檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

劉超 韓宗川 孫震 王雪莉

【摘要】本文首先闡述了電力建設項目檔案信息化建設的重要性，然后指出了電力建設項目檔案信息化建設過程中的常見問題，最后論述了促進電力建設項目檔案信息化建設、加強檔案管理的重要措施。

【關鍵詞】檔案管理；信息化建設；重要性；重要措施

電力建設項目檔案管理工作是電力企業(yè)日常經(jīng)營管理的重要內(nèi)容，傳統(tǒng)檔案管理方式都是人工管理，不僅工作量大，而且還容易出問題。檔案信息化的發(fā)展則有效規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，在降低管理人員工作量的同時提高了管理效率和質(zhì)量。電力建設項目檔案信息化管理畢竟在我國出現(xiàn)的時間不長，所以在信息化建設過程中還存在一些問題，需要電力企業(yè)加大對檔案信息化的投入和建設力度，從而不斷提升檔案管理的信息化程度。

一、電力建設項目檔案管理信息化建設的重要性

（一）提高檔案管理效率和質(zhì)量。通常我們所見的電力建設項目檔案都是紙質(zhì)的，傳統(tǒng)檔案管理模式就是對這些紙質(zhì)檔案文件進行整理、保存，不僅工作量巨大，而且還容易出現(xiàn)差錯。在電力建設項目檔案管理工作中引進信息技術則顯著改善了檔案管理效率，將紙質(zhì)檔案掃描至電腦中，查找、閱覽檔案都可以利用計算機進行，再不需要查找大量紙質(zhì)檔案文件了。電力建設項目檔案管理信息化建設改變了電力行業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理模式，原本繁雜的工作變得更加簡化。

（二）激發(fā)檔案管理人員學習的主動性。電力建設項目檔案信息化建設意味著傳統(tǒng)檔案管理工作的全面改革，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)也提出了更高的要求。傳統(tǒng)檔案管理工作只需要工作人員細致、認真即可，在電力建設項目檔案信息化建設形勢下，就需要檔案管理人員掌握基本的計算機知識和辦公操作軟件，這樣才能在工作中游刃有余地利用計算機開展工作。

二、檔案信息化建設過程中的常見問題

（一）重視程度不夠。對電力建設項目檔案信息化建設的重視程度不夠主要體現(xiàn)在以下兩點：第一，電力企業(yè)管理者對檔案管理工作不重視，這就導致了無論是資金投入還是人力投入都比較不足，電力建設項目檔案管理工作就會出現(xiàn)較多問題。第二，管理人員對檔案管理工作不重視，沒有認識到電力建設項目檔案管理工作對電力企業(yè)發(fā)展的重要性，導致在日常工作中缺乏職業(yè)道德和責任心，這就會增加檔案管理工作出錯的可能性。

（二）資金人力投入力度少。電力建設項目的檔案規(guī)模通常都比較大，其檔案管理信息化建設需要電力企業(yè)投入較多的資金和人力，計算機的采購和檔案管理軟件的開發(fā)都需要大量的資金投入，信息化建設也少不了專業(yè)的信息人才。如果電力企業(yè)在資金和人力方面投入的力度小，就會嚴重阻礙電力建設項目檔案信息化建設進程，理論無法變成現(xiàn)實，電力建設項目檔案管理工作的效率和質(zhì)量長期不能實現(xiàn)質(zhì)的突破。

三、電力建設項目檔案信息化建設的幾點建議

（一）加強對檔案信息化建設的重視。只有電力企業(yè)管理者充分認識到檔案信息化建設的重要性，提高對信息技術應用的重視程度，才能切實促進電力建設項目檔案信息化建設進程。隨著經(jīng)濟和技術的發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)進入了信息社會，給人們的工作生活帶來了極大的變化，只有加強對信息技術的重視，才能不斷開發(fā)出信息技術的新功能，擴大信息技術的應用范圍。在這種形勢下，數(shù)字化檔案已經(jīng)成為電力建設項目檔案管理的必然趨勢，只有在電力企業(yè)的大力支持下，才能將更多的信息技術諸如加密技術、網(wǎng)絡安全技術等應用在電力建設項目檔案管理工作中。

（二）加大檔案信息化建設的投入力度。一方面，電力企業(yè)應該投入資金來采購檔案信息化建設需要的硬件設備，最典型的就是計算機；另一方面，企業(yè)應該加大人力資源的投入力度，因為電力建設項目檔案信息化建設需要建立檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，開發(fā)檔案管理軟件，傳統(tǒng)的檔案管理人員在信息知識方面有些欠缺，無法勝任檔案信息化改造工作，電力企業(yè)可以聘請專業(yè)的信息技術人才來幫助企業(yè)進行檔案信息化建設。

（三）加強檔案管理軟件的開發(fā)。檔案管理軟件開發(fā)是電力建設項目檔案信息化建設的必經(jīng)途徑。傳統(tǒng)電力建設項目檔案管理、儲存工作的難度比較大，不僅需要足夠的空間，而且對環(huán)境的溫度、濕度等都有較高的要求，需要某檔案時只能親自查找，工作量非常大。利用檔案管理軟件檢索系統(tǒng)則能在很短的時間內(nèi)找到自己所需的材料，有時候還能通過檔案在線閱覽功能來查閱檔案。

（四）建立健全檔案管理制度。電力企業(yè)應該根據(jù)我國政府出臺的《檔案法》和單位自身的發(fā)展特點來建立自己的檔案管理制度，明確電力建設項目檔案管理各個崗位的工作職責，建立完善的檔案管理監(jiān)督機制，對電力建設項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，確保各項制度能夠貫徹落實，如果發(fā)現(xiàn)檔案管理中出現(xiàn)了嚴重疏漏，應該嚴格追究相關人員的責任。

四、結(jié)束語

在信息社會飛速發(fā)展的形勢下，檔案信息化建設已成為時代發(fā)展的必然趨勢。電力建設項目檔案信息化建設可以有效提升檔案分類和管理的速度，簡化了檔案查閱和管理的流程。電力企業(yè)應該加強對檔案管理信息化的重視，加大資金和人力的投入力度，重點開發(fā)電力建設項目檔案信息化管理軟件，建立健全檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)能力。

【參考文獻】

[1]竇麗娟.關于檔案信息化建設的幾點思考[J].沈陽工程學院學報（社會科學版），2017，3（1）：97-99.