電力企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)挖掘與利用管理

劉杏

【摘要】電子檔案數(shù)據(jù)挖掘和利用管理需要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)等多種新的電子信息技術(shù)。本文對電力企業(yè)電子檔案數(shù)據(jù)的挖掘和管理進行分析與探討，旨在不斷提高電子檔案的利用效率。

【關鍵詞】電力企業(yè)；電子檔案；數(shù)據(jù)挖掘；檔案利用

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡中產(chǎn)生的信息量十分巨大，給人們帶來了很多不便，想要尋找自己需要的信息所花費的時間較長。在電力企業(yè)發(fā)展過程中，產(chǎn)生的檔案資源越來越豐富，有人力資源檔案、業(yè)務經(jīng)營檔案等，不同的檔案信息資源對企業(yè)的發(fā)展有不同的作用。對電力企業(yè)的各種電子檔案進行挖掘和利用，是提高信息數(shù)據(jù)價值的關鍵，也是促進電力企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關鍵措施。對電子檔案進行挖掘和檢索，必須要加強對各種新技術(shù)的應用，比如大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、分析技術(shù)等，通過對海量檔案信息資源的挖掘、分析和利用，可以得出更多有利于企業(yè)發(fā)展的信息數(shù)據(jù)，為企業(yè)管理人員的決策帶來幫助，真正發(fā)揮出信息數(shù)據(jù)的價值和意義。

一、電子檔案的優(yōu)勢和劣勢

（一）電子檔案的優(yōu)勢。電子檔案指的是企業(yè)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的各種以數(shù)字化形式存在的檔案內(nèi)容，在信息化時代背景下，電子檔案已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展過程中的關鍵內(nèi)容，電子檔案便于存儲，而且在檔案管理過程中可以更加方便地利用多種檔案信息資源，對企業(yè)的經(jīng)營狀況、人力資源狀況等進行了解。電子檔案資源的信息量十分巨大、豐富，其涉及的內(nèi)容也是多種多樣的。電子檔案與傳統(tǒng)的信息資源不同，前者是新型的數(shù)字化資源，以計算機和互聯(lián)網(wǎng)為載體，實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效傳輸、共享，后者主要是紙質(zhì)檔案資源。與紙質(zhì)檔案相比起來，電子檔案的優(yōu)勢體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，有利于存儲更多信息數(shù)據(jù)。電子檔案的一個重要特點就是可以實現(xiàn)對海量檔案資源的存儲，因此在電子檔案中，其信息數(shù)據(jù)的量越來越多，種類繁多，有文字信息、圖表、視頻等多種類型的檔案資源。第二，有利于檔案的規(guī)范化管理。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源中，檔案的管理難度較大，因為很多紙質(zhì)檔案的編寫不規(guī)范，導致紙質(zhì)檔案的內(nèi)容復雜多樣，相比起來，電子檔案的管理更便捷，更有利于檔案的規(guī)范化管理，利用計算機設備、計算機軟件系統(tǒng)可以實現(xiàn)多種檔案信息資源的綜合與管理。第三，給用戶提供了多層次的信息交流模式。因為電子檔案多種多樣，在一個企業(yè)內(nèi)部，不同部門可以產(chǎn)生不同的電子檔案信息，在同一的檔案管理信息系統(tǒng)中可以實現(xiàn)對檔案資源的綜合利用，因此在電子檔案中，企業(yè)員工也可以獲得自己想要的信息，給員工提供了多層次的信息交流平臺。

（二）電子檔案管理中面臨的問題。電子檔案管理便捷，檔案內(nèi)容豐富，但是在檔案管理過程中依舊存在很多問題。第一，安全性問題。電子檔案數(shù)量巨大，而且信息資源的管理難度較大，缺乏統(tǒng)一的管理機制，所以導致電子檔案的安全隱患較大，比如黑客、計算機病毒等隨時可能入侵到計算機系統(tǒng)獲取信息，對企業(yè)的電子檔案信息安全以及行業(yè)信息安全帶來極大的威脅。第二，電子檔案的質(zhì)量參差不齊。因為科學技術(shù)的不斷發(fā)展，使得電子檔案的更新速度十分快，不僅有專業(yè)的信息平臺發(fā)布信息，在收集檔案資源的時候，除了專門的檔案管理人員要對檔案進行收集整理之外，企業(yè)其他部門的員工也要實現(xiàn)對檔案資源的收集整理，但是由于不同人員對檔案管理工作的要求了解不清楚，因此在檔案管理過程中質(zhì)量參差不齊。

二、電子檔案數(shù)據(jù)挖掘和利用的問題

電子檔案挖掘是對電子檔案進行充分利用的途徑，通過深入挖掘，可以對電子檔案中的有用信息和價值信息發(fā)掘出來，并且應用到企業(yè)發(fā)展過程中。在電子檔案技術(shù)發(fā)展的過程中，對電子檔案挖掘技術(shù)的研究也越來越深入，使得信息數(shù)據(jù)的挖掘能力有了很大程度的提升。電力企業(yè)的電子檔案挖掘主要包括以下幾個方面：

（一）電子檔案的內(nèi)容挖掘。電子檔案的內(nèi)容是最關鍵的部分，在龐大的電子檔案中，其內(nèi)容是多種多樣的，對這些內(nèi)容進行挖掘的過程就是從網(wǎng)絡中發(fā)掘?qū)ψ约河杏玫母鞣N信息的過程，在電子檔案的利用過程中，可以利用信息系統(tǒng)的檢索服務直接獲取電子檔案，在檔案信息系統(tǒng)中搜索關鍵字，查找到自己需要的檔案信息內(nèi)容。但這樣獲取信息的方式只是利用了信息的表層價值，有的電子檔案需要通過專業(yè)的工具或者方法獲取，比如用戶通過提問而動態(tài)生成的結(jié)果就屬于深入挖掘產(chǎn)生的信息，還有一些比較機密的、專業(yè)的檔案信息，普通的檢索技術(shù)是不能檢索出來的。電子檔案挖掘?qū)氖嵌喾N多樣的信息，比如文本、圖像、音頻、視頻等各種類型的數(shù)據(jù)。

（二）豐富庫藏，改善庫藏結(jié)構(gòu)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息數(shù)據(jù)的價值越來越重要，基層電力檔案管理工作也必須要進行轉(zhuǎn)型，信息化管理是電力企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。很顯然，檔案數(shù)據(jù)庫資源成為信息化時代企業(yè)發(fā)展的重要支撐，單一的庫藏無法滿足新形勢下企業(yè)各個層面對檔案資源的需求，因此必須要不斷豐富電力企業(yè)的檔案庫藏，改善企業(yè)的庫藏結(jié)構(gòu)，并且深入挖掘檔案資源，建立檔案信息資源保障體系，加快檔案信息化建設，不僅可以順應時代發(fā)展，也能進一步完善企業(yè)的檔案管理工作，為企業(yè)的電子檔案數(shù)據(jù)的挖掘提供堅實的基礎。另外，檔案工作人員還必須要加強對其他新技術(shù)的引進和學習，強化電子檔案數(shù)據(jù)挖掘工作的技術(shù)支撐，比如在對電子檔案進行挖掘利用的時候，可以加強對縮微技術(shù)、信息技術(shù)、聲像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等技術(shù)的應用，實現(xiàn)電子檔案管理工作的信息化和數(shù)字化發(fā)展，利用網(wǎng)絡信息技術(shù)建立起檔案管理系統(tǒng)和完善的檢索系統(tǒng)，對各種檔案信息資源進行整合，逐步提高企業(yè)的電子檔案管理水平，讓檔案增值。

（三）建立檔案信息數(shù)字化一站式管理。檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)化的本質(zhì)不相同，前者指的是將復雜的檔案信息變成電子化形式存儲起來，形成數(shù)字化信息，然后再將數(shù)字化信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐幌盗卸M制代碼存儲到計算機系統(tǒng)中，對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理。數(shù)據(jù)化關注的是數(shù)據(jù)，指的是要對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一分析、追蹤、計算、量化，從而將數(shù)據(jù)中的關鍵信息提煉出來，達到數(shù)據(jù)挖掘的目的。由此可見，在電力企業(yè)電子檔案管理過程中，數(shù)字化和數(shù)據(jù)化都十分重要，數(shù)字化是數(shù)據(jù)化的基礎，可以通過數(shù)字化首先將檔案信息資源變成數(shù)字形式的檔案，然后再對其進行挖掘和分析，根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容推算出可能出現(xiàn)的結(jié)果，得到關于企業(yè)發(fā)展的決策數(shù)據(jù)和方案，發(fā)揮數(shù)據(jù)的潛在價值。檔案信息數(shù)字化一站式管理就是將檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化結(jié)合起來的過程，可以充分地量化和追溯數(shù)據(jù)資源，利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值。

（四）創(chuàng)建智慧檔案室一鍵式服務。大數(shù)據(jù)技術(shù)是信息挖掘處理過程中的關鍵技術(shù)，大數(shù)據(jù)關注的是全部數(shù)據(jù)，不是其中的一部分樣本數(shù)據(jù)，所以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的全面分析和推導，對事件的發(fā)展方向、概率等進行確定，讓檔案數(shù)據(jù)“活”起來。未來企業(yè)必須要加強對智慧型檔案室的建設，開展一鍵式服務研究，提高檔案信息資源的檢索效率，當用戶檢索某種信息的時候可以推薦其他相關的檔案資源，實現(xiàn)檔案資源的充分利用。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，電子檔案越來越多，如何從海量檔案信息中挖掘出有用的信息，是未來檔案管理過程中必須要研究的重點內(nèi)容。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等可以實現(xiàn)對電子檔案的有效挖掘、分析，從而使得電子檔案的價值得以凸顯，提高電子檔案資源的利用效率。

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