事業(yè)單位辦公室檔案的日常管理分析及應(yīng)用探討

李明

宜昌住房公積金管理中心 湖北宜昌 443000

1 辦公室檔案日常管理的基本內(nèi)容

檔案系統(tǒng)工作的基礎(chǔ)工作是辦公室檔案的日常管理與應(yīng)用，其中信息的開發(fā)和反饋是在檔案日常管理的提前下進(jìn)行的，檔案日常管理就是對檔案進(jìn)行集中，安全，統(tǒng)一，高質(zhì)量的管理，檔案日常管理大致包括幾個環(huán)節(jié)：（1）檔案的收集工作。檔案的收集是豐富檔案資料的重要工作環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)檔案集中管理的前提?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使檔案的載體記錄方式出現(xiàn)了多樣化趨勢，伴隨著計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的產(chǎn)生，以聲像，圖片等多媒體方式進(jìn)行保存記錄，完成檔案收集工作，確保檔案收集的完整性。（2）檔案的整理工作。檔案的整理是將各種各樣的零散文件根據(jù)一定的規(guī)律進(jìn)行系統(tǒng)的整理的過程。將文件的零散狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)狀態(tài)，對檔案原件實行有序管理，然后計算機(jī)利用WPS、WORD等軟件參與整理編目工作。（3）檔案的鑒定工作。檔案的鑒定是鑒別檔案的價值大小，確定檔案的保管期限，決定檔案保存和銷毀的一個工作環(huán)節(jié)。將檔案由龐雜狀態(tài)轉(zhuǎn)化為優(yōu)質(zhì)狀態(tài)，使檔案存貯優(yōu)質(zhì)化。（4）檔案的保管工作。檔案的保管工作是保護(hù)檔案安全，延長檔案壽命的一個工作環(huán)節(jié)。保護(hù)檔案的完整與安全，保證檔案存儲井然有序，提高檔案傳遞效率，及時提供利用科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理工作提供了新的手段。通過網(wǎng)絡(luò)，檔案人員可以直接進(jìn)行信息采集與核對，有關(guān)部門可隨時將本部門形成的重要電子文件通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫錄入[1]。

2 事業(yè)單位辦公室檔案日常管理中存在的問題

2.1 檔案管理工作的重視程度不夠

不少在事業(yè)單位在檔案管理中，對檔案管理的重要性認(rèn)識還不夠，沒有將現(xiàn)代化的管理理念應(yīng)用到辦公室檔案管理中。很多事業(yè)單位的辦公室檔案管理人員認(rèn)為只要檔案不丟失，信息不泄露，就是做好了檔案管理工作。沒有認(rèn)識到檔案日常管理的深層次意義，管理效果不好。

2.2 檔案管理制度不建全

做好事業(yè)單位辦公室檔案日常管理工作需要有完善的管理制度作保障。但是在實際的工作中，很多單位檔案管理制度不健全，制定了相關(guān)制度的單位很多在實際執(zhí)行中也沒有發(fā)揮作用，讓檔案管理制度經(jīng)常流于形式。這樣，檔案管理工作就缺乏規(guī)范性和科學(xué)性，檔案管理工作中也就很容易出現(xiàn)檔案丟失、信息泄露、外借檔案不能及時歸還等現(xiàn)象。

2.3 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

事業(yè)單位辦公室檔案管理是一項專業(yè)性比較強的工作，檔案管理人員不僅要具有較強的檔案管理知識，還應(yīng)明確檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)。但是在實際的辦公室檔案管理中，檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高的現(xiàn)象依然普遍存在。缺少檔案管理的經(jīng)驗，檔案管理的專業(yè)知識和技能不到位，就無法有效地開展檔案管理工作。而檔案管理人員的思想道德素質(zhì)不高，就不能認(rèn)真、仔細(xì)地進(jìn)行檔案管理，也會直接導(dǎo)致檔案管理效果達(dá)不到理想狀態(tài)[2]。

3 事業(yè)單位辦公室檔案的日常管理與應(yīng)用

3.1 對檔案管理制度進(jìn)行改進(jìn)與完善

完善并提高檔案管理制度是確保檔案管理工作合理性與有效性的基礎(chǔ)，事業(yè)單位要依照具體的發(fā)展情況制定對應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理制度，從而使辦公室在檔案管理工作方面實現(xiàn)科學(xué)化以及規(guī)范化的管理。要構(gòu)建一個合理的檔案管理制度就必須要確定檔案管理具體的工作流程，強化對檔案管理相關(guān)工作人員的管理以及監(jiān)督，在最大限度上避免出現(xiàn)失誤以及不規(guī)范的管理行為，確保事業(yè)單位在檔案管理方面的工作能夠得到順利有序的進(jìn)行。

3.2 樹立檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)意識

檔案管理要取得良好的效果，并保持穩(wěn)定發(fā)展的態(tài)勢，就需要加強創(chuàng)新。當(dāng)前，信息化技術(shù)快速發(fā)展，電子檔案大量出現(xiàn)，事業(yè)單位檔案管理人員要實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)、有效，就必須具備檔案服務(wù)的創(chuàng)新意識，解放思想，與時俱進(jìn)，創(chuàng)新管理工作的理念，提高管理人員的工作積極性，使他們認(rèn)識到檔案管理工作發(fā)展的規(guī)律，努力適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。

3.3 提高檔案服務(wù)水平、創(chuàng)新檔案服務(wù)手段

創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，必須打破過去那種看家守攤的傳統(tǒng)服務(wù)方式。因此檔案工作必須從完善服務(wù)措施入手，不斷提高檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段，提高服務(wù)質(zhì)量。提高檔案服務(wù)水平實質(zhì)上就是要把檔案的各項服務(wù)功能挖掘和開發(fā)出來，樹立全心全意為人民服務(wù)的宗旨，把為最廣大人民的利益服務(wù)作為檔案工作的最終落腳點，把群眾滿意當(dāng)作標(biāo)準(zhǔn)，使廣大群眾真正感受到檔案工作方便快捷的服務(wù)，感受到檔案工作帶來的便利及重要作用。

3.4 提升管理水平，對管理手段進(jìn)行創(chuàng)新

對于事業(yè)單位來說，其檔案管理方面的手段一定要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，提升管理服務(wù)上的水平，將為人民服務(wù)的理念作為檔案管理的出發(fā)點以及落腳點，從而讓廣大人民群眾切實體會到檔案管理所帶來的便捷服務(wù)。在管理上的創(chuàng)新需要針對不同階段的檔案管理特點，借助有效的管理模式、使檔案管理可以更好的適應(yīng)當(dāng)今時代的具體需求，提升實際的管理水平，進(jìn)而為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

4 結(jié)語

事業(yè)單位之中的檔案是記錄著整個事業(yè)單位發(fā)展過程的一種重要資源，就事業(yè)單位來說更是一種重要的信息資源。妥善的做好檔案管理方面的工作，是推動事業(yè)單位穩(wěn)步發(fā)展的重要途徑。相關(guān)的管理者一定要意識到檔案管理所具有的重要性，同時還要利用相關(guān)的人才選拔制度以及策略的合理應(yīng)用，構(gòu)建一個優(yōu)良的檔案管理環(huán)境，進(jìn)而使檔案管理能夠切實跟上新時代的步伐。