大數(shù)據(jù)環(huán)境下基層檔案數(shù)字化工作的探索與實踐

劉水英

當(dāng)今社會，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展，各行各業(yè)的數(shù)字化程度不斷提高，數(shù)據(jù)資源門類繁多，大數(shù)據(jù)時代已然到來。然而在這樣的時代背景下，基層檔案工作仍停留在“一室一館”的單一數(shù)字化層面，形成信息孤島。如何開展檔案數(shù)字化工作，使其適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境背景下的社會發(fā)展趨勢，最終融入全國檔案大數(shù)據(jù)格局，值得基層檔案工作者深思和探索。

一、基層檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀及存在問題分析

1.地區(qū)發(fā)展不均衡。由于自然、地理、歷史等社會發(fā)展因素影響，自古以來我國經(jīng)濟、社會發(fā)展存在一定的不均衡性，這就必然體現(xiàn)在檔案工作中。當(dāng)前大部分地區(qū)檔案部門的檔案載體仍然以紙質(zhì)為主，館藏檔案數(shù)字化程度不高，一些偏遠地區(qū)的檔案工作甚至仍停留在手工查找階段，很難滿足用戶個性化的需求。而發(fā)達地區(qū)已經(jīng)實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檢索，大大提高了服務(wù)利用效率。一慢一快之間，基層檔案數(shù)字化工作發(fā)展不均衡的現(xiàn)象可見一斑。

2. 館藏資源中重復(fù)冗余數(shù)據(jù)繁多，浪費空間資源，急需對歸檔材料嚴格把關(guān)，減少重復(fù)歸檔率。各級綜合檔案館雖然已經(jīng)以電子檔案為主要利用形態(tài)，但檔案資源保管上的重復(fù)和冗余問題仍十分突出。主要體現(xiàn)在普發(fā)文件在不同立檔單位檔案中重復(fù)出現(xiàn)，因辦理意見和結(jié)果的不同而匯聚到綜合檔案館；同一立檔單位的檔案存在館內(nèi)、館外重復(fù)數(shù)字化的情況，造成大批量數(shù)據(jù)冗余問題；業(yè)務(wù)檔案與文書檔案因工作需要存在交叉重復(fù)歸檔問題。

3.與其他部門協(xié)調(diào)不到位，存在重復(fù)數(shù)字化現(xiàn)象，浪費人力、物力、財力等社會資源。當(dāng)前，從國家到地方，各職能部門的檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀仍然是“各自為營”。例如：公證、婚姻、法院、國土等各個職能部門因工作需要都各自組織開展了本系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化工作，上升到整個縣，整個市，整個省，甚至全國的話，似乎總是少那么點整體意識。

4.各類檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)尚未全面形成。如今政府的各個系統(tǒng)、各個職能部分已經(jīng)充分認識到檔案數(shù)字化在現(xiàn)代化辦公中的積極效能，于是各個門類的數(shù)字化系統(tǒng)紛紛推出，最終形成了現(xiàn)在這種檔案數(shù)字化“各自為正”的混亂局面。而在實際工作中，檔案保管部門各自使用不同的存儲管理系統(tǒng)，也使得電子檔案資源在共建共享方面難以形成系統(tǒng)對接，異構(gòu)數(shù)據(jù)源無法互通有無，難以形成檔案資源整體效益。

5.稀缺專業(yè)的綜合平臺研發(fā)人員，智力支持驅(qū)動不足。近年來，從中央到地方各級政府對檔案事業(yè)越來越重視，但作為政策的執(zhí)行者基層檔案部門在政策執(zhí)行中仍舉步維艱：各部門檔案工作人員變換頻繁，缺乏穩(wěn)定性；各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度不高，工作動力不足；檔案工作人員知識結(jié)構(gòu)老化，學(xué)習(xí)機會少，計算機知識普遍匱乏，對新的專業(yè)技術(shù)知之甚少，創(chuàng)新乏力等等都成為制約檔案數(shù)字化工作從內(nèi)部創(chuàng)新的重要因素。

二、推動基層檔案數(shù)字化工作的有效策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，積極推進檔案數(shù)字化工作的全域發(fā)展。檔案在利用中體現(xiàn)價值的滯后性、隱蔽性勢必會影響領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視程度，進而影響檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在基層檔案管理人員心中已經(jīng)根生蒂固。尤其在一些館庫容量小、人員年齡老化的基層綜合檔案館中，傳統(tǒng)的手工查閱模式仍然有效，因而抵觸數(shù)字化工作。青龍檔案館從保護檔案資源角度出發(fā)，打破“紙質(zhì)檔案滿五年才能移交入館”的傳統(tǒng)觀念，率先引入“上年檔案、下年接收”的管理理念，通過檔案數(shù)字化系統(tǒng)進行光盤發(fā)布，將各單位的檔案以掃描格式存儲在光盤上返還給各立檔單位，既方便了查閱利用，又保護了紙質(zhì)檔案資源。

2.點面結(jié)合，有的放矢地開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化。館藏檔案門類眾多，因此在推進檔案數(shù)字化過程中必須做到“重點”與“全面”相結(jié)合。青龍檔案館采取“先增量、后存量；先民生、后其他”的原則，穩(wěn)步推進數(shù)字化工作。建國前珍貴歷史檔案，公證檔案、婚姻檔案、知青檔案等民生檔案，縣委辦、政府辦、組織部、人社局等利用率高的檔案均已優(yōu)先數(shù)字化，為群眾利用提供極大便利。對于已經(jīng)改制、檔案仍遺留在外的各類礦山檔案，青龍檔案館主動出擊，積極協(xié)調(diào)相關(guān)各方聯(lián)合向縣級財政申請專項搶救資金，整理與數(shù)字化同步進行，避免對檔案的二次傷害。各級各部門對檔案工作的重視、支持，必將有利于基層檔案數(shù)字化的健康發(fā)展。

3. 規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為全國檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)融合打好堅實基礎(chǔ)。目前的現(xiàn)行的檔案系統(tǒng)軟件可以說是五花八門：直接錄入姓名、身份證號、結(jié)婚證號而無檔案原文的婚姻登記檔案系統(tǒng)；在線網(wǎng)簽、傳閱的辦公自動化系統(tǒng)；直接上傳掃描原文的公證系統(tǒng)等等。因而建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)成為重中之重。青龍檔案館自2010年使用河北科怡綜合電子檔案管理系統(tǒng)以來，積極向縣級其他單位推廣該檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理的觸角延伸至各基層單位，形成標(biāo)準(zhǔn)相對統(tǒng)一的管理體系，便于大數(shù)據(jù)時代下的檔案數(shù)據(jù)資源整合。

4. 組織協(xié)調(diào)，高效開展數(shù)字檔案資源建設(shè)。目前，高度的社會信息化導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉，因此，建立一個包羅萬象的“大數(shù)字檔案館”必將成為檔案數(shù)字化建設(shè)的最終目標(biāo)。如何拓展館藏外延，精準(zhǔn)把握館外檔案的動態(tài)發(fā)展情況已然成為基層檔案工作的重要組成部分。檔案意識的增強加快了各部門數(shù)字化進程，青龍國家檔案館充分了解各立檔單位數(shù)字化工作的開展情況，提前接洽，尋求數(shù)據(jù)對接與融合的最佳方案，避免了數(shù)字化工作的重復(fù)進行。此外，該館還重點關(guān)注電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)源的存儲與歸檔情況，加強數(shù)據(jù)的源頭積累。

5.引智攬才，內(nèi)外兼修地為檔案資源系統(tǒng)平臺建設(shè)謀劃未來。信息時代的大環(huán)境使得檔案資源管理難度增大，怎樣保證檔案的真實性與完整性，做好開放與保密工作，保證檔案管理工作的有序進行，對檔案管理人員素質(zhì)提出了更高的要求。

設(shè)計、研發(fā)系統(tǒng)平臺需要專門人才才能完成，而我國基層檔案工作人員從知識結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平等方面都不具備原發(fā)的創(chuàng)造力，內(nèi)部智力創(chuàng)新能力上嚴重不足。青龍檔案館積極參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)先進管理技術(shù)和理念，并主動接洽有資質(zhì)的先進技術(shù)機構(gòu)或組織，了解相關(guān)發(fā)展前景，有目的、有方向地開展基層檔案數(shù)字化工作。2017年，青龍檔案館率先在縣級檔案館中組建搭載雙機熱備管理系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)存儲體系，同時還將已形成的數(shù)據(jù)庫備份至其他省份，實現(xiàn)了異地容災(zāi)，更確保了已有數(shù)據(jù)的安全。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下基層檔案數(shù)字化的積極探索

電子政務(wù)和電子業(yè)務(wù)的普遍應(yīng)用，大大拓展了檔案信息的服務(wù)空間，對檔案資源服務(wù)的內(nèi)容和方式提出了更新、更高的要求，這促使基層檔案工作必須跳出傳統(tǒng)的狹窄思路，改變管理理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，以適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的社會發(fā)展。

阿里巴巴創(chuàng)辦人馬云在演講中曾提到，未來的時代將不是IT時代，而是DT的時代，DT就是Data Technology數(shù)據(jù)科技。數(shù)據(jù)之所以產(chǎn)生價值便在于其“融合”后產(chǎn)生連鎖效應(yīng)，如今的網(wǎng)絡(luò)可以自動為用戶提供其搜索之外的關(guān)聯(lián)產(chǎn)品，斯坦福大學(xué)通過點贊可以分析出人的性格特征即是這一效應(yīng)。

建設(shè)搭載雙機熱備軟件的檔案資源服務(wù)利用系統(tǒng)集群綜合平臺，整合龐大而繁雜的數(shù)據(jù)，通過平臺集成各門類系統(tǒng)數(shù)據(jù)及其數(shù)據(jù)源。利用雙機熱備技術(shù)這個系統(tǒng)集群綜合平臺通過密碼、授權(quán)等相關(guān)安全驗證后可以為廣大群眾提供一站式服務(wù)，如：需要公積金查詢，點擊公積金模塊即可跳轉(zhuǎn)至公積金系統(tǒng)，填寫相關(guān)信息后即可進入業(yè)務(wù)辦理；需要婚姻關(guān)系查詢，點擊婚姻登記模塊立即跳轉(zhuǎn)至婚姻登記系統(tǒng)，當(dāng)事人的所有婚姻狀況一覽無遺；需要公證查詢，點擊公證處模塊即可調(diào)閱當(dāng)事人的公證信息；當(dāng)事人所有查閱內(nèi)容存在于某個基層綜合檔案館的情況下，直接點擊該檔案館模塊進入其系統(tǒng)便可查詢。諸如此類，此系統(tǒng)集群綜合平臺可以設(shè)置多個模塊，模塊與模塊之間存在交叉但不重復(fù)，下設(shè)多級鏈接，通過多次跳轉(zhuǎn)之后最終幫助群眾解決查檔需求。這就是大數(shù)據(jù)時代所要實現(xiàn)的“數(shù)據(jù)多跑路，百姓少跑腿！”同時，通過分析已有數(shù)據(jù)對事物的發(fā)展作出準(zhǔn)確預(yù)判，使檔案工作的社會地位得到大大提升！

大數(shù)據(jù)時代是信息化時代，檔案部門必將順應(yīng)發(fā)展趨勢，積極應(yīng)對，主動作為，密切跟蹤云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的發(fā)展，積極探索前沿技術(shù)在檔案領(lǐng)域的運用，尋求多方面的合作，逐漸引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，加強對檔案數(shù)據(jù)的分析和利用，加快推進信息技術(shù)與檔案工作的融合進程，為最終實現(xiàn)全國檔案大數(shù)據(jù)格局打下堅實的基礎(chǔ)！

注：本文為研究課題《大數(shù)據(jù)環(huán)境下基層檔案數(shù)字化工作的探索與實踐》結(jié)題論文

（作者單位：青龍滿族自治縣國家檔案館）