企業(yè)標準信息平臺建設的系統(tǒng)功能識別探討

申成振，呂若塵，李亮亮，方松源

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企業(yè)標準信息平臺建設的系統(tǒng)功能識別探討

申成振，呂若塵，李亮亮，方松源

（陜西汽車集團有限責任公司，陜西 西安 710200）

標準發(fā)展的日新月異需要企業(yè)建立標準信息管理平臺，本文結合了某企業(yè)建設企業(yè)標準信息平臺的經驗，總結建設企業(yè)標準信息平臺時，對平臺系統(tǒng)功能需求的識別和分析。探討企業(yè)在建設標準信息平臺時平臺系統(tǒng)功能開發(fā)的需求要素。

企業(yè)標準；信息平臺；標準數據

1 引言

1.1 人們生產、生活過程中對信息資源有序化的迫切需求

當今社會已經進入了一個知識爆炸的信息化時代。據估計，紐約時報一周的內容，比十八世紀的人一生接受到的資訊量還要多，每個月僅Google處理的的搜索就超過310億筆，而僅在十年前此項搜索已達27億筆，有資料估計，目前新科技的資訊量正以每兩年翻一翻的速度遞增。

信息資訊的飛速發(fā)展，加大了人們對生產、生活過程中信息資源的有序化發(fā)展需求。信息資源只有借助于標準化工作才能更有效地產生使用價值，只有通過統(tǒng)一、簡化、協(xié)調、最優(yōu)化的標準化原則對信息資源的名稱術語表述、分類管理、檢索查詢、信息載體管理等方面進行規(guī)范和管理，才能提高信息數據向科技成果轉化的效率以及降低轉化過程中的成本投入。

信息化的增長，迫切需要將這些最新的科技成果，和各方面協(xié)調一致的最佳秩序轉化為標準，以便人們在生產、生活中利用標準用最低的成本來創(chuàng)造最大的價值。

1.2 標準日新月異的發(fā)展需要企業(yè)建立標準數據的信息化管理平臺

我國的標準化工作得到了飛速發(fā)展，現(xiàn)在已經是世界上六大標準強國之一。尤其是近年來，標準化工作的發(fā)展更是日新月異，僅從標準數量上看，從國家標準到各企業(yè)的企業(yè)標準從數量到規(guī)范事項均有很大增長。比如對于汽車行業(yè)中的常用標準，中國汽車技術研究中心每年都在整理的《汽車標準目錄》中的國內標準目錄信息多達上千項，但是這些標準信息資源數據如不能有效收集、管理和應用，是難以滿足企業(yè)需求的。

而且隨著我國經濟的發(fā)展，國家“一帶一路”等改革開放的深入，企業(yè)的貿易對象不僅面向國內，而且更面向各類國際標準化組織的成員，這就需要企業(yè)收集了解、轉化、管理和實施的國外標準法規(guī)等信息數據，國外標準法規(guī)包括規(guī)范性的文件等信息數據的企業(yè)信息管理需求在急劇增長，也進一步提出了標準數據信息管理契合企業(yè)技術、管理與工作事項規(guī)范要求提升的必然需要。

因此，企業(yè)基于標準數據信息管理的信息化建設，統(tǒng)一整合和規(guī)范企業(yè)信息化建設中的標準數據管理，以及借助這一平臺有效助推企業(yè)標準化工作的需求，越來越迫切了。

2 企業(yè)標準信息平臺的建設應契合本企業(yè)標準化工作需求

2.1 應當與企業(yè)信息化建設相協(xié)調、相適應

企業(yè)標準信息平臺的建設，應首先考慮與企業(yè)信息化建設相協(xié)調、相適應的問題。

近年來，在汽車制造企業(yè)的信息化管理軟件飛速增長，很多企業(yè)均建設了PDM（產品數據管理）、CAPP（計算機輔助工藝）、PLM（產品生命周期）、ERP（企業(yè)資源計劃）、CPC（協(xié)同項目管理平臺）等信息查詢軟件系統(tǒng)平臺，這些系統(tǒng)均可以鏈接和上傳管理標準信息文檔。

各軟件對標準數據信息的管理各自有著其優(yōu)劣性，而企業(yè)的標準信息化平臺，最主要的任務是：進行標準信息的規(guī)范、按企業(yè)標準化管理要求進行信息的分類管理、滿足企業(yè)的標準信息數據的檢索需求、對信息載體（如PDF瀏覽器等）進行統(tǒng)一規(guī)范，此外還有統(tǒng)籌管理企業(yè)標準化工作等。

而其它軟件平臺在這幾方面往往由于不是這些軟件的主要任務，針對于企業(yè)的標準化管理工作來說，這些軟件往往由于對標準信息的表述混亂和不規(guī)范、描述缺失或者錯誤、缺乏標準歸口的統(tǒng)一和有效管理、文件未有效控制、分類錯誤、檢索不規(guī)范等問題，帶來企業(yè)銷售、生產和運營的混亂。

因此，信息化管理也是一把雙刃劍，必須樹立起企業(yè)的標準信息化平臺中標準信息的權威性和有效性，必要時對其它信息化平臺中的標準數據的信息進行有效管理及聲明。如果處理不好各系統(tǒng)之間的關系，或沒有識別出合理的需求，可能會給企業(yè)帶來很大資源浪費，甚至是非常大了損失。

2.2 建設企業(yè)標準信息平臺前應對企業(yè)預期需求進行調研

對于企業(yè)首先調研期望標準信息系統(tǒng)提供哪些主要需求服務業(yè)務或項目。這個需求來源于企業(yè)兩方面的調研：一方面來自企業(yè)專職標準化部門對標準的管理需求，另一方面來源于企業(yè)中各單位對標準的信息需求。

對于標準化職能部門的標準信息需求，可以通過企業(yè)的標準化系統(tǒng)管理流程的梳理、崗位職責和標準的制定、相關規(guī)章制度和標準的要求等方面收集對標準信息的需求。對于企業(yè)中各單位對標準信息的需求，可以通過標準文檔管理人員的工作經驗、以及進行各部門的信息調研獲取。

3 企業(yè)標準信息平臺系統(tǒng)功能的基本需求

3.1 不基于網絡共享管理的企業(yè)標準管理需求

傳統(tǒng)的標準管理是采用文件的紙質管理方式。如標準使用個人電腦（PC機）來管理，而又不基于網絡來共享，通過電腦網絡物理隔離以及加密軟件則可滿足標準數據的安全需求。優(yōu)點是涉密文件及標準保密性強。

3.2 標準信息平臺要求

使用個人電腦來管理標準的方式，遠遠不能滿足企業(yè)的需求。企業(yè)必須建設基于網絡共享的標準查詢軟件平臺。根據企業(yè)用戶需求，能保障用戶的網絡共享和同步信息更新；對企業(yè)中平臺中的用戶的權限進行有效管理，能合理設置出管理員、體系管理員、專家成員、普通用戶等不同等級用戶的權限。

從企業(yè)長遠的最佳利益考慮，建設企業(yè)建設標準信息查詢軟件平臺時，應綜合考慮滿足以下幾項要求。

1）企業(yè)標準文本或標準譯文的編寫格式應當一致。

國家、行業(yè)標準從國家正式發(fā)布渠道獲取，保障文本格式一致性和有效性。企業(yè)標準應滿足本企業(yè)標準格式要求或GB/T1.1要求。國際標準或標準譯文應有統(tǒng)一的格式規(guī)范，必要時進行統(tǒng)一格式轉換。

2）標準的標準編號、名稱（術語）應當規(guī)范。

標準及標準化相關的名稱術語，作為企業(yè)走向有序化管理進行表達、溝通的通用語言，在企業(yè)標準信息平臺中必須表述規(guī)范，滿足相關標準和企業(yè)規(guī)范要求。

如企業(yè)標準其名稱的編制應當滿足國家標準，譯文標準的名稱應盡量與我國標準對標準名稱的要求一致等，不規(guī)范的編號、術語等表達，會對標準分類管理、檢索和信息傳遞及溝通等帶來不良影響。

3）標準的分類管理按企業(yè)標準體系的標準分類要求

滿足企業(yè)標準體系對標準文本數據的分類管理要求，這是標準信息平臺必須具備的基本功能要求。

標準的分類應按企業(yè)標準體系的標準分類要求進行管理，標準分類可參考 GB/T 15496、GB/T 15497、GB/T 15498的標準要求。其中可根據企業(yè)特性的個性化需求，增加文本數據的其它分類管理需求（如企業(yè)提出需對汽車行業(yè)3C認證法規(guī)文本分類管理需求等）。

4）滿足標準信息管理的受控狀態(tài)和有效性

標準管理應滿足企業(yè)文本管理的要求。比如企業(yè)標準作為企業(yè)受控文件應滿足控制文件管理的各項要求。受控管理除了文本（包括紙質）的發(fā)放、更改、審簽記錄、受控標識等管理需求外，對電子文本需要能識別是否受控（可以將受控標識轉為相關文本數據信息進行識別）、文本的可查閱的管控單位、文本信息查閱密級權限和范圍等進行有效管理。

5）統(tǒng)一標準的文本的數據格式

滿足標準數據的檔案管理需要。為便于數據管理文本，并與行業(yè)的數據檔案管理保持一致，標準文本一般應轉化為PDF格式進行管理。同時對文本的數據格式進行標準的設置，應統(tǒng)一標準格式轉化與查看軟件，它會影響標準數據的共享。比如PDF文本的打開與查看，可以使用FoxitReader、adobe Reader/Adobe Acrobat等多種軟件，但某些軟件（例如FoxitReader）就可能不支持此項功能；同時PDF也要進行統(tǒng)一的PDF軟件設置處理（如加密批處理等技術）。

6）契合企業(yè)標準化管理需求

基于對企業(yè)標準化體系管理的信息公告，已經標準培訓、標準化培訓、標準宣貫和實施、信息化軟件管理應用說明、標準信息溝通交流、企業(yè)標準化活動（企業(yè)標準制修訂、參與國際國家等標準等活動情況）等信息公告和管理需求，這些功能均在標準信息平臺上體現(xiàn)相關信息，有效促進企業(yè)標準化的建設水平。

7）要識別出企業(yè)標準特殊性的需求和管理

企業(yè)標準管理體系中，國際標準、國家、行業(yè)、地方以及規(guī)范性文件（如法律、法規(guī)），它們相對于具體到某一個企業(yè)時，和其企業(yè)的企業(yè)標準在管理和應用需求上是有區(qū)別的；也就是每個企業(yè)標準相對于該企業(yè)來說都有其特殊性。

一般來說這與企業(yè)的銷售、生產和運營管理體制要求有關，同時還需注意企業(yè)標準的專有性和共享性的對立統(tǒng)一矛盾。

如果處理不好，可能造成該使用標準的單位，查閱不到公司的標準要求，標準難以為企業(yè)創(chuàng)造價值；擴散到不該查看的單位，造成標準專有性的泄密損失；企業(yè)標準的管理不能滿足公司管理體制需求（如各管理體系文本管理制度），造成標準管理混亂和甚至各管理系統(tǒng)間沖突和“打架”；消弱了企業(yè)標準中對公司專利的保護期望；不能有效滿足企業(yè)產品標準100%的覆蓋率要求；以及其它一些非預期的管控失效。

4 結論

在進入信息化和智能化的新時代，信息資訊的飛速發(fā)展，加大了人們對生產、生活過程中信息資源的有序化發(fā)展需求，借助企業(yè)標準信息平臺能有效助推企業(yè)標準化工作。

在建設企業(yè)標準信息平臺時，需考慮與企業(yè)信息化建設相協(xié)調、相適應，并對企業(yè)預期需求進行調研。企業(yè)標準信息平臺系統(tǒng)基本功能有：信息化網絡要求，以及標準編號和名稱術語表述、分類管理、檢索查詢、信息載體管理等需求；其它的基本功能還包括：標準文本（或譯文）的格式一致，滿足標準信息管理的受控和有效性需求，統(tǒng)一標準的文本的數據格式，契合企業(yè)標準化管理需求，滿足企業(yè)標準特殊性的需求和管理需求等企業(yè)標準化工作需求。

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Discussion on System Function Recognition of Enterprise Standard Information Platform

Shen Chengzhen, Chen Lvruochen, Li Liangliang, Fang Songyuan

（Shaanxi Automobile Group Co., Ltd., Shaanxi Xi'an 710200）

Enterprises to establish a management standard information platform, because of the rapid development of the standard. This paper summarizes some enterprise standard information platform construction and management experience, and in establishing the platform system is introduced in this paper how functional requirements for identification and analysis. Hope to discuss and share some experience on developing the function of the standard information platform, what are the main factors that need to be clarified.

The enterprise standard; information platform; standard data

B

1671-7988(2018)22-300-03

U469.6+1

B

1671-7988(2018)22-300-03

U469.6+1

申成振，就職于陜西汽車集團有限責任公司。

10.16638/j.cnki.1671-7988.2018.22.108