淺議事業(yè)單位檔案管理發(fā)展前景

李曉偉

【摘 要】 就事業(yè)單位中檔案管理部門來說，過去的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)時(shí)代的要求，效率和科學(xué)性都存在很大問題。所以，事業(yè)單位的檔案管理方面有著很大的提升空間和較好的發(fā)展前景，我們科學(xué)的改革和管理，我國事業(yè)單位的檔案管理一定能成為促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的生力軍。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位；檔案管理；發(fā)展前景

事業(yè)單位中檔案管理所承擔(dān)的職能眾多，原因在于他不僅要對(duì)本部門的內(nèi)部工作人員的檔案進(jìn)行管理，還需要對(duì)本部門外的其他人員的檔案進(jìn)行管理。近十幾年來，事業(yè)單位檔案管理模式已經(jīng)有了較大的改善，從之前的傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代的管理模式轉(zhuǎn)變。但是，現(xiàn)在檔案管理部門的運(yùn)行效率和功能依然滿足不了社會(huì)發(fā)展的需要，還需要我們?nèi)ミM(jìn)一步努力。

1 對(duì)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展前景的認(rèn)識(shí)

1.1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的推動(dòng)下，我國的事業(yè)單位的檔案管理部門經(jīng)歷了幾次變革，由原來的傳統(tǒng)模式，逐漸的向現(xiàn)代模式靠攏。但是，就目前來說，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍普遍呈現(xiàn)出具有中國特色的檔案管理模式。這種模式，是一種依賴于由上而下的管理發(fā)展而來的檔案管理系統(tǒng)。我國的《中華人民共和國檔案法》規(guī)定了檔案工作的基本原則，要實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”和“疊合管理”并行的策略。地方各級(jí)的檔案管理機(jī)構(gòu)除了要受到本級(jí)的管理，還要受到上級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)的管轄。這種檔案管理的形式使得我國在檔案管理方面的保密性和安全性做的比較到位，既能夠使檔案管理的安全性得到保障，還能確保檔案的準(zhǔn)確性得到保障。并且該種模式還能讓檔案管理工作在社會(huì)上得到廣泛的使用，還能夠提高檔案的管理效率，通過實(shí)踐證明該種體制在檔案管理方面得優(yōu)越性和實(shí)用性，說明該種體制在目前來說是適合我國檔案管理工作的。

1.2事業(yè)單位檔案管理存在的不足

我國的事業(yè)單位檔案管理部門在創(chuàng)新方面的力度不夠，不能很好的將現(xiàn)有的科技融入到檔案管理中來。事業(yè)單位沒有較完善的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，掌握的信息不夠完善。不能將本部門生產(chǎn)經(jīng)營的基本數(shù)據(jù)等資料及時(shí)歸入檔案中，造成了數(shù)據(jù)的丟失。這就導(dǎo)致部門中管理的檔案資料較為單一，無法組成有效的數(shù)據(jù)庫為以后的生產(chǎn)生活作指導(dǎo)。這使得事業(yè)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中缺乏競(jìng)爭(zhēng)力，自身的經(jīng)濟(jì)活力較低。此外，檔案管理部門的資源分配不夠完備。現(xiàn)存的檔案管理系統(tǒng)較為復(fù)雜，無法快速有效的查找出想獲得的檔案。這就折射出我國事業(yè)單位的檔案管理結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)，信息的檢索效率低下。低下的管理效率無法適應(yīng)當(dāng)前高速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)，阻礙了事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，無法提高事業(yè)單位的活力，使我國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展受到限制。除此之外，事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)還存在檔案管理易丟失的情況。

1.3 在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理工作的前景

在新經(jīng)濟(jì)時(shí)期，大量的高新科技不斷涌現(xiàn)，并不斷地融入到各行各業(yè)中，不乏使得某些領(lǐng)域發(fā)生了翻天覆地的變化。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，我們可以把新型的信息技術(shù)融入至工作中來。在建立紙質(zhì)檔案的前提下，建立網(wǎng)絡(luò)檔案，不僅可以提高建立檔案的工作效率，還方便之后的檔案查詢，是紙質(zhì)電子雙保險(xiǎn)，同時(shí)還可以將各種相關(guān)的信息進(jìn)行連鎖，合縱連橫，加快信息查詢的效率，方便我們工作的進(jìn)行。最大的一點(diǎn)就是能夠極大地節(jié)約成本，在信息出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，不必反復(fù)建立紙質(zhì)檔案，可以在電子版上直接進(jìn)行改動(dòng)，減少紙張的使用。并且在之后的檔案管理工作中能夠更加方便的提取、存儲(chǔ)。此外，電子檔案的內(nèi)容可以是多種多樣的，既能夠存儲(chǔ)文字，還能夠存儲(chǔ)圖片、音頻、視頻，極大地豐富了檔案的存儲(chǔ)形式，擴(kuò)展了檔案所記錄范圍。還可以建立相應(yīng)的便民網(wǎng)站，將一些可公開的信息放入網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫中，人們可以自行查閱，方便了地方政府部門的工作強(qiáng)度，減輕工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)使得檔案的管理更加透明、公開。

2 促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的部分舉措

2.1 建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)

由上分析，我國的檔案管理缺乏系統(tǒng)化的管理，沒有完善的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，導(dǎo)致信息查找的效率低下，不利于后期工作的開展。我國事業(yè)單位應(yīng)該建立健全檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，及時(shí)的把工作生產(chǎn)中的數(shù)據(jù)、問題、經(jīng)驗(yàn)記錄下來，確保信息的最新性，掌握行業(yè)內(nèi)部的動(dòng)態(tài)，可以整理成具有邏輯性的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為用于指導(dǎo)以后的工作打下基礎(chǔ)。同時(shí)，在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，可以極為方便的同其他事業(yè)單位進(jìn)行資源共享，每個(gè)單位之間互通有無，成為更大的數(shù)據(jù)庫，完善更全面的信息，促進(jìn)事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)活力，為事業(yè)單位在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中做出突出貢獻(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。對(duì)于信息的來源可以有多種，比如日常所訂閱的雜志、報(bào)刊文獻(xiàn)中汲取有效信息，不斷地完善單位的信息庫，為以后的生產(chǎn)生活的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，為以后的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出卓越貢獻(xiàn)。

2.2 合理的為檔案管理配置資源

在實(shí)際的工作中，效率是衡量一個(gè)單位能力高低的重要指標(biāo)。一個(gè)單位要想做到效率的最大化，就要對(duì)資源進(jìn)行合理的分配，促進(jìn)各部分協(xié)調(diào)發(fā)展。我國目前存在的主要問題在于檔案管理的分級(jí)邏輯不夠先進(jìn)，信息檢索的方式依舊落后，導(dǎo)致了我國檔案管理效率低下。所以，我們應(yīng)當(dāng)努力發(fā)揮自身優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行合理創(chuàng)新，得出適合我國的檔案管理模式是提高我國檔案管理效率的有效途徑。所以，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)該采用分級(jí)管理的方式，這種方式能夠大大地提高對(duì)于信息的處理、檢索的效率。能夠讓各個(gè)部分的工作進(jìn)行合理的銜接，信息的檢索范圍能夠由大致小、逐一鎖定，充分發(fā)揮分級(jí)管理的優(yōu)勢(shì)，提高信息檢索的效率。

2.3 充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)進(jìn)行檔案管理

我國的事業(yè)單位的檔案管理部門工作不夠公眾化，無法讓公眾切身參與到實(shí)際的工作中，也是工作效率低下的原因之一。相關(guān)部門應(yīng)該充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的影響力，構(gòu)建專門的檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)站，向人們開放，向人們公開工作的進(jìn)程和成果，結(jié)合具體的社會(huì)情況，擴(kuò)大檔案管理工作的影響力和知名度，讓更多的民眾了解、參與。推動(dòng)我國事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展，促進(jìn)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

3 結(jié)語

當(dāng)前的時(shí)代，是最好的時(shí)代，也是最壞的時(shí)代。好的是我們處在日新月異的信息時(shí)代，壞的是只要跟不上信息發(fā)展的腳步就會(huì)被淘汰在歷史的洪流之中。事業(yè)單位的檔案管理有著廣闊的前景，將信息技術(shù)融入到事業(yè)單位的檔案管理系統(tǒng)中是推動(dòng)其飛速發(fā)展的前提，也是時(shí)代發(fā)展必然產(chǎn)物。

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