應(yīng)用Excel實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證封面的套打

薛江紅

會(huì)計(jì)記賬憑證封面需要填寫的內(nèi)容包括單位名稱、時(shí)間、冊(cè)數(shù)、憑證號(hào)數(shù)、憑證張數(shù)、保管期限、裝訂日期等內(nèi)容，一張普通的憑證封面的格式和具體內(nèi)容如下圖所示。

對(duì)于業(yè)務(wù)量和憑證數(shù)量較少的單位，可以采用手工或者簽章的方式填寫，但對(duì)于業(yè)務(wù)量大、憑證數(shù)量多的單位來(lái)說(shuō)，就要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力，因?yàn)閮?cè)數(shù)和憑證號(hào)以及張數(shù)是不斷增加和變化的，對(duì)于數(shù)字印章的話，需要進(jìn)行不同的組合，不斷的拆分再拼裝。這對(duì)于每個(gè)月幾十冊(cè)甚至上百冊(cè)憑證的單位來(lái)說(shuō)，需要花費(fèi)很多的人工和時(shí)間，工作量會(huì)非常大。

一、方法的具體應(yīng)用及實(shí)際操作

（一）應(yīng)用介紹

在Excel表里面，按照會(huì)計(jì)憑證封面的格式和內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置，對(duì)于一些共用的內(nèi)容（比如單位、總冊(cè)數(shù)、月份等），可以同時(shí)選擇所有需要打印的表，然后只需在一張憑證上輸入一次便可共享。如圖1。

圖1

該程序利用Excel表的強(qiáng)大功能，對(duì)于每張表內(nèi)不相同的內(nèi)容，通過在表內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的函數(shù)公式，可以自動(dòng)生成一些相關(guān)的數(shù)字內(nèi)容（比如憑證號(hào)數(shù)和張數(shù)）。從第二張表開始，憑證號(hào)數(shù)的起始號(hào)都可以設(shè)置函數(shù)公式調(diào)取前面一張表的數(shù)據(jù)，如第二張表，圖2所示，可以在單元格內(nèi)設(shè)置函數(shù)公式（'1'！L23+1），后面的表以此類推。

圖2

對(duì)于憑證的張數(shù)，可以在單元格內(nèi)設(shè)置計(jì)算公式（L23—J23+1）來(lái)完成。圖3所示。

圖3

對(duì)于側(cè)面的內(nèi)容，如“年度”、“月份”、“共 冊(cè)”、“第冊(cè)”等，也可以設(shè)置相應(yīng)的函數(shù)，從正面表格內(nèi)取值，然后自動(dòng)生成。內(nèi)容輸入完成后，就可以一次性選擇需要打印的數(shù)張表實(shí)現(xiàn)連續(xù)打印。

（二）打印步驟及方法

1.選表

一個(gè)單位有幾本憑證選幾張表。比如有5本憑證，用鼠標(biāo)單擊工作表下方的表1，按住shift鍵再用鼠標(biāo)選中表5。

2.對(duì)多張表格進(jìn)行同時(shí)編輯（“至第 號(hào)”除外，第四步再修改）

剛才同時(shí)選中了5張表，對(duì)表中相同的部分進(jìn)行修改。如單位名稱、憑證名稱、年份、月份、總冊(cè)數(shù)、裝訂時(shí)間等。側(cè)面也不用修改，可以在表中設(shè)置公式，正面修改后，側(cè)面自動(dòng)生成。

3.取消所選表格的同時(shí)編輯（非常重要的一步）

剛才是對(duì)5張表同時(shí)編輯，修改完后需在后面的任意一張表上點(diǎn)一下，取消對(duì)所選5張表格的同時(shí)編輯。

4.修改憑證號(hào)數(shù)

點(diǎn)擊表1，修改“至第 號(hào)”，填入這一本的憑證號(hào)，然后再點(diǎn)擊表2，輸入到第幾號(hào)憑證，依次類推，一直將5張表修改完。

5.打印

按第一步的選表方法，選中5張表，按打印命令，可同時(shí)打印5張表。（紙張選A4—R）

二、現(xiàn)實(shí)意義和作用

1.這種方式合理利用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了電腦自動(dòng)打印，要比手工填寫和加蓋數(shù)字印章的方式節(jié)省很多的時(shí)間。

2.在填寫憑證張數(shù)的時(shí)候是利用函數(shù)公式自動(dòng)計(jì)算生成，可以保證百分之百正確性，要比人工計(jì)算正確率高。

3.由于是在電腦上輸入，對(duì)于個(gè)別輸入錯(cuò)誤，在沒有打印之前都可以再進(jìn)行修改，不像手工方式那樣要對(duì)于部分內(nèi)容填寫錯(cuò)誤的憑證必須要作廢，從而造成一定的浪費(fèi)。