔案管理信息化建設(shè)提供新活力。在設(shè)計(jì)院進(jìn)行工程設(shè)計(jì)時(shí)，會(huì)產(chǎn)生很多文件，因此為了確保實(shí)現(xiàn)完整的文件歸檔，不僅需要對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔，還需要完成電子文件的歸檔工作。設(shè)計(jì)院應(yīng)該根據(jù)自身的發(fā)展情況，制定檔案信息化制度、建設(shè)原則，并需要對(duì)信息化相關(guān)部門的職責(zé)進(jìn)行明確，指導(dǎo)電子文件的歸檔工作，以保證其準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，設(shè)計(jì)院在檔案管理過(guò)程中還存在檔案信息利用率比較低、電子檔案取缺少網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)、檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)等問(wèn)題，可以通過(guò)構(gòu)建企業(yè)知識(shí)資源管理、提高檔案管理信息化管理水平、強(qiáng)化設(shè)計(jì)院檔案管理信息化創(chuàng)新、子文件歸檔規(guī)范化等措施進(jìn)行改進(jìn)，以實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。