信息數(shù)字化環(huán)境下工程建筑檔案管理建設新方法剖析

劉軍

湖南省洞口縣建設工程質量監(jiān)督站 湖南邵陽 422300

1 當前的工程檔案管理問題

我國的工程建筑檔案管理在信息化建設還處于初期的起步階段，在建設過程中還存在著很多的不足和漏洞，究其根本原因主要是由于我國的工程建筑檔案在信息化建設過程中并沒有十分明確的針對群體，這就成為致使工程建筑檔案管理信息化建設發(fā)展緩慢的直接因素之一。同時，在工程建設檔案管理信息化建設過程中，人才緊缺也是阻礙工程建筑檔案管理信息化建設的一個主要因素之一，檔案管理人員對工程建筑檔案管理的信息化建設的重要性認識不足，在工作過程中出現(xiàn)玩忽職守、弄虛作假，無法確保工程建筑檔案管理信息化建設的真實性和可靠性。

雖然加大了工程建筑檔案管理信息化建設的關注和投資力度，但是據(jù)相關的媒體資料顯示，目前工程建筑檔案信息化建設還是十分的緩慢，根本無法滿足我國經(jīng)濟發(fā)展和社會建設的需求[1]。在工程建筑檔案信息化建設過程中，由于多數(shù)的工程建筑檔案的來源地不盡相同，因此信息相對的都比較分散，很難進行統(tǒng)一的、規(guī)范的管理；其次，雖然我國加大了對工程建筑檔案管理信息化建設的關注和投資力度，但是部分的工程建筑檔案管理單位在工作過程中還是更側重于實體的工程建筑檔案管理，對工程建筑檔案管理的信息化建設的力度還是十分的薄弱。國的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過程中還需要繼續(xù)遵循我國對建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關規(guī)定，在不斷的學習過程中吸收知識總結經(jīng)驗。

2 工程檔案管理系統(tǒng)建設方法

2.1 改變原有的管理意識

無論是信息錄入人員還是管理人員都應當將原有的落后的工程檔案的管理意識加以改進，管理人員要看出工程檔案管理這項活動的重要程度。之所以存在檔案管理體系建設速度緩慢的情況，主要是因為相關人員并沒有找到工程檔案材料的基本價值，另外針對工程檔案具有開發(fā)度不夠的問題，管理人員可以對其封閉化的工程檔案管理狀態(tài)進行改變，管理人員要對當前的管理環(huán)節(jié)之中可用的信息化技術進行合理使用，避免使檔案管理體系建設出現(xiàn)被架空的問題。在革新的管理意識之后，管理人員可以對工程檔案管理的形式進行改進，使信息化技術與管理工作進行有效結合，在優(yōu)化過后的管理系統(tǒng)之中對繁雜的工程檔案材料進行整理，并做好分類以及數(shù)據(jù)庫錄入的工作，將工程檔案錄入到工程數(shù)據(jù)庫之中，使工程檔案轉變?yōu)榭煞窒淼臄?shù)據(jù)資源，這種檔案變動也可以使工程檔案的應用價值得以提升。

2.2 正確應對工程檔案管理環(huán)節(jié)之中的風險因素

在具有信息化程度極強這一特點的檔案管理系統(tǒng)之中對工程檔案施加各種處理行為時，管理人員需要對信息技術帶來的負面的風險因素加以管控，一些不良的網(wǎng)絡病毒會在工程檔案數(shù)據(jù)庫開放時滲入到數(shù)據(jù)庫之中，這就會導致數(shù)據(jù)庫之中極為重要的工程檔案出現(xiàn)被損害以及被修改的情況，這種安全風險因素必須要被管理人員注意到，并對其進行是迅速處理，同時一些涉及到保密元素的工程檔案材料也必須要被以特殊的凡是對待。管理人員可以將加密裝置安裝到數(shù)據(jù)庫之中，對更高級別的檔案材料進行鎖定，使其只能觀看，不能被修改。應用信息技術以及現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理技術的時候，管理人員必須要以正確的方式來看待這些技術，接受其帶來的具有價值的積極影響，減少其帶來的諸如風險性因素的消極影響。

在優(yōu)化數(shù)據(jù)形式的工程檔案的新型管理系統(tǒng)的時候，也不能放松對紙質型的工程檔案的管理工作，管理人員可以將兩種類型的工程檔案管理系統(tǒng)進行結合，使兩項管理活動可以并行開展。

2.3 提升負責工程檔案管理人員的管理水平

管理人員給工程檔案管理工作帶來的影響也不容忽視，管理人員需要對建筑相關知識有一定的了解，以此改變自己的管理工作的開展狀態(tài)。

檔案管理人員作為工程建筑檔案管理的主要執(zhí)行者和參與者，檔案管理人員的綜合素養(yǎng)和業(yè)務技能直接影響著工程建筑檔案管理工作的科學性和合理性。隨著我國科學技術的不斷發(fā)展和創(chuàng)新，我國多數(shù)的檔案管理人員在對工程建筑檔案進行管理的過程中還是沿用著傳統(tǒng)的管理方式，顯然已經(jīng)無法滿足我國現(xiàn)階段經(jīng)濟發(fā)展和社會建設的需求，加大對工程建筑檔案管理人員的培訓力度，對實現(xiàn)我國工程建筑檔案管理信息化的關鍵因素。工程建筑檔案管理人員在工作過程中需要不斷地充實自我，豐富自己的知識面，從而不斷的提升自己在工程建筑檔案管理工作中的具體價值；同時相關的管理部門也需要不斷的培養(yǎng)和強化工程建筑檔案管理人員的現(xiàn)代化意識，提高工程建筑檔案管理人員對計算機技術的掌握和應用能力，為實現(xiàn)工程檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎和保障[2]。

3 結語

當前的社會的信息化水平飛速提升，而一些信息化技術已經(jīng)影響到了管理工程檔案的工作，工程檔案擁有的價值不僅僅只體現(xiàn)在信息記錄方面，同時也會直接影響到工程建設工作可靠程度。原有的工程檔案管理手段比較落后，而借由信息技術改造之后的檔案管理方法比較適合現(xiàn)代工程檔案管理工作。本文著重對工程檔案管理體系中具有的問題進行了研究，同時給出了幾種有效管理工程的檔案的創(chuàng)新型方法。在管理工程檔案時，管理人員需要根據(jù)不同類型的建筑檔案的具體管理需求來完成管理任務，并將管理經(jīng)驗加以總結，以此來完成現(xiàn)代工程檔案體系建設任務。