質(zhì)量管理的最基礎(chǔ)工具

趙海峰

5S管理是來(lái)自日本的一種管理方法，目前已經(jīng)越來(lái)越為大家所熟知，在工業(yè)企業(yè)和服務(wù)企業(yè)廣泛流行。截止目前，很少有其他管理方法能夠達(dá)到如此廣泛的應(yīng)用。

但是，有很多人并沒(méi)有充分理解5S管理的本質(zhì)，對(duì)5S的重要性和管理哲學(xué)也沒(méi)有多少理解和認(rèn)識(shí)。本文將就5S管理的實(shí)質(zhì)進(jìn)行討論，以及探討由這個(gè)管理方法所引出的進(jìn)一步思考。當(dāng)我們從本質(zhì)上了解5S管理之后，相信更多的企業(yè)和更多的人會(huì)更加愛上5S，更加明白5S之所以是質(zhì)量管理的基礎(chǔ)方法，也可以進(jìn)一步明確5S在管理學(xué)上的歷史地位。

5S管理的歷史地位

作為一種管理工具或者方法而言，筆者認(rèn)為，5S管理足以堪稱應(yīng)用最廣泛的偉大管理工具之一。如果要衡量一個(gè)管理工具的作用，我們可以從其應(yīng)用的廣度和頻率指標(biāo)來(lái)分析。5S管理作為一個(gè)管理工具，為現(xiàn)代企業(yè)廣泛采用。幾乎可以這樣說(shuō)，如果一個(gè)企業(yè)連5S都沒(méi)有做，那么這個(gè)企業(yè)的管理水平可能存在很大的問(wèn)題。因此，工業(yè)企業(yè)和服務(wù)企業(yè)推行5S管理，目前已經(jīng)是非常普遍的做法。而且，管理水平如豐田這樣的公司，即使到了現(xiàn)在，也要每天做5S工作。可以這樣說(shuō)，對(duì)于制造業(yè)企業(yè)而言，一個(gè)好的公司一定開展了5S方面的工作。但是如果沒(méi)有做5S的工作，這樣的公司很難說(shuō)是一個(gè)擁有好的管理水平的公司。是否實(shí)施了5S，幾乎已經(jīng)成為一個(gè)企業(yè)管理先進(jìn)的必要條件。

做好5S管理是做好其他很多項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，如TPM（全面生產(chǎn)維護(hù)）、TQM（全面質(zhì)量管理）、JIT精益生產(chǎn)、安全管理等等，都要以5S管理作為重要的管理基礎(chǔ)。沒(méi)有有效的5S管理的實(shí)施，很多其他方面的管理工作也就失去了實(shí)施的基礎(chǔ)（見圖1）。

5S實(shí)施過(guò)程中的管理哲學(xué)

下面，我們從5S管理所包含的五個(gè)方面的基本內(nèi)容（見圖2），來(lái)逐一闡釋在每一個(gè)步驟中所蘊(yùn)含的管理思想，也從中了解5S管理的本質(zhì)。

整理

最初很多日本企業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)管理也是在一團(tuán)亂麻的情況下展開的。而且，不管人們?nèi)绾吻謇?，過(guò)一段時(shí)間，現(xiàn)場(chǎng)又會(huì)變?yōu)橐粓F(tuán)亂麻。這種剪不斷、理還亂的情況，觸動(dòng)了現(xiàn)場(chǎng)管理人員的神經(jīng)。他們腦洞大開，紛紛分析現(xiàn)場(chǎng)混亂的原因。最終找到的原因是，現(xiàn)場(chǎng)東西過(guò)多，不論人們?cè)趺磁?，現(xiàn)場(chǎng)的東西總會(huì)越來(lái)越多，所以也會(huì)越來(lái)越亂。因此，要想根本解決問(wèn)題，就要不斷減少現(xiàn)場(chǎng)的東西，或者至少要做到現(xiàn)場(chǎng)的東西不會(huì)增多。要做到這一點(diǎn)，就要分析現(xiàn)場(chǎng)哪些東西是必要的，哪些東西是不必要，不必要的東西都不能放在現(xiàn)場(chǎng)。因此，解決現(xiàn)場(chǎng)混亂這個(gè)現(xiàn)象要解決的問(wèn)題是，決定把哪些東西留在現(xiàn)場(chǎng)，把哪些東西清理出現(xiàn)場(chǎng)。這就是5S管理中的整理要做的事情。

整理過(guò)程的管理哲學(xué)

我們分析整理過(guò)程的管理，發(fā)現(xiàn)這里面臨的一個(gè)真正的管理道理是，任何問(wèn)題出現(xiàn)之后，一定要找到問(wèn)題的真因?，F(xiàn)場(chǎng)混亂的真因，就是現(xiàn)場(chǎng)的東西太多了。解決的方法是，只能在現(xiàn)場(chǎng)保留必要的東西，而不是不斷地去打掃。因此，要做到這一點(diǎn)，就需要制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，只有符合標(biāo)準(zhǔn)的東西，才能留在現(xiàn)場(chǎng)。

到底什么東西才可以留在現(xiàn)場(chǎng)？答案是，現(xiàn)場(chǎng)工作中必要的東西。人們常常認(rèn)為，現(xiàn)場(chǎng)任何東西都是必要的，尤其對(duì)于中國(guó)人。簡(jiǎn)樸持家是中華民族的美德，很多人尤其是年齡大一些的人，根本舍不得扔一件東西。雖然人們都認(rèn)為有必要該舍就舍，但到真的要扔的時(shí)候還是萬(wàn)般不舍。在現(xiàn)場(chǎng)管理的整理過(guò)程中，要做到舍也著實(shí)不易。

5S管理的整理，是制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)區(qū)分物品是否有必要留在現(xiàn)場(chǎng)。那么，以什么標(biāo)準(zhǔn)為好？以物品的價(jià)值為標(biāo)準(zhǔn)嗎？顯然這是收藏的標(biāo)準(zhǔn)，而不是符合工作的標(biāo)準(zhǔn)。5S認(rèn)為，應(yīng)該按照物品使用的頻率，也就是物品的使用價(jià)值來(lái)確定存放現(xiàn)場(chǎng)的東西。每天都用的，放在操作臺(tái)或者桌子上；每周都用到的，可以放在現(xiàn)場(chǎng)的抽屜里面；每月用一次的，可以放在柜子里面。

整理過(guò)程在實(shí)際操作中，首先要突破人的心理障礙，包括生活習(xí)慣的認(rèn)知和文化歷史的障礙。比如，中國(guó)人有句俗話“破家值萬(wàn)貫”，其一是指家里過(guò)日子久了就會(huì)積攢很多的東西，其二是指買到這些東西實(shí)際上是要花掉不少錢的。在現(xiàn)場(chǎng)的整理過(guò)程中，只有突破如上所述這一類的心理障礙，才能進(jìn)一步實(shí)施執(zhí)行。

整頓

整理之后，人們發(fā)現(xiàn)找到應(yīng)有的東西還是比較麻煩。比如，從一堆工具中找到一把鉗子還是要尋找很長(zhǎng)時(shí)間。如圖3就是沒(méi)有整理過(guò)的工具，在這樣紛亂的工具里找到需要的工具要浪費(fèi)大量時(shí)間。如果人們的現(xiàn)場(chǎng)時(shí)間用在找工具上面，豈不是很大的浪費(fèi)？因此，整頓就要讓人們快速找到東西。各種整頓方法，如形跡化、可視化，都可以做到“一眼就能夠了解現(xiàn)場(chǎng)的東西，一下子就能夠找到要查找的東西”這樣的效果。經(jīng)過(guò)整頓之后（見圖4），員工很容易就能找到所需要的東西。

整頓需要達(dá)到的現(xiàn)場(chǎng)特點(diǎn)是“一下子就能夠找到所需要的東西”。通過(guò)整頓，降低了現(xiàn)場(chǎng)員工不必要的查找時(shí)間，提高員工的有效工作時(shí)間（見圖5）。

整頓的管理哲學(xué)

整頓真正的本質(zhì)是解決現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間效率問(wèn)題。在一天工作八個(gè)小時(shí)的范圍之內(nèi)，有些工作是增值的工作，有些工作不是增值的工作。如查找、盤點(diǎn)、檢查、檢驗(yàn)、等待等這些工作或事務(wù)都是非增值的事務(wù)，對(duì)于企業(yè)而言，這一類的事務(wù)越少越好。通過(guò)整頓之后，檢查和查找的時(shí)間會(huì)大大減少。衡量整頓是否到位的標(biāo)準(zhǔn)之一就是“三十秒內(nèi)找到必須的東西”，減少或者消除了檢查的時(shí)間。

整頓的作用不僅僅是找東西，更重要的是提高工作效率，使原來(lái)短時(shí)間不可能完成的工作，能夠在極短的時(shí)間內(nèi)完成，同時(shí)也為檢查、安全管理等打下良好基礎(chǔ)。

清掃

上述的整理、整頓，會(huì)讓現(xiàn)場(chǎng)總是處在一個(gè)動(dòng)態(tài)的工作條件下。因此，難免會(huì)產(chǎn)生揚(yáng)塵、積灰、漏油等現(xiàn)象。此時(shí)，不斷實(shí)時(shí)的現(xiàn)場(chǎng)清掃就非常重要。5S現(xiàn)場(chǎng)的清掃，不僅是表面揚(yáng)塵、積灰、漏油的清掃，更重要的是必須要做到源頭的清理，即必須要分析揚(yáng)塵、積灰、漏油產(chǎn)生的主要原因。如何分析問(wèn)題的真因？企業(yè)不可能要求所有的員工尤其是文化知識(shí)水平較低的員工都掌握到非常高超的問(wèn)題分析技巧，5S管理融合了一種徹底分析問(wèn)題的方法，就是“五個(gè)為什么”。員工在現(xiàn)場(chǎng)遇到問(wèn)題，凡事都要問(wèn)五個(gè)為什么，從而找到問(wèn)題的真因。五個(gè)為什么原理如圖6所示。

如，員工在做“清掃”這一步驟時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)電動(dòng)機(jī)的聯(lián)軸器漏油了。如果按照原來(lái)的思維，工人會(huì)把地板上面的油擦洗干凈，然后用一個(gè)鐵盤放在地面上接油，但機(jī)器的漏油并沒(méi)有得到改善。因此，用“五個(gè)為什么”的工作方法，分析流程如下：

機(jī)器為什么會(huì)漏油？

因?yàn)橛头獠缓谩?/p>

機(jī)器為什么油封不好？

因?yàn)檎饎?dòng)大。

機(jī)器為什么震動(dòng)大？

因?yàn)榈啬_螺絲松動(dòng)

為什么地腳螺絲松動(dòng)？

因?yàn)榈孛娴墓潭端蓜?dòng)。

分析下來(lái)，員工發(fā)現(xiàn)，要解決電動(dòng)機(jī)聯(lián)軸器漏油，最終需要緊固地面的固定樁。

結(jié)合上面的案例可以發(fā)現(xiàn)，其實(shí)清掃的同時(shí)，就是對(duì)于設(shè)備的檢查。因此，在現(xiàn)場(chǎng)的設(shè)備管理中，對(duì)于設(shè)備的清掃過(guò)程，也是完成對(duì)于設(shè)備的“點(diǎn)檢”過(guò)程。在5S管理的實(shí)際操作中，清掃不僅僅是打掃現(xiàn)場(chǎng)的衛(wèi)生，打掃設(shè)備表面的塵埃，而是要徹底找到真正的污染源，消除現(xiàn)場(chǎng)污染的根源。同時(shí)，也是對(duì)于設(shè)備的一次點(diǎn)檢過(guò)程。

清掃過(guò)程“五個(gè)為什么”的分析，體現(xiàn)了日本企業(yè)的管理特色。即，日本企業(yè)管理特別注重將一些原本復(fù)雜的分析方法，通過(guò)極簡(jiǎn)單的方式讓每一個(gè)員工都容易學(xué)會(huì)。而這種看似簡(jiǎn)單的分析方法，對(duì)于培養(yǎng)員工深入分析問(wèn)題，查找問(wèn)題真正原因的習(xí)慣養(yǎng)成非常重要，同時(shí)也非常實(shí)用，遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)諸如要求員工“做事要認(rèn)真、分析問(wèn)題要細(xì)致”等難以實(shí)現(xiàn)有效操作的模糊性要求。

“五個(gè)為什么”分析法，也非常好地體現(xiàn)了管理上的“化繁為簡(jiǎn)”。即，讓各種素質(zhì)的員工都能夠簡(jiǎn)單快速地學(xué)會(huì)使用。

清掃中的管理哲學(xué)

5S中的清掃，是要找到管理中問(wèn)題的真因，消滅問(wèn)題的根源，而不僅僅只是看到問(wèn)題的表面。清掃表面的浮塵并不能真正解決問(wèn)題，分析出問(wèn)題產(chǎn)生的真正原因，消滅問(wèn)題源，才能真正的解決問(wèn)題。

清潔

清潔的過(guò)程，就是對(duì)于上述“整理、整頓、清掃”堅(jiān)持做并習(xí)慣化。所謂“清潔”，不僅包括通常的干凈、清潔的意思，而主要是指維持和鞏固上面“整理、整頓、清掃”獲得的結(jié)果，保持生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)任何時(shí)候都整齊、干凈。保持作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)潔凈明亮，使員工產(chǎn)生愉快的心情，有利于提高工作效率。

所以，清潔的過(guò)程，實(shí)際上是對(duì)于以上整理整頓、整理和清掃的動(dòng)作不斷重復(fù)的過(guò)程。實(shí)施清潔的過(guò)程中，堅(jiān)持持續(xù)對(duì)與前面3S（整理、整頓、清掃）的不足之處進(jìn)行糾正，對(duì)前面3S的意義進(jìn)一步提高認(rèn)識(shí)，使員工意識(shí)螺旋式上升。為了真正維持3S，就要在全企業(yè)整體實(shí)施，全面宣傳和教育，并通過(guò)巡檢、5S通報(bào)、宣傳畫、標(biāo)語(yǔ)、交流會(huì)等各種形式來(lái)加強(qiáng)員工對(duì)于5S的理解。

清潔中的管理哲學(xué)

5S管理融合了一種徹底分析問(wèn)題的方法，就是“五個(gè)為什么”。員工在現(xiàn)場(chǎng)遇到問(wèn)題，凡事都要問(wèn)五個(gè)為什么，從而找到問(wèn)題的真因。

在“清潔的過(guò)程中”，“標(biāo)準(zhǔn)化”是最重要的工作內(nèi)容。首先，要使“清潔”的標(biāo)準(zhǔn)成為企業(yè)內(nèi)部的日常例行工作，清潔的過(guò)程也是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的過(guò)程。清潔的狀態(tài)主要包含有三個(gè)要素：“干凈”、“高效”、“安全”。在制定清潔標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中，這三個(gè)方面都要有具體的標(biāo)準(zhǔn)，所有這些標(biāo)準(zhǔn)的要素就構(gòu)成“清潔狀態(tài)”的標(biāo)準(zhǔn)要求。只有建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之后，才能保證企業(yè)的管理水平上臺(tái)階。否則，就會(huì)隨時(shí)下滑。

企業(yè)的管理水平會(huì)由于員工的惰性，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行存在弱化的趨勢(shì)。針對(duì)于此，海爾公司提出了斜坡球理論（見圖7），在實(shí)行OEC日清控制中，海爾堅(jiān)持按照標(biāo)準(zhǔn)做事，實(shí)際上也可以看做是“清潔”的一種表現(xiàn)形式。

素養(yǎng)

為了保證管理水平不下滑，有標(biāo)準(zhǔn)還不夠，還要有執(zhí)行的人。沒(méi)有人的素養(yǎng)的提高，前面做得再好也沒(méi)有辦法保證效果。有人說(shuō)管理就是制定標(biāo)準(zhǔn)、讓人按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做、并不斷修改標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程。標(biāo)準(zhǔn)能不能得到有效實(shí)施，最終還要靠不斷地提高人的素質(zhì)來(lái)達(dá)成。所以，5S管理最后一個(gè)環(huán)節(jié)也落在了人的素質(zhì)提高上面。

素養(yǎng)的主要目的，是要讓員工形成良好的按照作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行作業(yè)的習(xí)慣。凡是已經(jīng)制訂了標(biāo)準(zhǔn)的，所有員工一定要按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行。5S是通過(guò)整理、整頓、清掃、清潔，來(lái)不斷提高員工的素養(yǎng)（見圖8）。很多公司采取了強(qiáng)化員工意識(shí)的方法，如每天的晨會(huì)，班前班后會(huì)等，歸根到底也是要不斷的提高員工的素養(yǎng)。

素養(yǎng)的管理哲學(xué)

不管是什么樣的管理方法，最終都是要人來(lái)執(zhí)行的。所以，不斷推進(jìn)員工的素質(zhì)是非常重要的。衡量員工素質(zhì)的重要條件之一，就是員工是否不折不扣地理解和執(zhí)行公司已經(jīng)制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

在此，我們可以得到一個(gè)結(jié)論就是，5S管理的本質(zhì)，并不是對(duì)于物和環(huán)境進(jìn)行的管理，而是通過(guò)一系列的可實(shí)施、可控制的操作，來(lái)對(duì)人的素質(zhì)進(jìn)行管理。人的素質(zhì)將決定產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量。

5S在管理方法上的突破

在5S管理方法之前，企業(yè)對(duì)于要求員工要遵守規(guī)則，或者遵守標(biāo)準(zhǔn)的要求。需要不斷做員工的思想政治工作來(lái)實(shí)現(xiàn)，但企業(yè)管理者卻很難衡量，到底員工心里是否能夠真正理解和遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。而且，這其中最大的問(wèn)題是，企業(yè)不會(huì)每天都能夠召集員工討論，企業(yè)也很難衡量員工心里是否真正理解和接受，企業(yè)對(duì)員工的思想動(dòng)態(tài)也沒(méi)有辦法進(jìn)行有效控制。

5S管理的偉大之處在于，它針對(duì)員工能否按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，制定了一個(gè)可操作的、可衡量的標(biāo)準(zhǔn)，擺脫了不斷要求員工提高思想意識(shí)、認(rèn)真工作等難以有效落地和操作的方法，實(shí)現(xiàn)了員工的管理可控?？梢哉f(shuō)，5S管理是現(xiàn)場(chǎng)管理和質(zhì)量管理的最基礎(chǔ)、應(yīng)用最廣泛的管理工具，發(fā)揮著構(gòu)建質(zhì)量管理大廈的基礎(chǔ)作用。