淺談物資履約的信息化管理

黃建平

（廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司物流服務(wù)中心，廣州 510630）

1 前言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)形式的多樣化，物資履約時(shí)常會(huì)受到市場(chǎng)環(huán)境的多樣化影響，導(dǎo)致項(xiàng)目施工與物資供應(yīng)之間的矛盾日益突出。如何在錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境中及時(shí)發(fā)現(xiàn)物資供應(yīng)的隱患？如何在錯(cuò)綜復(fù)雜的環(huán)境中保持物資供需雙方之間的平衡？這成為當(dāng)前物資履約人員所面臨的難題。

履約人員通過(guò)人工方式實(shí)現(xiàn)物資履約信息交互時(shí)，需頻繁地對(duì)物資信息進(jìn)行合同或項(xiàng)目維度轉(zhuǎn)換，而在一份合同或一個(gè)項(xiàng)目對(duì)應(yīng)多條物資信息時(shí)，意味著履約人員需花大量的時(shí)間和精力處理到貨要求及收貨人信息，在信息流通過(guò)程中面臨合同物資或項(xiàng)目物資信息轉(zhuǎn)換易出錯(cuò)，信息傳遞鏈條長(zhǎng)易斷裂、易失真，履約管理機(jī)制反應(yīng)延遲等缺點(diǎn)。

隨著移動(dòng)終端的大規(guī)模應(yīng)用，個(gè)人移動(dòng)社交平臺(tái)（如微信、QQ等）的高頻率使用，物資履約信息以個(gè)人移動(dòng)社交平臺(tái)為媒介進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)、個(gè)人對(duì)個(gè)人進(jìn)行即時(shí)性傳遞成為可能。信息化管控平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)合同或項(xiàng)目維度物資信息歸集和進(jìn)度跟蹤，依托信息化管控實(shí)現(xiàn)履約管理機(jī)制扁平化、快速反應(yīng)。

2 物資履約信息庫(kù)

物資履約過(guò)程中，供應(yīng)商以合同為維度安排生產(chǎn)及供貨，而一份合同涉及多個(gè)項(xiàng)目是物資供應(yīng)的常態(tài)化形式，因此供應(yīng)商對(duì)每個(gè)項(xiàng)目物資制定合理化供貨計(jì)劃；施工單位按照項(xiàng)目進(jìn)度提出物資到貨要求，而一個(gè)項(xiàng)目涉及多個(gè)供應(yīng)商進(jìn)行物資供應(yīng)。而履約人員在執(zhí)行物資履約時(shí)，面對(duì)供應(yīng)商及施工單位，需人工重復(fù)式將物資以合同或項(xiàng)目為維度進(jìn)行轉(zhuǎn)換，當(dāng)出現(xiàn)大批量物資及分批次到貨時(shí)，履約人員需消耗大量的精力，導(dǎo)致轉(zhuǎn)換工作易出錯(cuò)，履約信息易失真。

建立物資履約信息庫(kù)（下稱“信息庫(kù)”），信息庫(kù)對(duì)物資信息進(jìn)行細(xì)化，以最小單項(xiàng)項(xiàng)目為統(tǒng)計(jì)單元，而每條物資信息進(jìn)行合同維度分類(lèi)，在物資履約過(guò)程中，履約人員可直接通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行合同或項(xiàng)目查詢或篩選，系統(tǒng)的即時(shí)性，確保了物資信息的真實(shí)性，減少了人工統(tǒng)計(jì)的工作量。

3 信息溝通層級(jí)扁平化

施工單位提出項(xiàng)目物資到貨要求時(shí)，需通過(guò)履約人員向供應(yīng)商聯(lián)系人發(fā)出生產(chǎn)信息，供應(yīng)商聯(lián)系人則需向公司溝通確認(rèn)最終發(fā)貨計(jì)劃，信息反饋通過(guò)履約人員向施工單位相關(guān)人員傳遞。

履約人員了解物資的到貨進(jìn)度時(shí)，需同時(shí)向供應(yīng)商及施工單位聯(lián)系人進(jìn)行問(wèn)詢，供應(yīng)商及施工單位分別向公司相關(guān)人員聯(lián)系后才能最終確認(rèn)物資狀態(tài)。整個(gè)物資信息溝通過(guò)程中，信息傳遞為單鏈條傳遞過(guò)長(zhǎng)，信息溝通不順暢，易失真。

以信息庫(kù)為物資信息交互的數(shù)據(jù)端，以移動(dòng)終端為信息交互媒介，供應(yīng)商與施工單位實(shí)現(xiàn)電子信息化直接溝通，減少雙方之間溝通層級(jí)及信息傳遞滯后。施工單位通過(guò)移動(dòng)終端發(fā)出物資到貨要求信息，供應(yīng)商在移動(dòng)終端接收信息后，確認(rèn)是否滿足到貨要求，如滿足則反饋發(fā)貨信息；如不滿足，雙方重新確認(rèn)新的到貨時(shí)間。雙方確認(rèn)的到貨要求信息自動(dòng)保存至信息庫(kù)中，履約人員根據(jù)信息庫(kù)中雙方確認(rèn)的到貨時(shí)間以及是否按計(jì)劃發(fā)貨、收貨進(jìn)行履約過(guò)程管理及履約問(wèn)題協(xié)調(diào)。

4 物資履約的信息化管理模式

物資履約人員將從信息傳遞中間環(huán)節(jié)脫離成為物資履約過(guò)程的管理職能，具體業(yè)務(wù)層級(jí)分為決策管理、執(zhí)行管理兩個(gè)層級(jí)，決策管理層對(duì)供應(yīng)商、施工單位之間形成的信息進(jìn)行綜合分析，并對(duì)物資管理執(zhí)行決策管理；執(zhí)行管理層對(duì)供應(yīng)商、施工單位之間具體物資信息交互過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控及物資履約問(wèn)題協(xié)調(diào)。供應(yīng)商、施工單位通過(guò)移動(dòng)終端確認(rèn)的到貨要求信息進(jìn)行共享，雙方將以到貨要求為目標(biāo)，分別進(jìn)行排產(chǎn)計(jì)劃及施工計(jì)劃模塊化管理。

5 模塊化管理

利用信息化管理模式實(shí)現(xiàn)模塊化管理：統(tǒng)籌管理模塊、施工計(jì)劃模塊、排產(chǎn)計(jì)劃模塊。統(tǒng)籌管理模塊作為整個(gè)物資履約的核心管理模塊，負(fù)責(zé)物資履約信息的流轉(zhuǎn)、履約問(wèn)題協(xié)調(diào)、信息分析等。施工單位模塊、供應(yīng)商模塊作為整個(gè)物資需求及供應(yīng)的實(shí)施模塊，負(fù)責(zé)對(duì)自身區(qū)域內(nèi)的業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行管理與實(shí)施。

5.1 統(tǒng)籌管理模塊

統(tǒng)籌管理模塊作為核心管理角色，負(fù)責(zé)整個(gè)環(huán)節(jié)的物資及信息流轉(zhuǎn)的管理及實(shí)施決策、執(zhí)行功能。統(tǒng)籌管理模塊分為決策管理及執(zhí)行管理兩個(gè)層級(jí)。執(zhí)行管理層負(fù)責(zé)監(jiān)控物資履約過(guò)程管控及履約問(wèn)題協(xié)調(diào)，決策管理層負(fù)責(zé)物資履約重點(diǎn)及難點(diǎn)進(jìn)行決策判斷，并對(duì)各模塊之間信息傳遞過(guò)程中反饋的起到?jīng)Q定作用的微弱信息進(jìn)行捕捉及分析判斷，并提前制訂相應(yīng)對(duì)策。

5.2 施工單位模塊

施工單位根據(jù)施工進(jìn)度提出物資需求申請(qǐng)及到貨要求，并根據(jù)供應(yīng)商提供的發(fā)貨及到貨計(jì)劃辦理物資到貨驗(yàn)收，反饋物資供應(yīng)過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況。

5.3 供應(yīng)商模塊

根據(jù)施工單位提出的物資需求及到貨要求，合理安排物資排產(chǎn)及到貨計(jì)劃。

施工單位模塊與供應(yīng)商模塊進(jìn)行物資供需計(jì)劃及信息在線交互及業(yè)務(wù)辦理。統(tǒng)籌管理模塊對(duì)物資流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控及履約問(wèn)題協(xié)調(diào)，對(duì)物資履約過(guò)程數(shù)據(jù)分析匯總，并對(duì)物資域工作如何開(kāi)展進(jìn)行決策。

6 結(jié)論

6.1 模塊化協(xié)作

項(xiàng)目物資履約工作進(jìn)行模塊化管理，改變了以往施工單位、供應(yīng)商、履約人員之間工作職責(zé)界面劃分不清導(dǎo)致物資信息滯后、流轉(zhuǎn)閉塞，最終導(dǎo)致各方專(zhuān)注于處理各自問(wèn)題，三方缺乏全局物資履約管理的狀況。

供應(yīng)商、施工單位、物流中心之間角色定位及相應(yīng)關(guān)系清晰后，各方將對(duì)工作分工及職責(zé)范圍有更清晰的認(rèn)識(shí)，履約人員對(duì)物資履約過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)管控，實(shí)現(xiàn)信息可視化、透明化。

供應(yīng)商、施工單位、履約人員之間通過(guò)信息層級(jí)簡(jiǎn)化、管理模式精簡(jiǎn)將有利于提高各方之間的協(xié)同能力，各方將為達(dá)到統(tǒng)一目標(biāo)而不斷進(jìn)行配合，增強(qiáng)了供需雙方之間的信任程度，簡(jiǎn)化了物資履約風(fēng)險(xiǎn)。

6.2 集權(quán)與分權(quán)

供應(yīng)商、施工單位、履約人員進(jìn)行合理分工，信息層級(jí)簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)各模塊集權(quán)和分權(quán)有效共存。集權(quán)和分權(quán)，就如大腦與肢體的區(qū)別，強(qiáng)化神經(jīng)末梢的觸覺(jué)，同時(shí)縮減了神經(jīng)末梢及大腦之間傳輸層級(jí)。集權(quán)，通過(guò)信息庫(kù)可促使統(tǒng)籌管理模塊通過(guò)物資履約信息監(jiān)控施工計(jì)劃模塊及排產(chǎn)計(jì)劃模塊物資履約活動(dòng)，增強(qiáng)了層級(jí)之間信息溝通的及時(shí)性和有效性，提高了物資履約的管理力度，減少信息傳遞所需的時(shí)間和失真度。分權(quán)，統(tǒng)籌管理模塊的執(zhí)行管理層具有業(yè)務(wù)范圍的自主管理權(quán)，確保物資履約信息及時(shí)處理及數(shù)據(jù)匯集；施工單位、供應(yīng)商在各自業(yè)務(wù)模塊中享有充分的自主管理權(quán)，在擅長(zhǎng)的領(lǐng)域中發(fā)揮各自的知識(shí)技能，提高了工作效率。

對(duì)于施工單位需求量大、時(shí)間急迫的物資，供應(yīng)商可合理安排進(jìn)行批量生產(chǎn)，減少了物資轉(zhuǎn)產(chǎn)的頻率。統(tǒng)籌管理模塊的業(yè)務(wù)管理層可根據(jù)以往供貨波動(dòng)周期引導(dǎo)施工單位合理安排施工計(jì)劃及指導(dǎo)供應(yīng)商在物資供應(yīng)過(guò)程中實(shí)現(xiàn)削峰填谷，提高物資與項(xiàng)目匹配度。

6.3 信息互動(dòng)機(jī)制

供應(yīng)商、施工單位及履約人員三者之間實(shí)時(shí)進(jìn)行信息互動(dòng)，增加了對(duì)業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)管控，強(qiáng)化了各模塊之間業(yè)務(wù)范圍的清晰度及工作職能的透明度。

主要參考文獻(xiàn)

［1］常博逸，劉文波，李瑤光.輕足跡管理：變革時(shí)代的領(lǐng)導(dǎo)力［M］.北京：中信出版社，2014.