信息時代如何做好檔案管理工作

宋陽 閆偉鋒

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們迎來了信息時代，使各領(lǐng)域的信息技術(shù)水平得到了很大的提升，而對于檔案管理工作而言，怎樣在信息時代背景下，對檔案進(jìn)行有效的管理，是一項(xiàng)非常重要的問題，因此，本文針對信息時代中的檔案管理進(jìn)行討論，了解該項(xiàng)工作的內(nèi)容及狀況，并探討做好該項(xiàng)工作的具體方法，希望能夠有效提升檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：信息時代 檔案管理工作 主要方法

新時代的來臨，對很多傳統(tǒng)工作的發(fā)展創(chuàng)造帶來了巨大的挑戰(zhàn)，特別是檔案管理方面的工作，各項(xiàng)工作內(nèi)容不得不跟隨時代的變化進(jìn)行改變，應(yīng)用新的方法和模式進(jìn)行檔案的管理，因此，怎樣在信息時代的沖擊下，將檔案管理中的各項(xiàng)工作做好，已經(jīng)成為相關(guān)領(lǐng)域需要重點(diǎn)研究的話題。

一、檔案管理工作的具體內(nèi)容

（一）對信息進(jìn)行采集

檔案能夠?qū)ο嚓P(guān)管理部門的實(shí)際情況進(jìn)行全面反映，可為后續(xù)的管理工作奠定良好基礎(chǔ)，與此同時，也是衡量各項(xiàng)工作管理現(xiàn)代化、科學(xué)性的重要標(biāo)準(zhǔn)，在當(dāng)前的各項(xiàng)工作管理中發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。檔案種類較多，且涉及領(lǐng)域較廣，周期并不固定，這就對檔案管理人員信息采集工作提出較高要求，在實(shí)踐過程中，將采集到的信息進(jìn)行科學(xué)分類，為后續(xù)決策制定提供價值參考依據(jù)，從而全面提升決策的科學(xué)性與合理性，最大限度的提高各項(xiàng)工作檔案管理水準(zhǔn)[1]。

（二）對檔案管理信息進(jìn)行查閱

開展檔案管理工作的主要目的是，為了給檔案后續(xù)應(yīng)用提供便利條件。不同的工作有其不同類型的檔案，各種工作的檔案管理，都有其強(qiáng)專業(yè)性、多種類性等特征，這也對檔案信息查閱工作提出較高要求。在對其進(jìn)行管理的過程中，須針對各項(xiàng)工作的專業(yè)性進(jìn)行分門別類，再結(jié)合不同的時間段對檔案進(jìn)行明確分類。這樣，在查閱檔案時不僅可節(jié)約大量查閱時間，同時還可加快各項(xiàng)工作解決速度，提高辦事效率[2]，從而提高了檔案的利用率，充分體現(xiàn)了檔案的價值。

（三）對檔案進(jìn)行管理

檔案整理是檔案管理工作中的重要組成部分，作為優(yōu)秀、杰出檔案管理人員，在具體工作過程中，應(yīng)具備快速、高效整理檔案的能力。對于各項(xiàng)工作而言，其信息采集工作每天都需要進(jìn)行更新、收集。因此，管理人員在工作中，需對眾多資料進(jìn)行整理、篩選和分類，與此同時，還應(yīng)參考相關(guān)的法律規(guī)定，對目錄進(jìn)行系統(tǒng)化編制，唯有如此，才可大幅度縮短檔案查閱時間，提高檔案的利用率，進(jìn)而提升工作效率[3]。

二、當(dāng)前各項(xiàng)工作檔案管理狀況

首先，在當(dāng)前各項(xiàng)工作檔案管理過程中，由于各項(xiàng)工作都有其自身的特點(diǎn)，由此也對工作人員提出更高要求，如要求工作人員在開展管理工作時，要有足夠的責(zé)任感和耐心，否則便會對各項(xiàng)檔案管理工作的順利開展造成阻礙，嚴(yán)重時，還會引發(fā)其相應(yīng)的工作后果失誤。另外，檔案管理工作還比較枯燥、乏味，對工作人員的文字表達(dá)能力和寫作能力具有較高要求，如果工作人員并不能從心底接受這份工作，便會失去工作熱情，進(jìn)而也會對工作質(zhì)量造成嚴(yán)重影響，最終還會大幅度降低檔案管理工作效率，使檔案管理工作很難順利開展[4]。

其次，在管理檔案的過程中，由于其涉及領(lǐng)域較廣，因此直接產(chǎn)生了檔案管理不集中的問題，無法對相關(guān)信息進(jìn)行完整采集，加之在管理工作上存在缺陷以及人員認(rèn)識水平的局限性，導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)都無法及時有效的反饋至管理人員手中，誤報、露報問題屢見不鮮，同時也對數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性造成嚴(yán)重影響。上述種種問題的產(chǎn)生均增加了檔案管理人員數(shù)據(jù)編輯以及采集分類工作的難度，同時也為檔案管理工作增加了阻礙，使得工作效率大幅度降低。領(lǐng)導(dǎo)層在使用這些數(shù)據(jù)進(jìn)行決策時，還會對決策的科學(xué)性產(chǎn)生直接影響，因而也會對其他工作的順利開展產(chǎn)生阻礙。除此之外，在現(xiàn)階段發(fā)展過程中，相關(guān)工作的外業(yè)人員在收集相關(guān)資料數(shù)據(jù)的過程中，由于標(biāo)準(zhǔn)上的不統(tǒng)一，因此很難對資料進(jìn)行合理分類，而這也是檔案管理中的一大問題所在[5]。

再次，目前，我國的檔案管理工作一般以書寫和筆記的方式為主，長此以往，不僅影響了工作效率的穩(wěn)步提升，同時也很難滿足信息化時代發(fā)展需求?，F(xiàn)階段，很多地區(qū)均已實(shí)現(xiàn)了自動化辦公，但檔案管理部門在實(shí)踐過程中卻未能提升對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視程度，即便引入了辦公軟件，也很難與具體工作進(jìn)行有效融合，應(yīng)用效率較低，因此也直接導(dǎo)致實(shí)際工作與檔案管理工作相脫離的問題。

最后，整理不規(guī)范也是我國檔案管理中的常見問題，具體表現(xiàn)如下：檔案案卷用紙不美觀、檔案內(nèi)容與標(biāo)題不一致、檔案沒有卷內(nèi)目錄等，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速普及，也使得當(dāng)前的檔案管理載體發(fā)生了較大變化，越來越多的紙質(zhì)檔案逐漸開始向電子檔案轉(zhuǎn)變，但在實(shí)際的管理工作中，卻并未提升對檔案管理工作的重視程度，由此直接導(dǎo)致管理系統(tǒng)建設(shè)不完善、應(yīng)用效率低的問題，直接限制了檔案管理工作效率與質(zhì)量的同步提升。

三、做好各項(xiàng)檔案管理工作的主要方法

（一）提升對檔案管理工作的重視程度

當(dāng)前，我國的各項(xiàng)檔案管理工作，并未得到相關(guān)部門的高度重視，若想從根本上緩解上述現(xiàn)狀，首要工作便是改變相關(guān)工作人員及部門領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識，使其逐漸意識到檔案管理工作的重要性。與此同時，還應(yīng)將該工作的具體職責(zé)落實(shí)到個人或具體部門，必要時，還可將其納入考核，以此調(diào)動管理人員的工作積極性和緊迫性，使其能夠積極主動地參與到管理工作中。另外，還應(yīng)提升對人員培訓(xùn)工作的重視程度，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括實(shí)踐操作技能、檔案專業(yè)知識、相關(guān)工作的法律法規(guī)等等，使其能夠在短時間內(nèi)掌握相關(guān)技術(shù)和理論知識，從而更好的適應(yīng)當(dāng)前的實(shí)際工作，全面提升各項(xiàng)工作的檔案管理工作質(zhì)量[6]。

（二）積極借助現(xiàn)代化技術(shù)，提升檔案管理水平

隨著我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，借助先進(jìn)技術(shù)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，使其能夠更好的適應(yīng)當(dāng)前繁重復(fù)雜的各項(xiàng)工作。計(jì)算機(jī)是一種具備強(qiáng)大信息處理能力的現(xiàn)代化先進(jìn)工具，目前，其已逐漸開始在檔案管理領(lǐng)域中進(jìn)行實(shí)際應(yīng)用，在此情況下，原有的檔案載體也逐漸發(fā)生了轉(zhuǎn)變，而隨著掃描技術(shù)的融入，不僅大幅度提升了檔案管理工作效率，同時也加快了檔案信息化發(fā)展。在實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理之后，各種信息的編排錄入、整理書籍均可同步進(jìn)行，如此不僅大幅度提升了管理工作的便捷性，同時也最大限度的避免了人為工作中產(chǎn)生的差錯問題，能夠在第一時間將相關(guān)信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，提升了相關(guān)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性與權(quán)威性，最大限度的凸顯了檔案信息服務(wù)公眾的實(shí)際價值與作用[7]。

（三）完善規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在當(dāng)前的信息化時代，作為檔案管理人員，其在平時的工作實(shí)踐中，應(yīng)提升對檔案管理工作的認(rèn)識和重視程度，并嚴(yán)格遵循相關(guān)法規(guī)開展工作，對各種管理制度進(jìn)行完善，從而真正做到各項(xiàng)工作檔案的妥善保管和合理收集?，F(xiàn)階段，我國在進(jìn)行檔案管理的過程中，仍然是以電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的方式為主，在此也需要相關(guān)工作人員，對當(dāng)管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，促進(jìn)部門之間的健康有序發(fā)展。例如，對于很多特殊的檔案而言，一般可通過紙質(zhì)的方式進(jìn)行保管，而對于很多大數(shù)的檔案，則可通過電子檔案方式進(jìn)行保管。在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)電子檔案的過程中，需選擇科學(xué)合理的立卷方案，重點(diǎn)關(guān)注信息的檢索與分類，從而為卷宗質(zhì)量提供保障。

四、結(jié)語

綜上所述，文章主要對各項(xiàng)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行了簡要分析，同時也研究了目前我國的檔案管理現(xiàn)狀，并提出幾點(diǎn)有效建議?？傊?，各項(xiàng)公路路政檔案管理工作，可為各項(xiàng)實(shí)際工作提供重要保障和依據(jù)。在當(dāng)前的信息化時代，也為管理工作帶來了一系列挑戰(zhàn)，故在今后發(fā)展過程中，相關(guān)管理部門不僅要提升對該工作的重視程度，同時還應(yīng)積極借助現(xiàn)代化技術(shù)，提升工作質(zhì)量，并要建立完善的規(guī)章制度，對管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，如此才可最大限度的發(fā)揮出檔案的實(shí)際作用與價值，更好的服務(wù)與社會發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]林曉紅.淺談信息時代下檔案管理和利用的重要性[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2015，（24）：660-661.

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[4]曾朝榮.信息時代如何做好檔案管理工作[J].數(shù)字化用戶，2017，（45）：187，298.

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[6]宋瑋.信息時代的行業(yè)檔案管理模式分析[J].才智，2015，（36）：278.

[7]張任平.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)研究[J].卷宗，2017，（26）：25-25.

（作者單位：[1]宋陽，吉林省公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心；[2]閆偉鋒，吉林省公主嶺市交通運(yùn)輸安全檢查大隊(duì)。）