EXCEL函數(shù)在人事信息管理中的應(yīng)用

摘 要：EXCEL電子表格是進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析的常用軟件，被廣泛使用在人事信息管理工作中，其中函數(shù)是EXCEL數(shù)據(jù)處理的核心與精華，針對人事信息管理中的實(shí)際工作，介紹幾種常用的EXCEL函數(shù)，通過靈活運(yùn)用EXCEL函數(shù)功能，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快捷批量處理，大大節(jié)約工作時(shí)間，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：EXCEL函數(shù)；人事信息；數(shù)據(jù)處理

一、引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)對計(jì)算機(jī)的依賴程度越來越大。其中EXCEL軟件由于其友好的人機(jī)交互界面和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能成為人們在日常生活、工作和學(xué)習(xí)中用得最多、最廣的電子表格處理軟件，同時(shí)也是人事信息管理中最為常用的軟件，對人事管理人員來說，運(yùn)用EXCEL軟件，能夠?qū)?fù)雜的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和處理，特別是其中功能強(qiáng)大的函數(shù)功能，靈活地使用函數(shù)可以讓我們的工作化繁為簡，大大地提高人事管理效率。下面筆者結(jié)合工作實(shí)踐，談?wù)?EXCEL中幾種常用函數(shù)的學(xué)習(xí)及使用技巧。

二、常用函數(shù)介紹

（一）MID函數(shù)

用于在字符串任意位置上返回指定數(shù)量的字符，函數(shù)語法如下：

MID（text，start_num，num_chars）

第一個(gè)參數(shù)text是包含要提取字符的文本字符串；

第二參數(shù)start_num用于指定文本中要提取的第一個(gè)字符的位置；

第三參數(shù)num_chars指定從文本中返回字符的個(gè)數(shù)。

（二）MOD 函數(shù)

用來返回兩數(shù)相除后的余數(shù)，MOD函數(shù)的語法如下：

MOD（number，divisor）

其中，number是被除數(shù)，divisor是除數(shù)。

MOD函數(shù)的一個(gè)常見用法是判斷數(shù)值的奇偶性，整數(shù)包括奇數(shù)和偶數(shù)，能被2整除的數(shù)是偶數(shù)，否則為奇數(shù)，在實(shí)際工作中，可以使用MOD函數(shù)計(jì)算數(shù)值除以2的余數(shù)，利用余數(shù)的大小判斷數(shù)值的奇偶性。如果得到的余數(shù)是 0，則數(shù)值為偶數(shù)，如果余數(shù)是 1，則數(shù)值為奇數(shù)。

（三）IF函數(shù)

IF函數(shù)是EXCEL軟件最常用的函數(shù)之一，用于執(zhí)行真假值判斷后，根據(jù)邏輯測試的真假值返回不同的結(jié)果，函數(shù)語法如下：

IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

logical_test：是指計(jì)算結(jié)果為真（TRUE）或假（FALSE）的判斷條件表達(dá)式；

value_if_true：是指條件表達(dá)式判斷的結(jié)果為真（TRUE）時(shí)返回的值；

value_if_false：是指條件表達(dá)式判斷的結(jié)果為假（FALSE）時(shí)返回的值；

簡言之，如果第一個(gè)參數(shù)logical_test返回的結(jié)果為真的話，則執(zhí)行第二個(gè)參數(shù)Value_if_true的結(jié)果，否則執(zhí)行第三個(gè)參數(shù)Value_if_false的結(jié)果。

（四）VLOOKUP函數(shù)

VLOOKUP函數(shù)是使用頻率非常高的查詢函數(shù)之一，主要功能是從指定的區(qū)域中查找出需要返回的值，其函數(shù)語法如下：

VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，[range_lookup]）

lookup_value：是要在表格或區(qū)域的第一列中查詢的值。

table_array是需要查詢的單元格區(qū)域，這個(gè)區(qū)域中的首列必須要包含查詢值，否則公式將返回錯(cuò)誤值。

col_index_num用于指定返回查詢區(qū)域中第幾列的值

range_loopup決定函數(shù)的查找方式，如果為0或FASLE，用精確匹配方式，而且支持無序查找；如果為TRUE或被省略，則使用近似匹配方式，同時(shí)要求查詢區(qū)域的首列按升序排序。

三、EXCEL函數(shù)的具體使用

在人事信息管理中，首先會(huì)要求收集一些職工必需的基本信息，在這些信息中有一項(xiàng)是最能識別且能唯一識別職工身份的信息，這就是職工的身份證號碼，身份證是國家法定的證明公民個(gè)人身份的有效證件?，F(xiàn)在使用的主要是第二代的18位身份證號碼，但也有部分的15位的老身份證號碼存在。我們暫以18位身份證號碼為例來介紹一下它的組成，它由十七位數(shù)字本體碼和一位數(shù)字校驗(yàn)碼組成，從左至右依次為：六位數(shù)字地址碼，八位數(shù)字出生日期碼，三位數(shù)字順序碼和一位數(shù)字校驗(yàn)碼。15位身份證號碼各位的含義和18位類似，只是出生日期碼只有6位，以及少了最后一位的驗(yàn)證碼。知道身份證號碼的各位代碼的含義后，我們就可利用一些EXCEL函數(shù)從身份證號碼直接推導(dǎo)出職工的籍貫、出生日期、年齡、性別等一些有用信息，這樣既節(jié)約了輸入數(shù)據(jù)的時(shí)間，又保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

（一）獲取性別信息

在18位身份證中，第17位代碼為性別代碼，其中奇數(shù)代表男性，偶數(shù)據(jù)代表女性，而15位身份證號碼中，第15位，即最后一位為性別代碼，同樣男為單數(shù)，女為雙數(shù)。具體實(shí)現(xiàn)時(shí)，我們可通過MID函數(shù)把相應(yīng)的性別代碼截取出來，再通過MOD函數(shù)判斷它的奇偶性，即可獲取職工的性別。具體公式如下所示：

IF（LEN（D2）=15，IF（MOD（MID（D2，15，1），2）=0，”女”，”男”），IF（MOD（MID（D2，17，1），2）=0，”女”，”男”））

公式中D2是指身份證號所在的單元格，先使用IF函數(shù)判斷身份證號碼的位數(shù)，如是15位身份證號碼，則把第15位的性別代碼取出，如是18位身份證號碼，則提取出第17位性別代碼，取出對應(yīng)的性別代碼后，再使用MOD函數(shù)計(jì)算其與2相除的余數(shù)，最后使用IF函數(shù)根據(jù)MOD函數(shù)的計(jì)算結(jié)果返回指定值。

（二）獲取出生日期、年齡等信息

在18位身份證中，7-14八位數(shù)字代表著出生日期碼，只要簡單地通過MID函數(shù)把身份證的7-14位截取出來就可獲得出生日期信息，在15位身份證號碼中，只要截取出其中的7-12位代碼，再在前面加上”19”就可以獲得8位的出生日期了，具體公式為：”19”& MID（D2，7，6），需要注意的是，通過MID函數(shù)提取出來的是一個(gè)字符串形式的出生日期信息，如需要日期型的出生日期，可以通過DATE函數(shù)進(jìn)行一個(gè)簡單的轉(zhuǎn)換即可得到日期型的出生日期信息，具體公式如下：

IF（LEN（D2）=18，DATE（MID（D2，7，4），MID（D2，11，2），MID（D2，13，2）），DATE（“19”∣（D2，7，2），MID（D2，9，2），MID（D2，11，2）））

有了職工的出生日期，就可進(jìn)一步計(jì)算出職工的年齡，這可通過DATEDIF函數(shù)來實(shí)現(xiàn)，DATEDIF函數(shù)是用來計(jì)算兩個(gè)日期之間的天數(shù)、月數(shù)或年數(shù)，它的語法格式是：

DATEDIF（開始日期，結(jié)束日期，所需信息的返回類型）

返回的類型用代碼表示，代碼有“y”、“m”、“d”“ym”、“md”、“yd”。“y”表示時(shí)間段中的整年數(shù)，“m”表示時(shí)間段中的整月數(shù)，“d”表示時(shí)間段中的天數(shù)，“ym”表示算完兩個(gè)時(shí)間年數(shù)后多出來的月數(shù)，“md”表示算完兩個(gè)時(shí)間年數(shù)和月數(shù)后多出來的天數(shù)，“yd”表示算完兩個(gè)時(shí)間年數(shù)后的日數(shù)。

要計(jì)算年齡，開始日期即為職工的出生日期，結(jié)束日期可以通過TODAY函數(shù)返回當(dāng)前日期，通過計(jì)算這兩個(gè)日期段中的整年數(shù)即為職工的年齡，即：DATEDIF（F2，TODAY（），”y”）

其中F2中就是利用DATE函數(shù)計(jì)算出的職工的日期型的出生日期。

（三）獲取籍貫信息

籍貫是個(gè)人經(jīng)常要填寫的一項(xiàng)重要信息，不管是18位身份證還是15位的身份證，其中1-6位都是表示的數(shù)字地址碼，我們可通過行政區(qū)劃代碼表來查詢出職工身份證前6位所對應(yīng)的籍貫信息，利用VLOOKUP函數(shù)從身份證信息中獲取籍貫信息的具體實(shí)現(xiàn)如下：

VLOOKUP（MID（D2，1，6），行政區(qū)劃代碼表！$A$1：$B$3523，2，0）

首先通過MID函數(shù)截取出身份證前六位，也就是需要查詢的值，然后在整個(gè)行政區(qū)劃代碼表中進(jìn)行查詢，查找到對應(yīng)代碼后再把代碼對應(yīng)的省市區(qū)信息返回。

四、結(jié)語

EXCEL軟件具備操作簡單、快捷的特點(diǎn)，被廣泛應(yīng)用于人事信息管理中，特別是EXCEL提供的一系列函數(shù)，功能十分強(qiáng)大，在處理和分析大批量數(shù)據(jù)時(shí)能帶來極大的便利，本文介紹的幾種函數(shù)還只是其中的一小部分，人事管理人員要想在工作中更好、更快、更準(zhǔn)確的處理各類信息，還需要在工作實(shí)踐中不斷的總結(jié)和思考，學(xué)習(xí)掌握更多的函數(shù)功能。

參考文獻(xiàn)

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[3] 楊小麗.Excel公式/函數(shù)/圖表與數(shù)據(jù)處理應(yīng)用大全[M].北京：中國鐵道出版社，2018.

作者簡介：陸宇光（1975- ），女，碩士，講師，常州工學(xué)院，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)。