機(jī)關(guān)文書檔案管理工作開展現(xiàn)狀、存在問題及對策

張海艷

一、機(jī)關(guān)文書檔案管理的重要性

機(jī)關(guān)文書檔案管理工作是單位日常管理工作的重要組成部分，是做好其他各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，按照機(jī)關(guān)工作的閉環(huán)理論，沒有規(guī)范的機(jī)關(guān)檔案管理工作，機(jī)關(guān)工作的完善就缺少最后一環(huán)。在信息化網(wǎng)絡(luò)的今天，機(jī)關(guān)文書檔案工作也要緊跟時(shí)代的步伐，利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，做好文書檔案的收集、整理、保管、利用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享。機(jī)關(guān)文書檔案是機(jī)關(guān)多項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，可以對機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作起到很好的促進(jìn)和憑證作用。機(jī)關(guān)文書檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)有效的檔案資源高質(zhì)開發(fā)利用，必須加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作。

二、機(jī)關(guān)文書檔案管理工作存在的問題分析

（一）機(jī)關(guān)文書處理工作中存在的問題

1.文書格式存在不規(guī)范現(xiàn)象

通過檢查，發(fā)現(xiàn)了許多文件格式不規(guī)范情況。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：會(huì)議記錄、大事記不使用規(guī)范的記錄封面并且填寫內(nèi)容不詳細(xì)不具體，如會(huì)議記錄中的列席人員僅填寫全體人員或支部班子，應(yīng)該填寫具體到與會(huì)人員姓名，大事記漏寫參加事件的具體地址等；發(fā)文不使用規(guī)范擬稿紙或者內(nèi)容填寫不規(guī)范；發(fā)文字號存有重號空號現(xiàn)象，沒有文件編號登記簿；草擬公文內(nèi)容不精確，導(dǎo)致正式稿漏洞百出，格式混亂；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)手續(xù)不簽或拖簽，校對公文不夠細(xì)心嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?。此外，少?shù)文件甚至沒有單位公章就往外傳閱。

2.文書處理程序存在不規(guī)范現(xiàn)象

具體來說表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，在文書文件處理工作過程中，很多機(jī)關(guān)普遍存在“倒流”情況，違背了文書處理程序的流程，甚至文稿擬制不經(jīng)辦公室審核直接送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，然后再轉(zhuǎn)送辦公室進(jìn)行核稿操作；第二，越級行文的情況時(shí)有發(fā)生，單位領(lǐng)導(dǎo)沒有掌控文件的審核和蓋章過程，打印文件材料較為隨意，最終導(dǎo)致越級行文現(xiàn)象的發(fā)生；第三，發(fā)文處理過程中如果涉及多個(gè)部門，未進(jìn)行會(huì)簽，或者僅僅主發(fā)單位蓋章，文件的效力從而大打折扣。

3.公文不及時(shí)辦理現(xiàn)象

雖然文書辦理時(shí)間有著明確的規(guī)定，但是在實(shí)際操作過程中，時(shí)常出現(xiàn)延緩處理的情況，文書積壓、互相推諉更是對機(jī)關(guān)日常工作造成嚴(yán)重影響。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，處理公文時(shí)限不清，導(dǎo)致部分公文超出辦文時(shí)限，影響辦事效率；第二，文書運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，導(dǎo)致文書出現(xiàn)拖拉延誤情況，使文書效能發(fā)揮大打折扣；第三，承辦文書過程中，涉及那些難度大或者本部門職責(zé)之外的文書，未與相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商，擅自積壓或者延緩處理。

（二）機(jī)關(guān)文書立卷工作中存在的問題

1.歸檔的文件材料收集不齊全、不完整、不規(guī)范現(xiàn)象

這種現(xiàn)象在各部門普遍存在，具體來說表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，只注重收集收發(fā)文登記過的紅頭文件，忽視帳外文件的收集，例如統(tǒng)計(jì)年報(bào)、業(yè)務(wù)報(bào)表、工資審批等需進(jìn)一步加強(qiáng)收集；第二，注重收集本單位自身發(fā)文，忽略外來文件的收集；第三，在歸檔文件材料中，有的只有底稿無正稿或者只有正稿無底稿。幾種特殊文件材料的歸檔，有請示無批復(fù)，有正件無附件，有結(jié)論性材料無依據(jù)性文件等；第四，有些文件無落款單位，無落款時(shí)間。另外，文件歸檔年度混亂，保管期限劃分不準(zhǔn)確。

2.卷內(nèi)文件排列不合理，卷內(nèi)文件目錄不能揭示文件內(nèi)容現(xiàn)象

第一，卷內(nèi)文件排列無序，與案卷標(biāo)題不符，同一問題的文件不能按照問題的主次和時(shí)間先后順序排列，甚至將同一問題的文件分散在不同卷，嚴(yán)重影響立卷的條理性；第二，有的卷內(nèi)目錄編號抄目不規(guī)范，文號、題名或日期書寫不規(guī)范，有的卷內(nèi)目錄說明不了問題，例如會(huì)議記錄、大事記、介紹信等編目未具體到人和事，機(jī)關(guān)文件頁號未編寫在右上角，有的還出現(xiàn)漏編現(xiàn)象。

3.案卷標(biāo)題不準(zhǔn)確，卷面書寫不規(guī)范現(xiàn)象

案卷標(biāo)題要結(jié)構(gòu)合理，簡明準(zhǔn)確，同一保管期限內(nèi)無重復(fù)標(biāo)題，但機(jī)關(guān)檔案管理人員往往擬寫存在以下幾個(gè)問題：第一，問題揭示的比較瑣細(xì)，文字超過規(guī)定字?jǐn)?shù)而不夠簡練；第二，案卷標(biāo)準(zhǔn)的基本結(jié)構(gòu)不完整，如人社局將本單位一年的職工退休（退職）審批表立成若干卷，將案卷標(biāo)題寫成諸城市人社局二〇一七年職工退休（退職）審批表（一）（二）……，由于沒注明具體的月份，利用者查詢需要將相關(guān)卷全部調(diào)出；第三，案卷裝訂不符合要求，裝訂線擠壓文字痕跡、漏訂文件、大文件折疊不當(dāng)，嚴(yán)重影響文件的原始性和今后查詢利用。

4.忽視卷內(nèi)備考表的填寫現(xiàn)象

第一，備考表的樣式不符合2008年發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)；第二，案卷檢查說明、案卷情況概要說明以及卷內(nèi)情況更改等情況說明內(nèi)容不齊全，有些單位只填寫立卷人、檢查人和立卷時(shí)間，實(shí)質(zhì)內(nèi)容大多沒填寫；第三，備考表材料填寫隨意強(qiáng)，有鉛筆、圓珠筆等，不利于長久保存。

（三）機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化中存在的問題

1.檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

當(dāng)前大多機(jī)關(guān)單位檔案管理模式老套，技術(shù)陳舊落后，案卷質(zhì)量不高，各類檔案整理不符合國家標(biāo)準(zhǔn)要求。各單位制定的《文件材料歸檔范圍保管期限表》不夠明確，不清楚哪些檔案應(yīng)移交檔案室存檔，使得檔案未能集中統(tǒng)一管理。

2.檔案管理制度不健全現(xiàn)象

有些機(jī)關(guān)單位檔案管理不夠規(guī)范，建立了相關(guān)檔案管理制度如崗位責(zé)任制、歸檔、保管、借閱、保密、鑒定銷毀等，也有檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、管理體制、分類方案，但是在執(zhí)行過程中卻流于形式，制度不完善也未裝裱上墻。大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案人員未經(jīng)過專業(yè)檔案知識培訓(xùn)而且身兼數(shù)職，對管檔要求、檔案材料收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)了解不深，對檔案工作精力投入不足，對本單位各部門的文件材料形成、歸檔工作及所屬單位的歸檔工作不能進(jìn)行很好的監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3.檔案室軟硬件環(huán)境設(shè)施不齊全

檔案管理的軟硬件設(shè)施不齊全，致使檔案管理質(zhì)量不高。少數(shù)單位檔案室變成雜物室，設(shè)施設(shè)備老化，檔案保護(hù)達(dá)不到“九防”要求，甚至沒有建立專門的檔案室、閱檔室和配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備。同時(shí)，全宗卷、查檔登記簿、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)簿、檔案利用效果登記簿等檔案統(tǒng)計(jì)簿冊未建立或者填寫不及時(shí)。檔案管理的軟硬件缺失導(dǎo)致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效的保護(hù)，時(shí)間一長原始檔案可能會(huì)出現(xiàn)蟲蛀、霉變、丟失等現(xiàn)象。

4.檔案交接工作不及時(shí)不嚴(yán)密不認(rèn)真

一些機(jī)關(guān)對檔案交接工作不夠重視，不按規(guī)定向檔案館移交檔案，報(bào)送現(xiàn)行文件、電子文件、典型利用事例、大事記、資料等，在檔案員新老更替時(shí)，不能及時(shí)辦理檔案交接手續(xù)。檔案交接是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密、責(zé)任重大的工作，移交不按程序，手續(xù)不按規(guī)定，會(huì)造成管理混亂狀況發(fā)生，在追究責(zé)任時(shí)，往往對于檔案事故推諉扯皮，造成檔案執(zhí)法的對象確定困難。案卷目錄、全引目錄、專題目錄、文號索引等檢索工具編制不及時(shí)，沒有建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，全宗指南、大事記和各種檔案文件專題匯編未能續(xù)編，致使機(jī)關(guān)單位有使用價(jià)值的檔案資料不能及時(shí)編寫存檔。

三、加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理工作的對策

現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程。從以上內(nèi)容中，我們已清晰直觀的看到機(jī)關(guān)單位文書檔案管理工作中存在的主要問題。為了盡可能的改善這些弊端，做好檔案的管理工作，機(jī)關(guān)單位一定要采取有效的對策予以完善，為后續(xù)檔案管理工作奠定良好基礎(chǔ)。

（一）提高機(jī)關(guān)文書處理工作水平——文書檔案管理的前處理階段

1.在思想上予以重視

文書具有嚴(yán)密的格式和程序，所以機(jī)關(guān)在對文書進(jìn)行處理的過程中，應(yīng)對文書的權(quán)威性予以高度重視。第一，機(jī)關(guān)文秘工作人員需要對正確處理文書的重要性有著充分的認(rèn)識，對文書處理工作予以認(rèn)真對待；第二，將文書處理工作的職責(zé)嚴(yán)格落實(shí)到個(gè)人，切實(shí)提升文秘人員的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，正確對待機(jī)關(guān)的文書工作，有效提升文書的權(quán)威性；第三，機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)相關(guān)文書處理知識，切實(shí)提升文書處理能力；第四，機(jī)關(guān)文秘人員應(yīng)對文書的處理工作高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵守文書處理程序，規(guī)范文書處理流程，正確擬定文書，有效提升機(jī)關(guān)文書處理效率和處理水平。

2.對文書處理程序予以嚴(yán)格規(guī)范

機(jī)關(guān)文書的處理工作應(yīng)始終保持合理、連貫、遞進(jìn)的程序，為此制定嚴(yán)格、詳細(xì)的文書處理流程規(guī)范十分必要。在實(shí)際工作過程中，公文處理流程十分復(fù)雜，且環(huán)環(huán)相扣，無論哪個(gè)環(huán)節(jié)、哪個(gè)科室出現(xiàn)問題都會(huì)對整個(gè)機(jī)關(guān)文書處理流程產(chǎn)生嚴(yán)重影響。這就要求機(jī)關(guān)內(nèi)部不同科室之間應(yīng)該相互配合、協(xié)調(diào)運(yùn)行，有效提升文書處理的合理性和科學(xué)性。此外，辦公室主要負(fù)責(zé)文書的收發(fā)、傳遞、催辦、批辦等工作，且需要將這些工作落到實(shí)處，對文書的處理情況予以及時(shí)掌握，而不是表面的收發(fā)工作，為確保機(jī)關(guān)健康、可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.對文書處理情況予以定期考察，建立健全文書處理制度和激勵(lì)機(jī)制

機(jī)關(guān)文書處理工作之所以能順利進(jìn)行，離不開科學(xué)規(guī)范的制度規(guī)章。對此，機(jī)關(guān)單位要完善健全有效的文書管理制度體系。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，上級相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對機(jī)關(guān)文書處理科室的指導(dǎo)和監(jiān)督工作，對文書的處理情況予以定期檢查、總結(jié)、評價(jià)和表彰，同時(shí)結(jié)合機(jī)關(guān)實(shí)際情況，對文書的處理標(biāo)準(zhǔn)予以制定和完善；第二，健全激勵(lì)機(jī)制，使用考核、檢查以及評比等方式，加強(qiáng)對機(jī)關(guān)文書處理工作的督導(dǎo)，針對達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)關(guān)及檔案員予以表揚(yáng)，針對未達(dá)標(biāo)的機(jī)關(guān)及檔案員予以批評；第三，定期對機(jī)關(guān)發(fā)文的錯(cuò)誤率予以精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)，針對出現(xiàn)的問題提出相關(guān)整改意見，以免類似情況再次出現(xiàn)；第四，有效提升各科室行文規(guī)范意識和審核糾錯(cuò)水平，對文種選擇、應(yīng)用格式以及行文規(guī)則等方面予以嚴(yán)格管理。

4.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案文秘工作人員業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，有效提升檔案文秘隊(duì)伍的綜合素養(yǎng)

新時(shí)期，為有效提升機(jī)關(guān)文書處理效率和處理水平，機(jī)關(guān)應(yīng)加大對文書檔案管理工作人員的管控力度，切實(shí)提升他們的信息化操作水平和檔案管理專業(yè)技能。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，機(jī)關(guān)相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)對文秘工作人員的督促和管理，切實(shí)提升他們的理論知識，有效提升機(jī)關(guān)文秘工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和政策水平；第二，在實(shí)際工作過程中，培養(yǎng)文秘工作人員形成精益求精、一絲不茍的工作態(tài)度，切實(shí)提升他們的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，讓文秘工作人員能夠?qū)ξ臅幚砉ぷ鞯闹匾杂枰猿浞终J(rèn)識，有效調(diào)動(dòng)工作的積極性和主動(dòng)性；第三，加強(qiáng)培訓(xùn)，積極開展一系列豐富多彩的業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，并采取以會(huì)代訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能大賽等方式，為機(jī)關(guān)打造一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、思想政治素質(zhì)好的文秘隊(duì)伍提供強(qiáng)有力的技術(shù)支撐。

（二）開展機(jī)關(guān)文書立卷規(guī)范化工作——文書檔案管理最重要的環(huán)節(jié)

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

提高案卷質(zhì)量的關(guān)鍵主要在于文件立卷工作。因此，必須解決好三個(gè)問題：一是檔案員要明確文書立卷是現(xiàn)實(shí)工作對歷史和未來負(fù)責(zé)，是獨(dú)一無二的重要工作的思想；二是將文書立卷列入本單位領(lǐng)導(dǎo)工作的議事日程，定期了解該工作進(jìn)展情況，及時(shí)解決存在的問題；三是建立健全文書立卷工作制度，讓大家有章可循，按照統(tǒng)一的制度規(guī)定搞好文書立卷工作。

2.加強(qiáng)宏觀管理，搞好業(yè)務(wù)指導(dǎo)

立卷前要做好基礎(chǔ)工作，處理好三個(gè)關(guān)系：一是正確處理文件材料歸檔與查考利用的關(guān)系，充分明確文件材料辦理完畢后進(jìn)行立卷歸檔，它不但方便當(dāng)前利用，而且更有利于今后長久的利用；二是正確處理文件材料收集齊全與立卷歸檔的關(guān)系，文件材料的齊全是檔案工作的第一原則，立卷必須盡力保證齊全完整；三是正確處理文書立卷與案卷質(zhì)量的關(guān)系，初步組成案卷后，要嚴(yán)格進(jìn)行質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢查，對不符合質(zhì)量要求的案卷要認(rèn)真調(diào)整修改。

3.舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高人員業(yè)務(wù)水平

文書立卷中存在的一些問題，很多是由于人員經(jīng)常變動(dòng)，業(yè)務(wù)水平不能提高引起的。針對這種情況檔案行政部門應(yīng)經(jīng)常舉辦業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，系統(tǒng)講解文書立卷的基礎(chǔ)理論知識，并注重理論聯(lián)系實(shí)際，突出實(shí)踐性。培訓(xùn)班的教學(xué)內(nèi)容要有針對性，既講明理論依據(jù)，又特別與實(shí)際操作結(jié)合起來，明確提高案卷質(zhì)量要注意的問題。

4.積極推行現(xiàn)代化管理，加速實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理工作中的利用，意義重大。如計(jì)算機(jī)編目，檢查，可以一次性輸入，多次多種形式的輸出，實(shí)現(xiàn)多途徑檢索，組配檢查等多種技術(shù)要求。這不但讓工作者從手工編目，人工查找繁重的勞動(dòng)中解放出來，同時(shí)也可以極大地提高編目與檢索質(zhì)量和效率，提高檔案的查準(zhǔn)、查全率。

（三）加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案室規(guī)范化管理——實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)

1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案工作，不斷提高機(jī)關(guān)檔案室管理知識水平

機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)要本著對歷史負(fù)責(zé)、對工作負(fù)責(zé)、對服務(wù)主體和工作當(dāng)事人負(fù)責(zé)的原則，把檔案管理工作作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作來抓，列入單位議事日程。一是統(tǒng)一部署，責(zé)任到人。要指定專人按照市檔案局的要求對科室發(fā)生的文書檔案及時(shí)整理和分類，再由辦公室檔案管理人員統(tǒng)一歸檔并集中管理。二是要增加檔案經(jīng)費(fèi)投入，在檔案軟硬件建設(shè)方面，舍得投入，以期達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理的要求。三是注重培訓(xùn)，提升技能。機(jī)關(guān)檔案從業(yè)人員要注重學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)知識，定期認(rèn)真組織學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《山東省檔案工作條例》《山東省省直機(jī)關(guān)歸檔文件整理辦法實(shí)施細(xì)則》等各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。

2.利用現(xiàn)代化設(shè)備，改善檔案保管條件，不斷提升檔案室規(guī)范化、信息化管理水平

隨著電子文件檔案管理工作的逐步開展，計(jì)算機(jī)已運(yùn)用于檔案整理工作中，將電子信息化運(yùn)用于檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，做到及時(shí)分類歸檔、及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，處理好檔案管和用的關(guān)系，既保證檔案不損壞、不丟失、不泄密，又便于檔案的日常查詢利用。同時(shí)，加強(qiáng)軟硬件環(huán)境建設(shè)力度，配齊空調(diào)、去濕機(jī)、溫濕度計(jì)、鐵質(zhì)檔案柜等硬件設(shè)備，配備標(biāo)準(zhǔn)合格的檔案室，及時(shí)配備檔案現(xiàn)代化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，使檔案達(dá)到“九防”安全保護(hù)措施，確保檔案收集、保管、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范和安全。此外，嚴(yán)格實(shí)行檔案專人保管，集中歸檔，檢索工具、全宗指南等軟環(huán)境更新及時(shí)落實(shí)到位。

四、結(jié)束語

總而言之，在數(shù)字時(shí)代的今天，機(jī)關(guān)文書檔案管理工作顯得尤為重要。檔案是機(jī)關(guān)以往工作的記錄，對其未來發(fā)展建設(shè)具有非常重要的意義。個(gè)別機(jī)關(guān)文書檔案管理工作或多或少存在一些問題，只有不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)檔案管理新技能，完善檔案管理的主要方法，健全制度體系，檔案管理工作才能逐步走向現(xiàn)代化和科技化。

（作者單位：山東省諸城市檔案局）