淺談中職學(xué)校檔案管理人員配備

井偉

濟寧市技師學(xué)院 山東濟寧 272000

1 中職學(xué)校檔案管理工作的意義

（1）學(xué)校檔案可以對本學(xué)校的歷史、現(xiàn)狀及發(fā)展特征、規(guī)律有全方位的掌控，對學(xué)?，F(xiàn)存檔案分析的基礎(chǔ)上，能更深入地了解學(xué)校教育教學(xué)工作各個方面的歷史進程，對學(xué)校自身形象與價值觀建設(shè)的成果和不足進行歸納。在教育改革進入二十一世紀(jì)的今天，搞好學(xué)校檔案管理，不僅是社會需要，也是學(xué)校自身發(fā)展的需要。檔案工作是學(xué)校建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，是評估學(xué)校工作的一項重要內(nèi)容，是維護學(xué)校真實面貌的永恒事業(yè)。做好檔案管理工作，能更好地為師生、為學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

（2）學(xué)校檔案是廣大教師經(jīng)過長期的教育教學(xué)工作、學(xué)校管理及其他各項工作和學(xué)生學(xué)習(xí)等活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的文件材料，不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而且記載著全校師生員工的德、勤、技、績。在學(xué)校檔案中，大量檔案都記錄和保存了學(xué)校的發(fā)展進程、教育教學(xué)經(jīng)驗與成果，這部分檔案中滲透了學(xué)校管理者和教師們長期付出的心血，集中體現(xiàn)了學(xué)校的整體教學(xué)水平，成為學(xué)校教職工的勞動結(jié)晶[1]。

2 當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理中的問題

2.1 管理機制尚不完善

當(dāng)前，很多中職學(xué)校沒有充分意識到檔案管理的關(guān)鍵性，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理缺乏支持和重視，檔案部門的設(shè)備以及人員配備難以獲得保證，很多學(xué)校員工認為，檔案部門是可有可無的部門，因此在人員配備以及設(shè)備配備方面比較落后，管理機制尚不完善。

2.2 檔案管理工作制度不到位

一些中職學(xué)校的檔案管理工作無章可循，并且沒有進行科學(xué)管理，雖然大部分地方的教育機構(gòu)都出臺了關(guān)于學(xué)校檔案管理的相關(guān)政策，但很多學(xué)校仍然沒有認真地將政策落實，容易造成檔案收集不齊全、檔案材料甄別隨意、案件不規(guī)范的現(xiàn)象。學(xué)校檔案工作面廣、工作量大、門類繁多，文書檔案、會計檔案等樣樣俱全，在學(xué)校檔案管理中容易出現(xiàn)重文書檔案，輕其他門類檔案的現(xiàn)象，有的學(xué)校一旦出現(xiàn)人員變動，一些門類的檔案業(yè)務(wù)就沒有人做了，造成部分門類檔案缺失。

2.3 檔案管理人員配備少，專業(yè)素質(zhì)較低

近年來，各中職學(xué)校實行定崗、定編，減少了管理人員編制，各中職學(xué)校專職檔案人員普遍減少，部分學(xué)校沒有專職檔案人員。目前，學(xué)校檔案管理人員檔案專業(yè)出身的人很少，大多數(shù)都是半路出家，整體年齡偏大，文化程度偏低。這些人員的知識結(jié)構(gòu)已經(jīng)不能適應(yīng)時代發(fā)展的要求，影響了學(xué)校檔案的信息化建設(shè)進程。

3 中職學(xué)校檔案管理人員配備

3.1 配備責(zé)任心強，敬業(yè)、精業(yè)等高素質(zhì)的人員

首先，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制，配備檔案專職人員，全面負責(zé)學(xué)校的檔案管理工作，學(xué)校各處室再確定一名兼職檔案工作人員，負責(zé)配合鑒定、收集、移交本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面。其次，由管理專職人員牽頭，建立健全嚴密并切實可行的檔案管理制度，及時、定期把檔案移交清單發(fā)放到各處室，起到提醒各處室進行一年一度的鑒定移交，再統(tǒng)一由檔案管理人員按照《檔案法》及上級檔案管理部門的要求，對中職學(xué)校工作中產(chǎn)生的文書檔案、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、黨、團等各種門類和載體檔案進行鑒定、分類、整理、編目、上架，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整，使檔案工作做到有章可循，有法可依。

3.2 強化人員服務(wù)意識

檔案管理一定要順應(yīng)時代發(fā)展，樹立服務(wù)意識。在傳統(tǒng)的檔案管理中，管理人員很少開展主動服務(wù)，這不利于發(fā)揮檔案的功能。因此，新時代下，中職學(xué)校一定要強化人員的服務(wù)意識，不能按照自己的思維、理解以及認識去保管、整理以及收集檔案，更不能為了方便省事、憑空捏造，一定要樹立為教學(xué)、為學(xué)校服務(wù)的意識，為教育評估提供真實可靠的檔案資料，創(chuàng)新以及改進服務(wù)時效、服務(wù)過程、服務(wù)策略、服務(wù)手段、服務(wù)方式、資源基礎(chǔ)、服務(wù)主體、服務(wù)目的以及服務(wù)理念。

3.3 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

（1）組織管理人員參加職業(yè)道德培訓(xùn)，以提升其思想覺悟，增進安全意識，優(yōu)化服務(wù)意識。（2）加強中職職業(yè)技能培訓(xùn)，提高技能水平。任何職業(yè)都是以其職業(yè)技能和專業(yè)知識作為職業(yè)的開始。檔案工作也一樣，只有加強檔案管理人員的自我學(xué)習(xí)能力，不斷給自己“充電”，積極參加各類培訓(xùn)和相關(guān)活動，全面提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)技能。對于新任檔案管理工作人員而言，要參加各地檔案局開展的崗位培訓(xùn)班，要有從業(yè)資格證書持證上崗；對于部分穩(wěn)定的檔案管理人員，也要注意吸收新的知識技能與方法，需要參加檔案繼續(xù)教育培訓(xùn)，促進自身綜合素質(zhì)水平的提升。（3）加強對檔案管理人員的關(guān)心力度，建立獎懲機制，提高其責(zé)任心[2]。

3.4 要有豐富的文化知識素養(yǎng)

檔案信息是一種載體，檔案工作人員要發(fā)揮檔案信息的利用價值，必須熟悉檔案的基本內(nèi)容，掌握檔案內(nèi)容所涉及的人文、地理、文學(xué)、歷史以及以《檔案法》為核心的法律知識等；檔案工作人員在對檔案進行收集、整理及管理的過程中，又始終貫穿著分析、研究、綜合、判斷、統(tǒng)計、登記、標(biāo)注、編印等環(huán)節(jié)，因此，檔案工作人員還要具有較高的閱讀能力、語言文字標(biāo)注能力和語言文字表述能力，在各個環(huán)節(jié)的工作過程中又要具備溝通協(xié)調(diào)能力。

綜上所述，中職學(xué)校管理人員要對檔案管理工作有更深入的認識，充分意識到其重要性，完善檔案管理制度，強化檔案建設(shè)信息化，提升檔案管理工作人員的素質(zhì)，促進檔案管理工作朝著高效的方向發(fā)展，為中職學(xué)校其他工作的順利開展提供良好的服務(wù)，進一步推動學(xué)校的進步與發(fā)展。